Procedimiento para acc c y p

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
CODIGO: GCM00 V: 00.05.11 Página 1 de 12

INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL SAN JUAN BOSCO

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

GCMP00

Elaboración del
procedimiento para Comité de P. Jorge Iván
0 Ciro Martínez
acciones correctivas Calidad Pérez
y preventivas
REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Aprobado:____________________

TABLA DE CONTENIDO


Pág.

1. OBJETIVO…………………………………………………………………………………... 4

2. ALCANCE…..……………………………………………………………………………….. 4

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA……….……………………………………………... 7

4. DEFINICIONES…………………………………………………………………………….. 4

4.1 ASISTENCIA SALESIANA………………………………………………………… 4

4.2 VIVENCIA LITURGICA…………………………………………………………….. 4

4.3 PALABRA AL OIDO………………………………………………………………… 4

4.4 NO CONFORMIDAD………………………………………………………………. 4

4.5 NO CONFORMIDAD POTENCIAL………………………………………………. 4

4.6 FALLA INTERNA…………………………………………………………………… 5

4.7 TRATAMIENTO DE UNA NO CONFORMIDAD……………………………….. 5

4.8 ACCIÓN CORRECTIVA…………………………………………………………… 5

4.9 ACCIÓN PREVENTIVA……………………………………………………………. 5

4.10 CONCESIÓN……………………………………………………………………….. 5

4.11 EQUIPO DE MEJORA……………………………………………………………. 5

4.12 MEJORA CONTINUA……………………………………………………………… 5

4.13 PROYECTO………………………………………………………………………… 5

4.14 SGC…………………………………………………………………………………. 6

5. PROCEDIMIENTO………………………………………………………………………… 6

5.1 UNA ACCION CORRECTIVA SE PUEDE GENERAR POR………………… 6

5.2 UNA ACCIÓN PREVENTIVA DE PUEDE GENERAR POR………………… 6

5.3 INICIO DE UNA ACCIÓN CORRECTIVA……………………………………… 6

6 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD…………………………………………………… 6


6.1 COORDINADOR DE CALIDAD…………………………………………………… 6

6.2 RESPONSABILIDAD GENERAL………………………………………………….. 6

7. ANEXOS……………………………………………………………………………………… 7


1. OBJETIVO

Establecer un método unificado de trabajo para identificar, controlar, analizar y eliminar las causas
de no conformidades reales o potenciales del sistema de Gestión de Calidad, definir acciones que
permitan mitigar cualquier impacto causado y emprender las acciones correctivas y preventivas
para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia.

2. ALCANCE

Esta norma aplica a todos los procesos del SGC del Institución Educativa San Juan Bosco que
requieran una acción correctiva o preventiva.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC-ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
NTC-ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
Procedimiento para auditorías internas de calidad.
Procedimiento para el control del producto y/o servicio no conforme

4. DEFINICIONES

A continuación se incluyen algunas definiciones y abreviaturas comúnmente utilizadas por el
colegio y que son importantes para la interpretación de este documento. Los demás términos
utilizados en este procedimiento, deben entenderse conforme lo establece la NTC-ISO 9000:2000.

4.1 ASISTENCIA SALESIANA

Presencia educadora, bondadosa y dinámica del maestro que conquista el corazón, la confianza y
la voluntad del joven para ponerlo en la imposibilidad de pecar. Esta consiste en: presencia física,
fuerza moral con capacidad de animar, estimular y suscitar; es preventiva y protege de
experiencias negativas. Desarrolla las potencialidades de los jóvenes. Es relación personal, es
comunicación espontánea, es acompañamiento, es ayuda en el ejercicio de la libertad y es
presencia animadora de las actividades juveniles

4.2 VIVENCIA LITÚRGICA

Ambiente de oración que marca profundamente sus experiencias religiosas como expresión
vivencial de su fe.

4.3 PALABRA AL OIDO

Dialogo personal e individual. Educación personalizada.

4.4 NO CONFORMIDAD

No cumplimiento de un requisito especificado, detectado durante la revisión o verificación de los
procesos o de sus servicios; dicho requisito puede ser de los alumnos o padres de familia, de la
norma NTC ISO 9001/2008, de carácter legal o establecido por el colegio.


4.5 NO CONFORMIDAD POTENCIAL

Probable incumplimiento de un requisito, detectado durante las actividades de planificación o re
planificación de los procesos, al presentarse cambios, o mediante el análisis de los datos arrojados
por los procesos, en cuanto a tendencias y comportamientos; también puede surgir una no
conformidad potencial, de la comparación de un proceso con experiencias de procesos similares.
La no conformidad potencial es un riesgo para el cumplimiento de los requisitos planificados

4.6 FALLA INTERNA

Incumplimiento de un requisito especificado detectado durante la ejecución, la revisión o
verificación de los procesos, Estas fallas se detectan entre la interacción de los procesos a nivel
interno del SGC

4.7 TRATAMIENTO DE UNA NO CONFORMIDAD (CORRECCIÓN)

Acción emprendida respecto a una actividad, un producto o un servicio no conforme, con el
propósito de resolver la no conformidad en forma inmediata y puntual; también recibe el nombre
de corrección o de correctivo.

4.8 ACCION CORRECTIVA

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
indeseable. En una acción correctiva, el problema existe pero la solución se implanta para que
dicho problema no vuelva a presentarse. Implica investigación de las causas.

4.9 ACCION PREVENTIVA

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable. En una acción preventiva el problema no se ha presentado aún;
precisamente la acción preventiva permite que el problema no se presente.

4.10 CONCESIÓN

Autorización escrita para usar o liberar un producto que no cumple con los requisitos
especificados. La concesión puede autorizarla el cliente o las personas responsables dentro de la
gestión.

4.11 EQUIPO DE MEJORA

Grupo de personas relacionadas con una situación específica y que cuentan con experiencia y
habilidades para solucionar o evitar un problema, o bien para aplicar mejora.

4.12 MEJORA CONTINUA

Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.
El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la mejora.
Es un proceso continuo a través del uso de los hallazgos de auditoría, las conclusiones de las


auditorias, el análisis de datos, la revisión por la rectoría u otros medios y generalmente conduce a
la acción correctiva y preventiva.

4.13 PROYECTO

Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de
inicio y término, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos,
incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

4.14 SGC

Sistema de Gestión de la Calidad.

5. PROCEDIMIENTO

Identificada una oportunidad de mejoramiento se notifica al dueño del proceso o al coordinador de
calidad y se procede a tomar una acción correctiva y/o preventiva. Se diligencia el formato
“acciones correctivas y/o preventivas”.

La persona que identifica el no cumplimiento de un requisito, ya sea a nivel interno o externo
tramita el formato de acciones correctivas y/o preventivas colocando el tipo de acción, el origen la
descripción de la no conformidad real o potencial, coloca el nombre y la firma de quien reporta y se
le envía a calidad. El coordinador de calidad informa al responsable del proceso la no conformidad
y nombra un equipo de trabajo para que analicen las causas, con la técnica de los 5 por qué y
definan un objetivo de mejora propuesto, cuantificado y con límite de tiempo. El equipo de trabajo
define las acciones a seguir con los responsables involucrados en la acción dando una fecha de
compromiso para la ejecución de dichas acciones.

El coordinador de calidad es el que hace seguimiento a las acciones planteadas por el equipo de
trabajo.

5.1 UNA ACCIÓN CORRECTIVA SE PUEDE GENERAR POR:

• No conformidad en los servicios o bienes que suministra un proceso
• Quejas, reclamos o insatisfacción de los estudiantes o padres de familia, detectadas en
encuestas o quejas y reclamos.
• Resultados de auditorias de calidad tanto internas como externas.
• Incumplimiento de objetivos.
• Incumplimiento de indicadores de los procesos.
• Evaluación de clima laboral etc…

5.2 UNA ACCIÓN PREVENTIVA SE PUEDE GENERAR POR:

• Resultados de la planificación de la calidad.
• Análisis e identificación de riesgos.


• Revisión de las necesidades y expectativas de los alumnos, padres de familia o del
personal del Colegio.
• Autoevaluación.
• Análisis de tendencias de servicios y de procesos.

5.3 INICIO DE UNA ACCIÓN CORRECTIVA

Se deben considerar los siguientes criterios para determinar si se inicia o no una acción
correctiva, luego de presentada una no conformidad, o una acción preventiva luego de
detectada una posible no conformidad:

• El efecto sobre el incumplimiento de los requisitos de los alumnos o padres de familia.
• El efecto sobre el cumplimiento de los objetivos de calidad o de los procesos..
• La frecuencia con que se presentan las no conformidades (repetitibilidad).
• El efecto sobre la eficacia de los procesos
• Resultados de auditorias

La aplicación de estos criterios para cada situación en particular es responsabilidad del dueño de
cada proceso.

Una vez decidida la toma de una acción correctiva o de una acción preventiva, se debe aplicar
siempre este procedimiento.

6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

6.1 COORDINADOR DE CALIDAD

El Coordinador de Calidad es responsable por el seguimiento del proceso global de toma de
acciones correctivas y preventivas, no eximiendo de esta responsabilidad a los involucrados en la
solución de las no conformidades presentadas y de la toma de acciones.

6.2 RESPONSABILIDAD GENERAL

El dueño de cada proceso es responsable por investigar las causas que generaron una no
conformidad y proponer las acciones para su solución e implementarlas.

7. ANEXOS

ANEXO Acciones preventivas y correctivas


ANEXO 1
FLUJOGRAMA PARA LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

La acción puede estar relacionada
con el estudiante o padre de
familia, el servicio educativo,
resultados de auditorias, un
proceso o el SGC.
La necesidad se detecta si la
Quien haya respuesta al tratamiento de un
detectado la no servicio no conforme amerita una
conformidad. acción correctiva o preventiva, o se
puede generar directamente sin
haber gestionado el formato de
servicio no conforme, como en el
caso de auditorias. La AC se
genera de acuerdo a los criterios
definidos: repetibilidad, NC que
afecta la imágen del colegio,
incumplimiento legal, auditorias.
Si se requiere conformar un grupo
de trabajo, buscar información
pertinente para delimitar y
Responsable de
cuantificar el problema real o
proceso y/o
potencial.
grupo
Diligenciamiento del formato de
acciones correctivas y preventivas
con los participantes GCRC022
Se identifican las causas que
pueden estar ocasionando la no
conformidad. Se utiliza la técnica
Responsable del
de 5 por qué o técnicas tales como
proceso y/o
tormenta de ideas, diagrama de
grupo
causa-efecto, etc.

1


1

Identificadas las causas
fundamentales se proponen las
acciones correctivas o preventivas
Responsable del
para eliminar la recurrencia de la
proceso y/o
no conformidad. Se recurre
grupo
nuevamente a la tormenta de
ideas. Se define el objetivo de
mejoramiento
Se implementan o ejecutan las
acciones correctivas o preventivas
De acuerdo al
propuestas.
plan de mejora
propuesto

Realizar seguimiento con el fin de
verificar que la AC/AP propuesta
Responsable del haya sido implementada, en caso
proceso. negativo se implementa.
Coordinador de
Calidad o auditor
interno

Se avalúa si las acciones tomadas
Responsable de fueron eficaces (lograr el resultado
NO la generación de deseado). Es decir disminuyó el
la no riesgo o la probabilidad de que se
conformidad, presente la no conformidad, o si
SI Coordinador de por el contrario no lo fue, caso en el
calidad o Auditor cual se identifica otra posible
acción correctiva o preventiva.
Responsable de Verificar los resultados.
la generación de
NO la no
conformidad,
SI Coordinador de
calidad o Auditor

CERRAR AC / AP
2


2

Dueño del Una vez normalizada la solución se
proceso debe asegurar su entendimiento o
entrenamiento si es requerido.

Es el responsable de realizar el
ASEGURAR EL seguimiento global del proceso de
APRENDIZAJE Coordinador de AC/AP. Debe presentar al comité
Calidad de calidad un informe mensual
sobre las acciones correctivas y
preventivas.

ARCHIVO


ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Consecutivo N°: FECHA (Año-Mes-Día):
1. TIPO DE ACCIÓN 2. ORIGEN

No conformidad de Auditoría Queja y/o Reclamo: Revisión Gerencial:
Falla interna:
Acción Correctiva: Externa:
(No conformidad real)

Otro:
No conformidad de Auditoría Incumplimiento indicador: Cuál?___________
Oportunidad de mejora:
Interna:
Acción Preventiva:
(No conformidad potencial)
3. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL

Nombre y firma del solicitante Nombre y cargo del responsable del proceso
4. EQUIPO DE TRABAJO
NOMBRE CARGO PROCESO

5. ANÀLISIS DE CAUSAS 5 POR QUÉS (El ultimo por qué es la causa raiz)

1. Por qué sucede la no conformidad?

2. Por qué?

3. Por qué?

4. Por qué?

5. Por qué?


6. OBJETIVO DE MEJORA PROPUESTO CUANTIFICADO Y CON LIMITE DE TIEMPO:

7. PLAN DE MEJORAMIENTO
ACCIONES RESPONSABLE FECHA

9. SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES
ESTADO DE LAS ACCIONES

FECHA HALLAZGOS EN EL SEGUIMIENTO S.I E.I I
Sin En Implementa
implementar implementación da

SI NO

10- SE LOGRÓ EL OBJETIVO DE MEJORA PROPUESTO: Comentarios:

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