1) David es el director de proyecto de un proyecto llamado Alfa y se enfrenta a varios problemas, incluyendo retrasos en el diseño de calderas y la falta de datos del cliente. 2) David también está considerando un nuevo proyecto potencial con otro cliente. 3) David prepara un plan para administrar eficientemente su tiempo entre las reuniones y responsabilidades de los proyectos Alfa y el nuevo proyecto potencial.

1. Las tribulaciones de un director de proyecto
Aquí se trata de los problemas o tribulaciones a las que se enfrenta un director de
proyectos. El personaje principal es David el cual está encargado de un proyecto llamado
Alfa. Utiliza la información que le envían los participantes en dicho proyecto para elaborar
el Informe de avance para su cliente. Hace uso de un Sistema de Gestión Corporativo de
donde saca algunas cifras para incluirlas en su informe. David se ha comprometido a
entregar el avance en el sexto día laborable de cada mes, se encuentra en el día 3 y se
percata que hay una situación intranquila para el en varias áreas que podrían empeorar.
Para realizar el informe de avance utiliza la información que sus colaboradores le envían
por correo electrónico. En Ingeniería Civil cuyo responsable es Carlos, hay un enorme
problema ya que no puede finalizar el diseño de calderas ya que no se han recibido los
datos sobre los equipos. El Ingeniero Mecánico, Miguel, había definido las características
básicas de la caldera en un tiempo superior a lo planeado. Hay mucho retraso y sin
embargo, no se ha puesto en marcha ninguna acción correctora. Debido a estos retrasos
tampoco ha recibido el Informe de Control de Planificación. David se da cuenta que es
necesario activar mecanismos para prever los procedimientos de proyecto cuando se
sobrepasa el umbral de alerta. En parte el retraso se ha debido a que el Cliente no les ha
dado a tiempo algunos datos que son necesarios para continuar con el Proyecto. Ante los
problemas decide organizar una reunión con todos para dejar en claro la información
necesaria a fin de presentarle el Avance del Proyecto al Cliente. Aún con todas estas
preocupaciones, el director de operaciones le llama a David para que acuda a su
despacho donde le hace saber hay otro posible cliente muy importante que desea que
hagan una demostración de cómo dirigen los proyectos. Para ello le pide que utilice la que
le presentaron al cliente Alfa.
El Director General Gabriel le recuerda a David que en el Plan Estratégico de la empresa
se contempla la posibilidad de conseguir un proyecto energético en el plazo de dos años,
al cual llevan ya transcurridos año y medio y ahora se encuentran ante esa posibilidad
con el nuevo posible cliente. El cliente a través de una llamada les menciona los tres
temas prioritarios sobre su proyecto y son: los permisos, la rentabilidad y la compra de los
equipos principales. Se ponen de acuerdo sobre los temas a tratar con el cliente y quien
dirá que cosa, siempre tomando en cuenta que David como director de proyecto debe ser
el responsable de su empresa ante el cliente y el representante del cliente dentro de la
empresa.
David le menciona a Óscar que si está interesado en este nuevo proyecto solo que le
preocupa el proyecto Alfa y no quiere que se resienta; otra preocupación de él es que se
defina con mayor claridad lo que tienen que hacer con Goliat. Se dicen que con el
proyecto Alfa se precipitaron, no se diseño bien la organización que debía encargarse del
proyecto, no se realizó de manera correcta el proceso de planificación. Acuerdan trabajar
en dos frentes para presentarle a este nuevo cliente, la presentación de la asistencia
técnica a la Dirección del Proyecto y la documentación de apoyo a sus temas prioritarios.
Óscar acuerda hacer una pequeña y breve reunión con otros dos directores de proyectos
y con el director de Planificación. Con tantos compromisos David se encuentra con el

2. tiempo muy reducido entre reuniones con su equipo de Alfa. Ante esto David prepara un
plan para las siguientes horas para administrar bien su tiempo y pueda realizar bien todas
esas las actividades. Se concentra en la presentación que tendrá esa tarde ante el nuevo
posible cliente y define las ideas que quiere resaltar en su presentación Gabriel como
Director General hace presentación general de la compañía y de las personas que le
acompañan que van a hablar de la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto. Óscar
como Director de Operaciones presentará cómo se coordinan entre sí los diferentes
proyectos de la empresa. David como director de proyecto explicará cómo se dirige un
proyecto similar al suyo detallando de forma breve las técnicas que utilizan habitualmente.
Ya en la reunión, se hace la presentación del cliente y de los responsables de
construcción y de explotación de la planta.
Hablan de la oferta global de la asistencia técnica a la dirección del proyecto, de los temas
que le preocupan por su urgencia. Después de esta reunión ya saben que para el
Proyecto de este nuevo cliente deben realizar la metodología del trabajo. Un
condicionante es que no se han contratado los equipos principales así que se moverán en
la incertidumbre. Al llegar a su oficina David ve que no tiene nota ni mensajes de correo
acerca de la reunión que sus colaboradores del proyecto Alfa debían realizar sin su
presencia ya que él no tuvo el tiempo para estar presente. El lunes tiene dos reuniones,
puede delegar sin embargo no le conviene por su promoción. Realiza su listado de
actividades pendientes con aquellas que son más urgentes. El sábado va a trabajar a la
oficina por la mañana revisa el Sistema Corporativo de Gestión de los Costes y ve que
todavía no han actualizado los costes en los proyectos. Prepara el esquema de oferta
para la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto, parte en la que Paloma será su
brazo derecho. Asigna responsabilidades y establece plazos para cada una. Lee los
documentos que le han preparado subrayando aquellos aspectos importantes que le
merecen más la atención. Escribe las actividades para cada uno de los integrantes de su
equipo. Paloma: ocuparse del plazo de construcción y montaje de la sala de calderas.
Ignacio: hacer que el personal de la obra no origine cambios y que siga las instrucciones
de Ingeniería. Miguel: conseguir planos de gálibos, sobrecargas y anclajes. Obra:
desviación en plazo y coste. Repasar estudios geotécnicos. Cliente: mentalizarlo ante
cualquier tipo de desviaciones. Objetivo: conseguir subir a 0,15 el indicador económico del
Proyecto.
Prepara rápidamente el Plan de Acción del Proyecto Alfa con la información que le da su
colega Ignacio. Sigue repasando las notas del proyecto Goliat sin apartar de su mente el
Proyecto Alfa.