Manual

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES
YULIETH VIVIANA MOLANO GARCÍA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PEREIRA
2018

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES
YULIETH VIVIANA MOLANO GARCÍA
MANUAL DE LA COMPETENCIA ORGANIZAR EVENTOS EN
EL TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GLORIA LILIANA BETANCOURT FERNÁNDEZ
INSTRUCTORA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PEREIRA
2018

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LISTA DE CHEQUEO
Tabla 1. Lista de chequeo
LISTA DE CHEQUEO
VARIABLES / INDICADORES CUMPLE OBSERVACIONES
SI NO
1 El Manual cuenta con las reglas de la
NTC 1486
2 El Manual está en una aplicativo diferente
P:P
3 El manual cumple con las características
de un Manual
4 Coincide el manual con la diagramación
5 Es un manual de eventos empresariales
6 El manual se encuentra online y cuál?
7 El manual es de fácil comprensión
8 El manual proporciona la información
requerida
9 La redacción es impersonal y genérica
10 El manual se presenta completo
11 VALORACIÓN FINAL

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TABLA DE CONTENIDO
LISTA DE TABLAS………………………………………………………………………..6
LISTA DE FIGURAS………………………………………………………………………7
GLOSARIO…………………………………………………………………………………8
FICHA TECNICA …………………………………………………………......................9
INTRODUCCIÒN………………………………………………………………………...10
OBJETIVOS………………………………………………………………………………11
OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………..11
OBJETIVO ESPECÌFICO……………………………………………………….11
EVENTO………………………………………………………………………………….12
TIPOS DE EVENTO…………………………………………………………………….12
SOCIAL…………………………………………………………………………...12
RELIGIOSO………………………………………………………………………13
ACADÈMICO……………………………………………………………………..14
CULTURAL……………………………………………………………………….16
DEPORTIVO……………………………………………………………………...17
POLÌTICO…………………………………………………………………………17
EVENTO EMPRESARIAL Y CORPORATIVO………………………………………..19
CARACTERISTICAS…………………………………………………………….19
CLASIFICACIÒN…………………………………………………………………19
DESAYUNOS DE TRABAJO…………………………………………………...19
ALMUERZOS DE TRABAJO…………………………………………………...20
CENAS DE GALA………………………………………………………………..21
ANIVERSARIOS DE LA EMPRESA…………………………........................22
CHARLAS Y COLOQUIOS……………………………………………………..23
CONGRESOS Y CONVENCIONES…………………………………………..23
ENTREGA DE PREMIOS………………………………………………………25
SEMINARIOS……………………………………………………………………25
EXPOSICIONES Y FERIAS…………………………………………………...26
CONFERENCIAS……………………………………………………………….27

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WORKSHOP……………………………………………………………………..28
LANZAMIENTOS DE PRODUCTOS…………………………………………..29
INAUGURACIONES……………………………………………………………..30
SIMPOSIO………………………………………………………………………..31
INTEGRACIÒN…………………………………………………………………..32
EVENTO RECREATIVO………………………………………………………..33
JUNTAS GENERALES ANUALES…………………………………………….34
JORNADAS DE CAPACITACION……………………………………………..35
TIPOS DE COMITÉS……………………………………………………………………36
COMITÉS ESTÀNDAR………………………………………………………….36
COMITÈS PARTICULARES……………………………………………………36
DEFINICION Y FUNCIONES DE LOS COMITES……………………………………36
COMITÉ FINANCIERO………………………………………………………….36
COMITÉ DE PROGRAMAS…………………………………………………….36
COMITÉ LOGÌSTICO……………………………………………………………37
COMITÉ DE PROMOCION / RELACIONES PUBLICAS……………………37
COMITÉ DE CORDINADOR GENERAL………………………………………37
COMITÉ DE RECEPCIÒN……………………………………………………...38
COMITÉ DE SECRETARÌA DEL EVENTO…………………………………...38
COMITÉ DE TRANSPORTE……………………………………………………38
COMITÉ DE SEGURIDAD……………………………………………………...38
COMITÉ DE INSCRIPCIÒN Y REGISTRO…………………………………...39
COMITÉ DE ALOJAMIENTO…………………………………………………...39
COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS………………………………………..39
COMITÉ DE EXPOSICIÒN……………………………………………………..39
COMITÉ ACADÈMICO………………………………………………………….40
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………………..41
ANEXOS………………………………………………………………………………….42

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LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Lista de chequeo 3 pàg
Tabla 2. Ficha técnica 9 pàg

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LISTAS DE FIGURAS
Figura 1. Evento 12 pàg
Figura 2. 15 años 13 pag
Figura 3. Bautizo 14 pàg
Figura 4. Convención 15 pàg
Figura 5. Concierto 16 pàg
Figura 6. Juegos olímpicos 17 pàg
Figura 7. Debate 18 pàg
Figura 8. Desayuno de trabajo 20 pàg
Figura 9. Almuerzo de trabajo 21 pàg
Figura 10. Cena de gala 22 pàg
Figura 11. Aniversario de la empresa 23 pàg
Figura 12. Charlas y coloquios 23 pàg
Figura 13. Convención 24 pàg
Figura 14. Entrega de premios 25 pàg
Figura 15. Seminarios 26 pàg
Figura 16. Exposiciones y ferias 27 pàg
Figura 17. Conferencia 28 pàg
Figura 18. Workshop 29 pàg
Figura 19. Lanzamiento de producto 30 pàg
Figura 20. Inauguración 31 pàg
Figura 21. Simposio 32 pàg
Figura 22. Integración 33 pàg
Figura 23, evento recreativo 34 pàg
Figura 24. Junta general 35 pàg
Figura 25. Jornadas de capacitación 35 pàg

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GLOSARIO
ACTIVIDAD: es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas
de un programa de operaciones, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o
tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y
financieros asignados a la actividad con un coste determinado).
ENTIDAD: Se refiere a una colectividad que puede considerarse una unidad.
EMPRESA: Una empresa es una unidad productiva agrupada, integrada por
elementos humanos, materiales y técnicos; esta se dedica a desarrollar una
actividad económica con ánimo de lucro.
ESTRATEGIA: proceso de selección de decisiones. Conjunto de medidas que de
acuerdo con un plan la empresa se propone a aplicar.
EXPOSICIÓN: Reunión de varios expositores para una exhibición pública sin venta
directa a los visitantes. Su fin es mostrar los procesos alcanzados en determinadas
actividades
FEED- BACK: proceso de retroalimentación de la comunicación, la emisión de un
mensaje produce una respuesta en la recepción y a su vez, esta respuesta produce
una contra respuesta en la emisión.
FORTUITO: Hecho que sucede inesperadamente o por casualidad.
MANUAL: son documentos que sirven como medios de comunicación que permiten
registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática la información de una
organización. Constituyen un medio de comunicación escrita, que permite
proporcionar diversos tipos de información referente a una organización.
ORGANIZACIÓN: Es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos;
estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas
relacionados que cumplen funciones específicas.
PLANIFICACIÓN: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de
la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas,
procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para
alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre
diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo
que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.
PROGRAMA: elemento clave en las reuniones empresarias o institucionales para
tener claro cómo será el encuentro.

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Tabla 2. Ficha técnica
FICHA TÉCNICA MANUAL
Tecnólogo en
Gestión
Administrativa
Fecha:
Integrantes: Yulieth Viviana Molano García
Nombre del
manual: Manual de Organización de eventos empresariales.
Competencia
Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales teniendo en cuenta el
objeto social de la empresa.
Descripción
En el manual de organización de eventos empresariales presenta información referente a la
definición, clase, características y clasificación de los eventos empresariales, y a su vez las
funciones y definiciones de los comités que intervienen en la organización de eventos.
Objetivo general
Brindar información acerca de la importancia de la buena planeación y desarrollo de un
evento, por medio de diferentes pasos.
Objetivos específicos
1. Brindar información clara acerca de los diferentes tipos de evento.
2. Identificar la clasificación de los diferentes tipos de comités con respecto a los eventos
empresariales.
Características
Partes del manual
Tipo
de
letra
Tamaño
de letra
Márgenes
Aplicativo Norma N° de hojas
● Carátula.
● Contraportada.
● Tabla de
contenido.
● Listas
especiales.
● Glosario.
● Introducción.
● Objetivos.
● Cuerpo del
trabajo (marco
teórico).
●
Recomendaciones.
● Bibliografía
● Anexos.
● Tablas y figuras.
Arial 12
Superior: 3
cm.
Izquierdo: 4
cm.
Derecho: 2
cm.
Inferior: 3
cm.
Calameo
NTC
1486

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INTRODUCCIÓN
En el siguiente manual quedan evidenciadas las diferentes formas de especificar un
evento, lo que se hace en este y el paso a paso.
Un evento es un acontecimiento relevante que no es improvisto, sino que se trata
de algo programado. Se puede decir, de igual forma, que es un hecho programado,
que reviste gran importancia para sus mentores. evento no debe confundirse con
eventualidad pues eventualidad es algo que acontece sin que se lo espere, es un
hecho fortuito que escapa a las posibilidades de planificación.
Existen diferentes clasificaciones, clases y tipos de eventos que también se
evidenciaran en este manual, para tener la información más clara y concisa de lo
que se quiere mostrar. Hay que dejar claro que clase y clasificación son totalmente
diferentes.

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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Brindar información acerca de la importancia de la buena planeación y desarrollo
de un evento.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Brindar información clara acerca de los diferentes tipos de evento.
2. Identificar la clasificación de los diferentes tipos de comités con respecto a los
eventos empresariales.

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EVENTO
Es una reunión de personas con lleva aun motivo en particular, los eventos son una
herramienta de comunicación debido a que permiten trasmitir información,
conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con cliente
potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de
promoción y comercialización
Figura 1. Evento
TIPOS DE EVENTOS
SOCIAL: Suceso importante y programado para la integración social.
CARACTERÍSTICAS: Los eventos sociales son de carácter festivo, se desarrollan
en la misma jornada y se establece un tema central en la celebración.
CLASE
 Nacimiento.
 Cumpleaños.
 Casamientos.
 Aniversarios.
 Fiestas Benéficas.
 Desfiles.
 Fiestas de egresados.
 Fiesta de grupo de pertenencia.

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 Fiesta de despedida.
 Eventos infantiles.
 Despedidos de solteros.
 Fiestas de reencuentros.
 Fiesta de 15 años.
 Fiestas comunicatorias organizadas por entidades civiles.
 Día del niño.
 Fiestas temáticas (Halloween, tropical, disfraces, etc.).
CLASIFICACIÓN
 De acuerdo con la naturaleza del evento: Social.
 De acuerdo con el grado de exclusividad: Privado – Público -Popular.
 De acuerdo con el alcance y magnitud del evento: Local.
 Por su tamaño: Pequeño – Mediano – Grande.
 Por el lugar de desarrollo: Aire libre - Lugar cerrado.
 Por financiación: Por contrato – Llave en mano.
Figura 2. 15 años
RELIGIOSO: Suceso que realizan personas creyentes para celebrar un hecho u
acto importante dentro de la ideología del grupo.
CARACTERÍSTICAS: Se proporciona un tiempo de reflexión y oración, asisten
personas con una ideología en común y tienen un motivo de celebración espiritual.
CLASE
 Sacramentos.
 Navidad.

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 Semana Santa.
 Retiros religiosos.
 Fiestas patronales.
 Convivencias.
 Canonizaciones.
 Bautizos.
 Primeras comuniones.
 Matrimonios.
 Congresos eucarísticos.
 Funerales.
 Pascuas.
 Campamentos religiosos.
 Confirmación.
CLASIFICACIÓN
 De acuerdo con la naturaleza del evento: Religioso.
 De acuerdo con el grado de exclusividad: Público – Popular - Masivo.
 De acuerdo con el alcance y magnitud del evento: Local – Nacional –
Regional – Internacional – Mundial.
 Por su tamaño: Pequeño – Mediano – Grande - Mega evento.
 Por el lugar de desarrollo: Al aire libre – Lugar cerrado.
 Por financiación: Abierto.
Figura 3. Bautizo
ACADÉMICO: Son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o
técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación.
CARACTERÍSTICAS: Este evento se realiza con el fin de transmitir conocimientos
sobre un tema de interés, y de esta manera enriquecer la formación integral.
CLASE

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 Disertación.
 Charla.
 Curso.
 Taller.
 Seminario.
 Coloquio.
 Mesa redonda.
 Panel.
 Foro.
 Encuentro.
 Simposio.
 Feria.
 Convención.
 Visita guiada.
 Reuniones institucionales.
 Congreso.
 Debate.
CLASIFICACIÓN
 De acuerdo con la naturaleza del evento: Académico.
 De acuerdo con el grado de exclusividad: Privado – Popular - Masivo.
 De acuerdo con el alcance y magnitud del evento: Local – Regional.
 Por su tamaño: Pequeño – Mediano - Grande.
 Por el lugar de desarrollo: Lugar cerrado.
 Por financiación: Por contrato - Cerrado.
Figura 4. convención

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CULTURAL: Son aquellos que involucran, como temática principal, alguna rama
del arte o los usos y costumbres de una región.
CARACTERÍSTICAS: Son actividades que estimulan la creación, difusión y
reproducción de fenómenos que permiten un conocimiento, comprensión y
fortalecimiento de la identidad cultural de individuos y comunidades.
CLASE
 Muestras de arte.
 Inauguración de Centros Culturales.
 Presentación de un libro.
 Espectáculos callejeros.
 Conciertos.
 Presentación de una obra.
 Ferias.
 Congresos.
 Exposiciones.
 Concursos.
CLASIFICACIÓN
 De acuerdo con el grado de exclusividad: Público – Masivo – Popular.
 De acuerdo con el alcance y magnitud del evento: Local - Regional -
Nacional.
 Por su tamaño: Pequeño – Mediano - Grande - Mega evento.
 Por el lugar de desarrollo: Al aire libre – Lugar cerrado.
 Por financiación: Abierto – Cerrado.
Figura 5. Concierto

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DEPORTIVO: Eventos no rutinarios que tienen objetivos de ocio, culturales y
personales; organizados fuera de la actividad diaria.
CARACTERÍSTICAS: Ilustra, celebra o entretiene a un grupo de personas
CLASE
 Competencias internacionales.
 Juegos olímpicos.
 Olimpiadas.
 Torneos.
 Competencias nacionales.
 Festival deportivo.
 Juegos múltiples.
 Intercolegiales.
 Panamericanos.
 Mundiales.
 Juegos de interacción ciudadana.
 Juegos departamentales.
CLASIFICACIÓN
 De acuerdo con la naturaleza del evento: Deportivo.
 De acuerdo con el grado de exclusividad: Público – Masivo – Popular.
Regional – Internacional – Mundial.
 Por el lugar de desarrollo: Lugar cerrado – Al aire libre.
 Por financiación: Por contrato – Abierto – Cerrado.
Figura 6. Juegos olímpicos
POLÍTICO: Acontecimiento programado por entes públicos o gestores del estado
que están regidos por normativas políticas.

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CARACTERÍSTICA: Es un acontecimiento de gran importancia, juegan con el
criterio de la gente y puede ser nacional con participación internacional.
CLASE
 Lanzamiento de campaña.
 Nombramiento de funcionarios.
 Debates.
 Congresos.
 Cierres de campaña.
 Reuniones de trabajo.
 Desayunos, comidas y cenas proselitistas.
 Eventos a beneficio.
 Firmas de acuerdo.
 Actos conmemorativos.
 Recepciones diplomáticas.
 Distinciones.
 Entrega de premios y diplomas.
 Homenajes y reconocimientos.
 Cenas de gala.
 Conferencias de prensa.
CLASIFICACIÓN
 De acuerdo con la naturaleza del evento: Político.
 De acuerdo con el grado de exclusividad: Público - Privado – Masivo -
Popular.
Regional.
 Por el lugar de desarrollo: Lugar cerrado – Al aire libre.
 Por financiación: Cerrado.
Figura 7. Debate

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EVENTO EMPRESARIAL Y CORPORATIVO
Los eventos empresariales y corporativos están completamente encaminados a
vincular, incentivar, capacitar, promover, promocionar, comunicar a las empresas
con sus asociados, trabajadores, clientes y al público en general.
CARACTERÍSTICAS: Este tipo de evento cuenta con personal capacitado e
infraestructura de comunicación, también se realizan esquemas enfocados al
resultado y reportes de avance de acuerdo a sus requerimientos.
CLASIFICACIÓN
 De acuerdo con la naturaleza del evento: Empresarial.
 De acuerdo con el grado de exclusividad: Privado – Masivo.
 De acuerdo con el alcance y magnitud del evento: Local – Regional.
 Por su tamaño: Pequeño – Mediano - Grande.
 Por el lugar de desarrollo: Lugar cerrado.
 Por financiación: Por contrato.
CLASE
DESAYUNOS DE TRABAJO: Son una práctica muy extendida en las empresas
multinacionales de origen anglosajón y se han ido extendiendo a empresas más
pequeñas, ya que tienen la característica de optimizar el tiempo de reunión.
La duración de este tipo de reuniones es no más de una hora y el menú del
desayuno, no debe ser muy abundante. En estos desayunos se ofrece
normalmente:
 Bebidas calientes, café, té o chocolate
 Bebidas frías, zumos variados, leche o agua
 Bollería, mantequilla, mermeladas, pan tostado, entre otros.
Los desayunos de trabajo suelen ser entre las 8:00 horas y las 10:00 horas de la
mañana, aunque dependiendo del país y los invitados puede variar ligeramente.

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Este tipo de desayunos solía hacerse en hoteles, aunque toma cada vez más
relevancia hacerlos en el propio despacho del jefe o sala de juntas, dependiendo
del número de convocados.
Figura 8. Desayuno de trabajo
ALMUERZOS DE TRABAJO: Pueden tener lugar dentro de la propia empresa,
siempre que cuente con las instalaciones necesarias y acondicionadas para ello; sin
embargo, se suelen organizar en otros espacios ajenos a las dependencias de la
empresa y acondicionados, con la temática o función del evento en sí.
Son característicos los almuerzos de empresa para celebrar algún logro, o
aniversarios de la empresa. Con una duración de aproximadamente dos horas,
cuentan con proveedores en restauración y bebida, el horario habitual en España
suele ser a partir de las 13:30 a 14:00 horas hasta las 15:00 a 15:30 horas, todo
depende de lo que los "anfitriones" indiquen; en otros países, se suele comer más
pronto, sobre la 12:00 a 12:30 horas hasta las 13:00 a 13:30 horas.
Estos almuerzos se dirigen a los altos ejecutivos e incluso altos cargos de la
administración pública, también pueden estar presentes responsables de las
relaciones públicas de la empresa.

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Figura 9. Almuerzo de trabajo
CENAS DE GALA: Estas son el marco perfecto para concluir una negociación,
aclarar desacuerdos, buscar acercamientos, homenajear, entre otros; rompiendo
así la rutina de las reuniones para tratar de conseguir resultados más efectivos.
Entre otras razones, la organización de una comida o cena de empresa puede ser
para:
 Celebrar un éxito de la organización.
 Agradecer la labor del personal de la empresa.
 Buscar soluciones a problemas concretos.
 Cerrar una negociación.
 Presentar un nuevo producto.
 Inaugurar instalaciones.
Una comida o cena de trabajo no debe durar más de una hora y media o dos horas
máximo; el menú debe ser ligero y se debe evitar en la medida de lo posible el
abusar de las bebidas alcohólicas durante la comida.
Cabe la posibilidadde seguir con la sobremesa si se trata de comida o con las copas
si hablamos de una cena, en algún lugar cercano, tranquilo, acompañada de música
que permita seguir con la charla.
Para su organización se debe en cuenta:
 Organízala con mucha anticipación.
 Invita a una cantidad razonable de personas, no a una multitud.
 Pregunta las preferencias y requisitos alimenticios con anticipación.

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 Mantén simple la presentación de la mesa.
 Planea un menú en base a elementos preparados con anticipación.
 Disfraza lo simple para volverlo elegante.
 Utiliza un temporizador para respetar tus límites de tiempo.
Figura 10. Cena de gala
ANIVERSARIOS DE LA EMPRESA: Toda empresa tiene un día para celebrar un
suceso, acontecimiento o acto conmemorativo, por ello estas celebraciones tienen
lugar por lo general dentro de las dependencias empresariales y se celebran con
los trabajadores más que con el público. Las entidades públicas o destacadas
también son invitadas, aunque como hemos comentado, este evento es sobre todo
para una promoción interna de la empresa, se suelen celebrar años destacados
como el primer aniversario, el quinto, generalmente cada década, a excepción de
los 25 y 75 años de vida de una empresa.
Para su organización se debe en cuenta:
 Definir invitados.
 Divulgar por medios de comunicación el evento.
 Determinar comités del evento.
Otros alcances de los aniversarios de una empresa:
 Hacer publicidad entre los consumidores.
 Obtener cobertura en los medios de comunicación.
 Reforzar las relaciones con los clientes y proveedores.
 Mejorar la motivación y sentimiento de pertenencia de los empleados.
 Impulsar las relaciones con las autoridades y las asociaciones del sector.

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Figura 11. Aniversario de la empresa
CHARLAS Y COLOQUIOS: Son reuniones o disertaciones orales, en las que un
número limitado de personas exponen un problema, para buscar una solución al
final del evento; este acuerdo no ha de ser consensuado. Está especialmente
pensado para todas aquellas empresas que quieren debatir una problemática, y a
excepción de algún invitado o ponente son eventos internos para empresas.
La conferencia tiene una duración de una hora 30 minutos, incluyendo la exposición
por parte del conferencista y el coloquio. Dicha exposición se acompaña de una
presentación en Power Point u otra aplicación similar.
Figura 12. Charlas y coloquios
CONGRESOS Y CONVENCIONES:
LOS CONGRESOS: Cuentan con una gran logística y protocolo, llegando a ser
junto con las ferias los eventos empresariales más duraderos, ya que pueden durar

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meses e incluso años. Dentro de este tipo de eventos, es necesario organizar un
despliegue bastante completo, como horarios de acontecimiento, reuniones,
comidas, excursiones y la idiosincrasia de los asistentes.
Estos eventos se organizan en función de tres actos:
 Actos oficiales: apertura, clausura y ponencias del congreso.
 Específicos: actos propios del congreso celebrado.
 Sociales: actos destinados al agrado de los asistentes.
CONVENCIONES: Al igual que los congresos las convenciones son reuniones de
personas promovidas por parte de empresas, la principal diferencia con los
congresos, es que su finalidad no es debatir un problema, al que buscar una
solución; sino que están dirigidas a un objetivo de fuerza de venta, por lo tanto, su
objetivo es debatir asuntos propios y buscar alternativas para que la empresa vaya
mejor, estableciendo nuevos objetivos.
Para su organización se debe tener en cuenta:
 Establecer una temática.
 Definir presupuesto.
 Definir hora y fecha.
 Definir un lugar.
 Planificar la organización.
 Definir la localización.
Figura 13. Convención

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ENTREGAS DE PREMIOS: Dentro de los tipos de eventos empresariales, las
entregas de premios, suelen ser frecuentes por parte de las instituciones de la
empresa.
De cara al exterior se convierten en galas o acontecimientos que llaman la atención
de numerosas personas, ya sean del propio sector o curiosos. Son frecuentes tanto
las galas de entregas de premios, para agradecer a determinados trabajadores por
sus labores y servicios en la empresa, y aquellas que premian a un solo
homenajeado.
Dependiendo del tamaño y de qué clase de evento tengan en mente, se podrá
querer delegar tareas en un comité o en una “persona designada” quien reclutará
ayudantes. Puede ser peligroso asumir toda la responsabilidad solo porque la
organización de un evento puede resultar abrumadora.
La planificación de una ceremonia va de la mano con el presupuesto. ¿Se hará una
recepción lujosa o no? ¿Qué clase de premios se darán: ¿certificados, regalos,
placas de reconocimiento? ¿A quiénes van a invitar? ¿Traerán a un orador principal
especial, o harán ustedes mismos la entrega? Todos estos detalles deben ser
planeados con anticipación de modo que no haya sorpresas desagradables durante
la ceremonia.
Figura 14. Entrega de premios
SEMINARIO: Organizados con el fin de educar a los asistentes, los seminarios son
un claro ejemplo de tipos de eventos empresariales formativos; en ellos, pequeños
grupos de personas se reúnen e interactúan, pero de forma separada a la
intervención del ponente, ya que los asistentes preguntan, tras la exposición del
ponente.

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Según las últimas tendencias en la organización de eventos empresariales, el hecho
de que haya una actividad durante el seminario para romper el hielo, hace que los
asistentes se sientan menos cohibidos a la hora de participar.
 Definir el propósito principal del evento.
 Definir fecha y hora.
 Definir la duración.
 Definir la localización.
 Cantidad de invitados.
 Definir el orden del evento.
 Definir las actividades a realizar.
 Cierre.
Figura 15. Seminario
EXPOSICIONES Y FERIAS: Estas exposiciones a gran escala, permiten a las
empresas mostrar sus nuevos productos o servicios y demostrar su éxito. Son
bastante usuales en empresas del sector industrial, el despliegue generalmente es
bastante grande incluyendo viajes, pases y toda la organización.
 Definir los objetivos.
 A quien va dirigida.
 Definir un presupuesto.
 Quien es la competencia.

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 Definir una propuesta de valor.
 Planificar tareas.
 Definir los tiempos.
 Analizar y medir resultados.
Figura 16. Exposiciones y ferias
CONFERENCIAS: Se trata de una exposición a cargo de una o más personas, con
el objetivo principal de transmitir una información a los asistentes. Al finalizar esta
exposición, el público suele realizar preguntas a los ponentes o conferenciantes. De
cara a las empresas este tipo de eventos son de gran ayuda para tener un feed-
back (realimentación) directo y así determinar una maniobra de actuación.
Entre los temas de la conferencia, solemos encontrar programas sociales,
presentaciones y exposiciones, y se deben seguir estos pasos:
 Escribe tus metas y la agenda del evento: Antes que nada, debes tener
claramente definidas las metas que te propones concretar con la
organización del evento.
 Desarrolla tu presupuesto: Para poder planificar la conferencia, debes saber
cuánto dinero puedes gastar y a qué lo vas destinar.
 Elige una sede: Cuando recorras lugares, ten muy presente el número de
participantes, la conveniencia de la ubicación, si tiene lugar de
estacionamiento y si llega el transporte público.
 Selecciona un menú: Las conferencias suelen extenderse durante varias
horas, por lo que debes recordar que a los participantes no les gustará estar
sentados todo el día sin comer o tomar algo.
 Prepara el personal: Piensa cuántas personas vas a necesitar que trabajen
durante la conferencia y contáctalos con bastante tiempo de anticipación.

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 No te quedes afuera: Por más que los temas tratados no sean de tu interés,
no dejes de asistir a la conferencia que organizaste; de esta forma, tendrás
la oportunidad de tomar nota de todas las cosas que te parece que fueron
acertadas y cuáles necesitan ser corregidas en el futuro.
Figura 17. Conferencia
WORKSHOP: Se trata de una pequeña reunión de un grupo de personas, a modo
de taller, con el objetivo de intercambiar ideas y aclarar las posibles dudas que
vayan desarrollándose a lo largo de la reunión. Se suele usar también para los
procesos de selección de personal.
¿Cómo se organiza un workshop?: Para que tengas un workshop exitoso, es
necesario cumplir ciertos pasos que garanticen el posicionamiento del evento, ya
que se puede realizar cada determinado tiempo.
 Define el tema: Antes de pensar en cómo organizar un workshop,se debe
determinar de qué va a tratar y cuál es el objetivo que se quiere cumplir al
realizarlo.
 Identifica el público objetivo: Con el tema decidido, es momento de ver qué
tipo de perfil quiere que cumplan las personas que acudan a este evento.
 Difunde tu workshop: La promoción que se le haga al workshop es pieza
clave para lograr que tengas la cantidad de participantes que se desean.
 Define el material que vas a utilizar: Como en todo evento, se debe tener
preparado el material que se va a querer compartir con los participantes.
 Acredita y certifica la presencia de los participantes: Aunque la acreditación
del participante va al inicio del evento y la certificación de su presencia es al
finalizar el trabajo, es necesario tener lo necesario para llevarlo a cabo.

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Figura 18. Workshop
LANZAMIENTOS DE PRODUCTOS: La celebración del lanzamiento de un
producto es un evento corporativo donde el objetivo es que el producto que se
presenta y lance, perdure en el consciente de los asistentes, a través de todos los
sentidos, durante todo el evento y luego del mismo.
Además de este objetivo básico, se buscan y encuentran otros beneficios
secundarios, como es el fomentar las relaciones de los directivos de la empresa con
los asistentes y el reforzamiento de la marca empresarial, a través de su promoción
institucional durante el evento.
El lanzamiento de un producto implica todo un proceso, y el evento en sí, es una
herramienta más y muy importante, entre las diferentes acciones de comunicación
y difusión que se utilizarán como estrategia.
 Objetivos.
 Presupuesto.
 Locación.
 Fecha.
 Invitaciones.
 Difusión.
 Proveedores.
 Regalos empresariales.
 Destacar el producto.

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Figura 19. Lanzamiento de producto
INAUGURACIONES: Cuando ya tenemos claro el inicio de nuestra actividad
empresarial, suele ser tradición, sobre todo en los establecimientos de servicios,
realizar una inauguración del negocio; con el objetivo de promocionar la nueva
apertura. Después de crear una empresa, es fundamental llegar al máximo número
de personas para avisar de los productos y servicios que ofrecemos.
 Lugar, fecha y hora: Lo primero que se debe establecer es el lugar, la fecha
y la hora en la que se producirá el acto de inauguración.
 Invitados: Si vamos a realizar un acto privado y exclusivo, será necesario
realizar una lista de invitados. En caso de que queramos darnos a conocer al
máximo número de personas, se realiza un evento de lista abierta al que
puede acceder todo el mundo.
 Programación: Dependiendo del evento no es necesario que exista gran
protocolo, pero sí se debe establecer una guía de cómo empezará el evento
y los diferentes actos que se producirán.
 Decoración: Es posible que quieras ambientar tu inauguración con un
aspecto festivo; puedes realizar una decoración que resalte las
características de tu negocio, las ofertas y productos que posee, o incluso de
forma temática si lo crees conveniente.
 Ofertas: Las inauguraciones de los negocios siempre suelen incluir grandes
descuentos y ofertas durante ese día y los próximos para conseguir los
primeros clientes y dar a conocer los productos y servicios.
 Fotógrafo: Es imprescindible dejar constancia con algunas imágenes lo que
ha sido la fiesta de inauguración del negocio.
 Presupuesto de la inauguración: Es fundamental definir un presupuesto
destinado a la organización del evento. Hay que pensar que hacemos una

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inversión en promoción con el objetivo de que nos reporte beneficios
posteriormente.
Figura 20. Inauguración
SIMPOSIO: Es un evento que reúne a reconocidos expositores del ámbito
empresarial, político, social, y expositores internacionales.
Se presentan estrategias, herramientas, indicadores y nuevas tendencias para
lograr un desarrollo social sostenible.
 Instalaciones: Se necesitará un lugar apropiado para dar el simposio, de
acuerdo al número de personas que asistan. Se recomienda un lugar
ventilado, con sillas o sillones para sentarse, espacioso para que los
asistentes puedan hacer las dinámicas y que se tenga manera de controlar
la luz para que se puedan ver los videos y hacer los ejercicios.
 Equipo: Un proyector, una laptop o DVD y una pantalla o una pared blanca
para proyectar.
 Materiales: Copias de los formatos, papel, plumas o lápices para los
participantes, pulseras y folletos, si se utilizan.
 Difusión: Es muy importante que se informe a las personas interesadas con
un tiempo prudente de antelación sobre la fecha del simposio, el nombre del
lugar donde se llevará a cabo, la dirección, la hora de inicio y de término, la
cuota de recuperación, algún teléfono y/o mail para informes. Se sugiere que
los interesados confirmen su asistencia.
 Recursos humanos: Se necesitarán facilitadores que presenten el simposio,
un anfitrión que dé la bienvenida en el lugar y reciba a los asistentes, y

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personas de producción que ayuden a proyectar los videos, a registrar a las
personas, pedir la cuota de recuperación, repartir las hojas y formatos, poner
sillas y controlar la luz o lo que haga falta.
Figura 21. Simposio
INTEGRACIÓN: Son una excelente opción para generar un ambiente de trabajo
agradable y adecuado para el desarrollo de la empresa. Dentro de estos eventos,
los colaboradores son invitados a realizar actividades recreativas en un espacio
diferente a la oficina.
Estos eventos de integración empresarial se realizan con diferentes objetivos, como
efectuar ejercicios de unión laboral, dinámicas para reforzar los equipos de trabajo,
capacitaciones en espacios convenientes para un mejor aprendizaje y planeaciones
para reconocer el compromiso de los colaboradores con la empresa.
 El objetivo del evento.
 El nivel socioeconómico de los trabajadores.
 Las dinámicas se ejecuten en horario de oficina.
 Estudio previo de necesidades y perfil de los empleados.
 Desarrollo de un programa personalizado de actividades recreativas.
 Equipo profesional de monitores expertos en dinamización.
 Material necesario para desarrollar las actividades.
 Un lugar adecuado.

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Figura 22. Integración
EVENTO RECREATIVO: Son las actividades, que tiene modificaciones y
adaptaciones que son llevadas a cabo con la población de la empresa. Son eventos,
con amplios contenidos que ayudan a un grupo de personas a salir de su rutina
laboral.
Lo más importante dentro del evento recreativo es el participante, en donde debe
estar centrada toda la atención. La idea es programar con el participante y no para
el participante. Un evento recreativo debe ser suficientemente vasto como para
proveer un campo amplio de opciones para toda la gente, sin ningún tipo de
diferencias o preferencias por edad, sexo, habilidad, etc.
Debemos tener en cuenta que las actividades recreativas son medios dentro del
proceso de enseñanza y aprendizaje de hábitos para la vida y para el logro de
metas.
 El objetivo del evento.
 Un lugar adecuado.
 Que participen personas de diferentes edades.
 Que participen a la par hombres y mujeres.
 Que concurran personas de diversos estratos socioeconómicos.
 Que no existan limitaciones por diferencias políticas o religiosas.
 Que se utilicen diversas técnicas de trabajo: individual, en grupo, masivo.
 Un evento recreativo no puede ser un acontecimiento serio, sino muy
entretenido.

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Figura 23. Evento recreativo
JUNTAS GENERALES ANUALES: La Junta General es la reunión de socios que
se celebra cumpliendo los requisitos legales al objeto de deliberar y decidir sobre
los asuntos de su competencia.
Si sus miembros están dispersos en la geografía, podría considerar organizar una
junta general anual en internet usando un software de reuniones en internet.
También podría utilizar un enfoque híbrido en el que su junta general se celebre de
forma presencial con una serie de miembros, pero con otros en vivo (streaming),
por ejemplo, y en el que la votación también se pueda realizar en internet.
 Preparar el lugar y los detalles logísticos de la reunión.
 Preparar los informes importantes sobre progreso y financieros.
 Enviar los avisos necesarios a socios.
 Hacer circular un programa borrador entre los socios para aprobación y
contribuciones.
 Informar a socios de cualquier asunto que se va a someter a votación.
 Distribuir la responsabilidad de presidir la reunión y presentaciones, llevar un
registro de la asistencia y votación, crear actas de reunión, garantizar que la
reunión se celebra según las normas de la constitución y planificación de
imprevistos.
 Tener a mano las copias impresas necesarias de los informes (que se
podrían repartir antes de la reunión).
 Preparar un registro de asistencia.
 Fijar fechas límite claras para el seguimiento posterior a la junta general
ordinaria anual, cumplir los puntos en las actas de reunión y en los resultados
de las votaciones/decisiones que tendrían que realizar los miembros.

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Figura 24. Junta General
JORNADAS DE CAPACITACIÓN: Es otra temática que se está utilizando mucho
en las empresas. Suelen reunir a sus ejecutivos y empleados con el fin de
capacitarlos, entrenarlos o motivarlos para incrementar su capacidad operativa en
beneficio de los intereses comerciales de la compañía. Muchas veces estas
jornadas se realizan en lugares alejados del espacio de trabajo e incluyen
actividades de grupo.
 Los objetivos de la jornada.
 El lugar donde realizarlo.
 Un equipo capacitado.
 Los temas a tratar
 Fecha y hora.
 Medios de difusión de la información.
Figura 25. Jornadas de capacitación

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TIPOS DE COMITÉS
COMITÉS ESTÁNDAR
 Comité financiero.
 Comité de programas.
 Comité logístico.
 Comité de promoción / relaciones públicas.
 Comité de coordinador general.
 Comité de recepción.
 Comité de secretaría del evento.
COMITÉS PARTICULARES
 Comité de transporte.
 Comité de seguridad.
 Comité de inscripción y registro.
 Comité de alojamiento.
 Comité de alimentos y bebidas.
 Comité de exposición.
 Comité académico.
DEFINICIÓN Y FUNCIONES DE LOS COMITÉS
COMITÉ FINANCIERO: Se encarga de distribuir los recursos económicos, de
acuerdo a las prioridades y objetivos establecidos.
FUNCIONES
 Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
 Buscar recursos económicos necesarios.
 Abrir cuentas bancarias.
 Establecer las prioridades de gastos.
 Efectuar los pagos.
 Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.
COMITÉ DE PROGRAMAS: Presta apoyo al comité organizador en todo lo
concerniente la estructuración del programa general del evento.
FUNCIONES
 Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques.
 Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.
 Selecciona coordinadores de actividades.

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 Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo
establecido para su reproducción y exposición.
 Estructura el programa social, técnico y de visitantes.
 Mantiene informado al comité organizador.
COMITÉ LOGÍSTICO: Es el encargado de apoyar el montaje, desmontaje, entrega
de material promocional y publicitario, equipos de comunicación, acompañamiento
y apoyo antes, durante y después del evento.
FUNCIONES
 Buscar espacios físicos y recursos como silletería, sonido, equipos, entre
otros, para la correcta ejecución de las actividades y eventos.
 Montaje de tarimas, luces y sonidos.
 Decoración y ambientación del sitio del evento.
 Revisar que el protocolo se cumpla.
COMITÉ DE PROMOCIÓN / RELACIONES PÚBLICAS: Este comité es el
encargado de dar a conocer a la comunidad local las actividades y proyectos de
servicio del evento, destacando los valores de mismo y el trabajo que la
organización realiza.
FUNCIONES
 Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería
especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
 Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación.
 Actos de inauguración y clausura.
 Promoción interna y externa.
 Diseño y compra de todo el material promocional.
COMITÉ DE COORDINADOR GENERAL: Es el responsable de que se logren los
objetivos de un evento; por esto su función principal es dirigir y supervisar que los
coordinadores de áreas y su grupo cumplan con sus obligaciones.
FUNCIONES
 Reclutar a los miembros del comité organizador.
 Definir el nombre, lema y logotipo del evento.
 Establecer objetivos y metas.
 Definir reglas, políticas y procedimientos.
 Planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y desarrollo general.
 Supervisar el trabajo que realice el comité organizador.

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COMITÉ DE RECEPCIÓN: Tiene a su cargo las actividades de promoción,
divulgación y atención directa de los participantes.
FUNCIONES
 Da la bienvenida a todos los participantes.
 Recibe a los invitados especiales.
 Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole
requerida por los delegados e invitados.
COMITÉ DE SECRETARÍA DEL EVENTO: Es el responsable de la recolección,
elaboración de originales, corrección, impresión, distribución y archivo de la
totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento.
FUNCIONES
 Recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para
la elaboración de las memorias.
 Atiende el eventual diligenciamiento, envío, recibo y tramitación de
correspondencia de los asistentes al evento, así como la recepción y
realización de llamadas de los participantes.
 Elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de
listas y confrontación de direcciones, elaborar fichas de inscripción, cuadro
de alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos que surjan
durante el evento.
COMITÉ DE TRANSPORTE: Este comité se encarga de obtener precios
especiales para el traslado de los participantes desde y hacia el lugar de origen y
destino.
FUNCIONES
 Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales.
 Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
COMITÉ DE SEGURIDAD: Se encarga de todo lo concerniente a la seguridad,
detalles y pormenores, del lugar, invitados y de todos los comités involucrados.
FUNCIONES
 Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales
como de los delegados y participantes.
 Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa
prestadora de servicios.

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 Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de
incendios.
 Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.
COMITÉ DE INSCRIPCIÓN Y REGISTRO: Se encarga del registro y diseño de
plantillas para las inscripciones.
FUNCIONES
 Coordina todo lo referente a la inscripción.
 Diseña las planillas de inscripción.
 Entrega el material y suministra información.
COMITÉ DE ALOJAMIENTO: Se encarga de proporcionar a los huéspedes y
delegados habitaciones en comodidad, calidad y precio.
FUNCIONES
 Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje.
 Contrata los servicios de alojamiento.
 Distribuye las habitaciones
 Asigna la habitación a los invitados especiales.
COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS: Es el responsable de organizar y
supervisar los alimentos y las bebidas durante el evento.
FUNCIONES
 Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios,
entre otros).
 Organiza los horarios para la alimentación.
COMITÉ DE EXPOSICIÓN: Realiza los trámites para la obtención del espacio
para las exhibiciones y la información de los detalles a los expositores.
FUNCIONES
 Preparar y elaborar un folleto atractivo que contenga información acerca de
los precios de alquiler, disponibilidad de espacios y diagrama de la
distribución de áreas de exposición.
 Contratar los servicios de una empresa dedicada a la decoración para que
esté disponible en caso de necesitarla.
 Contratar los servicios de un agente o nombra a una persona responsable
dentro del comité, para que tramite la contratación del espacio con los
expositores.

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COMITÉ ACADÉMICO: Se encarga de seleccionar y contactar el personal
necesario para tratar los temas en el evento.
FUNCIONES
 Programar, controlar y evaluar el cumplimento del programa académico.
 Contactar los expositores.

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BIBLIOGRAFIA
https://lets.events/es/blog/etapas-de-un-evento/
http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/organiza_eventos/c
ontenido_u2.pdf
https://educacion.elpensante.com/que-clases-de-comites-existen/
https://issuu.com/paoladiaz24/docs/manual_de_organizacion_de_eventos_o

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ANEXOS
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Observaciones:
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