Este documento resume una serie de reuniones y discusiones sobre la planificación y gestión de dos proyectos, llamados Alfa y Goliat. David es el director de ambos proyectos. Algunos temas clave discutidos incluyen la transferencia de responsabilidades en el proyecto Alfa, la evaluación de ofertas para los equipos principales en Goliat, y la necesidad de equilibrar los viajes de trabajo y placer de David con el progreso de los proyectos. El documento también resume las reflexiones periódicas de David sobre las prioridades y desaf

1. 3847799-57584UNIVERSIDAD VERACRUZANAFACULTAD DE ADMINISTRACIÓNALUMNA:ANA KAREN PRIETO SANTOSPROFESOR:CARLOS A. TORRES GASTELÚMATERIA:Gestión y Evaluación de ProyectosCARRERA: LICENCIATURA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES ADMINISTRATIVO<br />RESEÑA: PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DEL PROYECTO (ÁNGEL DÍAZ MARTÍN)<br />En esta tercera parte de la serie de los Libros David y Goliat Planificación preliminar del Proyecto a cerca de todo lo que conlleva la actividad de un director de proyecto, en esta sección se abordan todos aquellos temas consecuentes después de un acuerdo con el cliente, es decir toda la planificación de aquellas actividades que servirán como medio para lograr nuestro objetivo y que dependiendo como sean planificadas será el resultado obtenido, pero no obstante a una buena planificación surgen contratiempos los cuales deben ser atendidos sino queremos que se retrasen la demás actividades que son dependientes. Es por esto que es esta obra se describen todos aquellos posibles contratiempos que pueden afectar a un proyecto y como serán resueltos para afectar lo menos posible al proyecto. <br />Reunión con Alfa David y Pedro se reúne con el cliente de Alfa para hablar sobre los permisos y en particular lo que van a necesitar de otros departamentos de la empresa y como lo van a instrumentar. Le informa al cliente Alfa los cambios en la responsabilidad de actividades afirmándole que esto no afectará al producto. El cliente le deja claro que si no empleen con sus necesidades se quejara en Dirección para tomar medidas que reconduzca la situación. Enfrentan un exceso de trabajo por ciertos inconvenientes que se presentan pero el cliente que debe asumir sus responsabilidades para que los cambios no afecten el proyecto Alfa. Les pide el cliente que se cumpla y que hagan todos sus esfuerzos para cumplir con lo planificado. David les comenta que los cambios de alcance son frecuentes en los proyectos, si no se tratan adecuadamente pueden ser causa de conflictos. Un director de proyectos debe tener la cultura de la anticipación llevando un buen seguimiento del proyecto y anticiparse a los problemas. <br /> Compaginado Goliat y Alfa Se reúnen David y sus colaboradores para hablar sobre los permisos y las posibles ayudas de las que necesitaran apoyo debido a lo que el cliente necesita y estipula. David realiza un ejercicio para tener una visión global de los problemas que un contrato con expertos que contrataran apoyo para la realización del proyecto. Si plantean el reto de que si en el proyecto Alfa no consiguieron realizar ciertas etapas de manera ordenada en la construcción de equipos los cuales son: Formación, Conflictos, Normativas y requisitos ya que realmente en ese momento no las conocían, esperan que en Goliat sean capaz de hacerlo. Para esto crean un avance de la Matriz de responsabilidades donde confeccionan una tabla con las funciones a desarrollar, habilidades necesarias y experiencias requeridas pero es una tarea que no se debe hacer precipitadamente. <br />Intentar que la propia gente llegue a la conclusión de que tienen que constituyo un equipo así como a descubrir las etapas que tienen que atravesar para logarlo. Una idea que llevan a la práctica es recuperar a las personas que les está causando problemas y esperan que sirva de ayuda para el proyecto Alfa. <br />Reunión en obra del Proyecto Alfa Realizan el protocolo de transferencia de la Dirección del Proyecto Alfa sin embargo la opinión de David es actuar de tal manera que todos estén servicio de lo que el proyecto Alfa necesite, ya que quien manda en la organización son los proyectos y sobre todo si el proyecto está en marcha. Con la asignación de actividades se evita la duplicidad de las funciones de ingeniería y puesta en marcha. Se realiza un reunión brain storminig en la cual se expone la opinión de cada asistente con respecto a un determinado asunto explotando la espontaneidad y creatividad, finalmente se actúa de acuerdo con las conclusiones e implementando las oportunas acciones correctas. Las intervenciones de todos los asistentes son muy consientes de los puestos que ocupan y de las funciones que tienen que desempeñar. Como apoyo se construya más a detalle la situación personal de los que intervienen en el proyecto. <br />Hay que prestar atención a Goliat a pesar de Alfa La empresa se ocupa de todos los aspectos con respecto a Goliat para que no tenga contratiempos. Todo marcha bien con el Proyecto Goliat parece que conforme su cauce y sobre todo con los temas primordiales para el cliente. Hasta el momento todo marcha conforme a lo planificado y cada quien trabaja en lo que le corresponde. <br />Delegando hacia Arriba <br />Se indican los tipos de riesgos que se pueden presentar internos, externos, inductivos, residuales y su urgencia así que comienza a calcular los indicadores de máximo riesgo y de valor probable del riesgo del proyecto. Por el corto tiempo que lleva el proyecto es muy pronto para que se inicie un análisis de esta magnitud sin embargo es bueno estar preparados para cuando se decida analizar los riesgos. Se habla sobre el sistema de gestión del conocimiento en base a los objetivos, para esto el proyecto Goliat ya tiene preparado su cuadro de mando con los indicadores que se estiman más interesantes. Cumpliendo con los objetivos primarios el alcance, el plazo y el costo. Paloma encargada de la programación todavía no forma decisiones propias ya que todo se lo delega a David debido a la experiencia que el ya tiene en base a proyectos. <br />Instrucciones de la Dirección David y Oscar de los temas que les preocupan de lo que han reducido en la reunión del lanzamiento de Goliat y de las labores realizadas por su equipo de trabajo. Uno de los puntos de preocupaciones es la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto Goliat. En el proyecto aplican solo principios fundamentales primero facilitar los servicios necesarios al cliente en particular los de valor añadido; en segundo monitorizar perfectamente el proyecto; aplicar en su caso las medidas correctas; tercero hacer el seguimiento y control de esas variables; conseguir que cuanto antes el cliente deposite su confianza en nosotros y que seamos su brazo derecho en su relación con los contratistas y suministradores. David como buen director de proyecto desea ampliar sus conocimientos respecto al tema y desea tomar un curso sobre Dirección de Proyectos para poder llevar un buen control de sus proyectos. <br />La Ilusión del Caribe. La familia de David le pide irse de viaje al Caribe pero David sabe que no puede irse ahora que está iniciando un proyecto. David piensa que si hace el viaje perderá concentración además tiene que hacer un viaje antes a E.U. y se le hará difícil compaginar los viajes. David hará el viaje de la empresa, delegara funciones de esta manera no caerá en estrés y recuperara energías.<br />Reflexión general al final de la semana 2 David como un buen profesionista actualiza su listado de actividades pendientes y reflexiona sobre los problemas en Goliat como su director y en Alfa haciendo la transferencia de cargos y jerarquiza los temas pendientes. Los temas los cuales David tendrá que atender son: • Proyecto Alfa: El protocolo de transferencia, las funciones del personal de obra. • Proyecto Goliat: El tema primordial son los equipos principales ya que si no hay equipos no hay proyecto, revisar el cuadro de mando, la planificación del proyecto, el esquema de la Metodología de gestión del proyecto y en cuanto a los permisos y la rentabilidad son temas controlados. <br />EL Emplazamiento David visita los organismos oficiales y al emplazamiento en esta parte no interviene, no tiene ninguna responsabilidad. Le preocupan los problemas relacionados con la traída de gas y el agua y la evaluación de la energía eléctrica producida, a lo que nombran periféricos. Es preocupante porque forma parte del proyecto y que este no funcionará si no se disponen de estas instalaciones periféricas. David planea conseguir hacer el mayor número posible de actividades antes de marcharse. Trata los asuntos con claridad y con el Goliat ya que es un proyecto duro pro el esfuerzo tan fuerte que tiene que hacer pero saben que es esplendida la relación con el cliente y su equipo. <br />Preparando la reunión general con el cliente. David prepara una reunión interna con su equipo antes de la reunión general con el cliente, con esto David muestra que un director de proyecto debe ser un ejemplo de planificación para su equipo y acostumbrarles que la urgencia sea la excepción pero cuando se presenta analizar muy bien las causas que la han producido para que no se presenten situaciones similares. Un punto que David resalta del proyecto es que creen tener un cliente al cual le pueden hablar de cualquier problema ya que no resulta exigente. David opina en la reunión; comenzar por aquellos asuntos que no requieren tomar decisión ya que está bien esperar los asuntos “menores” y establecer prioridades. Tratados estos puntos se continuara con la metodología de gestión del proyecto, los equipos principales para que estos se definan cuanto antes y por ultimo analizar el tema de los permisos, pero uno de los temas más importantes para David son los objetivos, cuadro de mando e indicadores. <br />De nuevo la Ilusión del Caribe Tomando en cuenta que el viaje a E.U. es un viaje de negocios tendrá que compaginarlo con el viaje a Cancún y tratar de estar localizable en cualquier momento pero concientizar que el viaje a Cancún es un viaje de placer y no de trabajo. <br />Los Equipos principales nudo gordiano del proyecto En la reunión general del proyecto siendo la tercera con el cliente hablan del tema principal para ellos que son los equipos, acerca de las ofertas de los suministradores que varían muy poco pero se inclinan por la experiencia de uno que siempre cumple lo planificado. Pero primero piensan que para hacer un buen análisis de las ofertas necesitan una oferta similar a la de otro oferente.Otro tema importante es la rentabilidad. Todos los temas fueron agregados en una Nota Técnica detallando la situación de cada uno de ellos. <br />Primera aproximación de la oferta A. David habla del borrador del contrato de la oferta A y llegando a una conclusión de contiene los puntos esenciales. Para tener una visión general y completa de las ofertas deciden revisarlas todos cada uno de ellos<br />Conciliando los viajes al Caribe y al centro de Demostración Hablan sobre las gestiones respecto al viaje y el cliente no muestra ningún inconveniente en cuanto al viaje por que cree no repercutirá en el proyecto. El cliente deja en claro que pese a esto el proyecto sigue su ritmo normal. Pero está convencido de que equipo podrá gestionar adecuadamente el proyecto durante la semana en que faltara. <br />Goliat sigue su curso Intercambian comentarios que les lleva a tener una visión global del contrato, lo que el cliente quiere es que la evaluación quede bien hecha, y redacta una nota detallada sobre el equipo de trabajo y uno sobre la asistencia técnica de la detección del proyecto Goliat<br />: A la búsqueda de “gazapos” David recibe un informe del contrato y el esquema de su desarrollo es lógico y que es bueno para el fin que se pretende. Solo hay un problema con el idioma y no quería agregar costo de traductores. Desde el punto de vista de David es el mayor “gazapo” que tiene este borrador, es por eso que deciden que el lenguaje técnico del proyecto será el ingles, mientras que el utilizado en el arbitraje será el español. Claro que la utilización de varios lenguajes puede dificultar como mínimo ralentizar las comunicaciones en el proyecto y a la diferencia de horario entre oficinas. Otro contratiempo es si los estudios geotécnicos afectan los precios y plazos (probabilidad). El cliente debe tener en cuenta que una vez firmado el contrato cualquier modificación puede llevar a que el suministrador presente una reclamación, se debe tener cuidado con las penalizaciones pero establecer en el contrato al igual que permisos para el caso de que adelante la entrega de su equipo claro que hay clientes utilizan las penalizaciones como una medida de presión pero no se llegan a aplicar en su totalidad. De los gazapos, seria indicar los tiempos en que deberían hacerse los oportunos cambios, hay que tener en cuenta este punto antes de dar un sí definitivo al contrato, así como las condiciones económicas y el modo de funcionamiento del mantenimiento. Otro tema importante definir la aprobación del dueño y las responsabilidades de las partes. Otro “gazapo” es la planificación contractual en el que es probable que algunas modificaciones de plazos acordadas durante las negociaciones del contrato no se incorporen a dicha planificación. <br />La sabiduría de la empresa David reflexiona y se da cuenta de que tiene en sus manos un descuento de importancia para su compañía y les vendrá bien como introducción en el mercado de los contratos EPC. Es por esta razón que David habla sobre la oferta de la Asistencia Técnica a la dirección del proyecto Goliat y que el cliente esta requiriendo<br />La planificación y la Programación Realiza una planificación elemental señalando las fases de diseño, contratación, fabricación, montaje y puesta en marcha, cada uno con fechas que puede constituir hitos. No es posible saber si la duración asignada es superior, y en su caso en cuanto al tiempo necesario. Una casa es el tiempo necesario para realizar una actividad, en función del esfuerzo que se haga para llevarla acabo y otra que puede ser una muy distinta la duración que se le asigne. Deberían acordar un calendario de días habilidades para la realización del proyecto. Las holguras constituyen seguridad para trabajar tranquilamente. Muchos contratistas piensan que deben entregar en una fecha concreta cumpliendo y limitándose a los hitos contractuales pero no dando holguras previstas para cada actividad. Siempre ara la planificación y programación hay que considerar que tu contrato es por lo menos tan inteligente y esta tan bien preparados como tú. <br /> Conectando con la dirección David considera difícil alcanzar el objetivo del plazo final. Sebe que siempre tener el mismo problema cuenta con los recursos gustos para cubrir las necesidades de los clientes y cuando hay un imprevisto es cuando se presentan las dificultades. El tema de la oferta; deciden que espere hasta que el cliente no se la exija, ya que el objetivo fundamental es satisfacer al cliente, con actitudes claras de servicio, no de servilismo. <br />Información inmediata e Informal al cliente Cuando el cliente contrata los servicios de la empresa de David dejo en claro cualquier suceso se le informa inmediatamente de una manera informal que fuera de su incumbencia lo antes posible y cuando se tuviera tiempo confirmarlo por escrito. Claro solo si se piensa que el cliente puede apoyar en algo del proyecto de lo contrario no es importante molestarlo. <br /> Reflexión general al final de la semana 3 David decide tiempo para actualizar su listado de actividades pendientes y reflexiona sobre los problemas más que le plantean los proyectos en los que está trabajando en Goliat como su Director y en Alfa haciendo la transferencia de personal y le gustaría ayudar en la evaluación de las ofertas del proyecto Goliat pero le es imposible. Espera que mientras pasee por la playa en el Caribe pueda poner en orden sus pensamientos. Pretender ir definiendo la asistencia técnica de la dirección del proyecto que aunque falta la contratación de los equipos principales, tarde o temprano el cliente se lo pedirá y prefiere estar preparado. El cliente de la impresión que confía en la empresa de David y que el proyecto cometerá a su fin. <br />La Geotecnia Con respecto a la geotecnia la reserva que quiere hacer el suministrador por que el terreno siempre puede dar sorpresas, sin embargo en este caso parece difícil que ceda esto, ya que la zona es estable geológicamente hablando y no parece probable que se rompa justo en la zona donde vayan a ir los equipos pesados. De todos modos se lo tendrán que comentar al cliente<br />La oferta B David recibe la oferta EPC de B y tal y como supuso esta peor presentada que la de A y con esto, en cualquier momento se fijara un plan para analizar la oferta. Pero David recibe del cliente un mensaje con la oferta e un suministrador. Para analizar la oferta B sigue el mismo procedimiento de análisis de oferta que establecieron es decir cada analiza la parte que se le había asignado y posterior intercambian impresiones. David analiza a fondo la oferta B y compara parámetros con los que ya tenía de la oferta A de esta manera construye un tabla, para que sea visible el análisis comparativo de ambas ofertas. Ya en la reunión general con el cliente le exponen el análisis realizado de las ofertas aunque el cliente lo felicita por el buen análisis de las ofertas, David le pide una semana más para hacer el informe definitivo de la evaluación. <br />Tratamiento de los temas no urgentes Estas preparados en cuento acaben con la adjudicación el resto de los temas serán rápidos no es que no sean importantes pero no pasa nadad si los retrasan un poco permisos y rentabilidad, pensando además que estos están condicionados por la elección del suministrador. Pero esta no se le ha concretado y David sigue pensando que algo raro pasa con la oferta B. Mientras cierren los temas pendientes con el proyecto Alfa. <br />David pretende dejar todos los temas pendientes concluidos antes de marcharse de viaje ya que no quiere dejar temas pendientes y arriesgarse que sobre la marcha surjan imprevistos que modifiquen las previsiones. A un buen profesional le gusta conocer el desarrollo de los asuntos que son su responsabilidad sobre todo si son importantes, es mejor conocer la situación que quedarse con la incertidumbre de cómo habrán cerrado el tema. <br />