Este documento describe varios aspectos relacionados con el control de comunicaciones y operaciones en una institución educativa. Propone implementar un sistema centralizado para gestionar llamadas telefónicas, redes sociales y comunicaciones del personal. También recomienda controlar gastos, compras, inventarios y finanzas a través de libros contables, y optimizar procesos administrativos con tecnología.

1. Control De Llamadas Telefónicas
• Evitar abuso del teléfono y aprovechar su uso.
• Antes era el medio más rápido, actualmente
se hace necesario también el control del
Celular, wasap, Redes Sociales, etc.
• Debe ser usado para resolver casos urgentes.
• Se debe eliminar al máximo las llamadas
personales del docente y del administrativo.

2. • Se propone que exista una central telefónica.
• Se recomienda tener una persona dedicada al
manejo de las llamadas. (desde afuera y hacia
afuera).
• Control de números y anexos con sus costos
correspondientes. Caso de los troncales.

3.  Aquí tratamos el aspecto operativo de la comunicación,
que a diario se genera dentro de la organización.
 Se requiere utilizar continuamente los canales
establecidos. Para los niveles S In
 A este nivel de (Inst. Educ.) debe ser más abierta,
participativa, menos restringida en cuanto a los estatus
académicos.
CONTROL DE LAS
COMUNICACIONES INTERNAS

4. Comunicación
Interna
Acción Información
Conocimient
o

5. • El control debe considerar el aspecto humano de la
comunicación.
• De relación con personas.
• El control está en función del perfil y necesidades de la
institución.
CONTROL DE COMUNICACIONES
INTERNAS

6. ¿Qué busca este Control?
Eliminar barreras en la comunicación.
Evitar conflictos (malos entendidos entre componentes)
Buscar la eficacia (alcanzar metas) de la comunicación.
Orientarla hacia la claridad, cordialidad, dentro del debido
respeto jerárquico.

7. • Los alumnos (conducta, aprovecha., matrícula, faltas, etc.)
• Los Profesores (en su nivel metodológico, de conocimiento,
entradas y salidas, prog. De cursos, etc.)
• Objetivo del control: “Asistencia y mejora del educando”.
• El control no debe ser incongruente con la democratización ni con
los conceptos actuales de las relaciones humanas.
Control Administrativo Docente

8. Control Administrativo Docente
ALUMNOS
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR ACADÉMICO
COORDINADORES
MAESTROS
RETROALIMENTACIÓNCONTROL

9. CONTROL ECONÓMICO
Toda Inst. educ. tiene que hacer frente a problemas de orden econ.-contable
• Dos grandes Rubros.
• Los del sistema escolar (carácter estatal):
• Presupuesto de Educación
• Presup. Para Obras, construcciones o reparaciones (FECE)
• Presupuestos para profesores
• Presupuestos para alumnos (becas, etc.)
• Los de la propia institución educativa: (autogestión)
• Cuotas
• Comedor
• Transporte escolar
• Internado, etc.
• Fondos provenientes de la asociación de padres de Flia.

10. Control Económico
Las Entradas y Salidas de dinero deberán ser controladas por:
 Junta Económica : La preside el Director, integrada: profesores,
alumnos, padres de flia.
Su función: Control de la adecuada gestión de ingresos y gastos a través de libro de contabilidad.
Y dentro del marco de la normativa que señala el sistema educativo.
El Director: debe preparar
informe mensual de pagos, impagos y dineros recibidos.
Informe Anual: Estado de Cuentas de la Institución- Deben quedar en el
archivo de cuentas anuales y presentar en el mural informativo de la
Institución.

11. Compras
Sofisticando Criterios podríamos aceptar que toda Institución educativa
Utiliza como materia prima, la materia gris o potencial humano dirigido
a dos vertientes:
El personal docente: habrá que invertir para contar con capital
humano.
El personal discente: cuya materia gris se encuentra en bruto (moldear,
orientar, instruir) para incrementar el capital humano.
El control de Compras es esencial tanto para buena gestión como para
lograr fluidez del funcionamiento de la institución.

12. Para lograr la excelencia:
La tarea de aprovisionamiento: proceso de compra de
materiales.
La compra en sí. Y las actividades pos-compra.
Fases para su realización:
1. Misión del aprovi.: se limitan a las siguientes tareas:
Detección de necesidades y tamaño del lote económico.
Definición de pedidos.
Perfil de proveedores, características, precios y condiciones.
Las tareas de recepción, verificación, transporte, almacenaje, control y
facturación.

13. Fases del Aprovisionamiento
2. Política de aprovisionamiento: El director Gral. Y el Administrativo
deberán preveer las condiciones físicas de la institución, los medios
humanos, los métodos y los medios materiales con que cuentan, se
deberá considerar el aspecto de la compra, el stock, financiero y
contable.
3. Planeación del abastecimiento: deberá responder como actividad
previsora y analítica del objetivo. (primera etapa)
4. Organización del aprovisionamiento: (segunda etapa) deberá
responder y estar adecuada a los planes emitidos, con la finalidad de
servir de medio para lograr los objetivos trazados.
5. Control del aprovisionamiento: (etapa final) Su finalidad es la de
supervisar el cumplimiento de los planes, detectar las desviaciones,
corregir y retroalimentar para modificar o mejorar el sistema.

14. Gestión de Almacenes
Esta problemática nos obliga a encontrar el equilibrio
permanente entre las necesidades de materiales y otros, la
sustitución de los mismos y el nivel de consumo, de tal manera
que la fluidez de la marcha de la institución sea en forma
continua.
Criterios de la política de almacenaje:
Niveles mínimo y máximo
Niveles de seguridad para no descender
Por debajo del nivel
Nivel de rotación (métodos de Inv)

15. Cálculo del nivel de punto de pedido
Punto en donde se genera una orden de pedido.
Se consideran 2 aspectos:
El Stock de seguridad: como indicador de compra una
Cantidad previa. Fijada. (ejemplo llegados a la cantidad de 70
se gira orden de compra por 80 unidades mas)
El periodo de reaprovisionamiento (ejemplo 1 mes)

16. La acción de Compras
Realización del aprovisionamiento, realizando pedidos,
encargándose de los proveedores y consiguiendo precios y
servicios de calidad.
Funciones que cumplir en este departamento:
Determinar política de compras (fijar filosofía de acción,
rapidez, etc.)
Elegir los proveedores cuyo perfil se acerque a los
lineamientos de la política de compras.

17. Gastos de Compras
Gastos por Actividades educativas:
◦ Material didáctico
◦ Mat. De laboratorios y talleres.
◦ Mobiliario y equipo didáctico.
◦ Videos, CD, etc
Gastos por Servicios:
 Cafetería
 Transporte
 Deportes
 Centro de Cómputo
 Biblioteca
Gastos Generales:
 Personal Administrativo
 Personal docente
 Mantenimiento y seguridad
 Asistencia médica.

18. Aspecto Contable
Es de suma importancia para esclarecer la cara oculta de la
Institución.
Las cuentas por analizar las resumiremos en:
Cuenta de Balance
Contabilidad de Gestión
Compras y gastos
Ventas

19. Cuentas de Balance
Aun cuando se trate de una actividad no lucrativa, necesita un conjunto
de bienes materiales o inmateriales para llevar a cabo su actividad.
Este patrimonio o Capital se puede ver de 2 formas:
1. El Económico, que supone la valoración de todos los bienes y
derechos
Que le pertenecen a la Institución y que en lenguaje contable se llama
Activo.
2. El Financiero: que consiste en ver la procedencia, la causa y el origen
de dichos bienes y que en lenguaje contable se llama Pasivo.
En el lenguaje Contable el Activo Aumenta por el Débito, y el Pasivo por
el Crédito. (los conceptos de Debe y Haber no se utilizan en Panamá).

20. Contabilidad de Gestión
Mantener un Patrimonio estático no ayuda a la obtención
de los fines de la Institución; es necesaria la transformación
continua del mismo. Es esta actividad dinámica a la que se
le conoce como Contabilidad de gestión.
Conceptos Generales:
Gasto o egreso: corresponde al desembolso por
adquisición de bienes y servicios.
Costo: Corresponde el gasto consumido en un curso
académico.
Inversión: es la parte del gasto que va a durar más de un
ejercicio económico o curso escolar.

21. Compras Y Gastos
Entre los principales tenemos: Compras de :
Material didáctico y libros de texto
Gastos de Personal, retribuciones, seguridad social y otros.
Gastos Financieros aquellos necesarios para llevar a cabo las
operaciones de ampliación de capital, formalización, modificación y
acumulación de préstamos, intereses, etc.
Impuestos de acuerdo a Ley tributaria ( ISC, ITBMS, ISR, etc)
Transporte, cuando la institución oferta el servicio de transporte de
alumnos.
Gastos diversos, como material de oficina, comunicaciones,
publicidad, etc.

22. Ventas o Ingresos por:
Recoge los resultados de la actividad propia de la enseñanza y
comprende, entre otros:
Por actividades culturales.
Deportivas
Cursos
seminarios,
Etc.
Ingresos Financieros: Intereses de cuentas bancarias, rebajas no
incluidas en factura, bonificaciones, etc.
Subvenciones Oficiales: Las recibidas por el Estado y otras
entidades públicas o privadas.

23. Libros de Contabilidad
En estos se recopila toda la información referente a la gestión de la
Institución.
El diario: Registro ordenado de todos las transacciones producto de la
actividad. (cronológicamente)
El mayor: Registro individual de cada cuenta (muestra detalles)
Los balances, libro de inventarios, etc: son más de control.
Es obligatorio desde el punto de vista legal llevar dichos libros.

24. Contabilidad Seccional
Aquí realmente de lo que hablamos es de Consolidación de información
Cuando una Institución educativa cuenta con mas de un centro o
secciones.
La Contabilidad a efectos finales deberá ser única.
Ejemplo:
-Preescolar
-Primaria
-Secundaria
-Bachillerato
-Licenciatura

25. Productividad Administrativa
Una buena aplicación de los conceptos administrativos
apoyada por una modernización y buen manejo de los
equipos y materiales de apoyo para la educación permiten
incrementar la productividad de las instituciones educativas
y por ende su rentabilidad.
Las nuevas tecnologías tienden a incrementar la
productividad del trabajo humano si son debidamente
programados.
Principales: fotocopiadoras, Impresora, etc.
Características: Velocidad, Almacenamiento, ejecución
automática, etc.

26. Gracias