Este documento presenta información sobre técnicas para el diseño de sistemas, incluyendo la definición de problemas, la toma de decisiones, los componentes del proceso de resolución de problemas, los tipos de problemas, las cuatro dimensiones para la resolución de problemas, el modelado de sistemas y los tipos de jerarquía de modelos. También cubre modelos organizacionales, la documentación de sistemas y su importancia.

1. Diseño de Sistemas
Cristián Marchessi Durán
mezcal7@gmail.com

2. Unidad II
Técnicas para el diseño de sistemas

3. ¿Qué es un problema?
• Un problema es una condición que
tiene el potencial de causar un daño o
producir beneficios excepcionales
• La resolución de problemas es el acto
de responder a problemas de tal
forma que suprima los efectos
dañinos o capitalicen las
oportunidades para obtener un
beneficio
• La importancia de la resolución de
problemas no se basa en el tiempo
invertido sino en sus consecuencias

4. La toma de decisiones y la
resolución de problemas
• Una decisión es la selección de una
estrategia o acción
• La toma de decisiones es el acto de
seleccionar la estrategia o acción
que el directivo cree le ofrecerá la
mejor solución al problema

5. Componentes del proceso de
resolución de problemas
Elementos del sistema conceptual
Estándares
Información
Problema
Solución
Soluciones
alternativas
Restricciones
Resolvedor
de
problemas
(directivo)
Estado
Deseado
Estado
Actual

6. Problemas versus síntomas
Los síntomas son condiciones
producidas por el problema
– muchas veces el directivo visualiza
los síntomas más que los problemas
Los síntomas aparecen después de la
realimentación
Los síntomas son como la parte visible
de un iceberg
– el directivo tiene que ir más allá
para localizar la causa del problema

7. Problemas versus síntomas
• El problema es la causa para
obtener bajos beneficios
• Un problema se puede visualizar
como la causa de una perturbación, o
la causa de una oportunidad

8. Tipos de problemas
• Un problema estructurado consiste de elementos
y relaciones entre elementos que son entendidos
del todo por el resolvedor de problemas
– cuando esto sucede el posible expresar el
problema por medio de un modelo
matemático
• Un problema no estructurado consiste de
elementos y relaciones entre elementos que no
son entendidos del todo por el resolvedor de
problemas
– la cuantificación de este tipo de problemas
es difícil, sino imposible

9. Tipos de problemas
• En la realidad existen pocos problemas
completamente estructurados o completamente
no estructurados en una organización
– los problemas más comunes son los llamados
semiestructurados
• Un problema semiestructurado es aquel que
contiene algunos elementos o relaciones entre
ellos que son entendidos del todo por el
resolvedor de problemas

10. Tipos de problemas

11. Las cuatro dimensiones para la
resolución de problemas
Personas
• Con una visión clara y precisa de la problemática o con disposición
de obtener esta visión
Producto
• Consiste en estimar la dimensión del problema. Se basa en la
técnica “divide y vencerás”
Proceso
• Evitar repetición del trabajo
• Controlar la calidad de la solución
• Gestionar riesgos Poner atención a los recursos
• Planificar la solución
• Enfatizar a quién o a qué va dirigida la solución
Tecnología o
herramientas
• Es necesario hacer un buen uso ellas y tener las apropiadas para
la resolución del problema

12. Modelado de sistemas
• Al enfrentarnos a un problema específico lo
debemos ver como un caso traído al campo de
una teoría general, pero algunos aspectos
como la definición del problema, toma de
decisiones, cuantificación, evaluación,
optimización, suboptimización, jerarquía,
control y planeación son funciones comunes
en cualquier diseño de sistemas.

13. Modelado de sistemas
• El modelado de los sistemas específicos,
apoya la toma de decisiones y por ende a las
otras funciones mencionadas. En la TGS
siempre ha existido la preocupación por
orientar y moldear unos parámetros que sean
flexibles, generales y adecuados, que integren
la especificidad de los conocimientos del área
propia de los expertos, con los pasos
frecuentes que se enmarcan para el diseño de
sistemas en general.

14. Modelado de sistemas
• Algunos autores como Van Gigch identifican
un procedimiento general para obtener un
modelo que se ajuste a una solución
particular dentro del ciclo de diseño de
sistemas.

15. Modelado de sistemas
1
Efectuar una clara
definición de
variables.
2
Establecer la
relación entre
variables y cómo
se afectan entre sí
3
Crear una relación
funcional entre
variables
4
Generar una
hipótesis de la
relación funcional.

16. Modelado de sistemas
5
La hipótesis se debe
validar con datos
empíricos.
6
Efectuar un estudio de
los datos
7
Estudiar los datos de
salida para estructurar
un modelo de
representación del
fenómeno.
8
Usar el modelo para
evaluar nuevas
alternativas y
soluciones

17. Modelado de sistemas
Para sistemas de información, basados en
computador, se han aplicado y desarrollado otras
técnicas derivadas de esta.
Cuando en la vida real nos enfrentamos al diseño
de un sistema por lo general se debe considerar
gran cantidad de variables para la solución de
problemas complejos. No siempre se podrá
encontrar la solución óptima ideal, pero si podemos
tener algunas facilidades que surgen al modelar un
sistema haciendo que actúe como prototipo.

18. Tipos de jerarquía de modelos,
según Van Gigch
De intercambio… Para comparar y evaluar
sustituciones.
De objetivo único y objetivo múltiple… Para
clasificar alternativas simples o complejas.
De optimización … Se estudian las alternativas
totales para lograr óptimos locales.
De juicio o evaluación … Se integran información
e indicaciones.

19. Modelos de uso general
Tipos de jerarquía de modelos,
según Van Gigch
De investigación o epistemológicos… Para
validaciones de la verdad en un método de
razonamiento.
De diagnóstico… Para procedimiento de
investigación sistemática para funcionamiento
defectuoso del sistema.

20. Modelos organizacionales
Hay hasta siete modelos diferentes utilizados.
Modelo sistémicos
Conciben el
funcionamiento de una
organización como un
sistema, y utilizan para
su elaboración los
procesos de
interrelación entre las
diversas partes dentro
de la organización.

21. Modelos organizacionales
Modelos estructurales
Burocráticos No
Burocráticos
Burocrático de
Weber
Burocrático de
Dirección
Científica

22. Modelos organizacionales
Modelos de objetivos
Las organizaciones
existen para obtener
resultados
Desarrolla un
procedimiento
racional para
lograrlos
La evaluación de
toda organización se
efectúa en función
de este logro

23. Modelos organizacionales
Modelos tecnológicos
Modelo que concibe la organización como
un sistema socio técnico, eso es, un
sistema de producción que requiere una
organización tecnológica de equipos y
procesos y una organización de trabajo .

24. Modelos organizacionales
Modelos de toma de decisiones
Que se concentran en los procesos de poder,
centralización, comunicación…determinadas por
la forma y el proceso de toma de decisiones.

25. Modelos organizacionales
Modelos de toma de decisiones

26. Modelos organizacionales
Modelos de relaciones humanas
Que destacan las características psicológicas y
personales de los individuos para explicar el
fenómeno organizacional.

27. Modelos organizacionales
Modelos políticos
Así denominados, no porque se desenvuelven
en torno a problemas de ámbito político, sino
porque su interés fundamental gira en torno a
las luchas por el poder y la gestión del mismo.

28. Documentación de Sistemas
La Documentación de Sistema consiste en un conjunto de información
relacionada a un sistema determinado que explica las características técnicas,
la funcionabilidad del sistema, la parte lógica, los diagramas de flujos, los
programas, la naturaleza, capacidades del sistema y cómo usarlo, en otras
palabras.
La Documentación de Sistemas es el conjunto de información que nos dice:
¿Qué hacen los sistemas?
¿Cómo lo hacen ? y
¿Para quién lo hacen?

29. En la mayoría de los sistemas, la documentación siempre
es expresada en un carácter técnico por excelencia,
indicando algoritmos de cómo realizar alguna acción,
registrar transacciones, imprimir reportes; dependiendo
de la naturaleza del sistema o su función.

30. Documentación de Sistemas
Es necesario indicar que muchas veces no se le
da el protagonismo que se merece, puesto que
en la mayoría de los casos esta documentación
es muy escasa o nula, debido a la construcción
y modificación de los sistemas de forma
acelerada, consecuencias de la dinámica
empresarial.

31. Características de los
Sistemas de
Documentación
 Deben ser aprobados, firmados y fechados por las personas apropiadas y
autorizadas, ningún documento puede ser cambiado sin autorización.
 El contenido de los mismos no puede ser ambiguo, el título, tipo y
propósito deben estar establecidos claramente.
 Deben ser legibles.
 Sencillez, definir las especificaciones de todos los materiales, procesos
tecnológicos, control y de las actividades relacionadas con la investigación.
 Seguridad, evitar errores.
 Eficiencia y efectividad, asegurar que todo el personal relacionado con la
investigación sepa qué hacer y cuándo hacerlo.
 Los documentos deben estar donde se les necesita, usarse por quien los
requiere sin modificaciones no autorizadas, y ser llenados veraz y
oportunamente.

32. Tipos de Documentación
La documentación puede ser Manual y Automática.
Documentación Manual: este tipo de documentación se efectúa
manualmente. Puede documentarse en papel o en algún medio
magnético como CD. Se puede contar con el apoyo de software
para su confección, como un procesador de texto, planilla
electrónica y programas graficadores.

33. Documentación Manual
Ventajas
 Refleja historia.
 Muestra la evolución de la documentación en el tiempo.
 Más explicativa.
 Se adecúa a la cultura de la organización.
 No consume capacidad de procesamiento.
Desventajas
 Consume mucho esfuerzo en construirla.
 Documentación incompleta.
 Poca disposición para entregar información.
 Más lenta y sin actualizar.
 Errores de escritura

34. Documentación Automática: en este tipo de documentación,
existen software que documentan. Pero estos software no están
disponibles para todas las plataformas, por lo que hay que
revisar bien el ambiente en que se trabaja para ver si existe
algúno compatible. Este tipo de documentación es muy útil
para:
 Definir el plazo y costo de trabajos de mantención de
software. Su utilización requiere de que el software a analizar
haya sido desarrollado en base a alguna norma y que esta
norma haya sido respetada.
 Apoyar labores de auditoría y control.
Documentación
Automática

35. Ventajas
 Es inmediata y está siempre actualizada.
 Justo a lo requerido.
 No se encuentra sujeta a la disposición del personal.
Desventajas
 Consume recursos de Hardware.
 No siempre disponible, pues no hay disponibilidad para todas las
plataformas.
 No es explicativa
Documentación
Automática

36. Funciones de la documentación
La documentación, como concepto generalizado, representa el
conjunto de documentos recogidos para fines determinados.
 La selección: de documentos a partir de conocimientos lo
más completo posible de cuanto existe, se está haciendo o
va a producirse. Recoge, principalmente, documentos de
tipo visual, auditivo o audiovisual.
 La identificación: de los documentos consiste en la
aplicación de reglas de escritura y presentación gráficas,
simples, normalizadas y unívocas con el fin de asegurar una
mejor comunicación.
 El análisis documental: es un conjunto de operaciones
realizadas para representar el contenido de un documento
de forma distinta al original, con el fin de facilitar la
consulta o la búsqueda en una etapa posterior.

37. El almacenamiento: es la acumulación de
documentos originales o reproducidos,
introducidos en la memoria documental de modo
que permitan las operaciones de recuperación y
búsqueda fundamentales para localización del
contenido informativo.
La difusión: de los documentos o de la
información recogida, tratada y analizada. Tiene
en cuenta el ejercicio de las técnicas de comu-
nicación entre personas presentes o ausentes en
tiempo y espacio.
Funciones de la documentación

38. Importancia de la Documentación de
Sistemas
La documentación de un sistema es esencial para proporcionar
entendimiento de quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir
auditorías del mismo, para enseñar a los usuarios como interactuar
con él y a los operadores y administradores como hacerlo funcionar.
La documentación tiene una gran importancia dentro de una empresa,
ya que esta ayuda a eliminar la posible dependencia que se pueda
formar entre el proyecto realizado, y el ejecutor de éste. Para que toda
aplicación tecnológica y todo servicio informático quede
adecuadamente documentado, es necesario exigirle a quien lo diseñe
y/o desarrolle (puede ser personal interno o un proveedor) que
entregue dicha documentación obtenida a través del desarrollo del
proyecto, de manera que otras personas relacionadas o autorizadas
por la empresa accedan a los conocimientos necesarios para corregir
errores, hacer ajustes, etc.

39. La oposición que entregan los
técnicos a la realización del proceso
de documentación, se basa
principalmente en los costos en que
se incurre para su construcción y en
el mayor plazo de entrega. Pero
estas justificaciones no son posibles
de sustentar en la realidad, ya que
el mayor costo en que se incurre
para documentar se recupera con
creces en el futuro, especialmente
cuando se ve enfrentado a un error
del sistema o tener que efectuarle
mantenimientos correctivos por mal
uso.
Importancia de la Documentación de
Sistemas

40. Estándares Básicos de Documentación
Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea
manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir
los siguientes requisitos básicos:
 Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con
secciones claramente indicadas, estructuradas en carpetas
e incluir un índice.
 Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la
escritura manuscrita deberá ser legible.
 Se incluirá una leyenda o explicación de los términos
utilizados.
 La documentación siempre se conserva actualizada.
 La documentación deberá ser completa.

41. Normalización
Es una actividad mediante la cual se aplican criterios
preestablecidos a la realización de una actividad, aún
cuando las normas de documentación varían de una
instalación a otra, es esencial que dentro de
una organización, se utilice un solo método.
El uso de procedimientos y documentación
estandarizada proporciona la base de
una comunicación clara y
rápida, adiestramiento menos costoso del personal de
sistemas, reducción de costos de almacenamiento

42. Para evitar confusiones en las revisiones de la documen
tación, se desarrollan diferentes tipos de documentos
dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema
para facilitar el mantenimiento del mismo. La
documentación de un sistema debe ser marcada
adecuadamente, bien organizada actualizada y
completa; todos los términos utilizados deben
explicarse. La documentación se hará disponible a todos
los usuarios de acuerdo a sus necesidades. de referencia.
Normalización

43. El estilo de redacción de los
manuales de documentación debe
ser:Concreto.
Utilizar párrafos cortos.
Utilizar títulos y subtítulos.
Utilizar formas activas en lugar de pasivas.
No emplear frases largas que presenten hechos
distintos.
Preciso, definiendo los términos utilizados (añadir
un glosario).
No hacer referencia a una información solamente con
el número.

44. Diagnóstico Organizacional
Se puede definir al diagnóstico como un proceso
analítico que permite conocer la situación real
de la organización en un momento dado para
descubrir problemas y áreas de oportunidad,
con el fin de corregir los primeros y aprovechar
las segundas.

45. Técnicas de Diagnóstico
Organizacional
Entrevista. Esta técnica se complementa con el
cuestionario y permite recoger información que
puede ser investigada hasta en sus mínimos
detalles en una conversación personal con los
miembros de una organización.

46. Técnicas de Diagnóstico
Organizacional
Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad
de información de mayor cantidad de gente y de
una manera más rápida y más económica que
otros métodos; y facilita el análisis estadístico.

47. Técnicas de Diagnóstico
Organizacional
• Análisis de transmisión de mensajes. Consiste en
un cuestionario especializado que descubre el
proceso de difusión de un mensaje en la
organización, desde su punto de origen hasta que
logra alcanzar a los diferentes miembros de la
misma. Este método revela el tiempo que toma la
difusión de un mensaje, su proceso comunicativo,
quienes bloquean la comunicación, las redes de
comunicación informal y la manera como se
procesa la información.

48. Técnicas de Diagnóstico
Organizacional
• El análisis de experiencias críticas de
comunicación. Sirve para conocer las
experiencias positivas y negativas que existen
dentro de la organización y la efectividad o
inefectividad de las mismas.

49. Técnicas de Diagnóstico
Organizacional
• Análisis de redes de comunicación. Analiza la
estructura de comunicación de una organización
y su efectividad. Se evalúa quien se comunica con
quién, que grupos existen en la organización, qué
miembros actúan como puente entre los grupos,
los bloqueos que sufre la información, el
contenido de la comunicación y la cantidad de
información difundida.

50. Técnicas de Diagnóstico
Organizacional
La entrevista grupal. Esta técnica selecciona un
cierto número de miembros representativos de
la organización para ser entrevistados como
grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos
críticos de la comunicación organizacional.

51. Es la acción o influencia interpersonal de la
administración para lograr que sus subordinados
obtengan los objetivos encomendados, mediante la
toma de decisiones, la motivación, la comunicación
y coordinación de esfuerzo.
Funciones de la Dirección: Implica conducir, guiar y
supervisar los esfuerzos de los subordinados para
ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo
social.
La Dirección

52. Técnicas de escucha
Empatía: - Sintonizar con el otro
Tratar de vivir lo que dice el otro
Participar de sus experiencias.
Comprensión: - Entender a quien habla
Expresarlo externamente con gestos.
Tolerancia.
Reglas: - Dominar los sentimientos.
Centrarse en el que habla.
Indicar de alguna forma que se está escuchando.
No tener miedo al silencio.
Atender y responder a los sentimientos del que habla.
Técnicas de Dirección

53. Técnicas provocativas
Pausa silenciosa de cinco segundos.
Preguntas: - Comenzar el coloquio.
Mantener la atención de un grupo.
Obligar a los participantes a reflexionar.
Volver a centrar un tema.
Estimular y guiar al grupo de una forma metódica.
Técnicas de Dirección