Ponencia del V Congreso Universitario de Comunicación y Eventos. Día 1, 2 de junio de 2017 Herramientas de gestión y sistemas de acreditación para eventos

1. Fotografía: @congresoeventos

3. Raúl del Moral – La gestión del evento y la tecnología
● Proceso: primero, establecer los objetivos; segundo, decidir el formato;
tercero, elegir la tecnología que vas a necesitar.
● En el preevento:
– Promoción
● Website, RRSS, email marketing
● Registro: inscripción
● Confirmaciones
● Pago del evento
● Respuestas automáticas
● Gestión de bases de datos
– Gestión del contenido
– Creación de la app del evento: nativa o web (mejor esta última)
– Producción del evento (Diagrama de Gantt)

4. Raúl del Moral – La gestión del evento y la tecnología
● En el evento (vivencias):
– Generación de imagen en el asistente
– Acreditación de participación
● Fórmula para calcular el número de personal necesario:
– [(total personas) x (tiempo de acreditación en segundos) / 60
segundos / tiempo de espera en minutos)] = número de
personas / puestos de acreditación
– Control de entrada de actividades
● RFID arcos o alfombras: estas son más eficaces y mejor si son dos
● Código QR: lector láser o móviles (mejor este)
● Beicons / NFC: problemas por móviles que no disponen de ello
– Dinamización del evento (posiciones activas o pasivas)
– Comunicación con los asistentes en tiempo real

5. Raúl del Moral – La gestión del evento y la tecnología
● En el postevento:
– Agradecimientos, encuestas, comunicaciones con los asistentes
– Informes de resultados: organizativos, de contenido y económicos
– Difusión de resultados, fotos, vídeos, etc
– Web, email y redes sociales