ENVIO DE DOCUMENTO
OBJETIVOS GENERALES1. Administración de archivo.   2. Rotulación y envió de Sobres.     3. Consecuencias y Sugerencias
OBJETIVOS GENERALES1. Administración de archivo.   2. Rotulación y envió de Sobres.     3. Consecuencias y Sugerencias
Administración de archivo• El envió de los documentos al Operador de Archivo, se  realiza diariamente.• Está prohibido la ...
Administración de archivoCustodia de documentos (cajas):La estructura para la custodia de los sobres dentrode la caja es l...
OBJETIVOS GENERALES1.Administración de archivo.   2. Rotulación y envió de Sobres.     3. Consecuencias y Sugerencias
Rotulación   El sobre debe estar Rotulado con los   siguientes datos: 1. Fecha o rango de fechas 2. Nombre del documento y...
ROTULO (MANUAL O IMPRESO)        Puede ser 01 a 04 días   Solo el tipo de documento                                       ...
ENVIODetalles a considerar:• Evitar el envío mensual (masivo) de los documentos.• Utilizar el material adecuado, sobre Man...
DETALLE DE CARGO DE ENTREGA                              10
OBJETIVOS GENERALES1.Administración de archivo.   2. Rotulación y envió de Sobres.        3. Consecuencias y Sugerencias
SUGERENCIAS• Evitar la acumulación de documentos.• Estar en constante comunicación con el área de  Distribución y Archivo ...
Consecuencias• Extravío, rotura y mal estado de los documentos al no enviarlo  con el material adecuado.• Demora en el ord...
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  1. 1. ENVIO DE DOCUMENTO
  2. 2. OBJETIVOS GENERALES1. Administración de archivo. 2. Rotulación y envió de Sobres. 3. Consecuencias y Sugerencias
  3. 3. OBJETIVOS GENERALES1. Administración de archivo. 2. Rotulación y envió de Sobres. 3. Consecuencias y Sugerencias
  4. 4. Administración de archivo• El envió de los documentos al Operador de Archivo, se realiza diariamente.• Está prohibido la revisión interna de los sobres. El Operador de archivo, es quien detecta daños, al momento de registrara la información
  5. 5. Administración de archivoCustodia de documentos (cajas):La estructura para la custodia de los sobres dentrode la caja es la siguiente manera: 1) Tipo de Producto 2) Tipo de documento 3) Código de tienda 4) Fecha del documentoDespués de ocupar la capacidad de la caja, seregistra en la Base de Datos. 5
  6. 6. OBJETIVOS GENERALES1.Administración de archivo. 2. Rotulación y envió de Sobres. 3. Consecuencias y Sugerencias
  7. 7. Rotulación El sobre debe estar Rotulado con los siguientes datos: 1. Fecha o rango de fechas 2. Nombre del documento y/o Producto 3. Tienda de Origen 4. Destinatario 7
  8. 8. ROTULO (MANUAL O IMPRESO) Puede ser 01 a 04 días Solo el tipo de documento Del 03 Ago-12 Al 05 Ago-12 que corresponde Fecha del documento Cobranzas FOW Al grupo que pertenece el Nombre del documento conjunto de documentos Reprogramación y Recalendarizacion Tipo de productoSolo la UN, el nombre crea 303confusiones de ordenamiento Código de CCFF ARCHIVO Destinatario Solo considerar área de Archivo Cada separación tiene su reporte de Observación documentos Detalles internos del sobre 8
  9. 9. ENVIODetalles a considerar:• Evitar el envío mensual (masivo) de los documentos.• Utilizar el material adecuado, sobre Manila• Evitar utilizar sobres multiusos. 9
  10. 10. DETALLE DE CARGO DE ENTREGA 10
  11. 11. OBJETIVOS GENERALES1.Administración de archivo. 2. Rotulación y envió de Sobres. 3. Consecuencias y Sugerencias
  12. 12. SUGERENCIAS• Evitar la acumulación de documentos.• Estar en constante comunicación con el área de Distribución y Archivo en los recojo no efectuados.• Seguir los procesos dados para el mejor manejo de la información.• La información completa es importante para atención de reclamos de los clientes y usuarios internos. 12
  13. 13. Consecuencias• Extravío, rotura y mal estado de los documentos al no enviarlo con el material adecuado.• Demora en el ordenamiento de los documentos.• Inconsistencia en lo que indica el físico con lo que indica el rotulo, ejemplo (el sobre de recibo del 04-ago, también contiene documento del 03-ago y 27-jul.)• La no ubicación del documento para un caso de sustento ante el reclamo del cliente.• Perdidas del control al enviarse a otro usuario o no registrarlo correctamente en el cargo de entrega. 13
  14. 14. Administración de Archivo

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