Este capítulo describe las tribulaciones de David, el director de proyectos de una empresa, quien se enfrenta a problemas en el Proyecto Alfa y nuevas responsabilidades con un posible nuevo cliente. David debe preparar un informe de avance para Alfa a pesar de retrasos, y también preparar una presentación para el nuevo cliente. Además, tiene varias reuniones y responsabilidades que cumplir con poco tiempo.

1. Capitulo 1.
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Tribulaciones de un Director de Proyectos.
Espejo Hernández Omar Antonio.
Gestión y Evaluación de Proyectos.
20/02/2012
Las tribulaciones de un director de proyecto
Este capítulo relata los problemas o tribulaciones a las que se enfrenta un Director
de Proyectos. El personaje principal es David y está encargado de un proyecto
llamado Alfa. Utiliza la información que le envían los participantes en dicho
proyecto para elaborar el Informe de Avance para su cliente. Hace uso de un
Sistema de Gestión Corporativo de donde saca algunas cifras para incluirlas en su
informe. Para este proyecto se ha comprometido a entregar el avance en el sexto
día laborable de cada mes, se encuentra en el día 3 y se percata que hay una
situación inestable en varias áreas que podrían empeorar.
Para integrar el Informe de Avance utiliza la información que sus colaboradores le
envían por correo electrónico. Los mensajes mencionan lo siguiente sobre cada
área:
Ingeniería: Ignacio como Jefe de Ingeniería del Proyecto (Ingeniero del Proyecto),
le envía la información referente a todas las disciplinas técnicas. En Ingeniería
Civil cuyo responsable es Carlos, hay un enorme problema ya que no puede
finalizar el diseño de calderas ya que no se han recibido los datos sobre los
equipos. El Ingeniero Mecánico, Miguel, había definido las características básicas
de la caldera en un tiempo superior a lo planeado. Hay mucho retraso y sin
embargo, no se ha puesto en marcha ninguna acción correctora. Debido a estos
retrasos tampoco ha recibido el Informe de Control de Planificación. Aquí David se
da cuenta que es necesario activar mecanismos para prever los procedimientos de
proyecto cuando se sobrepasa el umbral de alerta.
En parte el retraso se ha debido a que el Cliente no les ha dado a tiempo algunos
datos que son necesarios para continuar con el Proyecto. Es necesario que se
haga un cambio del alcance con lo que al retrasar el plazo se debe aumentar el
coste.
Ante estos problemas decide organizar una reunión con todos ellos para dejar en
claro la información necesaria a fin de presentarle el Avance del Proyecto al
Cliente.
Aún con todas estas preocupaciones encima, Oscar el Director de Operaciones ,
le llama a David para que acuda a su despacho donde le menciona que hay otro
posible Cliente muy importante que desea que le hagan una demostración de
cómo dirigen los proyectos. Para ello le pide que utilice la que le presentaron al
Cliente Alfa. Sin embargo también tienen que en base a su proyecto, comenzar
con la ingeniería conceptual fijando el alcance, haciendo una planificación previa
con unos hitos realistas, dando avance de un posible cuadro de mando,
preparando una Estructura de Desagregación del Proyecto para tener los

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paquetes de trabajo, establecer un presupuesto fiable, diseñar la organización
adecuada, evaluar los riesgos que puede haber, calculando la Matriz de
Cuantificación del Riesgo, establecer la contingencia, entre otras.
El Director General, Gabriel, le recuerda a David que el Plan Estratégico de la
empresa analiza la posibilidad de conseguir un proyecto energético en el plazo de
dos años, el nuevo posible Cliente y su Proyecto Goliat. .
Se ponen de acuerdo sobre los temas a tratar con el Cliente y quien dirá que cosa,
siempre tomando en cuenta que David como Director de Proyecto debe ser el
responsable de su empresa ante el Cliente y el representante del Cliente dentro de
la empresa.
David le menciona a Óscar que si está interesado en este nuevo Proyecto solo
que le preocupa el Proyecto Alfa y no quiere que se resienta; otra preocupación de
él es que se defina con mayor claridad lo que tienen que hacer con Goliat. Con
Alfa se precipitaron, no se diseño bien la organización que debía encargarse del
Proyecto, no se realizó de manera correcta el proceso de Planificación del
Proyecto y como consecuencia se han resentido los de Realización y Control y por
ello es que se han presentado tantos problemas en todas las áreas del
conocimiento como: alcance, calidad, plazos, variables económicas (costes,
contingencia, margen y precio de venta) y riesgo.
Acuerdan trabajar en dos frentes para presentarle a este nuevo cliente, la
presentación de la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto y la
documentación de apoyo a sus temas prioritarios.
Óscar acuerda hacer una pequeña y breve reunión con otros dos directores de
proyectos y con el Director de Planificación que es el encargado del desarrollo de
la empresa en el medio y largo plazo a fin de que les ayuden y les den ideas para
la presentación ante este nuevo Cliente.
Con tantos compromisos David se encuentra con el tiempo muy reducido entre
reuniones con su equipo de Alfa, la presentación ante el nuevo posible cliente, el
preparar el material necesario para ello, la reunión concertada por Óscar para
preparar dicha presentación.
Ante esto David prepara en su despacho un plan para las siguientes horas para
administrar bien su tiempo y pueda realizar bien todas esas actividades.
Se concentra en la presentación que tendrá esa tarde ante el nuevo posible cliente
y define las ideas que quiere resaltar en su presentación.

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Planificar desde el realismo (plazos y costes), holguras no sean absorbidas por
actividades iniciales (deben ser administradas), actualizar estimaciones
económicas. Fijar el presupuesto, llevar control presupuestario, no es conveniente
modificar programación de referencia.
 Control del coste real dividido por el coste estimado actualizado da el
avance de cada una de las actividades.
 Establecer el valor ganado para cada actividad en función de su
avance y su costo estimado
 Realizar un control de los cambios de alcance aprobados por el
cliente y desviaciones que incluyen los cambios de alcance
aprobados por el cliente.
 Cálculo de la contingencia y su utilización a lo largo del proyecto
 Presentar conceptos de matriz de cuantificación del riesgo, máxima
exposición al riesgo y valor probable del riesgo del proyecto
 Llamar su atención sobre la fase de alegría del proyecto, no pensar
que los recursos y tiempo son ilimitados. Disciplina y control desde
el principio.
 Introducir cuña sobre el cierre tecnológico del proyecto. Ir haciendo
cierres parciales
Gabriel como Director General presenta de manera general a la compañía y de
las personas que le acompañan que van a hablar de la Asistencia Técnica a la
Dirección del Proyecto.
Óscar como Director de Operaciones presentará cómo se coordinan entre sí los
diferentes proyectos de la empresa.
David como Director de Proyecto explicará cómo se dirige un proyecto similar al
suyo detallando de forma breve las técnicas que utilizan habitualmente.
Ya en la reunión, se hace la presentación del cliente y de los responsables de
Construcción y de Explotación de la planta.
Hablan de la oferta global de la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto, de
los temas que le preocupan por su urgencia.
Permisos: se encuentran elaborando el Estudio de Impacto Ambiental para
obtener la Declaración de Impacto Ambiental (DIA)
Se pasó el periodo de información pública. Se clasificó a la central como poco
contaminante y la cual va a crear riqueza en la zona con puestos de trabajo.
Ya cuentan con la edición preliminar del Estudio de Impacto Ambiental realizada
por su Departamento de Ingeniería Medioambiental.

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Para este punto el trabajo de la empresa de David es que tienen que revisar y
terminar si es necesario de acuerdo con las condicionantes de la administración
dicho Estudio.
Es urgente este trabajo porque es dilatado el plazo para obtener la DIA y ésta
puede introducir condicionantes que modifiquen el Proyecto. Además deben
definir los planes de emergencia.
Rentabilidad: en este tema su preocupación es saber cómo evolucionaria la
rentabilidad si varía el precio del combustible.
Hay cambios que superan la actuación del promotor. Se puede ver cómo afecta
ese cambio (escenarios alternativos, estudios de sensibilidad).
Se debe subir la rentabilidad porque el Consejo adquirió compromisos con los
accionistas de subir el dividendo.
Equipos principales: tienen ofertas de dos suministradores el primero se
comprometió a facilitarle una oferta llave en mano (EPC) para el total de la planta;
en la otra oferta el precio es más interesante sin embargo el suministrador no
parece dispuesto a cerrar la planta a tanto alzado.
Se les pide anexar a la oferta de Asistencia Técnica del Proyecto, la explicación de
cómo presentarían sus servicios para esos tres temas.
Después de esta reunión ya saben que para el Proyecto de este nuevo Cliente
deben realizar la Metodología del trabajo. Un condicionante es que no se han
contratado los equipos principales así que se moverán en la incertidumbre.
Al llegar a su oficina David ve que no tiene nota ni mensajes de correo acerca de
la reunión que sus colaboradores del Proyecto Alfa debían realizar sin su
presencia ya que él no tuvo el tiempo para estar presente. Hay una tormenta
interna en su cerebro. El lunes tiene dos reuniones, puede delegar sin embargo no
le conviene por su promoción. Realiza su listado de actividades pendientes con
aquellas que son más urgentes.
El sábado va a trabajar a la oficina por la mañana revisa el Sistema Corporativo de
Gestión de los Costes comprueba que todavía no han actualizado los costes en
los proyectos.
Prepara el esquema de oferta para la Asistencia Técnica a la Dirección del
Proyecto, parte de la base que Paloma será su brazo derecho. Asigna
responsabilidades y establece plazos para cada una. Lee los documentos que le
han preparado subrayando aquellos aspectos importantes que le merecen más la
atención.

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Escribe las actividades para cada uno de los integrantes de su equipo.
Paloma: ocuparse del plazo de construcción y montaje de la sala de calderas.
Ignacio: hacer que el personal de la obra no origine cambios y que siga las
instrucciones de Ingeniería.
Miguel: conseguir planos de gálibos, sobrecargas y anclajes.
Obra: desviación en plazo y coste. Repasar estudios geotécnicos.
Cliente: mentalizarlo ante cualquier tipo de desviaciones.
Objetivo: conseguir subir a 0,15 el indicador económico del Proyecto.
Prepara rápidamente el Plan de Acción del Proyecto Alfa con la información que le
da su colega Ignacio.
Sigue repasando las notas del proyecto Goliat sin apartar de su mente el Proyecto
Alfa.
Indicador de avance: relación entre el alcance realizado y el previsto
Estudio de impacto ambiental previo a declaración de impacto ambiental
Indicadores clásicos para medir la rentabilidad: periodo de retorno, valor
actualizado neto y tasa de rentabilidad interna.