impacto estratégico en el retorno de la inversión en la implantación de erp´s

1. Universidad de Oriente
Núcleo de Monagas
Departamento de Ingeniería de Sistemas
Cursos Especiales de Grado
Área: Automatización y Control de Procesos Industriales
Sistemas de Gestión Empresarial para Procesos y Comunicación Industrial
Impacto estratégico en el retorno de la inversión en la implantación de ERP´s
Unidad III: Sistemas de Planificación Empresarial
Profesor: Equipo CAM:
Ing. Jesús Chaparro Betancourt, Andreina
C.I: 17.447.438
Ghassibe, Cristian
C.I: 19.084.800
Maturín, Abril de 2015

2. ÍNDICE
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................1
MARCO TEÓRICO ..............................................................................................................2
¿Qué es un ERP?................................................................................................................... 2
Ventajas y Desventajas de un sistema ERP.............................................................................. 2
Pilares de un ERP.................................................................................................................. 3
Implantación ERP.................................................................................................................. 4
Razones para implantar un ERP.............................................................................................. 4
¿Qué es el ROI de un ERP?.................................................................................................... 5
Impacto estratégico los Sistemas ERP en las empresas:............................................................ 6
DISCUSIÓN ..........................................................................................................................7
CONCLUSIONES ................................................................................................................9
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................10

3. INTRODUCCIÓN
Desde hace más de 3 décadas, la tecnología ha desempeñado un rol importante en el
cambio de los paradigmas y de la forma de hacer negocios. Por su parte, todas las
organizaciones confluyen en un mismo espectro con numerosos y novedosos cambios, en la
que aquella que no se anexe a la línea de la era tecnológica estaría destinada a la pérdida
progresiva de clientes, llegando al extremo de salir abruptamente del mercado; ya que con
mucha seguridad la competencia se encontrará por delante, y es quien tendrá finalmente la
ventaja.
En base a esto en la actualidad las organizaciones en su mayoría enfrentan el problema
de no poseer información integrada de todos su procesos y funciones, lo que conlleva a
trabajar con las llamadas islas de información, estas por su parte no favorece a los niveles
gerenciales para optar por una adecuada toma de decisiones, lo que genera en ocasiones
grandes pérdidas económicas a las compañías.
Por tal motivo impera la necesidad intrínseca de que la organización permita brindar a
la alta gerencia información confiable, precisa e integrada, vinculando a lo largo de las
áreas; todos los sectores y el conjunto de información requerida y demandada por los
diversos procesos, lo que permitiría en una gran posibilidad, diferenciarse de la
competencia mediante la implantación de un sistema de planificación de los recursos
empresariales (ERP), adquiriendo a mediano y largo plazo, entre otras ventajas, la
reducción de costos, aumento de la productividad y la automatización de procesos, vital en
una empresa que desea destacar en el mercado. Pues bien, implantar un sistema integrado,
puede resultar un proceso largo y complejo ya que implica rediseñar los esquemas de
trabajo, lo que envuelve una considerable complejidad y un alto riesgo, por los elevados
costos además de inversión de tiempo. Estos factores hacen necesario que se calcule la
rentabilidad de implantar un sistema integrado a la empresa, para cerciorarse que realmente
exista retorno de la inversión principalmente en el económico, a continuación se
desarrollará a detalle este tema con la finalidad de poder establecer todas los márgenes y los
factores que se deben tomar en cuenta al momento de estudiar la necesidad de implantar un
ERP.

4. 2
MARCO TEÓRICO
¿Qué es un ERP?
Ruiz H. (s.f) “Es un sistema de información integral que soporta los procesos y la
administración de recursos de una organización. Consta de varias aplicaciones cuya
integración soporta la administración de la cadena de suministro y las operaciones del día a
día.” http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/erphbra.htm
Por otro lado Florencia Chiesa (s.f) define un sistema ERP como:
Una aplicación informática que permite gestionar todos los procesos de negocio de
una compañía en forma integrada. Sus siglas provienen del término en inglés
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING. Por lo general este tipo de sistemas está
compuesto de módulos como Recursos Humanos, Ventas, Contabilidad y Finanzas,
Compras, Producción entre otros, brindado información cruzada e integrada de
todos los procesos del negocio. Este software debe ser parametrizado y adaptado
para responder a las necesidades especificas de cada organización. Una vez
implementado un ERP permite a los empleados de una empresa administrar los
recursos de todas las áreas, simular distintos escenarios y obtener información
consolidada en tiempo real.
Ventajas y Desventajas de un sistema ERP
La competencia en un mundo cada vez más globalizado hace que las empresas quieran
ser cada vez mejores y los sistemas de gestión ERP ayudan a conseguir esos objetivos, pero
antes de lanzarse a cambiar el funcionamiento de una empresa es bueno conocer tanto las
ventajas como las desventajas de estos planes de gestión.
Ventajas del Sistema ERP
La principal ventaja es aumentar la productividad ya que mediante este sistema se tiene
acceso a la información de un modo sencillo y el tiempo se invierte en analizar las
situaciones y buscar las soluciones:

5. 3
 Optimización de los procesos empresariales.
 Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
 Reducción de tiempos y de los costos de los proceso
 Reducción de inventarios
 Incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes.
 Disminución de compras.
 Almacenar información de todos los procesos, para analizarla posteriormente.
 Seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa.
 Incrementar la producción manteniendo los costes fijos.
Desventajas del Sistema ERP
 Son sistemas complejos y algunas compañías no saben ajustarse a ellos.
 Hay pocos expertos en y su implantación en la empresa resulta cara ERPs.
 Es necesario tener empleados capaces de controlar el sistema ERP.
 Cuando se establece el sistema, realizar cambios resulta muy costos en tiempo y
dinero.
A pesar de las ventajas obvias que un sistema integrado como este puede ofrecer, su
implementación exitosa puede convertirse en un mayor reto que la de un sistema menos
integrado. Esta integración provoca la necesidad de contar con flujos de información
efectivos y eficientes, lo que implica que los procesos de negocio que generan y soportan
tales flujos de información deben ser, también, efectivos y eficientes.
Pilares de un ERP
El éxito de la implantación de un ERP implica un cambio cultural y de procesos en la
organización que se apoya en 3 aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las
personas, la combinación y sincronización de los mismos lleva al éxito de la
implementación.
 El producto se refiere al sistema ERP, consideraciones técnicas y funcionales.
 Los procesos son las funciones que deben ser soportadas por el sistema ERP,
 La implementación de un ERP implica una reingeniería de procesos cuyo objetivo
es adaptar a la empresa a los nuevos modelos de negocio.
 Las personas son los recursos humanos, los conocimientos y habilidades de los
involucrados en el ciclo de vida del sistema, usuarios, analistas, consultores y
directivos que empujan el proyecto.

6. 4
Implantación ERP
Por lo general este proceso es largo y complejo ya que implica rediseñar los esquemas
de trabajo, este es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un
equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la mayoría de las
empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión
de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio
temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de
experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del
sistema.
El éxito de implantar el sistema depende de la habilidad de la empresa para integrar y
consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa posee estructura y con
una metodología bien definida la implementación de un sistema de ERP, y logra progresar
desde la etapa de selección hasta la etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y
mejorar la probabilidad de que dicha implementación sea un éxito.
Razones para implantar un ERP
Los sistemas ERP surgen a partir de la evolución de los sistemas MRP (Planificación
de los Requerimientos de Materiales), desarrollados para fines militares en la Segunda
Guerra Mundial, y de los MRP II (Planificación de los Recursos de Manufactura).
Existen tres motivos básicos por los cuales una empresa debiera considerar la
implantación de un ERP:
 Competitividad: por un lado se busca la optimización de costos (de producción, de
administración y de ventas), y por otro lado incrementar la productividad.
 Control: la organización y la centralización de la información son herramientas de
apoyo a la toma de decisiones.
 Integración: con una base de datos centralizada se consigue obtener información
integrada de las distintas áreas de la empresa
Los principales proveedores de sistemas ERP actualmente presentes en el mercado son
SAP, PeopleSoft, Oracle, Baan y J.D. Edwards.
Según www.cio.com en su artículo "The ABCs of ERP" menciona que hay cinco
razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:

7. 5
 Integración de la información financiera: El CEO (Chief Executive Officer)
siempre busca tener información financiera verás, en su búsqueda financiera se
puede encontrar con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene
por lo regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de
números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales
de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están
contribuyendo para la empresa.
 Integración de la información de los pedidos de los clientes: Con los sistemas
ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes,
desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercancía. Esto en lugar de tener
varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por
lo regular se originan problemas de comunicación entre los sistemas.
 Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: Compañías
manufactureras – los sistemas de ERP vienen con los métodos estándares para
automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar esos
procesos y usar un solo sistema informático, integrado pueden ahorrar tiempo,
aumentar productividad y reducir la cuenta principal.
 Minimiza el inventario: Los ERP´s agilizan el flujo del proceso industrial más
fácilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte
de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos, ayuda a los
usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos
de los clientes.
 Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos): Especialmente
en compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no tener un
simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con
ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso.
¿Qué es el ROI de un ERP?
El ROI es una herramienta que permite optimizar los sistemas informáticos de
gestión empresarial midiendo el retorno de la inversión realizada en ERP. Se trata de
evaluar qué beneficios económicos supone implantar software ERP, para que la inversión
sea óptima y no se convierta en un gasto para el balance de la empresa. El retorno de la

8. 6
inversión se puede cuantificar considerando los beneficios y costes que tienen para una
empresa. Ese valor se puede cuantificar en una expresión numérica porcentual:
ROI = (Beneficios/Costes)*100
Impacto estratégico los Sistemas ERP en las empresas:
Actualmente nos encontramos en una economía global y competitiva, por lo cual es
indispensable que los administradores de las empresas desarrollen estrategias que les
ayuden a satisfacer las necesidades de clientes quienes son cada vez más exigentes;
anticipándose a sus requerimientos y dándoles un trato personalizado a cada uno de ellos.
En la actualidad, las compañías buscan implementar sistemas para que manejen todas las
áreas del negocio de tal forma que estén integrados. Muchas han buscado
nuevas herramientas tecnológicas para poder optimizar los procesos operativos internos
para así ahorrar costos y ser más eficientes, lo que tiene como consecuencia un
mejor posicionamiento y la atracción o bien conservación de clientes. Los sistemas de ERP
forman parte fundamental de las estrategias de las grandes empresas actuales.
Es importante que las empresas identifiquen cuáles son sus necesidades, para así saber
qué sistema implementar; así se evitará elegir un sistema muy sofisticado para una
pequeña empresa, lo que provocará que no se recupere la inversión; o bien elegir un sistema
muy simple para sus necesidades, lo que implicará rediseñar en un futuro, para lo que se
requiere una nueva inversión.
Los sistemas ERP integran los procesos relevantes de una empresa. Las transacciones
quedan registradas desde su captura en una sola base de datos, en la cual se puede consultar
en línea la información relevante. El sistema consta de varias aplicaciones
cuya integración soporta la administración de la cadena de suministro y las operaciones día
con día. Las ventajas que ofrece la implementación de un sistema ERP son: Control de la
operación, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos
operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparación para e-
business, diferenciación, entre otras; apoyando a distintas áreas de la organización como:
compras, recursos humanos, almacenes, finanzas, mercadotecnia, etc.

9. 7
DISCUSIÓN
Los sistemas ERP remontan su origen en la necesidad del gobierno de Estados Unidos,
durante la Segunda Guerra Mundial, de controlar la logística y organización de las
diferentes tropas que se encontraban en el campo de batalla. Se utilizaban a través de las
enormes computadoras inventadas a principios de los años cuarenta. Este tipo de soluciones
tecnológicas, se denominaban sistemas para la Planeación de Requerimiento de Materiales
(Material Requirements Planning Systems o MRP Systems).
Los ERP son sistemas de información que emplean tecnologías de información (TI),
asociada con ingeniería de procesos de negocio para el rediseño e integración de los
procesos empresariales, para soportar las operaciones en el marco de la estrategia de
empresas. Además, un sistema ERP típico lleva asociadas un conjunto de ventajas:
extensiones verticales para diversos sectores económicos, arquitectura técnica sólida,
formación, documentación, soporte durante la implantación, herramientas de diseño de
procesos, entre otros.
Si consideramos al sistema ERP como un sistema de clase mundial que involucra las
mejores prácticas con estándares de excelencia, y que la organización que adopte esta
filosofía, podrá como resultado obtener una reducción significativa de costos, un aumento
de la productividad, planificar y realizar la automatización de sus procesos, así como la
integración completa del negocio e incorporar las mejores prácticas mundiales de la
industria. Así, estos beneficios serán considerados vitales para la organización.
El costo de una implementación de un ERP, depende del tamaño de la empresa y de los
requerimientos de la misma. Algunos costos de la implementación de un sistema de
información nuevo que se adapte más a los requerimientos de la compañía, pueden ser:
capacitación a empleados, compra de licencias, consultorías, implementación con un grupo
de especialistas y otros costos que no son fácilmente cuantificables, que están sujetos a la
adaptación al cambio en la mentalidad del personal.

10. 8
Una de las principales causas por la cual muchas empresas no han optado todavía por
este tipo de tecnologías es por la coyuntura que se plantea a llevar a cabo estos sistemas,
teniendo en cuenta los gastos que conlleva en términos de dinero, esfuerzo y tiempo. Para
no poner en riesgo una gran inversión como ésta, es importante un cambio de mentalidad en
la empresa. Todos hemos escuchado, directa o indirectamente, algo sobre situaciones
conflictivas durante la implantación de soluciones ERP. Existen experiencias, locales e
internacionales, que han ocasionado grandes pérdidas a las empresas; otras que han
burocratizado los procesos, de tal manera, que por ejemplo, han triplicado los tiempos de
ejecución en la emisión de una orden de compra; y por supuesto, también se sabe de
proyectos mal liderados, que han cuadruplicado el original en esfuerzos, presupuestos y
tiempos.
La elección de un sistema ERP debe hacerse luego de un análisis exhaustivo y
detallado de la situación actual de la empresa, la cual deberá estar alineada a la estrategia de
la organización, revisando la disponibilidad de recursos con experiencia, así como aspectos
vinculados con liderazgo y conocimiento de la organización, madurez y credibilidad en los
procesos existentes y el grado de confiabilidad de los datos.
Por todo esto el análisis del ROI es importante pues trata de cuantificar la cantidad de
dinero que puede obtenerse por el ajuste de un nuevo proceso. Incluso se puede utilizar para
determinar cuánto dinero se pierde por “someterse” al nuevo proceso consecuencia de la
implantación del nuevo software. Este se hace necesario, pues su valor puede ser
sorprendentemente grande, insignificante o negativo, y en consecuencia ayuda a orientar
cual es la mejor solución software en la que invertir.

11. 9
CONCLUSIONES
 Los sistemas ERP integran los procesos relevantes de una empresa. Las
transacciones quedan registradas desde su captura en una sola base de datos, en la
cual se puede consultar en línea la información relevante. El sistema consta de
varias aplicaciones cuya integración soporta la administración de la cadena de
suministro y las operaciones día con día.
 Es importante que las empresas identifiquen cuáles son sus necesidades, para así
saber qué sistema implementar; así se evitará elegir un sistema muy sofisticado para
una pequeña empresa, lo que provocará que no se recupere la inversión; o bien
elegir un sistema muy simple para sus necesidades, lo que implicará rediseñar en un
futuro, para lo que se requiere una nueva inversión.
 La implementación de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja ya que
implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya
que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable
de desarrollo, además de inversión de tiempo.
 En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo
que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de
parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es
importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor
importante para el buen funcionamiento del sistema.
 El análisis del ROI es necesario, pues su valor puede ser sorprendentemente grande,
insignificante o negativo, y en consecuencia ayuda a orientar cual es la mejor
solución software en la que invertir.

12. 10
BIBLIOGRAFÍA
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EMPRESA DE TRANSPORTE TERRESTRE DE MERCANCÍA [Documento en
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