Sige u3-plan-estrategico-ti-si final

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

Plan Estratégico de Tecnologías y Sistemas de Información

I. Introducción:

La empresa tiene la siguiente razón social L&J SRL, la cual se dedica a la comercialización
de productos de primera necesidad y abarrotes en general, esta empresa inicio sus
actividades en enero del 2003, sus productos están dirigidos a minoristas y mayoristas de
la región Cajamarca. Sus principales proveedores son Alicorp y Racser.

La empresa necesita del soporte tecnológico para mejorar sus operaciones y la satisfacción
al cliente, para ello necesita elaborar un Plan de tecnologías y sistemas de información el
cual le permitirá analizar y proyectarse tecnológicamente para cumplir de la mejor manera
sus objetivos estratégicos.

Datos generales de la empresa

• Razón Social: L&J SRL.

• Tipo Empresa: Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada.

• Actividad Comercial: comercialización de productos en general.

• RUC: 20453811612

• Condición: Activo

• Dirección Legal: JR. PROL 5 ESQUINAS NRO. 279

• Distrito / Ciudad: Cajamarca.

• Provincia: Cajamarca.

• Departamento: Cajamarca

• Tiempo en el mercado: 9 años

• Trabajador :

Cuenta con siete personas distribuido de la siguiente manera:

 1 en el área de venta

 1 en el área de almacén

 1 en el área de compras

 1 supervisor


 1 contador

 2 gerentes

• Perspectiva respecto al PEI TI/SI:

El dueño esta muy interesado en integrar SI/TI en su empresa, pero también es consiente
de la alta inversión que conlleva no solo en la compra de equipos o software si no que
cambiaria la forma de trabajo, trabajo que ellos ya están acostumbrados a realizar, el
dueño aborda este punto poniendo énfasis en la capacitación del personal.

II. Elementos del PEI:

Misión:

Somos una empresa dedicada a la comercialización de productos de primera necesidad y
abarrotes en general, satisfaciendo las necesidades de consumo de la región Cajamarca
con productos de calidad, bajo precio y trato amable; aportando así al desarrollo de
Cajamarca.

Visión:

Ser una empresa líder en la comercialización y de productos de primera necesidad y
abarrotes en general en la región Cajamarca al año 2016.

Objetivos estratégicos:

Perspectivas Objetivos

Finanzas Incrementar la rentabilidad de la empresa
aumentando la utilidad en un 10% anual.

Cliente Establecer vínculos sólidos con los clientes
internos y externos.

Cubrir nichos de mercado caracterizado
por la ausencia de establecimientos que
oferten productos de primera necesidad.

Procesos internos Mejorar la eficiencia de los procesos que


integran a la organización.

Aprendizaje y crecimiento Alcanzar la excelencia en la calidad del
servicio brindado.

Valores:

 Respeto mutuo
 Puntualidad
 Honestidad
 Trabajo en equipo
 Responsabilidad social
 Equidad
 Comercio justo
 Trato justo para todos.
 Motivación

Organigrama actual:

GERENCIA

CONTABILIDAD

DPTO. DE VENTAS DPTO. DE ALMACÉN DPTO. COMPRAS

III. Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información


Visión tecnológica:

La empresa para el año 2016 habrá incorporado las TI/SI en toda la organización utilizando
desde sistemas transaccionales hasta sistemas que ayuden a la toma de decisiones. Es así
que estos sistemas permitirán que la empresa sea más ágil y flexible al cambio en donde la
información fluya des los niveles operativos hasta el nivel directivo y viceversa.

Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información

Objetivos estratégicos Objetivos de SI y TI Procesos
OE1: Establecer vínculos sólidos OSIT1: Mejorar la comunicación entre la Procesos claves:
con los clientes internos y empresa y los clientes (internos y externos) Ventas, Compras,
externos. a través del uso de un SI y TICs. Almacén

OSIT2: Mejorar los procesos de la empresa,
a través de su registro en sistemas de
información y tecnologías de la
información.
OE2: Cubrir nichos de mercado OSIT3: Mejorar los procesos de la empresa Procesos
caracterizado por la ausencia de e integrando las sucursales mediante la estratégicos:
establecimientos que oferten utilización de TI/SI. Planificación
productos de primera necesidad. estratégica,
Investigación de
mercados
OE3: Alcanzar la excelencia en la OSIT4: Optimizar el control de las Procesos de apoyo:
calidad del servicio brindado. operaciones que realizan el personal en las gestión de recursos
sucursales. humanos.

OE4: Incrementar la rentabilidad OSIT3: Mejorar los procesos de la empresa Todos los proceso
de la empresa aumentando la e integrando las sucursales mediante la
utilidad en un 10% anual. utilización de TI/SI.

IV. Diagnóstico:
a) Análisis FODA TI/SI

Oportunidades:
 Avance tecnológico que proveen soluciones gratuitas.
 Mejoramiento de las vías de comunicación interprovinciales.
 Desarrollo de software de calidad y gratuitos.
 En nuestro entrono existen personas capacitadas para la implantación de SI/TI.
Amenazas:


 Ingreso de nuevos competidores.
 Dependencia de los proveedores.
 La informalidad existente.
 Precio de las TI y SI son elevados

Fortalezas:
 Conocimiento del trabajo
 Los Directivos son personas con tendencia al cambio y las nuevas tecnologías
 Local céntrico y estratégico
 Personal experimentado y con gran afinidad a la empresa.
 Las actividades de los empleados están enfocados a satisfacer las necesidades del
cliente y de la empresa.

Debilidades:
 Demoras en la entrega de pedidos.
 El manejo de inventarios no es el óptimo.
 La comunicación no es fluida el cual compromete los logros que se pretende
alcanzar.
 Falta de sistemas de información en ventas, logística, entre otros.
 Dificultad en el control de la empresa.
 No cuenta con una pagina web.
 No se logran actualizar a tiempo el precio de los productos.
 No se generar tendencias estadísticas de los productos.

b) Plataforma tecnológica

 Hardware: la empresa sólo cuenta con 1 computadora en el local central, las
cuales son utilizadas por la Gerencia.

 Software: utilizan software de sistema Windows 7 y software de aplicación
Microsoft Office.

 Redes: la empresa tiene acceso a Internet a través de cableado interno en el local
central.

c) Percepción de los clientes internos (y externos de ser el caso), respecto al
funcionamiento de los procesos organizacionales.

La empresa cuenta con tres procesos claves, los cuales son: compras, almacén y
ventas. Los clientes externos perciben a estos procesos de acuerdo a la calidad del
producto y servicio.

Los clientes internos ven algunas dificultades sobre todo en la información que
manejan ya que a veces no es oportuna o es deficiente. Ellos creen que mejorando la
comunicación con cierto mecanismo resolverían el problema.


Los clientes internos han identificado las siguientes dificultades:

 En el proceso de ventas:

o El registro de los productos que salen lo realizan manualmente en un
cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.

o En algunas ocasiones se torna difícil determinar quien realizó la venta
ocasionando pérdida de tiempo y un ambiente de desconfianza.

o Para calcular las ventas del día lo realizan por medio de una calculadora.

o El registro de los descuentos y créditos lo realizan en un cuaderno, generando
desconfianza y se hace difícil programar los cobros.

o La emisión de boletas es llenada de forma manual ocasionando en ocasiones
errores y pérdida de tiempo.

o Los vendedores tienen que memorizarse constantemente los precios de venta
de los productos.

 En el proceso de Almacén:

o El control de ingreso y salida de productos es realizado manualmente en un

o No cuentan con un sistema adecuado de control cuando los productos ya
están en un stock mínimo.

o Se torna difícil, en algunas ocasiones, determinar quien registró las salidas o
entradas de productos ocasionando pérdida de tiempo y generando un
ambiente de desconfianza.

 En el área de compras:

o El registro de la compra de los productos es realizado manualmente en un

o No tienen un registro adecuado de los proveedores.

o No se puede comparar precios fácilmente.

V. Requerimientos de información
Procesos clave


Ventas:

• Pronósticos de ventas relacionados con los niveles de demanda futura. Esta
información es necesaria para la planificación eficaz de la cantidad que se debe
comprar en el futuro.

• Volumen de ventas de cada sucursal: productos más vendidos y precios, lo cual servirá
de base para un análisis de ventas, estudios comparativos de las ventas por territorio,
por producto determinado; ayudando a tomar decisiones de marketing y ventas.

Almacén:

• Información respecto a cuándo las órdenes deben ser completadas, cuándo deben ser
despachadas, cuáles son las capacidades de almacenamiento, registro de salidas –
entradas, alerta de Stok mínimo, control de inventarios, etc.

Compras:

• Información respecto a la oferta de productos, precios, cantidad, ofertas entre otros
que nos ayuden a diversificar nuestra oferta de nuestros productos a precios más
accesibles y de mejor calidad.

Procesos de apoyo

Contabilidad:

• Información de presupuestos. Periódicamente, el área de producción, debe presentar
presupuestos sobre los requisitos financieros y gastos anticipados. Las decisiones
hechas durante la preparación de los presupuestos tienen un impacto significativo
sobre la eficiencia y efectividad de la operación de producción.

• Informes especiales sobre costos, incluyendo costos de materiales, inventarios de
materias primas, horas de mano de obra.
• Informes de ingresos por sucursal y globales.

Recursos humanos:

• Las descripciones de puesto, las especificaciones y los niveles de desempeño, además
de datos generales de cada empleado que integren la base mínima de datos que
permiten la toma de decisiones. Planillas, vacaciones, inasistencias, rotación de
trabajadores, méritos, etc.


Pictograma: infraestructura tecnológica como soporte a la información en los
Proceso de apoyo (RRHH y Contabilidad) y Procesos Claves (Ventas, Compras y
Almacén) – CADENA DE VALOR

CONTABILIDAD
ACTIVIDADES
SECUNDARIAS
RECURSOS HUMANOS

ACTIVIDADES
PRIMARIAS


VI. Identificación de Tecnologías y Sistemas de Información requeridos

• En este paso se identifican y eligen los sistemas y tecnologías de la información
requeridos para lograr los objetivos de TI/SI planteados.

• La idea es identificar los sistemas y tecnologías de la información requeridos para que
los mejore la gestión de los procesos organizacionales.

• La elección se debe basar en aspectos como disponibilidad presupuestal, urgencia
organizacional, peso estratégico.

Los sistemas y tecnologías de la información requeridos para lograr los objetivos de TI/SI
planteados son:

Sistema ERP: Open ERP

Open ERP es un completo sistema de gestión de empresas/organizaciones (ERP) de licencia
libre que cubre las necesidades de las áreas de contabilidad, ventas, compras, almacén,
inventario, proyectos, CRM, SCM, recursos humanos, tiendas virtuales, etc.

Open ERP incorpora funcionalidades de gestión de documentos, conectores con otras
aplicaciones, permite trabajar remotamente mediante una interfaz web o aplicación de
escritorio multiplataforma (Windows, Linux y Mac) e incluye un entorno modular de
programación/adaptación rápida de aplicaciones (OpenObject). Se basa en tecnología
Python/XML trabajando sobre una base de datos PostgreSQL

Lo que diferencia a OpenERP del resto, es que:

 Open ERP es opensource.


 Está montado sobre una plataforma íntegramente orientada a objetos, con la
tecnología más actual.

 Es ergonómica, usable e intuitiva.

 Infinidad de funcionalidad: más de 1000 módulos han sido desarrollados por los
distintos partners de Open ERP y están disponibles para su instalación.

 Existen partners y colaboradores a nivel mundial.

 Open ERP está presente en más de 60 países y ha sido traducido a 30 idiomas.

 Al ser abierto, una empresa puede tener sus propios técnicos informáticos que
realicen el mantenimiento de la aplicación, instalación de módulos y posteriores
programaciones a medida si fuesen necesarios.

 Tenemos diferentes opciones:

Fuente: http://www.openerp.com

Ventajas

 Funcionalidad: con un solo paquete se cubren todos los procesos de negocio.
 Sencillez: comienza con el módulo que se necesita y crece conforme a las necesidades
de la organización.

 Descarga online: a través de la página principal de Open ERP

 Personalizaciones sencillas: informes; grupos, permisos y roles; objetos y reglas de
negocio.


 Programación simple: los diagramas de clases se pueden exportar como un módulo
generándose los archivos necesarios.

 Escalabilidad: independiente del sector de actividad empresarial, del tamaño de
empresa y funcionalidad deseada con independencia de los módulos instalados.

 Documentación: en español e inglés.

Funcionalidad
CRM Proyectos Recursos Humanos SCM Fabricación
 Gestión de casos:  Universalidad:  Gestión del tiempo:  Principio de doble  Ejecución y planificación
pasarelas de emails, cualquier sector calendario, fichajes, entrada; de procesos de
sistemas de alarmas de actividad. permisos, ausencias. trazabilidad total. fabricación.
por email, enlace con  Eficiencia en la  Gestión del  Estructura de  Listas de materiales:
otros documentos y asignación de rendimiento ubicaciones multinivel y virtuales.
procesos. recursos. jerárquicas.
 Gestión de perfiles y  Cálculo de necesidades de
 Gestión de la  Funcional: roles de la empresa.  Stock consignado: compra.
productividad: gestor diagrama de cliente, proveedor.  Actualización de stock.
de correo electrónico Gantt, definición  Gestión de perfiles y  Control de costes.
y documental. de subproyectos y roles en la empresa.
 Portal de clientes y tareas.
 Cálculos de niveles
proveedores.  Control de costes de stock y
 Herramientas de proyectos. valoración
estadísticas y tableros. automática de
stocks.
 Definición de reglas
para
reabastecimiento
de stock.

Redes

• Internet
• Red LAN
• Intranet, a la cual se tendrá acceso a través de la página Web de la empresa.

Servicios informáticos

• Hosting: proveerá OpenERP online y además los siguientes servicios en línea:
 Los servicios de mantenimiento
 Correcciones de errores analizados dentro de los 3 días de puertas abiertas


 Migraciones a cada nueva versión
 Copias de seguridad.
 Hospedaje en el ancho de banda de alta en nuestra Europa o los EE.UU.
centros de datos
 Mantenimiento y monitorización de sus servidores 24/7
• Conexión a internet Wi Fi de 1 Mb.
• Redes sociales: Facebook, Twiteer, etc.

Software

• Base de datos: SQL Postgre
• Sistema operativo para servidor: Linux (determinado por nuestro proveedor OpenERP)
• Sistema operativo para clientes: Ubuntu 12.4.
• Software de aplicación: Openoffice

Hardware
• El contrato con OpenERP proporcionara el siguiente hardware:
 Un servidor de aplicaciones para OpenERP, con acceso a la web y GTK,
 Dos servidores de copia de seguridad incrementales,
 El acceso al centro de control, copia de seguridad y sistema de vigilancia.
• 6 Computadora Modelo Lk556lt Hp 4000 Pro Intel Core 2 Duo Ddr3 W7 Pro de 2.7ghz:
2 GB de RAM, disco duro 500 GB
• 1 Módem más router que emitan la señal Wi-fi.
• 1 Switch Dlink (local central)

VII. Alineamiento Estratégico
Organigrama.

GERENCIA

CONTABILIDAD

DPTO. DE VENTAS DPTO. DE ALMACÉN DPTO. COMPRAS


Pictograma: infraestructura tecnológica como soporte a la información en los
Proceso de apoyo (RRHH y Contabilidad) y Procesos Claves (Ventas, Compras y
Almacén) – CADENA DE VALOR


CONTABILIDAD
ACTIVIDADES
SECUNDARIAS
RECURSOS HUMANOS

ACTIVIDADES
PRIMARIAS


Matriz de Correlación 1: Objetivos Estratégicos – Objetivos de SI/TI.

Objetivos estratégicos Objetivos de SI y TI
OE1: Establecer vínculos sólidos con OSIT1: Mejorar la comunicación entre la empresa
los clientes internos y externos. y los clientes (internos y externos) a través del uso
de un SI y TICs.

OSIT2: Mejorar los procesos de la empresa, a
través de su registro en sistemas de información y
tecnologías de la información.
OE2: Cubrir nichos de mercado OSIT3: Mejorar los procesos de la empresa e
caracterizado por la ausencia de integrar las sucursales mediante la utilización de
establecimientos que oferten TI/SI.
productos de primera necesidad.

OE3: Alcanzar la excelencia en la OSIT4: Optimizar el control de las operaciones que
calidad del servicio brindado. realizan el personal en las sucursales.

OE4: Incrementar la rentabilidad de OSIT3: Mejorar los procesos de la empresa e
la empresa aumentando la utilidad integrando las sucursales mediante la utilización
en un 10% anual. de TI/SI.

Matriz de Correlación 2: Objetivos de TI/SI – Sistemas y tecnologías de la información
elegidas.

Objetivos de SI y TI SI/TI
OSIT1: Mejorar la comunicación PRO1: Implementación del sistema Open
entre la empresa y los clientes ERP Online:
(internos y externos) a través del uso •Administración de relación con los
de un SI y TICs. clientes. (CRM)

OSIT2: Mejorar los procesos de la PRO1:Implementación del sistema Open
empresa, a través de su registro en ERP Online:
sistemas de información y


tecnologías de la información. • Administración financiera
• Recursos humanos
• Administración de relación con
clientes (CRM).
• Administración de la cadena de
suministros. (SCM)
• Administración de ventas

OSIT3: Mejorar los procesos de la PRO1: Implementación del sistema Open
empresa e integrar las sucursales ERP online
mediante la utilización de TI/SI.

OSIT4: Optimizar el control de las PRO1: Implementación del sistema Open
operaciones que realizan el personal ERP Online:
en las sucursales.
• Recursos humanos

VIII. Ejecución.
Debe presentarse tipo plan operativo. En buena cuenta en el Plan de TI/SI es un plan
operativo.
Se debe tener en cuenta que no solo importa la implantación de sistemas y tecnologías de
la información, sino que hay aspectos a tener en cuenta como la cultura y la estructura.
Estos aspectos deben haber sido identificados como fortalezas o debilidades en la etapa de
diagnóstico. Esos aspectos deben estar definidos como actividades.
Cartera de Proyectos (planes operativos. Puede existir un proyecto independiente para
desarrollar competencias en el personal y así adaptarlo a la nuestra estructura o a los
nuevos sistemas y tecnologías de la información):

 Nro. / código de Proyecto

 Nombre del proyecto

 Descripción (con este proyecto a qué objetivo de sistemas y tecnologías de la
información se apunta)

 Resultados esperados (en relación a los objetivos de SI/TI)

 Alternativas de implementación (empresa que ejecutaría el proyecto).

 Cronograma genérico de actividades incluyendo presupuesto.


Nro. / código Nombre del Descripción Resultados esperados Alternativas de implementación
de Proyecto proyecto

Proyecto 1: Implementación de Es una aplicación cliente-servidor  Mejorar los procesos de la empresa, a través de
(Pro1) Open ERP Online multiplataforma e interfaz web, que permite su registro en sistemas de información y TelFast S.A.C.
personalizar la gestión de la información a las tecnologías de la información José Balbuena Aimini
necesidades de la empresa o departamento,
Mejorar la comunicación entre la empresa y los Ca. Alcanfores 1002. Of 702.
con poco esfuerzo. desarrolla módulos a 
medida, apoyando los siguientes procesos: clientes (internos y externos) a través del uso de
Miraflores Perú
un SI y TICs.
 Procesos de venta contacto@telfast.com.pe
 Provisiones  Mejorar los procesos de la empresa integrando
 Contabilidad financiera y analítica las sucursales mediante la utilización de TI/SI. T: (+511) 720-1919; M: (+51) 952-322-480
integrada
 Stocks, múltiples almacenes, listas de  Optimizar el control de todas las operaciones http://www.openerpperu.com
embalaje, albaranes, seguimiento de los que realizan el personal en las sucursales.
lotes de entrada, de salida y/o de
producción
 Seguimiento de clientes y casos (CRM) TeraData SAC – Cubic ERP
 Gestión de proyectos, tareas, calendarios
Jaime Suárez Arévalo
 Gestión documental
Av. Arenales 395 oficina 507

Lima Perú mensajes@cubicerp.com

T: +51 (1) 536-2222

http://www.cubicerp.com


Nro. / código Nombre del Objetivos Faces - Actividades
de Proyecto proyecto

Proyecto 1: Implementación de  Mejorar los procesos de la 1. ETAPA PLANIFICAR (PLAN)
(Pro1) Open ERP Online empresa, a través de su  ETAPA PREPARATORIA
registro en sistemas de En esta etapa se conformara el equipo de trabajo se identificaran a los actores involucrados tanto internos como
información y tecnologías de externos y se investigará el problema en cuestión de SI/TI de la empresa.
la información  ETAPA DE DIAGNOSTICO
En esta etapa se identificaran las expectativas de los dueños de la empresa, se justificara y se definirá el problema a
 Mejorar la comunicación abordar y además se definirá la viabilidad y el alcance del proyecto.
entre la empresa y los  ETAPA DE REDISEÑO
clientes (internos y externos) En esta etapa se definirán los requerimientos para los procesos, una análisis respectivo, se rediseñaran algunos
a través del uso de un SI y procesos para el acoplamiento del sistema y mejorar la eficiencia, se validaran las expectativas, viabilidad y alcance
TICs. del proyecto, al final se validara los requerimientos solicitados.

 Mejorar los procesos de la
2. ETAPA HACER (DO)
empresa integrando las
 ETAPA DE IMPLANTACIÓN
sucursales mediante la
En esta etapa se sensibilizara y socializara masivamente sobre lo que se pretende lograr, se diseñara las soluciones
utilización de TI/SI.
especificas para los clientes de SITI, también se incluirá a los empleados para la solución a partir de ello se gestionara
 Optimizar el control de todas la calidad de las modificaciones a las soluciones especificas para los clientes de SI/TI, se enlazaran todas las
las operaciones que realizan sucursales mediante internet, se migraran los datos existentes de la empresa a una base central, previa validación.
el personal en las sucursales. Se gestionara la calidad de la solución de SI/TI, se capacitara a los usuarios finales del sistema y se realizara una
prueba piloto del uso del sistema.

3. ETAPA VERIFICAR (CHECK)
 ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
En esta etapa se corroborará los conocimientos adquiridos por los usuarios finales sobre el uso del sistema, además
se realizará una verificación de que el sistema se ejecuta de manera óptima. Para que todo esto quede
estandarizado se fijaran procedimientos específicos de trabajo y del uso del sistema.

4. ETAPA ACTUAR (ACT)


En esta etapa se levantaran los errores encontrados en la ejecución del sistema, una ves arreglados los detalles
finales se dará inicio a las operaciones de la empresa con el sistema Open ERP online.


Presupuesto:


Conclusiones:

• El PE SI/TI debe de alinearse al PEI de tal manera que al lograr los objetivos de SI/TI
estemos ayudando a logro de los objetivos institucionales de la empresa.

• Los ERPs son una solución integral para la empresas, ya que no solo nos brinda un
software si que estudia a la organización en todas sus dimensiones, lo que no se hace
generalmente al comprar un software a medida.

• Los ERPs son extremadamente caros, pero existen soluciones gratuitas de gran utilidad
como es el caso de OpenERP.

• Las tecnologías de información y comunicaciones actuales son de gran ayuda para que
las empresas alcancen sus objetivos.

• Las capacidades del personal necesitan ser fortalecidas para trabajar con el sistema
propuesto y las nuevas tecnologías de información y comunicaciones.

Recomendaciones:

• Es necesaria una evaluación de costo/beneficio más a detalle antes de la
implementación de un ERP.

• Es necesaria la capacitación a todo el personal en aspectos como el uso de tecnologías
de información y comunicaciones.

• Es necesaria la evaluación periódica del funcionamiento del ERP.

• Es necesario que el personal interviniente comprenda lo importante que es su trabajo
con ayuda de sistemas y tecnologías de información.

• Si recomienda tener una persona capacitada en cuestiones técnicas del OpenERP para
poder dar mantenimiento.

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