Este documento describe la metodología para implantar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) en una empresa. Explica las características y objetivos de un ERP, así como las fases de la implantación que incluyen análisis, organización del proyecto, diseño, preparación de datos, pruebas y puesta en marcha. También discute los desafíos comunes de la implantación como los altos costos y la resistencia al cambio, e incluye un caso de éxito de una empresa que mejoró sus procesos con un ERP.

1. Universidad de Oriente
Núcleo de Monagas
Departamento de Ingeniería de Sistemas
Cursos Especiales de Grado
Área: Automatización y Control de Procesos Industriales
Sistemas de Gestión Empresarial para Procesos y Comunicación Industrial
Metodología de organización de un proyecto de implantación de un ERP
Equipo CAM
Profesora: Integrantes:
Jesús Chaparro.Guevara A., Bernardo J. C.I.: 20.172.680.
Velásquez M., Yanires Y. C.I.: 19.008.895.
Maturín, marzo de 2014

2. ÍNDICE
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1
MARCO TEÓRICO.................................................................................................. 2
ERP ..................................................................................................................... 2
Características del ERP ................................................................................... 2
Objetivos principales de los sistemas ERP ...................................................... 2
Preparativos para la implementación ............................................................... 2
Metodología para implantación de un ERP ......................................................... 3
Cómo saber si la empresa requiere un Sistema del tipo ERP ............................. 4
Características de una metodología de implantación de un sistema ERP... Error!
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Importancia del ERP en las Empresas ................................................................ 5
DISCUSIÓN ............................................................................................................ 6
CONCLUSIONES.................................................................................................... 9
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 10

3. 1
INTRODUCCIÓN
EL mundo empresarial se encuentra en constante cambio, el mercado es
cada vez más exigente y altamente competitivo, lo que ha estimulado a las
organizaciones a vencer la resistencia al cambio y aumentar su capacidad de
adaptación ante las nuevas tecnologías que de igual manera evolucionan a gran
velocidad.
En la actualidad, el entorno global en el que se desarrollan las empresas ha
provocado que sólo las más eficientes logren el éxito. Existe la posibilidad de
contar con un negocio prometedor, sin embargo no hacerse con las herramientas
y tecnologías de la información adecuadas puede representar una desventaja,
limitando el desarrollo del negocio, disminuyendo las ganancias e incluso acarrear
pérdidas a la empresa.
Un aspecto fundamental para sacar el máximo provecho a un negocio
radica en la integración y gestión de la información, generada en cualquier nivel de
la organización. Una posible solución para obtener un mejor control de las
operaciones en una empresa, y la información entorno a ellas, es la
implementación de un sistema Planificación de Recursos Empresariales, conocida
por su nombre en inglésEnterprise ResourcePlanning (ERP), objeto de estudio del
presente documento.

4. 2
MARCO TEÓRICO
ERP
La planificación de recursos empresariales ERP por sus siglas en inglés, es
definido por Deloitte y Touche, como un sistema de software de negocios que
permita a las compañías automatizar e integrar la mayoría de sus procesos,
compartir datos comunes y prácticas a través de toda la empresa, producir y
acceder a la información en tiempo real. ERP es una arquitectura de software que
facilita el flujo de información entre las funciones de manufactura, logística,
finanzas y recursos humanos de una empresa (Chyan, 2009).
Características del ERP
Entre las características principales de los sistemas ERP están las siguientes:
1. Es una base de datos centralizada.
2. Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las
operaciones.
3. En un sistema ERP, los datos se ingresan sólo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.
4. Las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus procesos
para alinearlos con los del sistema ERP.
5. El sistema incluye un conjunto de aplicaciones ERP o módulos.
6. Suele haber un “software” para cada unidad funcional.
7. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para
determinadas industrias.
Objetivos principales de los sistemas ERP
1. Optimización de los procesos empresariales.
2. Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
organización.
4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
5. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.
Preparativos para la implementación
La implantación del sistema ERP, muchas veces, es el proyecto de
tecnología más grande y trascendente jamás implementado en la organización,
por tanto se traduce para la organización en un proceso largo y complejo que
involucra, además del rediseño de los procesos del negocio, un indispensable
acoplamiento entre el sistema de información y la organización y viceversa. Una

5. 3
organización que pueda usar una bien estructurada y definida metodología para la
implementación de un sistema de ERP, progresando desde la etapa de selección
hasta la etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la
probabilidad de que dicha implementación sea un éxito.
Metodología para implantación de un ERP
La implantación se refiere a todas las actividades de la organización
encaminadas a adoptar, administrar y hacer rutinaria una innovación. El hecho de
tomar la decisión de adoptar una nueva herramienta es un impacto en cualquier
nivel de la empresa, se debe realizar bajo pasos de una metodología organizados,
que siendo realizados con rigurosidad pueden garantizar el éxito de la
herramienta. Las fases de la implantación de un sistema ERP se describen a
continuación:
1. Análisis.Esta etapa determina los problemas de la organización, y si estos
se pueden resolver o no con la solución ERP o con desarrollos específicos. En
esta etapa se identifican los objetivos generales, se especifica el alcance del
proyecto y se prepara un plan de proyecto.
2. Organización del proyecto.Se analiza a fondo los problemas de los
sistemas existentes (manuales o automatizados), se identifican los objetivos que
debe lograr la solución ERP y se describen soluciones alternas.Esta etapa
requiere una labor intensa de recopilación de información e investigación. Toda la
información reunida durante esta fase servirá además para determinar las
necesidades tecnológicas de la solución ERP. Esta etapa describe con detalle el
resto de las actividades y tareas de las siguientes fases.
3. Diseño.Esta etapa produce las especificaciones de diseño lógico y físico
para la solución, para lo cual se utilizarán herramientas de diseño y
documentación, como diagramas de flujo de datos, diagramas de estructura de
programas o diagramas de flujo del sistema.
4. Preparación de los datos.En esta etapa se deben seleccionar los datos
estáticos que pasarán del antiguo sistema de información al nuevo, en este punto
debe tenerse en cuenta la utilidad de los datos que permanecerán, ya que las
necesidades de información del nuevo sistema pueden ser muy diferentes a las
del antiguo.
5. Fase de Pruebas. Fase previa a la puesta en marcha dónde se procede a
la integración y aceptación del sistema, comprobando que los procesos definidos
funcionan correctamente y que cumplen con lo establecido en las fases previas,
antes de dejar de utilizar definitivamente el sistema antiguo en la fase siguiente.
6. Puesta en marcha.Fase final de la implantación, en esta etapa se hace la
migración definitiva de los datos, se realiza la formación final de usuarios. Se
realiza el arranque en real de la nueva solución.Es muy importante que cuando
empiece a funcionar el ERP, se asegure la posibilidad del funcionamiento del
grueso del sistema independientemente del fallo, parada y revisión de alguno de

6. 4
los módulos, aunque sea introduciendo manualmente los datos que precisen el
resto de módulos.
Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua
retroalimentación de éste e implementar un mejoramiento continuo son las
características de las compañías que han sido victoriosas en la implementación de
este tipo de sistemas.
Cómo saber si la empresa requiere un Sistema del tipo ERP
Las empresas tienen en los ERP las herramientas más modernas para la
administración de la información y la consolidación de todos los datos pero tienen
un gran problema y ese es su elevado costo. Ante el deseo de contar con uno de
estos sistemas quien tomará la decisión, debe conocer primero cómo está su
empresa y si está preparada para un ERP. Se debe tener en cuenta las 5 etapas
por las que las empresas deben pasar hasta un desarrollo pleno en materia de
ERP:
Etapa inicial: En esta etapa se encuentran generalmente las empresas que
están iniciando sus actividades y por ende no tienen recursos de tecnología de
información. Las actividades que llevan a cabo las controlan con sistemas de
oficina como procesadores de texto u hojas de cálculo. La constante en esta etapa
es la búsqueda de herramientas adecuadas para sus funciones pero el interés por
los sistemas como los ERP es muy bajo o nulo.
Sistemas no integrados: En esta segunda etapa las empresas ya cuentan
con algún software que les apoya específicamente en las áreas en las que son
utilizados. Existen por ejemplo:
 Sistemas de administración financiera para las áreas contables,
 Paquetes de diseño y administración de materiales para el área de
producción.
 Sistema de administración de facturas de clientes.
 Sistemas de inventarios para los almacenes.
 Sistemas de administración de cuentas de proveedores, etc.
Las empresas en esta etapa se han preocupado por satisfacer las
necesidades de tecnología de información conforme se han presentado y cuentan
en su momento con herramientas que dan un buen apoyo en cada área pero el
problema es que la información no está integrada.
Función limitada de ERP: En esta etapa las empresas ya se han
preocupado por implementar soluciones del tipo ERP, pero solo se cuenta en
algunas unidades de negocio, como las oficinas centrales o solo en las sucursales
más grandes, esto debido al alto costo de la implementación a lo largo de toda la
empresa principalmente. Es estas condiciones los beneficios de un sistema como
estos no se logra apreciar o se hace en una baja proporción, pero se puede

7. 5
convertir en las condiciones propicias para seguir desarrollándose e integrar la
empresa por completo, a medida que los recursos lo permitan.
Es común que sigan existiendo sistemas de apoyo a lo largo de toda la
empresa y que no logren integrarse al sistema integración de planeación de
recursos, por ello se pueden presentar algunos problemas como inconsistencias
de información o retraso para las actualizaciones. Además de requerir trabajo
extra para asegurarse de tener la información real en todo momento.
Unidades de negocios integradas por ERP: A esta etapa se llega cuando
se ha podido llevar el ERP a todas y cada una de las unidades de negocio de la
empresa, es decir ya toda la empresa cuenta con la herramienta de planeación de
recursos y puede usarla plenamente. En esta etapa se eliminan los procesos de
administración de información no integrados y sus funciones pasan al sistema
ERP.
La principal característica de esta etapa es la comunicación entre las
unidades de negocios, particularmente en las empresas dispersas
geográficamente, el uso de las comunicaciones hace posible tener los datos como
si todo estuviera en un mismo lugar, con ello se pueden tomar las acciones en
menor tiempo y con mayor oportunidad.
Empresa integrada con ERP: La última etapa del desarrollo Empresa-ERP
es cuando se logra la integración plena, es decir, en las etapas previas pudieran
encontrarse detalles de la empresa que no habían sido contemplados en el
software o al contrario, partes del software que no aplique para la empresa, pero
una integración total se logra cuando todas las funciones de manejo de
información administrativa puede llevarse a través del sistema ERP y aquí cuando
los tomadores de decisiones tienen en sus manos un arma muy efectiva para
sortear todas las condiciones a las que se tenga que enfrentar la empresa.
Un empresario debe analizar las etapas anteriormente expuestas y ubicar a
su empresa según las condiciones en ese momento, luego de revisar como está y
a dónde quiere llegar. Una parte muy importante y tal vez la más determinante es
el costo que involucran estas herramientas de software y es que de acuerdo al
tamaño de la empresa y lógicamente a la etapa en que se encuentre en su
desarrollo tecnológico será el monto de los costos de llegar a donde se pretende.
Importancia del ERP en las Empresas
La ERP es una forma de utilizar la información en áreas claves como
fabricación, compras, administración de inventario, cadena de suministros, control
financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas,
mercadeo y administración de relaciones con clientes. Se trata de unir estos
elementos y proporcionar a los usuarios del sistema una manera universal de
acceder. Con un sistema integrado, como el ERP, las barreras de información
entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen.

8. 6
DISCUSIÓN
El objetivo primordial de toda empresa es minimizar sus costos y maximizar
ganancias, sin embargo no es así de sencillo lograrlo, el entorno se encuentra en
constante cambio e innovación, por tanto las organizaciones deben estar
actualizando contantemente sus técnicas y procesos de fabricación, sin dejar de
lado las formas de comercialización del bien o servicio.
Un sistema de información para la gestión ERP se puede definir como una
aplicación de gestión empresarial que integra el flujo de información, consiguiendo
así mejorar los procesos en distintas áreas (financiera, de operaciones, marketing,
logística, comercial, recursos humanos), lo que trae consigo un incremento en la
efectividad de la producción y aumento de la utilidad de la empresa.
Un proyecto de implementación de ERP noes un proyecto sencillo;
involucra temas deprocesos, gente, información, y típicamente,abarca todas las
áreas de gestión del negocio.No es poco común que las empresas piensenque al
implementar un ERP, el resto de loselementos clave para un proyecto
exitoso(procesos, gente, información) se alinearánautomáticamente y no serán
obstáculoalguno en el proyecto. La realidad es muydiferente; el implementar en
tiempo yforma una herramienta de este tipo está directamente relacionada a la
manera en quela organización se prepara en 3 dimensiones:procesos, gente e
información.
Problemas de implantación
A pesar de las promesas de una total integración entre sistemas, las
organizaciones enfrentan tremendos obstáculos en la implantación de los
paquetes del ERP.La literatura especializada, particularmente la de divulgación
más comercial, recoge muchos casos sobre implantaciones fracasadas o de
consecuencias insatisfactorias, además de diversos problemas a lo largo de las
implantaciones. Algunos de los aspectos/obstáculos en las implantaciones ERP
son los siguientes:
Elevadas tasas de implantaciones fracasadas.
Elevados costes y la duración del proyecto.
Dificultad en llevar a cabo la gestión del cambio en la organización.
El método de trabajo: establecer y cumplir con un método sistemático de trabajo,
sencillo, comprensible para todos, con objetivos claros, control de avance del
proyecto, asignación de responsabilidades y roles, cumplimiento de compromisos,
programación de reuniones efectivas, asignación de recursos generación de
documentos de control, seguimiento del proyecto y una planificación detallada de
actividades de cada una de las fases de la metodología de implantación, es otro
factor de éxito.

9. 7
Caso de Éxito
Empresa de fabricación de envases que sirvea la industria de alimentos y
bebidas, con un fuerte mercado de exportación.
Antecedentes
Una empresa de fabricación de envases presentaba la siguiente
problemática:Fuerte competitividad y falta de controlestandarizado entre Gerentes
Generales decada planta. Una descentralización de lasáreas de administración,
compras y recursoshumanos. La operación se lleva sin sistemasformales, todo se
hace en Excel. Lo anteriorcontribuía a una baja rentabilidad delnegocio (márgenes
reducidos) y provocabala necesidad de invertir en Tecnología deInformación como
un habilitador crítico.
Planteamiento y SoluciónSintec
Se dividió el proyecto en 3 áreasprincipales:
a) Procesos: ante operaciones poco estandarizadasy procesos autónomos y
enfocados alograr metas aisladas, rediseñamos losmismos utilizando mejores
prácticasde negocio, logrando la integración yestandarización, así como el
soportemediante Tecnología de Información.
b) Organización: se desarrolló una nueva visión ymodelo de negocio que
permitieroneliminar silos de poder, incrementaronla rentabilidad, y motivaron el
cambio.Esto con el objetivo de eliminar lacarencia en la claridad de la visión de
laempresa, la descentralización, la falta deconocimiento en temas de Cadena
deValor y sus beneficios, y la resistenciaal cambio.
c) Tecnología de Información: no existía conocimiento alguno sobrelo que
pueden aportar las herramientas.Además, no contaban con datos alnivel
adecuado que les permitieratomar las mejores decisiones. Anteesto, se generó
una cultura alrededorde la información mediante educación,generación conjunta
de requerimientos, justificación, plan y estrategia deimplementación.
Resultados
Justificación de la Inversiónen Tecnología de InformaciónRentabilidad del
proyecto del 17%Ahorro en Consultoría deImplementación del 29% VS Tiempo
Estándar de Implementación.
SINTEC
Somos la empresa líder en generación devalor, desarrollando e
implementandoestrategias y tecnologías que fortalecen el desempeño de la
Cadena de Valor.
SupplyChain Management
Nuestras Soluciones ofrecen beneficiossuperiores, tangibles y sostenibles a
partir deuna metodología basada en la incorporaciónde mejores prácticas con

10. 8
Tecnología deInformación y una gestión efectiva decambios de alto impacto para
llevar delpapel a la realidad los diseños propuestos.El Compromiso de SINTEC es
generarvalor económico y estratégico a nuestrosclientes.
Valor Real
Garantizando la generación de valorsuperior tangible y sostenible para
suempresa.
Soluciones Reales
Integrando la operación con la obtención deobjetivos estratégicos y de rentabilidad
desu empresa.
Tiempo Real
Con acciones que aceleran el tiempo para lageneración de resultados.Con
las empresas más importantes deMéxico utilizando nuestras soluciones,la base de
conocimiento desarrollado y laexperiencia de más de 150 proyectos de granescala
ejecutados exitosamente, SINTECes la empresa líder en este campo con
uncrecimiento insuperable, siendo además elprincipal promotor de educación
ejecutivaen temas de Cadena de Valor.

11. 9
CONCLUSIONES
Con el acelerado desarrollo de la tecnología de información en el ambiente
empresarial este recurso se ha vuelto estratégico al grado de marcar diferencias y
preferencias en el mercado por quienes se mantienen al día. En estas condiciones
los empresarios y ejecutivos se preocupan por mantenerse al día en materia de
sistemas de información.
El ERP permite la integración de la información proveniente de todos los
departamentos de la empresa, lo cual representa un beneficio en la administración
de la mayoría de los procesos. Las tecnologías han pasado de ser un área de
soporte y generadora de costos a ser una necesidad estratégica. A pesar de las
dificultades y elevados costos que implica la implementación de un sistema ERP,
las organizaciones asumen el reto con el firme objetivo de mejorar su
funcionamiento y maximizar sus ganancias.
Las empresas que tomen la decisión de implementar un ERP, deben
apegarse a los pasos de una metodología establecida para ello. Dependiendo del
proveedor seleccionado y de los requerimientos de cada organización, se realiza
la adaptación el sistema ERP y de los procesos al sistema.
Nos encontramos con una tecnología que avanza más rápido que los
posibles usos que podamos aplicar y que los modelos de negocios con el que
podamos rentabilizar las inversiones realizadas. En este nuevo escenario es
probable que aquellas compañías que den la espalda a las nuevas tecnologías
corran el riesgo de quedar rezagadas y obsoletas, en este mercando que cambia
continuamente y da giros vertiginosos en cuanto a la evolución tecnológica.

12. 10
BIBLIOGRAFÍA
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línea]. Disponible en: http://www.ehowenespanol.com/implementar-sistema-erp-
como_255600/ [Consulta: 2014, marzo 11]
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Preparación para la Implementación de ERP. [Documento en línea].
Disponible en:http://es.scribd.com/doc/2568873/Preparacion-Previa-ERP
[Consulta: 2014, marzo 10]