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CEPAL - SERIE Manuales                              N° 7




                         CAPÍTULO I
                         INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE
                         PROYECTOS




                                                        9
Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES


                                                                                             Ilustración 1




                                   SE NECESITA UN GERENTE DE PROYECTO

                 Ejercicio:
                      A usted se le ha encargado la selección del Gerente de la
                      Unidad responsable por la ejecución de un Proyecto

                         Usted debe elaborar un Menú de Habilidades que servirá
                         de base para la selección. Liste las 10 principales
                         habilidades que a su juicio debe poseer un buen Gerente
                         de Proyecto. Asígneles valor de importancia, así: Valor 10
                         a la más importante, 9 a la segunda... y así
                         sucesivamente, hasta valor 1 a la menos importante.




                                                                                             Ilustración 2




                                  AUTO-REFLEXIÓN SOBRE MIS HABILIDADES


                 DE LAS 10 HABILIDADES DEL LISTADO:

                         • Colocar una F al frente de las 3 en las que me
                           considero más fuerte.

                         • Colocar una D al frente de las 3 en las que me
                           considero más débil.




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                                                                                                  Ilustración 3



                         EL CICLO DEL PROYECTO (BID)



                                           Identificación de
                                          ideas de proyecto


                                                  1

                         Evaluación                                      Definición
                           ex-post    6                        2        de objetivos




                          Ejecución                                        Diseño
                                      5                        3

                                                  4

                                              Análisis y
                                             aprobación




                                                                                                  Ilustración 4




                               LA GESTIÓN DEL PROYECTO


                                                                Identificación de
                                                               ideas de proyecto

                                                                       1
                                           Evaluación                                   Definición
                                             ex-post           6                 2     de objetivos




                                           Ejecución                                     Diseño
                                                               5                 3

                                                                       4
                                                                    Análisis y
               GESTION                                             aprobación

                 DEL
              PROYECTO




                                                                                                           11
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Lectura del curso central
     Las etapas o fases del ciclo de los proyectos representadas en el gráfico son las siguientes:

   Identificación de ideas de proyecto: en esta fase se identifican ideas de proyectos
que parecen de alto interés por los problemas que podrán resolver y las ventajas o beneficios que
potencialmente pueden generar a la sociedad a costos razonables. En vista de que normalmente hay
m ucha sideas de proyecto, suele exisitir algún mecanismo de jerarquización que selecciona cuales
ideas se continúan considerando, lo que supone ciertos criterios de prioridad con los cuales se lleva
a cabo la selección.

     Definición de objetivos: el propósito es el motor de un proyecto, su razón de ser y lo
que le da dirección a todas su acciones. Por ello, es particularmente importante definir bien los
objetivos que se buscan. Est incluye, sobre todo, la formulación precisa del resultado o situación
que se quiere lograr al concluir el proyecto y el mayor consenso posible de los interesados en que
ese es el resultado que buscan. Esta etapa también ahonda en el conocimiento de la situación
inicial que se quiere cambiar, incluyendo intereses que podrán resultar adversamente afectados por
el proyecto.

    Diseño: el primer paso de un buen diseño consiste en estudiar explícitamente las distintas
opciones o vías razonables que existen para alcanzar los objetivos del proeycto y seleccionar entre
ellas la que más convenga a los intereses de la sociedad. Luego sigue una preparación
progresivamente refinada de todas las dimensiones del proyecto:             técnicas, económicas,
institucionales, financieras y otras.

   Análisis y aprobación: antes de comprometer graandes cantidades de recursos en la
ejecución de un proyecto, debe somerterse a una explícita evaluación ex-ante, que en el BID se
denomina análisis de viabilidad o simplemente “el análisis” y examina todas las dimensiones del
proeycto previamente perparadas para determinar si se justifica o no el compromiso de los recursos
requeridos. En esta fase se aprueba o no el proyecto, sus recursos financieros y los instrumentos
legales que puedan requierirse para formalizar los compromisos que implica.

   Ejecución: en esta fase los ejecutores llevan a cabo todas las actividades o tareas del
proeycto con lo recursos asignados al mismo, buscando lograr sus objetivos en el plazo estipulado.
Durante la ejecución se debe hacer un seguimiento y una evaluaicón continua de la misma para
realizar ajustes en el camino exigidos por las circunstancias que corrijan jposibles deficiencias del
diseño.

   Evaluación ex-post: al finalizar el proyecto suele hacerse una o más evaluaicones ex-
post para determinar en qué medida logró sus objetivos y causó impactos en la sociedad, así como
las lecciones de la experiencia del proyecto que pudieran ser útiles para otros proyectos en el
futuro.




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                                                                               Ilustración 5




                                       GESTIÓN DEL PROYECTO
          •    Conjunto de responsabilidades y de acciones necesarias para
               materializar el proyecto (consolidación de componentes) y para
               realizar su objetivo específico (propósito).
          •    Podemos identificar un “Ciclo de Gestión” que va:
                  –      Desde el término del diseño (Comienzo de la contratación)
                  –      Hasta el cumplimiento de los compromisos contractuales y
                         cierre del proyecto
          •    En Préstamos BID puede asociarse el Ciclo de Gestión al tiempo
               de desempeño de la Unidad Ejecutora (Coordinadora ) del
               Programa o Proyecto.




                                                                               Ilustración 6




                              EL CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO



                                                      3
                                               TÉRMINO DE PROYECTO

                                                          EVALUACIÓN
                                                             DE LOGRO DE
                               PREPARACIÓN                     OBJETIVOS
                                DE LA                          PRODUCTOS)
                              EJECUCIÓN                        (PROPÓSITO)


                                   1
                                               EJECUCIÓN

                               ORGANIZACIÓN
                                    Y                                C4
                                PROGRAMACIÓN


                                                   CONTROL     2
                                                   DE LA
                                                   EJECUCIÓN




                                                                                        13
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                        LOS PRINCIPALES OBJETOS DE CONTROL = C4




                                           Cantidad

                                                                                             Calidad


                        Costo
                                                        C4
                                                              Cronología
                                                                      (Tiempo)



                                                                                                       Ilustración 8




                              CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO - FASE 1
                                  PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN


                                       •   Objetivos de la PREPARACIÓN DE LA
                                           EJECUCIÓN:

                                             –   Marcar RUMBO
                PREPARACION                      Fijar INDICADORES de desempeño
                DE LA                        –
              EJECUCION                          Analizar y asegurar VIABILIDAD
                                             –
                    1
                                             –   Propiciar CAPACIDAD de ejecución

                 ORGANIZACIÓN          •   CARTA DE NAVEGACIÓN: C4
                      Y
                 PROGRAMACION
                                       •   ORGANIZACIÓN
                                       •   PROGRAMACIÓN



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                                                                                      Ilustración 9



                         CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO - FASE 2
                                CONTROL DE LA EJECUCIÓN

         • Objetivos del CONTROL:
              – Asegurar cumplimiento de la ejecución de conformidad con el
                  rumbo: C4

              – Asegurar capacidad de ejecución.                                 C4


                                                               CONTROL       2
                                                               DE LA

         • El control exige:                                   EJECUCION




              – Verificar sistemáticamente lo realizado versus lo programado
              – Corregir oportunamente para evitar desvíos y recuperar
                  capacidad de ejecución

              – Reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas

                                                                                   Ilustración 10




                         CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO - FASE 3

                                   TÉRMINO DE PROYECTO
          • A su término todo proyecto requiere:
             – Evaluación de cumplimiento de
               objetivos de ejecución                       3
             – Cierre de proyecto                  TÉRMINO DE PROYECTO

             – Empalme con fase de operación                    EVALUACION
                                                                   DE LOGRO DE
               (proyecto “generador de capacidad”)                  OBJETIVOS
                                                                           (PRODUCTOS)
                                                                             (PROPÓSITO)
          • Acciones de Término de Proyecto
             – Desmontar la UE y elementos
               temporales
             – Finiquitar cuentas y cerrar
               compromisos
             – Elaborar Informe de Terminación de
               Proyecto (ITP, PCR)
             – Facilitar iniciación de operación y
               sostenibilidad


                                                                                               15
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                                                                                             Ilustración 11



                       INSTRUMENTOS PARA LA GESTIÓN DEL PROYECTO - 1


                  •    Marco Lógico

                  •    Redes de Actividades y Cronogramas

                  •    Presupuestos y Estados Financieros

                        – Costos
                        – Desembolsos
                  •    Indicadores de Avance

                        – C4
                  •    Parámetros de Calidad y Especificaciones
                       Técnicas




                                                                                             Ilustración 12




                      INSTRUMENTOS PARA LA GESTIÓN DEL PROYECTO - 2


                • Informes:
                      – Seguimiento y Monitoreo
                      – ISDP (PPMR) = Informe de Seguimiento sobre el
                        Desempeño del Proyecto
                      – ITP (PCR) = Informe de Terminación de Proyecto
                                       :
                • Documentación fundamental
                      – Contrato de Préstamo e Informe de Proyecto
                      – Contratos de Ejecución, de Suministros y de Servicios
                      – Normas, procedimientos y operaciones
                • Herramientas Informáticas:
                      – TeamUp -PCM
                      – Administradores de Proyectos (MsProject)




16
CEPAL - SERIE Manuales                                                        N° 7


                                                                     Ilustración 13



                            RESUMEN DE INSTRUMENTOS



                                                         I TP
                                             3
                                       TÉRMINO DE PROYECTO
                                                 EVALUACIÓN
                         PREPARACIÓN               DE LOGRO DE
                         DE LA                         OBJETIVOS
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                                                                     C4
                         ORGANIZACIÓN
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  • 1. CEPAL - SERIE Manuales N° 7 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS 9
  • 2. Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 1 SE NECESITA UN GERENTE DE PROYECTO Ejercicio: A usted se le ha encargado la selección del Gerente de la Unidad responsable por la ejecución de un Proyecto Usted debe elaborar un Menú de Habilidades que servirá de base para la selección. Liste las 10 principales habilidades que a su juicio debe poseer un buen Gerente de Proyecto. Asígneles valor de importancia, así: Valor 10 a la más importante, 9 a la segunda... y así sucesivamente, hasta valor 1 a la menos importante. Ilustración 2 AUTO-REFLEXIÓN SOBRE MIS HABILIDADES DE LAS 10 HABILIDADES DEL LISTADO: • Colocar una F al frente de las 3 en las que me considero más fuerte. • Colocar una D al frente de las 3 en las que me considero más débil. 10
  • 3. CEPAL - SERIE Manuales N° 7 Ilustración 3 EL CICLO DEL PROYECTO (BID) Identificación de ideas de proyecto 1 Evaluación Definición ex-post 6 2 de objetivos Ejecución Diseño 5 3 4 Análisis y aprobación Ilustración 4 LA GESTIÓN DEL PROYECTO Identificación de ideas de proyecto 1 Evaluación Definición ex-post 6 2 de objetivos Ejecución Diseño 5 3 4 Análisis y GESTION aprobación DEL PROYECTO 11
  • 4. Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Lectura del curso central Las etapas o fases del ciclo de los proyectos representadas en el gráfico son las siguientes: Identificación de ideas de proyecto: en esta fase se identifican ideas de proyectos que parecen de alto interés por los problemas que podrán resolver y las ventajas o beneficios que potencialmente pueden generar a la sociedad a costos razonables. En vista de que normalmente hay m ucha sideas de proyecto, suele exisitir algún mecanismo de jerarquización que selecciona cuales ideas se continúan considerando, lo que supone ciertos criterios de prioridad con los cuales se lleva a cabo la selección. Definición de objetivos: el propósito es el motor de un proyecto, su razón de ser y lo que le da dirección a todas su acciones. Por ello, es particularmente importante definir bien los objetivos que se buscan. Est incluye, sobre todo, la formulación precisa del resultado o situación que se quiere lograr al concluir el proyecto y el mayor consenso posible de los interesados en que ese es el resultado que buscan. Esta etapa también ahonda en el conocimiento de la situación inicial que se quiere cambiar, incluyendo intereses que podrán resultar adversamente afectados por el proyecto. Diseño: el primer paso de un buen diseño consiste en estudiar explícitamente las distintas opciones o vías razonables que existen para alcanzar los objetivos del proeycto y seleccionar entre ellas la que más convenga a los intereses de la sociedad. Luego sigue una preparación progresivamente refinada de todas las dimensiones del proyecto: técnicas, económicas, institucionales, financieras y otras. Análisis y aprobación: antes de comprometer graandes cantidades de recursos en la ejecución de un proyecto, debe somerterse a una explícita evaluación ex-ante, que en el BID se denomina análisis de viabilidad o simplemente “el análisis” y examina todas las dimensiones del proeycto previamente perparadas para determinar si se justifica o no el compromiso de los recursos requeridos. En esta fase se aprueba o no el proyecto, sus recursos financieros y los instrumentos legales que puedan requierirse para formalizar los compromisos que implica. Ejecución: en esta fase los ejecutores llevan a cabo todas las actividades o tareas del proeycto con lo recursos asignados al mismo, buscando lograr sus objetivos en el plazo estipulado. Durante la ejecución se debe hacer un seguimiento y una evaluaicón continua de la misma para realizar ajustes en el camino exigidos por las circunstancias que corrijan jposibles deficiencias del diseño. Evaluación ex-post: al finalizar el proyecto suele hacerse una o más evaluaicones ex- post para determinar en qué medida logró sus objetivos y causó impactos en la sociedad, así como las lecciones de la experiencia del proyecto que pudieran ser útiles para otros proyectos en el futuro. 12
  • 5. CEPAL - SERIE Manuales N° 7 Ilustración 5 GESTIÓN DEL PROYECTO • Conjunto de responsabilidades y de acciones necesarias para materializar el proyecto (consolidación de componentes) y para realizar su objetivo específico (propósito). • Podemos identificar un “Ciclo de Gestión” que va: – Desde el término del diseño (Comienzo de la contratación) – Hasta el cumplimiento de los compromisos contractuales y cierre del proyecto • En Préstamos BID puede asociarse el Ciclo de Gestión al tiempo de desempeño de la Unidad Ejecutora (Coordinadora ) del Programa o Proyecto. Ilustración 6 EL CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO 3 TÉRMINO DE PROYECTO EVALUACIÓN DE LOGRO DE PREPARACIÓN OBJETIVOS DE LA PRODUCTOS) EJECUCIÓN (PROPÓSITO) 1 EJECUCIÓN ORGANIZACIÓN Y C4 PROGRAMACIÓN CONTROL 2 DE LA EJECUCIÓN 13
  • 6. Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 7 LOS PRINCIPALES OBJETOS DE CONTROL = C4 Cantidad Calidad Costo C4 Cronología (Tiempo) Ilustración 8 CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO - FASE 1 PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN • Objetivos de la PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN: – Marcar RUMBO PREPARACION Fijar INDICADORES de desempeño DE LA – EJECUCION Analizar y asegurar VIABILIDAD – 1 – Propiciar CAPACIDAD de ejecución ORGANIZACIÓN • CARTA DE NAVEGACIÓN: C4 Y PROGRAMACION • ORGANIZACIÓN • PROGRAMACIÓN 14
  • 7. CEPAL - SERIE Manuales N° 7 Ilustración 9 CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO - FASE 2 CONTROL DE LA EJECUCIÓN • Objetivos del CONTROL: – Asegurar cumplimiento de la ejecución de conformidad con el rumbo: C4 – Asegurar capacidad de ejecución. C4 CONTROL 2 DE LA • El control exige: EJECUCION – Verificar sistemáticamente lo realizado versus lo programado – Corregir oportunamente para evitar desvíos y recuperar capacidad de ejecución – Reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas Ilustración 10 CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO - FASE 3 TÉRMINO DE PROYECTO • A su término todo proyecto requiere: – Evaluación de cumplimiento de objetivos de ejecución 3 – Cierre de proyecto TÉRMINO DE PROYECTO – Empalme con fase de operación EVALUACION DE LOGRO DE (proyecto “generador de capacidad”) OBJETIVOS (PRODUCTOS) (PROPÓSITO) • Acciones de Término de Proyecto – Desmontar la UE y elementos temporales – Finiquitar cuentas y cerrar compromisos – Elaborar Informe de Terminación de Proyecto (ITP, PCR) – Facilitar iniciación de operación y sostenibilidad 15
  • 8. Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 11 INSTRUMENTOS PARA LA GESTIÓN DEL PROYECTO - 1 • Marco Lógico • Redes de Actividades y Cronogramas • Presupuestos y Estados Financieros – Costos – Desembolsos • Indicadores de Avance – C4 • Parámetros de Calidad y Especificaciones Técnicas Ilustración 12 INSTRUMENTOS PARA LA GESTIÓN DEL PROYECTO - 2 • Informes: – Seguimiento y Monitoreo – ISDP (PPMR) = Informe de Seguimiento sobre el Desempeño del Proyecto – ITP (PCR) = Informe de Terminación de Proyecto : • Documentación fundamental – Contrato de Préstamo e Informe de Proyecto – Contratos de Ejecución, de Suministros y de Servicios – Normas, procedimientos y operaciones • Herramientas Informáticas: – TeamUp -PCM – Administradores de Proyectos (MsProject) 16
  • 9. CEPAL - SERIE Manuales N° 7 Ilustración 13 RESUMEN DE INSTRUMENTOS I TP 3 TÉRMINO DE PROYECTO EVALUACIÓN PREPARACIÓN DE LOGRO DE DE LA OBJETIVOS EJECUCIÓN (PRODUCTOS) (PROPÓSITO) 1 EJECUCIÓN C4 ORGANIZACIÓN Y PROGRAMACIÓN CONTROL 2 DE LA EJECUCIÓN 17