Este documento establece procedimientos para el control de almacenes, incluyendo la recepción, verificación, almacenamiento y despacho de recursos. Designa responsabilidades al Responsable de Almacén y describe procesos como la recepción de materiales, identificación, almacenamiento, despacho y manejo de equipos. También incluye buenas prácticas de almacenamiento para materiales críticos como cementos, fierros, hidrocarburos y gases.

1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACENES
Elaborado por
Eduardo Calderón
Revisado por
Gustavo Altamirano
Fecha de implementación:
27 de Abril 2013
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso

2. INSTRUCTIVO
GESTION DE ALMACEN DE
PROYECTOS
1.
OBJETIVO
Establecer los mecanismos que aseguren una adecuada gestión de los almacenes de
proyectos relacionados con la recepción, verificación, almacenamiento y despacho. Así
como asegurar que los recursos adquiridos que físicamente ingresen al almacén cumplen
con los requisitos de compra especificados.
2. ALCANCE
Este instructivo es aplicable a las actividades desarrolladas en los almacenes de los
proyectos relacionados con la recepción, verificación, almacenamiento y despachos de los
recursos que físicamente ingresan al almacén para la realización de los servicios que se
prestan en diferentes proyectos.
3. RESPONSABLES
Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Responsable de la recepción, verificación,
almacenamiento y despacho de los materiales que físicamente ingresan al almacén.
Pudiendo delegar funciones a los Asistentes y Auxiliares del Área.
Solo el personal de almacén podrá ingresar y desplazarse dentro de sus instalaciones en
algún caso especial solo el Responsable de Almacén, podrá autorizar el ingreso del
personal que no sea del Área.
El Responsable de Almacén, es el único responsable del manejo de las llaves del almacén
del proyecto de abrir y cerrar diariamente las puertas del mismo, pudiendo delegar esta
función designando a otra personal del área.
4. DESCRIPCIÓN
En el siguiente instructivo define las actividades que deben de cumplir el Responsable de Almacén
y/o Jefe de Almacén, Asistentes de Almacén y Auxiliares de almacén de ser el caso, considerando
las siguientes actividades dentro de la Gestión:
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso

3. 1. Recepción de materiales
2. Verificación de materiales
3. Identificación y almacenamiento de materiales
4. Despacho de materiales
5. Manejo de Equipos de Seguimiento y Medición.
Actividad
Responsable
Documentos
1. Recepción y Verificación del Recurso
1.1 Los materiales provenientes de los
proveedores son verificados en relación a
las descripciones de lo detallado en la Orden
de Compra, Guía de Remisión y/o Factura
Responsable
de
Almacén.
Asistentes de Almacén
1.2
En
los
casos
de
materiales
recepcionados por primera vez, se solicita la
asesoría del área técnica y/o solicitante en el
proyecto para dar la conformidad a la
recepción del material.
Responsable
Almacén.
de
Responsable
Almacén.
de
1.3 Si el recurso es conforme según los
documentos de referencia ( Orden de
Compra, N/de Pedido, Guía de Remisión,
entre otros) El Responsable de Almacén
procede a colocar su sello , firma y fecha en
la guía de remisión y/o factura del proveedor
ó guía del almacén central, dando
conformidad del material recibido
Si el material no cumple con la descripción
encontrada en los documentos de referencia
o existe algún incumplimiento en las
características del producto, se seguirá de
las siguiente manera:
central para su rectificación.
ingresado al almacén, este se convierte en
un Producto No Conforme y será identificado
y separado de los conformes y si este
pudiese ser utilizado será autorizado por el
Ingeniero Especialista que solicito dicho
producto, Registrándolo en el formato de
Productos o servicio no conformes.
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso
-Guía de Remisión y/o
Factura
-Orden de Compra
-Guía de Remisión y/o
Factura
-Orden de Compra
-Guía de Remisión y/o
Factura
-Orden de Compra
-Identificación
y
Tratamiento de Producto
No Conforme.

4. Actividad
Responsable
Documentos
2. Identificación, Almacenamiento y Despacho de Materiales
2.1 Se recibe los materiales provenientes de
los proveedores y/o almacén central y se
realiza la identificación de los mismos
colocándolos en sus anaqueles respectivos
Responsable
de
Almacén.
Asistentes de Almacén
-Guía de Remisión y/o
Factura
-Orden de Compra
2.2 Los materiales se ubican en el lugar
adecuado
considerando
condiciones
necesarias de temperatura, ventilación y
espacio
teniendo
en
cuenta
las
recomendaciones del proveedor y lo
indicado en las Hojas de datos de seguridad
(MSDS) y/o hojas de especificación técnica
de los materiales de ser el caso.
Responsable
de
Almacén.
Asistentes de Almacén
-Hojas de datos de
Seguridad
de
materiales
-Hoja de especificación
técnica.
2.3 Para la atención y despacho de los
Materiales el solicitante debe presentar el
Pedido de Almacén debidamente autorizado
por ( Jefe de Oficina Técnica y/o Jefe oficina
de Costos, quienes deberían de ser los
únicos que autoricen las salidas de algún
material )
Responsable
de
Almacén.
Asistentes de Almacén
-Pedido de Almacén
-Vale de Salida
2.4 El despacho se realiza verificando el
stock de materiales. De tener stock
disponible, procede a entregar lo solicitado
mediante un Vale de Salida Almacén.
Asistentes
Almacén
-Vale de
Almacén
2.5 En el caso de envíos al Almacén Central
u otro almacén, se realiza un adecuado
embalaje de los materiales y se elabora la
Guía de Remisión para el despacho de los
materiales, indicando en esta el motivo del
envío, informando al destinatario
Responsable
de
Almacén.
Asistentes de Almacén
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso
de
Salida
de
-Guía de Remisión de
despacho

5. Actividad
Responsable
Documentos
3. Manejo de los Equipos de Seguimiento y Medición
3.1 Asimismo el Encargado de Almacén
mantiene el archivo de los documentos de
los equipos de medición recibidos.
Para el despacho de los equipos de
medición a los usuarios finales, almacén
entregara una copia de los documentos.
Responsable
de
Almacén.
Asistentes de Almacén
-Guía de Remisión y/o
Factura
-Certificados
de
calibración
3.2 En caso que algún equipo se des calibre
o requiera mantenimiento el usuario deberá
de hacer llegar un informe en Obra respecto
al estado del equipo con copia al área de
Compras, se coordina el envío de un equipo
de reemplazo, para luego enviar el equipo al
destino final para su calibración y
mantenimiento.
Responsable
Almacén.
de
-Informe del estado del
equipo de medición.
Responsable
Almacén.
de
-Guia de Remisión .
- Informe del estado del
equipo de medición.
3.3 Se embala adecuadamente el equipo de
medición y se asegura que el envío se
realice mediante la vía más apropiada para
que el equipo no se deteriore
Se genera la guía de remisión de envío
indicando los detalles del equipo y adjunta el
informe del estado del equipo de medición.
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso

6. INSTRUCTIVO
BUENAS PRACTICAS DE
ALMACENSMIENTO BPA
1.
OBJETIVO
Establecer los mecanismos que aseguren las buenas prácticas de almacenamiento de los
principales materiales e insumos en nuestros almacenes.
2.
ALCANCE
Este instructivo es aplicable a las actividades de almacenamiento desarrolladas en los
almacenes de los proyectos de nuestra empresa.
3.
RESPONSABILIDADES
Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Dirigir y supervisar las operaciones
de almacenamiento. Hacer cumplir las restricciones de las instalaciones y
recomendaciones de los fabricantes de los productos. Gestionar el mantenimiento de las
instalaciones de los almacenes y buscar en todo momento una adecuada conservación de
los inventarios ( Stocks)
Asistentes y Almaceneros: Custodiar y practicar las BPA´S, de acuerdo a las
recomendaciones dadas en este instructivo.
El Responsable de Almacén, es el único responsable del manejo de las llaves del almacén
del proyecto de abrir y cerrar diariamente las puertas del mismo, pudiendo delegar esta
función designando a otra personal del área.
5. DESCRIPCION
Este instructivo define las actividades y/o funciones que deben cumplir el Encargado de Almacén,
Asistente de Almacén y Auxiliares de Almacén de ser el caso dentro de universo de los procesos de
almacenamiento
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso

7. Actividad
Responsable
Documentos
4.1 Almacenamiento de Materiales Críticos ( Cementos )
Si es cemento a granel debe de
almacenarse en depósitos secos, diseñados
a prueba de agua, adecuadamente
ventilados y con instalaciones apropiadas
para evitar la absorción de la humedad. Si
es cemento en sacos ( bolsas ), deberá
almacenarse sobre Pallets de madera o piso
de tablas; no se apilara en hileras
superpuestas de más de 14 sacos de altura
para almacenamientos de 30 días, ni de más
de 7 sacos de altura para almacenamientos
de más de 2 meses, para evitar que el
cemento envejezca indebidamente, si en los
parámetro de tiempo no ha rotado el material
se informara al usuario para su evaluación
antes de uso
Actividad
Responsable
Almacén.
Asistentes,
Almaceneros
de
Responsable
-Hoja MSDS y de
especificación técnica.
Documentos
4.2 Almacenamiento de materiales Críticos ( Fierros y Derivados )
Se almacenara en un lugar seco, aislado del
suelo y protegido de la humedad,
manteniéndose libre de tierra, suciedad. En
lo posible colocar sobre tacos de madera,
separadas unas de otra por tipo.
Responsable
Almacén.
Asistentes,
Almaceneros
Actividad
de
Responsable
-Hoja de especificación
técnica.
Documentos
4.3 Almacenamiento de Materiales Críticos ( Hidrocarburos y Derivados )
La infraestructura será con techo anti lluvia y
los rayos UV, ventilada de acceso
restringido.
Se almacenara en todo momento buscando
ubicarlos en una sola zona o área en los
posibles alejados, de los otros materiales de
almacén.
Se deberá de disponer de un sistema de
contención contra posibles derrames.
Se debe de contar con equipos, señalización
clara y visible para combatir incendios.
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso
Responsable
Almacén.
Asistentes,
Almaceneros
de
-Hojas MSDS

8. Actividad
Responsable
Documentos
4.4 Almacenamiento de Materiales Críticos ( Gases )
Se almacenara los gases en todo momento
en todo momento bajo techo anti lluvia y
rayos UV, ventilada y de acceso restringido.
Los envases serán sujetadas con cadenas
en todo momento.
Se evitara en todo momento almacenar junto
con gases que por su naturaleza puedan
reaccionar y generar peligros.
Responsable
Almacén.
Asistentes,
Almaceneros
Actividad
de
Responsable
Documentos
4.5 Almacenamiento de Materiales Críticos (Pinturas, Soldaduras, Aditivos, Thiner,
Pegamentos )
La infraestructura será con techo anti lluvia,
ventilada, seco y de acceso restringido.
Se deberá de disponer de un sistema de
contención contra posibles derrames de
cualquier producto químico.
Se debe de contar con equipos, señalización
clara y visible para combatir incendios.
Todo producto deberá contar con su hojas
MSDS y rotulados con los Rombos de
Seguridad norma NFPA
Responsable
Almacén.
Asistentes,
Almaceneros
Actividad
de
Responsable
Documentos
4.6 Almacenamiento de Materiales ( Repuestos EPP )
Se mantendrá en todo momento bajo techo,
el acceso será restringido y bajo llave.
Se mantendrá en una sola zona en lo
posible la excepción será en los casos que
por su naturaleza de volumen o de
característica se requiera otra zona.
Mantener en anaqueles, bandejas, cajas o
Pallet de madera para evitar su deterioro.
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso
Responsable
Almacén.
Asistentes,
Almaceneros
-Hojas MSDS
de

9. Actividad
Responsable
Documentos
4.7 Almacenamiento de Equipos laboratorio ó Medición
Se mantendrá en custodia bajo llave en una
zona segura.
Debe de ser de fácil identificación y
ubicación.
El file de calibraciones, manuales o cualquier
documento inherentes a los equipos deben
estar cerca a los equipos en un lugar visible.
Si se tienen equipos especiales o peligrosos
en lo posible serán separados e identificados
y deben contar con una cartilla de seguridad
y emergencias además de señalización
visible.
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso
Responsable
Almacén.
Asistentes,
Almaceneros
de
-Certificados
Calibración
de

10. PROCEDIMIENTO
OPERACIÓN DE ALMACENES
CON SISTEMA
1.
OBJETIVO
Establecer las pautas para las operaciones de recepción, almacenamiento, y despacho de
bienes tangibles que se movilizan en los almacenes de la obra.
2.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en los almacenes de la Obra que gestiona sus
operaciones mediante un sistema y/o software.
3.
RESPONSABILIDADES
Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Responsable de los procesos de
recepción, almacenamiento, despacho y control de los bienes tangibles que ingresan a los
almacenes. El responsable de almacén asume la responsabilidad, pudiendo delegar
funciones tanto a los Asistentes y Auxiliares que están a su cargo.
Asistentes y Auxiliares de Almacén: Ejecutan las actividades descritas en el presente
procedimiento bajo la supervisión del Responsable de Almacén y asumir una
responsabilidad compartida.
4. DESCRIPCION
4.1 RECEPCION
RECEPCION DE MATERIALES POR TRASLADO Y DEL PROVEEDOR
El responsable del Almacén indica la zona de descarga o atención.
El responsable de Almacén o quien él indique procederá de la siguiente manera:
1. Recepciona y verifica lo indicado en la Guía de Remisión versus el físico y el Pedido de
Compra.
2. Ante cualquier duda sobre las características o datos técnicos de algún artículo durante
la recepción, acudirá al solicitante o el área técnica para la conformidad respectiva.
3. Verifica la documentación adicional ( hojas de seguridad, certificados de calibración etc)
según lo indicado en la Orden de Compra versus el físico y la Guía de Remisión.
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso

11. 4. Si la verificación documentaria y visual detecta que no concuerda la Guía de Remisión,
el físico y la Orden de Compra, coordina con la jefatura de Compras y el encargado de
envíos de las remesas para que se gestione la regularización, mientras se queda bajo
custodia de almacén, caso contrario procede con el rechazo y devuelve los artículos al
proveedor, informando vía correo electrónico a la jefatura de compras con copia a
administración.
5. En casos excepcionales podrá recibir artículos rechazados durante la recepción
rutinaria indicada en el punto anterior, colocando el sello de autorizado, informando la
recepción y haciendo firmar y registrar su nombre al responsable de la autorización (
Jefe/Residente/Gerente), se procederá de acuerdo al procedimiento de Control del
Producto no Conforme.
6. Cualquier anomalía durante la recepción será anotada en la Guía de Remisión.
7. Si en la verificación encuentra todo conforme, procede a sellar, firmar y colocar la fecha
en las Guías de Remisión.
8. Registra la documentación (Orden de Compra, Guía Remisión y/o factura ) en el
sistema o software.
9. Identifica desde la Orden de Compra, si la compra es para stock o sido imputada
directamente a un activo fijo, o a un determinado centro de coste, en cuyo caso se
despachara al usuario solicitante con un vale de ingreso.
10. Archiva los documentos recibidos identificándolos adecuadamente.
RECEPCION DE COMPRAS POR FONDO FIJO
En este caso el Administrador es quien gestiona un Pedido de compra con fondo fijo.
El Responsable de Almacén o quien él indique procederá de la siguiente manera:
1. Recepciona verifica lo indicado en la Guía de Remisión y/o factura versus el físico.
2. Identifica la modalidad de ingreso, si es con cargo directo o para stock. Si es cargo
directo se hace la entrega al usuario que solicito y si es para stock sigue el procedimiento
de recepción del proveedor.
3. Si en la verificación detecta que no concuerda la Guía de Remisión y/o factura con el
físico y el pedido de compra, informa al responsable de compra la regularización y queda
lo comprado en custodia mientras se regulariza.
4. Si en la verificación visual y documentaria detecta que el artículo está deteriorado,
siniestrado, no es el producto solicitado u otra observación de este tipo, se procede a
rechazarlo.
5. Si en la verificación encuentra todo conforme, procede a sellar, firmar y colocar la fecha
en las Guías de Remisión y/o factura.
6. Realiza el registro al Sistema o Software.
7. Rotula e identifica los artículos recibidos.
8. Archiva los documentos recibidos identificándolos adecuadamente.
4.2 ALMACENAMIENTO
Todo bien tangible será almacenado debidamente identificado y será locacionado para
una rápida ubicación.
Los repuestos para maquinaria serán almacenados y organizados de preferencia por
familia de máquinas, buscando en un ambiente y/o estantería exclusiva. Los equipos de
protección personal ( EPP´S ) serán almacenados en un ambiente y/o estantería exclusiva
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso

12. separados de otros materiales y las herramientas serán almacenadas en un ambiente,
zona y/o estantería exclusiva.
Los materiales de volumen y peso considerables serán almacenados en zonas o
ambientes exclusivos teniendo en cuenta las especificaciones técnicas del material,
asimismo, los derivados de hidrocarburos (aceites, grasas, combustibles, aditivos y otros )
serán almacenados en zonas o ambientes exclusivos y delimitados.
Los materiales peligrosos y contaminantes serán almacenados en zonas o ambientes
aislados con sus respectivas hojas de seguridad ( MSDS ).
Los instrumentos de medición serán almacenados en ambientes, zonas o estantes
separados y exclusivos, debidamente identificados.
Los almacenes y sub almacenes tendrán identificación clara y deben mantenerse bajo
llave cuando no estén operando, además se colocara una señal que indique “solo personal
autorizado “. Las zonas que se usan al aire libre para almacenamiento deben de ser
cercadas con cinta e inventariadas frecuentemente y debe de informarse a la vigilancia
para su custodia en los horarios que no opera el almacén.
Los almacenes se inspeccionaran al inicio y al término de las labores.
4.3 DESPACHO DE ARTICULOS DE ALMACEN
Todo artículo será solicitado al almacén con un vale de salida impresa y/o Vale de salida
manual, debidamente llenado y autorizado por la jefatura de oficina técnica, jefatura de
costos o jefe del área solicitante.
El Responsable de Almacén o quien él indique procederá de la siguiente manera:
1. Con el vale de salida impreso y/o vale de salida manual, ubica los artículos solicitados,
los identifica por su código y separa la cantidad indicada.
2. Entrega lo solicitado y hace firmar el vale de salida como conformidad de entrega.
3. Registra el movimiento de salida en el sistema y/o software.
4. Archiva el vale de salida.
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso

13. PROCEDIMIENTO
CONTROL DE INVENTARIOS EN
ALMACENES
1.
OBJETIVO
El procedimiento tiene como objeto establecer las pautas y los controles de los inventarios
en los almacenes.
2.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en los almacenes de la Obra que gestiona sus
operaciones mediante un sistema y/o software (con status en libre disponibilidad).
3.
DEFINICIONES
Inventario Cíclico: Es el inventario Automático que el sistema propone según el nivel
de rotación por valor de los bienes del almacén. La clasificación del inventario en el
sistema para los inventarios cíclicos lo define la Jefatura de administración en
coordinación con el Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén.
Inventario Manual: Inventario en el cual la jefatura de administración conjuntamente
con la jefatura de almacén deciden fecha y hora a realizar y que bienes se van a contar,
etc. Mediante este tipo de inventario se realizan inventarios generales o particulares para
determinada línea de producto o material.
4.
RESPONSABILIDADES
Administrador de Obra: Responsable de la planificación del inventario manual y cíclico
y de informar las diferencias del Inventario al área central de la empresa.
Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Responsable de controlar los
inventarios en el almacén y dirigir las actividades de toma de inventario físico. Pudiendo
delegar funciones a los asistentes y auxiliares de almacén que están a su cargo.
Asistentes y Almaceneros: Ejecutar las actividades descritas en este procedimiento
bajo la supervisión del Responsable de Almacén. Estos cargos asumen una
responsabilidad compartida.
5
DESCRIPCION
5.1 TOMA DE INVENTARIO FISICO: El Responsable de almacen realiza las siguientes
actividades para la toma de inventarios físico:
Prepara y acondiciona los almacenes e inventarios para la toma del inventario físico de
acuerdo a la planificación de administración.
de inventarios.
de acuerdo a los documentos de inventario.
trar las cantidades de conteo en el sistema.
reconteos que sean necesarios.
del Administrador quien autorizara los ajustes de inventarios.
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso