El documento describe varios sistemas de información utilizados en instituciones educativas en Colombia. Estos sistemas incluyen SINEB para recopilar datos básicos de los colegios, EVI para la evaluación institucional, SIMAT para la gestión de matrículas, y aplicativos financieros como FSE. Los sistemas ayudan a centralizar información, mejorar procesos como matrícula y evaluación, y facilitar la toma de decisiones. Sin embargo, el colegio descrito en el documento puede estar reportando inconsistencias debido a que aliment

3. 3.Lenguaje
modelado
unificado
(UML)
2.Prototipos
1.Tradicional
Pasos en el
Desarrollo de
Sistemas de
información  Construir prototipos
para identificar mejor
los requerimientos y
funcionalidad de las
aplicaciones
informáticas.
 Mayor participación del
usuario final
 Especificación o
requerimientos.
 Análisis.
 Diseño.
 Implementación.
 Puesta en marcha.
Colocar a los usuarios y
desarrolladores en un
mismo lenguaje.
Un lenguaje gráfico, para
visualizar, especificar,
construir y documentar
SI

7. Perspectivas
 De despliegue
 De Componentes
 De Objetos
 De Clases
 Casos de uso
 De Secuencia
 De Colaboración
 De Estados
 De Actividades

9. ǂTiposdeprocesos
EficaciayEficiencia

13. Clima escolar
Gobierno Escolar
Relaciones con el entorno
Procesos estratégicos de la entidad
1. Área DirectivaEficaciayEficiencia
Gobierno Estratégica

14. Gestión en las aulas
Practicas pedagógicas
Seguimiento académicos y
convivenciales
Diseño pedagógico y curricular
2. Área de Gestión Pedagógica o
Académica
EficaciayEficiencia

15. Apoyo a la gestión académica
Organización de procesos
administrativos
Administración de planta física, los
recursos y servicios
Apoyo financiero y contable
Talento humano
3. Gestión Administrativa y
Financiera
EficaciayEficiencia

16. Prevención de riesgos
Proyección a la comunidad
Participación y convivencia
Inclusión (NEE)
4. Área de Gestión de la
Comunidad
EficaciayEficiencia

17. Rector – Caso de uso
EficaciayEficiencia
Diagnóstico de
necesidades
Educativas Evaluación de
necesidades
Educativas
Solicitud de
cotizaciones
Estudio y
elección del
proveedor
Asignación de
partidas
Comprar
Administrador
del gasto
Subir licitación
a la
plataforma
Elaborar el
presupuesto
Aprobar el
presupuesto
Rector
Pagador
Almacenista
Comité de
compras
Consejo
Directivo
Licitación

18. PROCESO DE COMPRA – DOCUMENTACIÓN DE CASO
Actor Rector
Objetivo Realizar compras o licitaciones
Precondiciones
Deben ser determinados por los siguientes perfiles
 Consejo directivo: Padres de familia, representante de docente, representante del sector productivo, representante de estudiantes
 Pagador: Administrador o contador.
 Rector: Docente con especialización en gestión y administración.
 Almacenista: técnico laborar en administración y/o almacenaje
 Comité de compras: Docentes especialista en el área que se requiera para revisar el tipo de compra.
Poscondiciones
Evaluar las necesidades educativas
Haber elaborado el presupuesto
Haber aprobado cada partidas presupuestales, (Por proyecto, por mantenimiento, etc)
Flujo de
Eventos
Actividades de Actor
Haber convocado a reunión al consejo directivo.
Presentar fichas de presupuesto(Ficha No4), por proyectos, por áreas.
Aprobar el presupuesto y asignar partidas presupuestales.
Solicitar cotizaciones con todos los requisitos de ley.
Convocar al comité de compras
Entregar cotizaciones
Respuesta del proceso
Lugar y tipo de compra o cargar convocatoria para licitación.
Realizar la compra, o evaluar licitaciones y realizar contrato de licitación.
Compra o contrato de servicios.
Manejo de situaciones Excepcionales
Si solo existe un proveedor o licitante no se puede realizar la compra o contrato.
Todas las compras o contratantes deben de cumplir los requisitos de ley.

19. Actor: Rector
Caso de Uso:
 Presupuestos participativos.
 Elaboración de presupuesto.
 Compras o licitación.
 Administrar el gasto (Comprar o pagar)
Tipo: Gestión estratégica participativa
Descripción:
El rector se encarga de convocar a los docentes para los diferentes equipos de trabajo por área, por proyecto trasversal
de obligatoriedad y por proyectos adicionales o de aula.
Se llena la ficha no4, donde se evalúan las necesidades de los proyectos de la institución ya sea por área por proyecto
o por interés personal .
Se realiza el presupuesto junto con el pagador.
Se convoca al consejo directivo para aprobar presupuestos y asignar partidas presupuestales.
Se evalúa las necesidades educativas y se prioriza de acuerdo a las necesidades mas urgentes.
Descripción de actores

20. Actor: Pagador
Caso de Uso:
 Revisar las fichas de presupuestos participativos
 Realizar el presupuesto.
 Solicitar cotizaciones
 Administrar el aplicativos financieros FSE
 Autorizar las compras
 Manejar las cuentas bancarias y llevar al día los libros reglamentarios
Tipo: Procesos de apoyo
Descripción:
Se realiza el presupuesto junto con el rector, tomando en cuenta las fichas presupuestales No4 y las necesidades mas
prioritarias de la institución..
Solicita cotizaciones en diferentes sitios y verifica que cumplan los requisitos de ley, si es una licitación verifica que
cumplan además de la requisitos legales, los ítems de la convocatoria.
Administra el aplicativo administrativo del gobierno.
Registra los seguimientos y las partidas contables en el software de contabilidad y se reúne con el contador para
verificar los procesos contables.
Junto con la rectora giran los cheques de pago para el pago de las compras o las contrataciones que se han realizado.
Descripción de actores

21. Actor: Almacenista
Caso de Uso:
 Revisar los inventarios
 Solicitar cotizaciones
 Elaborar el plan de necesidades de elementos devolutivos y de consumo que la institución requiera para cada vigencia.
 Administrar el aplicativos SICAPITAL FSE – SAI-INVENTARIOS
 Organizar y ejecutar el programa general de compras de la Institución.
 Elaborar y/o actualizar la lista de proveedores
 Elaborar el balance mensual con base en los comprobantes de entrada y salida de elementos y respectivos boletines diarios
de almacén.
Tipo: Procesos de apoyo
Descripción:
Suministrar los elementos que le sean requeridos por el personal autorizado.
Recibir e inventariar los materiales y elementos que ingresen al almacén.
Llevar el registro de inventario de los elementos devolutivos que legalmente requieran inventariarse.
Elaborar el plan de necesidades de elementos devolutivos y de consumo que la institución requiera para cada
vigencia.
Colaborar con el Rector y el Pagador en la administración de los bienes muebles e inmuebles del plantel.
Organizar y ejecutar el programa general de compras de la Institución.
Elaborar y/o actualizar la lista de proveedores.
Solicita cotizaciones en diferentes sitios y verifica que cumplan los requisitos de ley,
Administra el aplicativo administrativo del gobierno.
Descripción de actores

22. Elrectorylacomunidad
victoriana

28. Sistema de información Características Funciones
SINEB: Sistema de Información Nacional
de Educación Básica y Media
Recoge los datos que debe reportar los
establecimientos educativos públicos y
privados de los municipios y departamentos.
Como datos básicos del colegio, la situación
académica al finalizar el año escolar y los
resultados de calidad entre otros.
El SINEB, permitirá centralizar el reporte y consulta
de manera única la información de los
Establecimientos Educativos, Matricula Oficial y No
Oficial, Planta, Nómina, Recursos Financieros e
Infraestructura Tecnológica.
EVI: Sistema de evaluación institucional
En este sistema se gestiona el proceso de
evaluación institucional de la calidad del
servicio prestado por establecimientos
educativos de preescolar, básica y media, así
como el reporte de información financiera y
la fijación de tarifas.
Las secretarías hacen seguimiento al proceso,
generan resoluciones de clasificación y tarifas para
cada establecimiento educativo (antes de que este
matricule) y organizan las visitas de evaluación
externa. Esto se hace una vez al año, para
calendario A y B. La información del sistema no
sólo se usa en el monitoreo de la calidad educativa
del sector privado (complementario a las pruebas
SABER), sino que alimenta a la herramienta
"Buscando Colegio", diseñada para dar a las
familias información de calidad y tarifas de los
establecimientos educativos, además de servir
como directorio del sector.

29. Sistema de información Características Funciones
SIMAT: Sistema Integrado de
Matrículas
SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar
el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener
una fuente de información confiable y disponible para la toma
de decisiones.
Mediante la automatización del proceso de matrícula, a
través del SIMAT, se logra sistematizar, consolidar y
analizar la información. De esta manera, se mejoran los
procesos de inscripción, asignación de cupos y matrícula, y
por ende el servicio a la comunidad.
Es un sistema de gestión de la matricula de los estudiantes
de instituciones oficiales que facilita la inscripción de
alumnos nuevos, el registro y la actualización de los datos
existentes del estudiante, la consulta del alumno por
Institución y el traslado a otra Institución, entre otros.
SINCE: Sistema de Información
Nacional de Contratación
Educativa
El SINCE es una estrategia usada en el Proyecto de Ampliación
de Cobertura para la Población Vulnerable que lidera el
Ministerio de Educación Nacional para facilitar el acceso a la
educación formal de niños, niñas y jóvenes de poblaciones
afectadas por el conflicto armado, indígenas, con
discapacidades y de áreas rurales dispersas.
Este proyecto es financiado con recursos adicionales. Con
ellos, mediante contratación del servicio educativo a través del
banco de oferentes, se atiende a estas poblaciones que han
permanecido excluidas del sistema educativo.
El SINCE permite tener información oportuna sobre los
avances en la ejecución del Proyecto de Ampliación de
Cobertura para la Población Vulnerable y una gestión
eficaz del mismo.
Este sistema consigna datos sobre las solicitudes
realizadas, la ejecución de los convenios
interadministrativos, la conformación del banco de
oferentes de las entidades territoriales y la ejecución de
los contratos de prestación de servicios educativos.

30. Sistema de
información
Características Funciones
Sistema de Alertas (RIO)
Estrategia contra el
hostigamiento y la violencia
escolar
Proyecto de Educación para la Ciudadanía y
la Convivencia
Para de dar cumplimiento a las acciones y
compromisos con el Plan de Igualdad de
Oportunidades para la Equidad de Género.
Se genera reportes sobre la población en estado de
riesgo o vulnerable.
mejorar el clima escolar tanto en materia de
convivencia como de seguridad y teniendo en
cuenta que la educación no se produce única y
exclusivamente en las aulas sino en su entorno; y
que para el aprendizaje y los procesos de
formación de las niñas, niños y jóvenes, se debe
garantizar un ambiente y contexto de respeto,
reconocimiento, motivación, tranquilidad y
seguridad,
APLICATIVOS FINANCIEROS
FSE
La Secretaría de Educación de Bogotá D.C., ha
desarrollado un aplicativo en el que se reporta la
información de carácter presupuestal.
Presupuesto de (Programación, ejecución de
recursos propios y de la nación) y contable de los
Fondos de Servicios Educativos de manera
trimestral.

31. Sistema de información Características Funciones
SICIED: Sistema Interactivo de
Consulta de Infraestructura
Educativa
Es una metodología que permite cuantificar, evaluar y calificar
el estado de los establecimientos educativos en relación con
estándares de infraestructura (NTC 4595 ICONTEC).
Software para inventario de bienes inmuebles escolares
El uso de este software es de manera indefinida para
apoyar la elaboración y el levantamiento del inventario de
infraestructura de los establecimientos educativos en las
entidades territoriales certificadas.
Esta información permite la organización y el diagnóstico
real de la infraestructura educativa, así como la toma de
decisiones oportunas para el mejoramiento continuo de
los ambientes escolares como apoyo fundamental a las
estrategias de cobertura y calidad educativa.
El SICIED ayuda a consolidar datos históricos sobre la
edificación y facilita el uso de estándares de
infraestructura en la edificación e intervención de
establecimientos educativos.
Sistema de Seguimiento a los
Recursos de Gratuidad
Este aplicativo permite hacer seguimiento a los recursos del
Sistema General de Participaciones (SGP) girados por el
gobierno nacional a los municipios y distritos, y destinados
para la gratuidad de la educación preescolar, básica y media
del país.
Garantizar que los recursos destinados para gratuidad
lleguen a su destino de manera correcta y efectiva, y que
la inversión del dinero de la Nación repercuta de manera
positiva en la educación del país. Los alcaldes tienen la
obligación de transferir los recursos de gratuidad a los
establecimientos educativos estatales de su jurisdicción y
reportar la información a la secretaría de educación
certificada correspondiente, sobre los giros realizados.

32. La Victoria I.E.D., Se somete a diferentes procesos de gestión y supervisión desarrollados no solo por entidades
gubernamentales sino a los planes de mejoramiento continuo implementados en el MECI. La secretaria de educación
distrital, la contraloría, y el ministerio de educación nacional, solicita reportes mensuales, bimensuales o trimestrales y
verifica o impone auditorias sin aviso para revisar desde los estudiantes matriculados hasta el inventario de almacén o
el sistema contable actualizado.
Por ser una institución educativa, debe estar en continuo cambio y actualización, esto se refleja plan operativo anual y
en el direccionamiento de su misión institucional.
El colegio La Victoria I.E.D., Esta reportando o subiendo información a los diferentes aplicativos gubernamentales,
presentando inconsistencias; debido a que se tiene que alimentar de forma repetitiva y no con un solo sistema de
información. Lo ideal seria que un solo reporte alimentara diferentes sistemas para disminuir la probabilidad de
inconsistencias.
Los sistemas de información en las instituciones educativas han permitido que se tenga información organizada y
sistematizada, redunda esta en la eficiencia de las instituciones y su pronta respuesta frente a un requerimiento.

33. Libro Electrónico Multimedial: Sistemas de Gestión para Educación, Mediados por TIC, Capítulo 3: Sistemas
de Información en Instituciones Educativas..
Prototipo de sistema de información transferible a instituciones de formación docente. Estudio de casos
con herramientas de análisis estructurado. Mendoza, E.; Godoy, M.; Mariño, S. (2004).
Introducción al lenguaje unificado de modelado UML. Parra, O. Carlos Arturo (2009).
Introducción a los sistemas de información. Mendoza, P. Henry Jesús. (2006).
Problemática actual de los Sistemas de Información en las Instituciones Educativas. Web. Meza, C (1997).
Pressmann, R. (1999). Ingeniería del software. Un enfoque práctico. Tercera edición. Prentice-Hall
Ministerio de educación nacional (http://www.mineducacion.gov.co)
Secretaria de Educación (educacionbogota.edu.co)