Este documento provee información sobre el sistema de tiempo, asistencia y licencias (TAL) del Departamento de Educación de Puerto Rico. El sistema TAL automatiza los procesos de asistencia y licencias de los empleados a través del software Kronos Workforce. El documento explica cómo los empleados y supervisores usan el sistema para registrar asistencia, solicitar ajustes y licencias, y monitorear balances de licencias.

1. Oficina de Tiempo, Asistencia y Licencias
(TAL)
Departamento de Educación de Puerto Rico
11-2008

2.  Familiarizar a los participantes con la
nueva estructura de Recursos Humanos
y el Sistema TAL.
 Adquirir el conocimiento y las destrezas
para administrar la asistencia y licencias
de los empleados de las Regiones en
Kronos Workforce.

5.  Inscripción de
empleados
reclutados
 Monitoreo de la Hoja
de Horas de los
empleados de su
escuela.
◦ Evaluacion y firma de la
hoja de Asistencia
(DE-14) entregada por
el empleado.
◦ Entrada de ajustes al
sistema antes de que

7. 1 2
Empleado registra su
presencia en el terminal
biométrico
4
Directores de Escuela
y supervisores
diariamente, de ser
necesario, justifican el
tiempo ausente del EE
en el sistema.
3
RH de la Región
monitorea las
Hojas de Horas
de sus Distritos
Directores de Escuela
y Supervisores
quincenalmente
aprueban la Hoja de
Horas del empleado.
Evalúan los
formularios de
Solicitud de Ajustes y
Licencias Ajustes
Historicos.
Cuando el empleado no
registra su presencia
deberá completar el
nuevo formulario de
Solicitud de Ajustes y
Licencias
5
RH de Nivel Central
monitorea las Hojas de
Horas de las Regiones
Evalúan los
formularios de
Solicitud de Ajustes y
Licencias.

8. ClasificaciónClasificación JornadaJornada
Forma de registro de laForma de registro de la
asistenciaasistencia
Clasificados Unionados 6 horas o más 4 veces al día a la hora de entrada y
salida, tanto al turno de trabajo como
al periodo de tomar alimentos.
Clasificados Unionados 5 horas o
menos
2 veces al día, a la hora de entrada y
salida del turno de trabajo.
Empleados de Comedor 6 horas o más 2 veces al día, a la hora de entrada y
salida del turno de trabajo.
Gerenciales 7.5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y
salida del turno de trabajo.
Confianza 7.5 horas 2 veces al día

9. ClasificaciónClasificación JornadaJornada
FormaForma de registro de lade registro de la
asistenciaasistencia
Maestros y personal de
apoyo a la docencia
6 horas 4 veces al día a la hora de entrada y
salida, tanto al turno de trabajo
como al periodo de tomar
alimentos.
Maestros y personal de
apoyo a la docencia
Interlocking
5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y
salida del turno de trabajo.
Docentes
Administrativos
7.5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y
salida del turno de trabajo.
Confianza 7.5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y
salida del turno de trabajo.

10. ClasificaciónClasificación FormaForma de registro de la asistenciade registro de la asistencia
Irregulares
Todas las entradas y salidas que ocurran
dentro de su turno de trabajo.
Aplican las mismas reglas de tardanza de
su clasificación.
Jornada Parcial
Todas las entradas y salidas que ocurran
dentro de su turno de trabajo.
Importante---Si es un empleado del DE que luego de su
turno de trabajo realiza una jornada parcial, registrará su
presencia con un número de empleado diferente.

12. Para solicitarPara solicitar
licencias olicencias o
documentardocumentar
ausencias o salidasausencias o salidas
esporádicas.esporádicas.
Para documentar losPara documentar los
registros (“ponches”)registros (“ponches”)
omitidos o laomitidos o la
asistencia delasistencia del
personal que nopersonal que no
puede registrar supuede registrar su
presencia a través delpresencia a través del
sistema.sistema.
Las licenciasLas licencias
prolongadasprolongadas
deben serdeben ser
sometidas parasometidas para
la aprobaciónla aprobación
del Secretario, adel Secretario, a
través de RH.través de RH.

15. Terminal BiométricoTerminal Biométrico
Kronos Touch ID 4500Kronos Touch ID 4500

16.  Es la herramienta que todos los empleados del
DE utilizan para registrar sus presencias al
trabajo.
 Cuenta con un sistema biométrico que permite
validar o verificar el número de identificación
personal con las medidas del área dactilar de
un dedo del empleado.

17. Pantalla Principal
Botones de
funciones
Sistema Biométrico
Luces de
conectividad
Teclado

18. Es un sistema web que
automatiza los procesos de
asistencia y licencias de los
empleados.

19.  Los empleados tendrán disponible la
información sobre su asistencia y los
balances de licencias actualizados.
◦ Podrán acceder a esta información a través del terminal
biométrico o computadoras conectadas al intranet del
Departamento.
 Con este sistema se automatizarán los
procesos relacionados a la asistencia.
◦ Se minimizan los errores y el volumen de documentos
generados por los procedimientos manuales.

20.  Fácil y rápido acceso a la información de
Asistencia y Licencias de los empleados.
Balances de licencias
Ayuda en la toma de decisiones
Apoya la función del Supervisor y de Recursos
Humanos
 Mejora productividad
El Sistema genera reportes de asistencia y
licencias.

21.  Marcaje
 Workforce Genie
 Ausencia excusada
 Ausencia no
excusada
 Hoja de Horas
 Ajustes
 Aprobar datos
 Cierre de datos
 Bloqueo de nómina
de pagos
 Ajustes históricos
 Patrones

22.  A través del icono Explorer.
 Dirección :
http://sistematal/wfc/logon
http://192.168.22.37/wfc/logon
http://192.168.22.38/wfc/logon
http:// 192.168.22.39/wfc/logon
http:// 192.168.22.61/wfc/logon

26. Barra de
Microsoft
Explorer
Barra de
Navegación
Workforce
Área de
trabajo

27.  Hoja de horas
 Horario individual
 Reportes
Menú Workforce
Búsqueda de empleados

28. Menú
Workforce
Opciones
del menú
Horario

29. y al
Manual del Supervisor Kronos Workforce
 Si tiene dudas puede acceder a
la Ayuda en línea del Sistema
Workforce.

31.  Diferentes formas de búsqueda:
1. * = (asterisco solo = todos los empleados)
2. 1er. apellido* = (todos los empleados con el 1er.
apellido)
3. 1er apellido*_ 2do apellido* = (todos los empleados
con el 1er y 2do apellido)
4. 1er apellido*,_nombre* (Todos los empleados con el 1er.
apellido y nombre)

35. Excepción Descripción
Un borde de color rojo en una celda indica una
excepción.
Una celda de color rojo sólido indica un marcaje
de entrada o salida omitido.
Un borde azul en un campo de fecha indica una
ausencia justificada.
Un icono de nota de color amarillo detrás de un
marcaje o una cantidad indica un comentario
sobre el contenido de la celda.
Un borde de color rojo en un campo de fecha
indica un día de ausencia no justificado.

36.  Olvidó ponchar
 Certificado médico
 Evidencia en expediente
 Asunto Oficial
 Adiestramiento
 Estudios
 Asunto Personal
 Sistema defectuoso
 Visitando escuelas
 Desastre natural
 Entre Otros…

38.  Genie: Excepciones

39.  El Proceso de Cierre de Quincena (Sign
Off) es cuando se cierran las Hojas de
Horas del periodo de pago anterior
(quincena) de todos los empleados de la
Región o Nivel Central.
 El propósito del cierre de datos es
impedir que se realicen cambios a los
horarios u hojas de horas de los
empleados.

41.  Se utiliza el nuevo
formulario DE-14 -
Solicitud de Ajuste y
Licencia Sistema TAL.
 La entra el Director o
Supervisor inmediato en
el Sistema Workforce.

42. Códigos de
Paga
Descripción
Aplicabilidad
Docente Clasificado
SUPERVISORES O USUARIOS DE CADA AREA
AO Asunto Oficial √ √
ADS Ausencia Descontada de Sueldo √ √
ASA Ausencia sin Autorización √ √
WFC-ASA
Código que asigna automáticamente el Sistema
en los días que el empleado no tenga su jornada
completa
√ √
TC Tiempo Compensatorio N/A
√
CR Cruz Roja √ √
DU Delegados de la Unión √ √
DP Día Personal √
DS Donar Sangre √ √
LE Licencia por Enfermedad √ √
EA Estudios o Adiestramientos √ √
ES Licencia Escolar √ √
ESE Licencia Educación Especial √ √
EE Examen y Entrevista de Empleo √ √
LAC Periodo de Lactancia √ √
LJ Licencia Judicial √ √
LP Licencia por Paternidad √ √
MI Licencia Militar √ √
PM Proceso de Matrícula √
RLC Renovación Licencia de Conducir √ √
TCU Tiempo Compensatorio Utilizado √ √
LV Licencia por Vacaciones √ √
VH Licencia para Vacunar Hijos √ √
AEME Agencia Estatal Manejo de Emergencia √ √
Tiempo
Descanso
Para empleados que, por necesidad de servicio,
toman más de una hora de almuerzo. Sustituya el
N/A √

43.  Se solicitan con el
formulario-DE14 - Solicitud
de Ajuste y Licencia Sistema
TAL.
 Se envía a Recursos
Humanos de Región o Nivel
Central para su aprobación.
 Personal de RH de la Región
o Nivel Central entra la
licencia en Sistema STAFF.

44. Recursos Humanos
AP Actividades Políticas √
DC Deportiva y Cultural √
FSE Fondo del Seguro del Estado √
FMLA Ley Médico Familiar √
LM Licencia por Maternidad √
OCE Ocupar Cargo Electivo √
MIE Militar Activo Estatal √
MIF Militar Activo Federal √
RECESO Receso Labores Administrativas √
SB Licencia Sabática √
LSS Licencia sin Sueldo √
LS Licencia Sindical √
SE
Suspensión Empleo sin Privar de
Sueldo
√
SES Suspensión Empleo y Sueldo √
Códigos de PagoCódigos de Pago

45. Licencias que tendrán dos códigos de pago:
• uno para hacer la solicitud y otorgar la regla de
tiempo para su utilización
• otro para que descuente dicho tiempo, sin
excederse del beneficio concedido.
• Ejemplo: Licencia de Funeral
•F1- Activa la licencia
•F2- Descuenta las horas utilizadas del
balance

46. Licencia
Código de pago
que activa regla
de tiempo
Código de pago
que descuenta
Funeral F1 F2
Hospitalización Accidente del Trabajo HAT1 HAT2
Paternidad LP1 LP2
Proceso de Matrícula PM1 PM2
Tratamiento Enfermedad Contagiosa TEC1 TEC2
Vacunación Hijos VH1 VH2

47. Las licencias de larga duración se deben entrar en
el horario, esto evita tener que entrar los códigos de
pago en la Hoja de Horas.

48. Primero seleccionamos el empleado o los empleados a los
cuales se le añadirá la licencia larga.

49. Luego de seleccionar los empleados, escogemos el icono de
“Horario Individual”

50. Seleccionamos “Turno” y luego “Crear Patrón”

51. En esta pantalla marcamos insertar patrón y luego escogemos el
patrón de vacaciones.
En el caso de los empleados clasificados es el patrón de 7.5
horas para los docentes el de 6 horas y marcamos aceptar

52. •Se indica la “Fecha de inicio de trabajo” en donde
indicamos el primer día de las vacaciones.
•Luego se indica la “Fecha de fin” donde indicamos el
ultimo día de la licencia
•y marcamos sustituir otros patrones, luego
seleccionamos aceptar

53. Guardamos el cambio para que sea permanente

54. En la hoja de horas se verán los códigos de paga por el
tiempo seleccionado.
NOTA: La transacción se verá en la hoja de horas cuando
llegue el periodo de pago.

55.  Edita las propiedades asociadas a los marcajes.
 Ejemplo:
◦ Cuando un marcaje de salida el sistema lo coloca en una
columna de entrada.
◦ Esto puede ocurrir cuando un empleado omite algún
marcaje del día.
Marcaje de entrada enMarcaje de entrada en
columna de salida.columna de salida.
Marcaje de salidaMarcaje de salida enen
columna de entrada.columna de entrada.

56. Fecha y hora delFecha y hora del
marcaje a editar omarcaje a editar o
mover.mover.

57. Los marcajes editados seLos marcajes editados se
moverán a las columnasmoverán a las columnas
correspondientes.correspondientes.

59.  Visualizar horarios de
empleados
 Hacer cambios a los horarios

60.  Es importante que todos los
empleados tengan asignado su
horario de trabajo para garantizar
el funcionamiento del Sistema
Workforce.
 El Supervisor inmediato es el
responsable de asignar los
horarios al empleado en
Workforce.

61.  Al Sistema se le
configuraron los
horarios autorizados
por el Departamento
de Educación.
 En base a este horario
es que el Sistema
aplicará las reglas de
asistencia del DE.

63. Tiempo CompensatorioTiempo Compensatorio
 Beneficios:
◦ El Supervisor inmediato es el que autoriza y
aprueba el Tiempo Compensatorio de los
empleados.
◦ El empleado podrá ver a través del terminal
biométrico el balance del TC acumulado.
◦ Con el código (TCU) se restará el uso del TC.
◦ Se eliminará el exceso de pagos indebidos por
TC.
◦ Se pueden generar reportes con información de
TC.

64.  Todo tiempo adicional a la jornada del
empleado se acumulará por Tiempo
Compensatorio por aprobar.
 El Supervisor inmediato es el que aprueba
este tiempo en Workforce.

65. 1 2
3
4

67.  Para crear o agregar un marcaje para un grupo de empleados
en un GenieGenie, como por ejemplo Búsqueda RápidaBúsqueda Rápida o
ExcepcionesExcepciones.
 Ejemplo:
◦ Si se envían a los empleados, antes de la hora regular de
salida, por alguna situación particular de emergencia.
 Sólo se pueden agregar marcajes en periodos NO cerrados o
bloqueados.

68.  Verá la transacción en la Hoja de horasHoja de horas de los empleados.

70. API externa – “Ponche” del terminal biométrico
Editor de hojas de horas – Entrada manual

72.  Crear y visualizar reportes
 Impresión de reportes
 Convertir reporte a archivo
Excel

73. Reporte Descripción
Datos completos de horas Muestra datos completos sobre los marcajes, lapso y ediciones de
código de pago de cada empleado.
Excepciones Muestra las excepciones y comentarios asociados con el inicio o
fin de un turno o periodo descanso, así como las ausencias de
cada empleado en el periodo especificado.
Gráfico de horas por centro de
costo
Muestra dinero, horas y salarios por cada centro de costo o código
de pago en que el empleado acumuló horas.
Horas de empleados por centro de
costo
Muestra horas, cantidades y salarios por cada centro de costo o
código de pago en que el empleado ha acumulado horas.
Origen del marcaje Muestra la fecha y hora de los marcajes de entrada y salida de los
empleados seleccionados, así como información del origen,
servidor, dirección IP del cliente, nombre de usuario y aplicación.
Resumen de acumulaciones Muestra los balances de acumulación, las horas acumuladas o
créditos, y el uso de balances de acumulación o débitos iniciales;
así como el balance final de cada código de acumulación durante
el periodo de tiempo seleccionado. Si se produce un
restablecimiento, aparecen la fecha, día y cantidad del mismo.

74. Crear y visualizarCrear y visualizar
ReportesReportes
Pasos para crear un reporte:
1.Selecciona el/los empleados.
2.Selecciona el periodo de tiempo.
3.Oprime el icono Reportes.
4.Selecciona el Reporte.
5.Define las opciones, si aplica.
6.Oprime Generar reportes.
7.Oprime Actualizar.
8.Oprime Ver Reporte.

76. Problema Solución
Las luces de conectividad
encienden
intermitentemente.
El terminal ha perdido temporeramente la
conectividad con la red
Los empleados pueden continuar registrando
las presencias en el sistema.
Las presencias se almacenan internamente en
la memoria del reloj.
Si persiste por más de dos horas, informe la
situación al personal de apoyo técnico.
El terminal no enciende y
las luces de conectividad
están apagadas.
Asegúrese de que el cable “ethernet” se
encuentre conectado en ambos extremos
Reportar posible desperfecto en el reloj al
personal de apoyo técnico.
El teclado no responde El cable del teclado no se encuentra
firmemente conectado al dispositivo principal.
Reportar la situación al personal de apoyo
técnico

77. Problema Solución
El reloj presenta error al
tratar de capturar la
información del dedo.
Verifique que la placa de lectura se encuentre limpia
y libre de desperfectos.
Limpie el lector con un limpiador no abrasivo, e
intente nuevamente, luego de que se seque la
superficie
El empleado puede acceder
al reloj con su número de
empleado, pero no puede
registrar la presencia.
Podría ser que al momento de inscribir el empleado,
este utilizó un dedo diferente al que está tratando de
utilizar.
Inscriba nuevamente al empleado en el sistema.
La información que aparece
no concuerda con el
empleado.
El empleado no debe ser inscrito hasta que se
corrija la situación.
Validar en Sistema STAFF el récord del empleado.
Comunicarse con personal de Sistema TAL de
Clasificación y Retribución para que se corrija el
expediente del empleado.
Terminal no acepta
información del empleado
El empleado no se encuentra asignado al reloj.
Comunicarse con personal de Sistema TAL de
Clasificación y Retribución para habilitar los ponches
del empleado en el reloj.

78. ProblemaProblema
 Si un empleado indica que no puede usar el
terminal biométrico por alguna razón médica o
cualquier otra razón que presenten.
SoluciónSolución
 Oriente al empleado y si éste insiste, indíquele al
empleado que debe traer la certificación médica.

80.  Workforce Employee
 Computer Based Training (CBT) para
Supervisores
 UniCenter
 Distribución de Tiempo

83. COMPUTER BASED TRAINING (CBT)

87.  Es una aplicación para la notificación y
seguimiento de problemas técnicos que pueda
tener el usuario de los sistemas de información
del DE.
 Se crean las boletas de servicio.

88.  A través de Workforce.
 A través de la dirección de Internet:
◦ http://helpdesk.de.gobierno.pr/servicedesk
 Para acceder al Unicenter utilice el mismo
usuario y contraseña que usa para el
correo electrónico del DE.

89.  Por teléfono: 787-773-4489
◦ Sistema TAL
◦ Apoyo al Usuario –OSIAT 787-773-7400
 7400, 7426, 7406, 7491
◦ Clasificación y Retribución