Material didactico para uso academico

1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DEL PROYECTO
By Wilmar Suarez Gaitán

2. ESTUDIO
ADMINISTRATIVO
DEUNPROYECTO
La determinación de la estructura organizacional mas
adecuada a las características y necesidades del proyecto
y la descripción de los sistemas, procedimientos y
reglamentos que van a permitir orientar y regular las
actividades en el periodo de operación.

3. CONSIDERACIONES
DECARÁCTER
GENERAL
El conocimiento del marco legal es importante para la
creación de la empresa.
Estudiar las normas que regularan las distintas acciones
en los periodos de gestación, implementación y
operación.
Ningún proyecto debe llevarse a cabo si no se ajusta a
las leyes, decretos y reglamentos, etc, que regulan su
actividad.
El conocimiento de la legislación aplicable a la
actividad económica

4. CONSTITUCIÓN
JURIDICADELA
EMPRESA
Entre los aspectos condicionantes que se debe tener en
cuenta al analizar diversas alternativas de constitución
empresarial están:
1. El tamaño del proyecto
2. El número de aportantes
3. El monto
4. Las tasas de impuestos aplicables
5. La responsabilidad deseada por los socios ante
terceros
6. Expectativas de crecimiento

5. ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Las actividades necesarias para la ejecución y operación
del proyecto deben ser programadas, coordinadas,
realizadas y controladas. Por eso se hace necesario
diseñar una estructura organizativa que se encargue de
asumir dichas tareas.

6. DISEÑODELA
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Pasos para el diseño de la estructura organizacional:
1. Consultar los objetivos generales de la empresa (así
como los del proyecto)
2. Revisar y elaborar los objetivos específicos, las
políticas, las estrategias, los planes y programas
pertinentes
3. Elaborar un listado de actividades
4. Agrupar las actividades y tareas relacionadas o afines
5. Identificar las funciones especificas que deberá
cumplir cada subsistema
6. Identificar las necesidades de recurso humano de
cada subsistema

7. DISEÑODELA
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
7. Realizar un análisis de equilibrio entre las unidades y
subsistemas
8. Expresar los subsistemas en unidades administrativas
o en grupos de trabajo
9. Asignar funciones y definir los cargos para cada
unidad administrativa o grupo de trabajo
10.Elaboración del organigrama
11.Descripción de funciones para cada cargo
12.Verificación de las funciones de los subsistemas hayan
sido asignadas a los grupos de trabajo

8. FUNCIONAMIENTO
DELA
ORGANIZACIÓN
Es necesario prever los sistemas y procedimientos que
permitan regular, orientar y controlar las actividades
administrativas que se ejecutarán tanto en la
implementación como en la operación del proyecto.
Para ellos es necesario trabajar sobre los siguientes
aspectos:
Definición de relaciones internas: Subordinación, Toma
de decisiones, asesoría y stekeholders
Diseño del sistema de información y comunicación
Manuales o instructivos de operación
Reglamentos
Programas especiales

9. ESTUDIO
FINANCIERO
Los estudios de mercado y técnico permiten identificar
los recursos necesarios para la operación del proyecto,
establecer programa de producción y definir las
condiciones y demás requerimientos para el
funcionamiento. Se agrupan en dos grandes categorías:
Inversiones
Costos operacionales

10. INVERSIONES
Las inversiones iniciales están constituidas por el
conjunto de aportaciones que se tendrán que hacer para
adquirir todos los bienes y servicios necesarios para la
implementación del proyecto, o sea para dotarlo de su
capacidad operativa.

11. CLASIFICACIÓN
CUENTAS
INVERSION
TOTALPROYECTO
I
N
V
E
R
S
I
O
N
T
O
T
A
L
Activos
Fijos
(Capital
Fijo)
Tangibles
Intangibles
y diferidos
Depreciable
No
Depreciable
Vehículos
Maquinaria y equipo
Muebles y enseres
Instalaciones
Construcciones
Terrenos
Amortizables
Patentes
Uso de marcas
Diseños
Nombres comerciales
Investigación y experimentación
Estudios de prefactibilidad
Gastos de organización
Gastos de instalación
Gastos de puesta en marcha
Intereses durante implementación
Capacitación, etc.
Capital de trabajo
Efectivo en caja y bancos
Cuentas por cobrar
Inventarios
Avances a proveedores
Gastos pagados por
adelantados
Inversiones temporales

12. Costos
operacionales
Estos costos son los que se causan durante el periodo de
operación del proyecto. Se incurre en ellos para hacer
funcionar las instalaciones y demás activos adquiridos
mediante las inversiones, con el propósito de producir y
comercializar los bienes o servicios.

13. CLASIFICACIÓN
COSTOS
PROYECTO
EMPRESARIAL
C
L
A
S
I
F
I
C
A
C
I
Ó
N
D
E
C
O
S
T
O
S
O
P
E
R
A
C
I
O
N
A
L
E
S
Costos de
Producción
(Fabricación)
Costo primo
Gastos gene-
rales de
producción
(Fabricación)
Costo
directo
Costo
indirecto
Mano de obra directa
Materiales directos
Depreciación maquinaria
Gastos
Administración
Sueldos a vendedores
Comisiones
Embalaje y transporte
Publicidad y promociones
Viáticos
Servicios: teléfonos, luz, agua, etc.
Gastos de viajes y representaciones
Seguros
Depreciación vehículos
Gastos de
Operación
Sueldos directivos
Sueldos empleados
Honorarios
Útiles y papelería
Servicios públicos
Amortizaciones
Seguros
Depreciación bienes
administrativos
Arriendos
Impuestos
Materiales indirectos
Mano de obra indirecta
Servicios públicos
Mantenimiento, reparaciones
Alquileres, arrendamientos
Asistencia técnica
Seguros
Depreciación muebles
Otros insumos
Gastos de
venta

14. PUNTODE
EQUILIBRIO
El punto de equilibrio de una empresa es el nivel de
producción en el cual los ingresos obtenidos son iguales
a los costos totales.
Xe= ___CF___
P-Cvu
Vpe= ___Costos fijos____
1-(Costos variables)
ventas netas
Vpe= Ventas en punto de equilibrio
Xe= Número de unidades en punto de equilibrio
CF= Costos fijos
P= Precio unitario
Cvu= Costo variable unitario

15. PROYECCIONES
FINANCIERAS
Para la realización de un proyecto es necesario contar con
los recursos financieros esenciales para la instalación o
montaje, así como los requeridos para el funcionamiento
y operación. Los primeros constituyen el capital fijo y los
segundos determinan el capital de trabajo.

16. PRESUPUESTODE
INVERSIÓN EN
ACTIVOSFIJOS
Los activos fijos están constituidos por aquel conjunto de
bienes de naturaleza permanente para el proyecto y no
están destinados a la venta o sea que no forman parte de
las transacciones corrientes de la empresa.

17. CAPITALDE
TRABAJO
El capital de trabajo es el conjunto de recursos con los
cuales la empresa desarrolla normalmente sus
actividades sin necesidad de estar de estar acudiendo al
empleo de fondos extraordinarios.

18. MÉTODODEL
CICLO
PRODUCTIVO
Consiste en establecer el monto de los costos
operacionales que se tendrán que financiar desde el
momento en que se efectúa el primer pago por la compra
de insumos hasta el momento en que se recibe el dinero
correspondiente a la venta de los productos y que queda
a disposición para financiar el siguiente ciclo productivo.
ICT= CO(COPP)
ICT= Inversión en capital de trabajo
CO= Ciclo operativo(en días)
COPD= Costo de operación promedio diario

19. EJEMPLO
En una empresa se calculo el efectivo necesario para el
primer ciclo operativo de 45 días, arrojando los
siguientes valores:
Mano de obra $ 7.994.000
Costo de materiales $12.238.000
Costos de servicios $ 1.286.000
Otros $ 384.000
Costo operación anual $21.902.000
COPD= Costo operación anual
365
COPD= $21.902.000 = $60.000
365
ICT= CO(COPD)
ICT= 45($60.000)
ICT= $2.700.000

20. PROGRAMADE
INVERSIONES
Una vez calculadas las necesidades de capital de trabajo
se puede establecer el programa de inversiones para la
totalidad del proyecto o para el periodo de evaluación.

21. FINANCIAMIENTO
El financiamiento permite identificar las fuentes de
recursos financieros que serán necesarios para ejecutar y
asegurar la operación normal. Para analizar las
alternativas de financiamiento deberán tenerse en cuenta
las condiciones en que se puede obtener el crédito:
plazo, tasas de interés, garantías exigidas, tramites a
cumplir, etc.

22. FINANCIAMIENTO
INTERNO
Las fuentes internas permiten financiar el proyecto con
recursos generados por la propia empresa. Esto exige
que el proyecto sea desarrollado por una empresa ya
existente y en operación.
Fuentes del financiamiento interno:
 Las utilidades después de impuestos, no distribuidas
 Las reservas de depreciación
 Las amortizaciones de diferidos
 Las reservas efectuadas para compensar el
agotamiento de recursos naturales

23. FINANCIAMIENTO
EXTERNO
Instituciones financieras del sistema financiero
colombiano:
 Establecimientos de crédito
 Entidades de servicios financieros
 Fondos financieros y entidades de fomento
 Otras entidades

24. CONDICIONES
DELCRÉDITO
Se deben definir de manera concreta las condiciones en
que serán obtenidos los créditos, en especial: plazo, tasa
de interés, momento en que se hará el desembolso y
forma de amortización. Estas condiciones son definidas
por la entidad crediticia a la cual se va a acudir para
obtener los créditos.

25. GRACIAS