3. MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ BARRERA
DIANA CAROLINA GONZÁLEZ RUBIO
JULIO DE 2007
Programa
Construcción
de Capacidades
Institucionales

5. CONTENIDO
PRESENTACIÓN 7
INTRODUCCIÓN 10
UNIDAD UNO
El presupuesto como parte integral del proyecto 13
UNIDAD DOS
Modelo de presupuesto 29
UNIDAD TRES
Seguimiento y control del presupuesto 79
BIBLIOGRAFÍA 113
GLOSARIA 115
SINÓNIMOS 117
ANEXO 1 119
ANEXO 2 149
ANEXO 3 153
5

6. Preguntas Introductorias
Herramientas
Ejemplos

7. PRESENTACIÓN
La Red Interamericana de Fundaciones y Acciones Empresariales para el Desarrollo de Base, RedEA-
mérica, agrupa cincuenta y cinco (55) entidades de doce (12) países de las Américas que, en medio
de la diversidad de opciones metodológicas existentes en su interior para el desarrollo de programas
sociales, han decidido construir de forma compartida principios de actuación y marcos de referencia
para fortalecer la gestión autónoma y el protagonismo de las organizaciones de base en el continente,
en tres niveles:
1. El nivel micro de la organización individualmente considerada.
2. El nivel meso de las organizaciones que participan en redes y alianzas.
3. El nivel macro de las organizaciones, redes o alianzas que participan en espacios de concertación
de los asuntos públicos.
Para lograrlo, RedEAmérica trabaja en dos aspectos íntimamente entrelazados: por un lado, la consoli-
dación de las capacidades colectivas de las organizaciones de base, especialmente en los niveles
micro y meso y, por el otro, en la promoción de entornos institucionales favorables para la acción y
la participación de dichas organizaciones, principalmente en el nivel macro.
En esa perspectiva, las entidades socias de RedEAmérica han adoptado la estrategia de acompañar y
cofinanciar iniciativas surgidas de organizaciones de base, de redes que agrupan a varias de esas
organizaciones y de alianzas de dichas organizaciones con actores públicos y privados. Esta labor es
desarrollada por los miembros de RedEAmérica de forma constante y sistemática, con el fin de
contribuir a la estructuración de procesos participativos e incluyentes que reduzcan la pobreza y
profundicen la democracia en los países del continente.
7

8. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO
Esta apuesta se apoya en un largo camino recorrido. En efecto, las distintas entidades que conforman
RedEAmérica han acumulado en sus respectivos países, a lo largo de varios años de trabajo, una
amplia experiencia en el acompañamiento y la cofinanciación de proyectos sociales en los niveles
micro, meso y macro anteriormente mencionados, estrategia que ha demostrado tener un enorme
potencial para cualificar las capacidades colectivas de las organizaciones, mejorar su interlocución con
la empresa privada y el Estado, incrementar sus posibilidades de éxito en las gestiones que llevan a
cabo y garantizar la rentabilidad social de los recursos invertidos.
Por su parte, las organizaciones de base existentes en los países que configuran las Américas, han
mantenido a lo largo de varias décadas una actividad por medio de la cual aglutinan y movilizan
grupos poblacionales, gestionan y ejecutan proyectos de desarrollo, participan en distintos escenarios
de debate y toma de decisiones públicas, promueven o afianzan sentidos de pertenencia y canalizan
demandas ciudadanas. En su interacción con la ciudadanía, la empresa privada y el Estado, estas
organizaciones han realizado contribuciones notables al mejoramiento de las condiciones de vida de
los habitantes, han generado mayores posibilidades de equidad y justicia y han puesto en marcha
procesos sociales democráticos.
En ese contexto, RedEAmérica ha asumido la tarea de publicar una colección de manuales que, a
partir de la experiencia de sus miembros, presente caminos a seguir para llevar a cabo procesos
sostenidos de fortalecimiento de organizaciones, redes y alianzas, de modo que la voz de los exclui-
dos tenga presencia protagónica en la sociedad y sea escuchada por ésta con ánimo incluyente.
8

9. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
De dicha colección hace parte este Manual de presupuesto para
proyectos de desarrollo de base, el cual se complementa con
un aplicativo o software para la elaboración de presupuestos.
Así mismo, son parte de la colección el Manual de evaluación
de impactos del desarrollo de base y el Manual de acompa-
ñamiento y cofinanciación a procesos organizativos para el
desarrollo de base. El enfoque común que guía estos ma-
nuales, se encuentra consignado en la publicación Construir
Juntos. Una propuesta para hacer desarrollo de base, juego
de cuatro cuadernillos editado por RedEAmérica en 20041.
Este es un material de referencia y una herramienta de tra-
bajo que espera ser útil para que las entidades miembro de
la Red evalúen los impactos de los programas y los proyec-
tos de desarrollo de base que adelantan en sus instituciones
en el nivel micro, meso y macro.
1
Cuadernillo 1: Niveles de intervención en el desarrollo de base.
Cuadernillo 2: Orientaciones estratégicas para la promoción del
desarrollo de base. Cuadernillo 3: Modelos y estrategias de inter-
vención utilizadas por los miembros de RedEAmérica. Cuadernillo
4: El aprendizaje en RedEAmérica. Guía: Propuesta metodológica
para el taller de reflexión sobre el marco de desarrollo de base de
RedEAmérica.
9

10. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO
INTRODUCCIÓN
El proceso de elaboración del Manual parte de la revisión y análisis de múltiples y diferentes modelos
de presupuesto, informes de ejecución presupuestal y rendiciones de cuentas presentadas por Orga-
nizaciones de Base (OB) y Organizaciones No Gubernamentales (ONG) a entidades de coopera-
ción que apoyan sus proyectos.
Durante la elaboración del Manual, además de la consulta y análisis de documentos, se realizaron
reuniones de trabajo, consultas directas y/o Talleres, tanto con OB, como con entidades ONG y
empresas que hoy forman parte de RedEAmérica. Así mismo, se dio un constante dialogo con el
equipo técnico de la Red. Todo ello, constituyo insumo valioso para el documento consignado en
estas páginas.
El Manual se presenta en tres unidades. En la primera, se conceptualiza sobre los elementos bási-
cos del presupuesto y se le ubica como un instrumento o herramienta clave en la formulación,
planeación y ejecución de los proyectos de desarrollo de base. En la segunda unidad, se presenta
el modelo de presupuesto que se propone y sus correspondientes formatos, dando explicación de
los mismos. En la tercera unidad, se aborda lo relativo al control y seguimiento de la ejecución
presupuestal del proyecto.
El Manual va acompañada de tres anexos que dan detalle de aspectos puntuales y de vital importan-
cia, como son: a) La conceptualización e instrucciones sobre el costeo o valorización de los concep-
tos o rubros de ingreso y gasto del proyecto y b) Los soportes básicos que deben acompañar los
registros contables.
10

11. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
Para facilitar el registro acumulado y debidamente sistematizado de la información de presupuesto y
ejecución de recursos, por parte de todas aquellas organizaciones que reciben apoyo de RedEAmérica,
se ha elaborado un "Aplicativo de presupuesto" que se presenta en documento separado del pre-
sente Manual.
En la elaboración y perfeccionamiento del Manual y el Aplicativo han participado representantes
técnicos de la mayor parte de las organizaciones integrantes de la Red, bien sea con sus comentarios
y sugerencias por correo electrónico, como con sus aportes en las diversas reuniones de trabajo y
encuentros realizados, incluidos los Talleres en Córdova (Argentina), Sao Paulo (Brasil) y Bogotá
(Colombia).
El Manual de Presupuesto y su Aplicativo, han sido elaborados para ser trabajados principalmente, o
mediante su orientación, por parte del equipo técnico y promotor de las entidades que integran a
RedEAmérica, y que, son las que hacen seguimiento a las OB beneficiarias de su apoyo.
Los presupuestos se originan en las mismas OB, que son las solicitantes de los proyectos ante las
entidades miembros de la Red. El Manual ofrece los formatos o modelos básicos para diligenciar o
presentar los presupuestos y para registrar su ejecución. El equipo de trabajo de las organizaciones
que forman parte de RedEAmérica, tienen en el Manual un instrumento de apoyo para su trabajo. El
paso que sigue, es poner en práctica el Manual y Aplicativo y, progresivamente, en cuanto sea perti-
nente, irlos mejorando y adaptando a las circunstancias cambiantes del contexto y los proyectos, sin
perder de mira la importancia de ir disponiendo de información básica que sea homologable y com-
parable entre los diferentes proyectos que se apoyan a través de las Organizaciones de la Red.
11

12. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO
El Manual de presupuesto fue elaborado bajo la dirección de Manuel Guillermo González Barrera,
economista y magíster en Análisis de Problemas Políticos Económicos e Internacionales: experto en
el diseño, formulación y evaluación de proyectos de desarrollo base. Se contó con la asistencia de la
Administradora de Empresas, Diana Carolina González Rubio, además del apoyo de un equipo de
trabajo conformado por profesionales especializados en el tema, Martha Lucía Gómez Rojas, Patricia
Vesga, Miguel Castellanos y Jairo Fernando González Acosta. El diseño del Aplicativo del presupuesto
estuvo a cargo de Carlos Giovanni Wiesner y Óscar Gómez.
A todas aquellas personas participantes, por parte de las entidades que conforman RedEAmérica, del
equipo técnico y coordinador de la Red y de quienes contribuyeron con su trabajo para la elabora-
ción del Manual y el Aplicativo, nuestro profundo reconocimiento y agradecimiento.
Bogotá D.C., julio de 2007
12

13. UNIDAD UNO
UNIDAD
EL PRESUPUESTO COMO PARTE
INTEGRAL DEL PROYECTO
Programa
Construcción
de Capacidades
Institucionales

15. CONTENIDO
CUADRO SINTÉTICO 17
1. MARCO CONCEPTUAL 19
2. CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO 22
3. RELACIÓN ENTRE PROYECTO Y PRESUPUESTO 25
4. ALERTAS 27
CUADRO SÍNTESIS 27
15

17. Cuadro sintético
TEMAS CONCEPTOS CLAVE
• Presupuesto, desarrollo de base, proyecto, ingresos, egresos, financia-
MARCO ción, gastos, inversión.
CONCEPTUAL PROPÓSITO
• Reconocer los principales términos que dan marco y se requieren para reflexionar sobre lo que es
el presupuesto de un proyecto de desarrollo de base.
La definición detallada de lo correspondiente a los diferentes conceptos del plan de cuentas para
ingresos y egresos que también es necesaria será tratada en un capítulo posterior.
"El hombre necesita a cada
paso de la ayuda de sus se-
mejantes, y es inútil que la CONCEPTOS CLAVE
espere tan sólo de su benevo- RELACIÓN ENTRE • Objetivos, metas, actividades, requerimientos o concepto de gasto, pre-
supuesto.
lencia: le será más fácil obte- PRESUPUESTO Y
nerla si puede interesar en su PROYECTO PROPÓSITO
favor el amor propio de aque- • Comprender por qué los recursos por invertir deben tener una relación directa con las actividades
llos a quienes recurre y hacer- que se ha previsto adelantar durante el proyecto y los objetivos de este.
les ver que es lo que les pide."
CONCEPTOS CLAVE
CONSIDERACIONES • Plan de cuentas, egresos, gasto, inversión; formatos, tablas o matrices
PARA LA ELABORA- para elaborar presupuestos; equilibrio presupuestal, control presupues-
CIÓN DEL PRESUPUES- tal, flujo oportuno de recursos, contabilidad transparente.
TO Y SUS PRINCIPALES
CARACTERÍSTICAS PROPÓSITO
• Reconocer conceptos básicos y específicos para la elaboración de un presupuesto, así como las
características mínimas que debe reunir.
17

19. 1
MARCO
CONCEPTUAL
Antes de desarrollar los conceptos de esta unidad se presenta un esquema gráfico con los aspectos más importan-
tes del proceso de elaboración y seguimiento de un presupuesto, bien sea para que estos conceptos sean aplica-
dos a una organización o a un proyecto.
¿QUÉ ES Y PARA FIGURA 1
QUÉ ME SIRVE
EL PRESUPUESTO? Infograma del Manual de presupuesto
El presupuesto es
ante todo una
herramienta que
permite saber con
qué recursos
económicos se
cuenta, para luego
mirar el
funcionamiento real
del proyecto y saber
si se ha cumplido con
las metas y objetivos
propuestos en el
mismo.
19

20. EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO
Se denomina presupuesto al cálculo aproximado de los ingresos que se re-
quieren para cubrir los egresos (gastos, costos e inversiones) previstos en el ¿Para qué sirve el presupuesto
desarrollo de las actividades de una institución o de un proyecto en particu- de un proyecto?
lar. En la elaboración de un presupuesto deben definirse previa y claramente
el período de tiempo y de dónde se espera obtener los recursos.
LAS RESPUESTAS SON VARIAS Y COMPLEMENTARIAS, A SABER:
Este manual hace referencia directa al presupuesto en relación con el proyec- COMO INSTRUMENTO DEL PROYECTO, UN PRESUPUESTO SE DEBE ELA-
to por ser éste la unidad de análisis y como tal su punto de partida. El Modelo BORAR EN FUNCIÓN DE LO QUE SE REQUIERE PARA CUBRIR LOS COSTOS DE
para la elaboración de presupuestos de RedEAmérica se propone desde un REALIZACIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROYECTO, CON EL FIN
enfoque instrumental donde éste se piensa y elabora con base en un proyec-
DE CUMPLIR CON SUS OBJETIVOS. LO MÁS IMPORTANTE SON LOS OBJETI-
to determinado. Como primer paso del proceso de elaboración de un pre-
VOS DEL PROYECTO, MIENTRAS EL PRESUPUESTO ES SÓLO UNA HERRAMIEN-
supuesto, se inicia en el manual con la identificación de las actividades del
TA O INSTRUMENTO DE APOYO.
proyecto, tema que se desarrollará en la segunda unidad. Las características
básicas del enfoque del propuesto se señalan en el siguiente recuadro. PARA DAR SOPORTE Y CREDIBILIDAD ANTE LAS DIFERENTES FUENTES
DE FINANCIACIÓN A LAS CUALES SE ACUDE EN BÚSQUEDA DE RECURSOS,
Para lograr una mayor claridad sobre algunos conceptos se recomienda re- BIEN SEA PORQUE ÉSTOS SE OBTENGAN COMO CRÉDITO O MEDIANTE SOLICI-
visar la conceptualización relacionada con desarrollo de base propia de RedEA- TUDES DE COOPERACIÓN NO REEMBOLSABLE.
mérica1 en el “manual de acompañamiento y cofinanciación”, dado que este
manual sobre presupuesto está particularmente orientado a proyectos que PARA IDENTIFICAR CON CLARIDAD LOS RECURSOS REQUERIDOS, ME-
promueven y se ejecutan dentro de dicho marco. CANISMOS Y FUENTES DE FINANCIACIÓN Y LA FORMA Y MOMENTO EN
QUE ÉSTOS DEBEN ENCONTRARSE DISPONIBLES PARA CUMPLIR CON LAS
ACTIVIDADES Y ALCANZAR LAS METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO.
COMO APOYO EN EL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO A LOS
INGRESOS Y EGRESOS DEL PROYECTO, PORQUE SE UTILIZA COMO PARÁMETRO
PARA COMPARAR LO PREVISTO INICIALMENTE CON LA EJECUCIÓN REAL DEL
MISMO. EL ANÁLISIS COMPARATIVO DE LO PRESUPUESTADO FACILITA A LOS IN-
TERESADOS SABER CÓMO SE HAN INVERTIDO LOS RECURSOS Y PERMITE A LA
ADMINISTRACIÓN TOMAR DECISIONES OPORTUNAMENTE. AL OBSERVAR EN
QUÉ SE INVIERTEN LOS RECURSOS SE PUEDE SABER SI ÉSTOS SE CANALIZAN
O NO EN FUNCIÓN DE LAS ACTIVIDADES, METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO.
1
Ibid.
20

21. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
Luego de tener claridad sobre cómo concibe RedEAmérica los conceptos
de desarrollo de base, proyecto y proyecto de desarrollo de base se abor- FIGURA 2
dan algunos términos propios del tema de presupuesto, tales como: ingre- Definiciones
sos, egresos, financiación, gastos e inversión. Otros conceptos se desarro-
llan a lo largo del manual, en la medida en que se requieren.
No se trata de dar definiciones detalladas o excluyentes, o de entrar en po-
lémicas sobre una u otra definición dentro de las varias que se pueden encon-
trar en textos de presupuesto, contabilidad y economía. Sin embargo, sí
conviene una aproximación conceptual que ayude a la unificación de criterios.
Los conceptos considerados pertinentes se encuentran en la figura 2 donde
se presenta en forma de esquema qué se entiende en este manual por pre-
supuesto y cuáles son los conceptos o componentes que lo conforman. Esta
figura presenta la relación de dependencia existente entre el presupuesto y
el proyecto, relación que también aparece con nuevos detalles en la figura 4.
En la figura 2 se describe lo que se entiende por ingresos y egresos, por ser
éstos los componentes del presupuesto. El ingreso lleva a reflexionar, entre
otros, sobre el tema de la financiación y a su vez señala un elemento funda-
mental: la financiación de recursos. En relación con los egresos de un pro-
yecto, se contemplan tanto los considerados gastos como los que se aplican
a inversiones. La definición de inversiones aborda el concepto de activos en
el sentido de bienes o recursos que permanecen en el tiempo y no se gas-
tan o desaparecen en el corto plazo.
21

22. 2
CARACTERÍSTICAS
DEL PRESUPUESTO
Las características que deben identificar los presupuestos presentados a con-
sideración de los miembros de RedEAmérica corresponden, entre otras, a
las siguientes:
1 Formatos de presentación predefinidos 3 Unidades de valor
El presupuesto debe elaborarse en los formatos propuestos en este manual Las unidades de valor que se utilicen, como por ejemplo pesos, dólares o
por RedEAmérica, lo cual facilita, entre otras cosas, lo siguiente: euros, también deben ser previamente definidas, o de lo contrario será im-
• Comparar lo presupuestado con lo ejecutado. posible la acumulación de egresos e ingresos.
• Consolidar por rubros de ingresos y egresos los presupuestos y ejecucio-
nes de diferentes organizaciones. Todo presupuesto debe elaborarse primero en la moneda del país donde se
• Verificar las variaciones de ingresos y egresos entre diferentes períodos. ejecutará, pero también en el caso de los proyectos apoyados por RedEAmé-
rica debe procederse a su conversión en dólares de Estados Unidos. Los
2 Plan de cuentas de egresos e ingresos predefinido cálculos en una u otra moneda serán consignados en los formatos predefinidos
para el efecto.
Al momento de elaborar el presupuesto debe trabajarse sobre un mismo
patrón para clasificar los egresos e ingresos del proyecto. De allí la importan- Es habitual que las agencias de apoyo que financian proyectos en otras mo-
cia de disponer de un plan de cuentas predefinido, como puede observarse nedas, tales como el euro, soliciten la elaboración del presupuesto también
en los formatos que se incluyen en este manual y constituyen guías estandari- en dicha moneda. Para tal efecto se utilizará la tasa de cambio vigente el
zadas para presentar presupuestos e informes de ingresos y egresos de cual- último día del mes inmediatamente anterior a la fecha de elaboración del
quier proyecto apoyado por las organizaciones que forman parte de Re- presupuesto
dEAmérica.
22

23. REDEAMÉRICA ACOMPAÑAMIENTO Y COFINANCIACIÓN A PROCESOS ORGANIZATIVOS PARA EL DESARROLLO DE BASE
Al momento de reportar informes financieros de la ejecución del proyecto, 7 Relación beneficio/costo positiva
estos informes deberán hacerse en las mismas monedas en que fue presen-
tado el presupuesto. Los argumentos de sustentación que se presenten sobre el presupuesto
deben demostrar y justificar que el beneficio por obtener con los recursos
4 Realismo al presentar la información invertidos es altamente favorable y que los costos (anexo 02) son los míni-
mos posibles para alcanzar las metas planteadas.
En relación con los ingresos, quiere decir que los valores estimados deben
corresponder a rubros de ingresos altamente probables de ser obtenidos. 8 Equilibrio
En relación con los egresos, quiere decir que los valores estimados se co-
rrespondan con el precio real de mercado al momento que se proyecte Los factores más importantes que determinan un proyecto son:
adquirir el producto o servicio pagado. • Que los egresos sean iguales a los ingresos.
• Que exista lógica y proporcionalidad entre lo que se considera gastos de
Al presupuestar los recursos que se van a solicitar a una entidad financiadora funcionamiento y gastos de operación e inversiones.
se deben asignar valores posibles y razonables para dicha entidad. Este pun-
to requiere de especial cuidado, por cuanto en el caso particular de las enti- Por ejemplo, si los gastos de funcionamiento representan un porcentaje mayor
dades de cooperación no siempre se definen previamente los montos de al 20% del total del presupuesto, debería revisarse si éstos resultan excesi-
financiación. Aquí es determinante el conocimiento que la OB tenga de las vos frente al total de gastos. Se advierte que estos porcentajes no son fijos y
políticas, criterios y prioridades de su posible fuente de financiamiento. valores diferentes podrían ser plenamente justificados dependiendo del pro-
yecto concreto y de lo que se considere gasto de funcionamiento o gasto de
5 Especificidad y concreción operación e inversiones.
Los valores estimados para ingresos o egresos deben hacerse sobre rubros 9 Sostenibilidad
precisos, incluidos dentro de los rubros de ingresos o egresos contempla-
dos en los formatos diseñados para la elaboración del presupuesto, que a su La sostenibilidad financiera del proyecto implica que éste cuente con los
vez puedan clasificarse o registrarse claramente en el plan de cuentas de la recursos necesarios para cubrir todos sus gastos durante la vigencia del mis-
contabilidad que lleva la organización ejecutora del proyecto. mo y además exige una mirada sobre la diversidad y seguridad de las fuentes
de financiación y la disminución de riesgos de dependencia de fuentes inse-
6 Coherencia guras o exclusivas por su bajo número.
Cada rubro del presupuesto debe tener sentido dentro de los objetivos, Habrá mayor dependencia si la fuente de ingresos es un solo agente exter-
metas y actividades del proyecto. no que apoya o si es una sola fuente, así sea de carácter interno. Habrá
23

24. EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO
menos dependencia, si las fuentes de ingresos son diversas, y sobre todo si RedEAmérica y las entidades que la integran buscan que las organizaciones a
se origina en una actividad productiva o de comercialización que controla y las cuales apoyan puedan ser autosostenibles mediante acciones combina-
depende de la propia entidad. das que permitan fortalecer las fuentes de ingresos propios y diversificar las
fuentes externas públicas, privadas, nacionales o internacionales.
Un proyecto cuyo propósito sea la generación de ingresos y al cual no se le
haya previsto su propio sostenimiento a partir de los ingresos que él mismo 10 Información transparente
genere en un período de tiempo determinado, se considerará no viable y
por lo tanto, difícil de sostenerse, aun con el apoyo de terceros. Los registros e informes contables y financieros con un buen control interno
son la fuente de información, tanto para elaborar el presupuesto como para
Los proyectos que presentan mayor dificultad para financiarse con recursos su posterior ejecución. La información debe ser oportuna, pertinente, clara
propios son los dirigidos a población indigente o extremadamente pobre y confiable.
que, por sus condiciones, difícilmente pueden aportar para cubrir los costos
del servicio requerido. La dificultad para financiarse con recursos propios en
estos casos se complica aún más cuando los proyectos no son de carácter
11 Control de ejecución presupuestal
productivo o generadores de ingresos, como es el caso de los relacionados
El presupuesto es un instrumento para aplicar y hacerle seguimiento de for-
con la educación, la salud, la atención de emergencias y otros similares.
ma continua y dinámica y para el efecto debe contarse con formatos
predefinidos. Estos formatos deben registrar las diferencias que se presen-
El Estado puede y debe surgir aquí como un posible contratante de servicios
ten entre lo ejecutado y lo presupuestado y facilitar las explicaciones que se
a la ONG o a la organización de base. Éste es un punto que debe recordarse,
requieran.
aunque no siempre sea fácil concretar el aporte de gobiernos si no se tienen
recursos suficientes.
12 Oportunidad del flujo de recursos
Vale la pena señalar la dificultad que tienen las OB para conseguir, con las
entidades de apoyo, los recursos para financiar gastos de carácter adminis- El cumplimiento cabal de un presupuesto depende de diversos factores en-
trativo, tales como los salarios del personal de dirección y administración, tre los cuales se destacan:
servicios públicos, papelería y útiles de escritorio, etc. Existe el temor en • Agilidad y claridad en los procesos y decisiones sobre los gastos.
muchas entidades de cooperación que al financiar ese tipo de gastos la de- • Disponibilidad de recursos.
pendencia aumente y el proyecto y organización ejecutora no demuestren • Cumplimiento de las actividades en función de los objetivos y metas del
capacidad para autosostenerse. proyecto.
24

25. 3
RELACIÓN ENTRE
PROYECTO Y PRESUPUESTO
FIGURA 3
El presupuesto en el proyecto
Antes de pasar a la
segunda unidad donde
se describe el proceso
y se presentan los
formatos para la
elaboración del
presupuesto, se debe
observar el siguiente
gráfico que sintetiza la
relación entre los
componentes de un
proyecto y el
presupuesto.
25

26. EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO
FIGURA 4
Ejemplo de relaciones entre los componentes de un proyecto
26

27. 4
ALERTAS Cuadro síntesis
PRESUPUESTO
Evitar el riesgo de convertir el Herramienta de planificación, guía, e instrumento de in-
1 presupuesto en el fin o razón ¿QUÉ ES?
formación y control que permite visualizar de forma con-
creta, ordenada y valorizada los recursos requeridos y
de ser de la acción institucio- los conceptos en que se van a invertir para poder llevar a
cabo un proyecto.
nal. Esta última se define en su
misión.
• Soporte y credibilidad
La legitimidad del presupues-
2 to está dada por la claridad de USO Y UTILIDAD
• Instrumento del proyecto
• Identifica con claridad los recursos requeridos, meca-
los objetivos del proyecto en nismos y fuentes de financiación
• Instrumento de seguimiento y monitoreo
el que se enmarca.
INGRESOS Financiación
COMPONENTES Gastos
EGRESOS
Inversión
Todos los componentes de un proyecto tienen una rela-
ción directa con el presupuesto en cuanto éste contem-
pla los recursos que hacen viable el cumplimiento de
RELACIÓN CON metas y objetivos.
LOS OBJETIVOS
DEL PROYECTO OBJETIVO META ACTIVIDAD
PRESUPUESTO REQUERIMIENTO
27

29. UNIDAD DOS
UNIDAD
MODELO DE PRESUPUESTO
Programa
Construcción
de Capacidades
Institucionales

31. CONTENIDO
CUADRO SINTÉTICO 32
1. ENFOQUE Y ASPECTOS BÁSICOS QUE CONTEMPLA
LA ADMINISTRACIÓN DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO 35
2. MOMENTO OPORTUNO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO 37
3. LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA
PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO 38
4. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO
SEGÚN RUBROS CONTABLES 46
5. EL PRESUPUESTO EN DÓLARES, DEVALUACIÓN E INFLACIÓN 75
6. ALERTAS 77
CUADRO SÍNTESIS 78
31

33. Cuadro sintético
TEMAS
CONCEPTOS CLAVE
ENFOQUE Y ASPECTOS • Administración de recursos, agencias o fuentes financiadoras, metas
BÁSICOS QUE CONTEMPLA financieras, cumplimiento de compromisos presupuestales.
LA ELABORACION DE UN
PRESUPUESTO EN UN PROPÓSITO
PROYECTO • Reconocer los criterios básicos para administrar los recursos presupuestales de un proyecto, a
partir de la elaboración del presupuesto.
CONCEPTOS CLAVE
• Presupuesto, período presupuestal, objetivos, metas, actividades, gas-
MOMENTO PARA ELABORAR tos e ingresos.
EL PRESUPUESTO
PROPÓSITO
• Desarrollar habilidades para elaborar oportunamente un presupuesto.
"Las ideas son capitales que
sólo ganan interés sobre las
manos del talento" CONCEPTOS CLAVE
• Presupuesto consolidado de gastos por actividad, costos o gastos indi-
LA ACTIVIDAD DEL PROYECTO
rectos, costos directos, costos totales.
COMO PUNTO DE PARTIDA
PARA ELABORAR EL PROPÓSITO
PRESUPUESTO • Disponer de instrumentos y metodologías para desarrollar ejercicios de aproximación a un presu-
puesto de gastos para las actividades del proyecto.
CONCEPTOS CLAVE
• Plan de cuentas, subcuentas, financiación, gastos.
ELABORACIÓN DEL
PRESUPUESTO SEGÚN PROPÓSITO
RUBROS CONTABLES • Aprender a clasificar adecuadamente los rubros del presupuesto a partir del plan de cuentas esta-
blecido.
CONCEPTOS CLAVE
EL PRESUPUESTO • Tasa de cambio, devaluación, revaluación, inflación.
EN DÓLARES
PROPÓSITO
• Presentar el presupuesto en la moneda que las entidades de cooperación utilizan.
33

35. 1
ENFOQUE Y ASPECTOS BÁSICOS
QUE CONTEMPLA LA ADMINISTRACIÓN
DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO
Luego de hacer un recorrido por la unidad 1, donde se desarrollaron los temas que permiten entender en qué
consiste, para qué sirve y cómo se relaciona un presupuesto con los objetivos del proyecto, corresponde abordar
en esta unidad 2 los temas sobre cómo hacer el presupuesto y cuáles son los instrumentos disponibles para su
elaboración. Estos dos últimos temas, y en particular el segundo, permiten definir el enfoque del modelo de
¿Cuántos y cuáles presupuesto propio de RedEAmérica.
recursos son necesarios
para ejecutar el proyecto? Los formatos de presentación de la información presupuestal que entrega este manual en las unidades 2 y 3 son
los que particularizan el modelo de presupuesto de RedEAmérica.
¿Qué dinero se requiere y
de cuánto se dispone? La administración del presupuesto de un proyecto contempla fundamentalmente:
¿Cómo estimo y presento • Elaboración del presupuesto
el presupuesto de • Consecución de recursos
ingresos y egresos del • Aplicación de gastos
proyecto? • Control de presupuesto
La sostenibilidad y el éxito financiero de un proyecto dependen de la forma como se administren los recursos, por
lo cual es básico planear a partir de las metas financieras de la OB y señalar claramente lo que se quiere, para lo
cual se deben aprovechar las oportunidades que se presentan y prever las amenazas que puedan recaer sobre las
finanzas de la organización.
35

36. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO
El recurso financiero de un proyecto es el instrumento vital sin el cual los
propósitos y la razón de ser del proyecto no se desarrollarían y en conse-
cuencia la organización dejaría de existir.
Las OB suelen obtener los recursos, entre otros, de entidades de coopera-
ción, para lo cual se establecen compromisos que deben cumplirse, tanto
por seriedad y responsabilidad, como por la necesidad de ganar y mantener
la confianza de las fuentes financiadoras.
En los convenios o acuerdos entre la organización que ejecuta el proyecto y
las agencias financiadoras se señalan compromisos sobre el manejo presu-
puestal. Entre los compromisos que se establecen figuran aspectos como:
• En qué y cómo se va a invertir el dinero
• Período en que pueden ser aplicados los recursos
• Destino que puede y debe darse a los recursos sobrantes o a los que se
obtienen en forma extraordinaria
• Uso que debe hacerse de los rendimientos financieros o ganancias en el
ción de los gastos. Dichos responsables no solamente registran cuánto se
cambio de moneda extranjera
gasta y cuánto ingresa, sino que también están obligados a verificar si los
• Exigencias sobre la administración de los recursos aportados por las enti- gastos se han hecho con todos los requisitos institucionales para que puedan
dades de cooperación ser efectivamente considerados como parte de los gastos previstos en el
presupuesto.
La administración del presupuesto equivale a responder por todo lo ante-
rior y ello exige necesariamente que los responsables de la administración En la unidad 3 se retoma este tema como parte fundamental del proceso de
permanezcan atentos al desarrollo de la obtención de recursos y a la aplica- control y seguimiento del proyecto.
36

37. 2
MOMENTO OPORTUNO
PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO
El presupuesto es parte integral del proyecto y como tal debe corresponder a los objetivos, metas, actividades y
recursos previstos en el mismo. Una elaboración adecuada y oportuna del presupuesto depende entonces de la
definición previa de esos elementos del proyecto.
¿Cuál es el mejor El momento más oportuno para elaborar el presupuesto es cuando se tienen definidas las actividades del proyecto
momento para elaborar y sus requerimientos para realizarlas.
el presupuesto?
La fecha de entrega del proyecto a una entidad de cooperación no está estandarizada y depende de las normas
establecidas por cada una de ellas. Hay entidades que abren convocatoria para la presentación de proyectos y hay
otras que los reciben en cualquier momento del año.
El período que transcurre entre la presentación de una propuesta, su aprobación y el primero y subsiguientes
desembolsos varía de una entidad a otra. Éstos son aspectos sobre los cuales la OB no tiene control y por lo cual
debe acogerse a lo establecido. Lo más importante para la OB es conocer cómo debe responder a cada entidad
de apoyo y tomar las previsiones necesarias para saber con qué recursos económicos podrá contar y en qué
momentos se producen los flujos de ingreso, para aplicar las medidas pertinentes.
37

38. 3
LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA
PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO2
Es importante recordar que el modelo para la elaboración de presupuestos • Detallar o agrupar actividades tanto como sea necesario3
que propone RedEAmérica en este manual centra su enfoque en la relación • Elaborar el presupuesto de un proyecto por actividades y por períodos
entre proyecto y presupuesto y se inicia con la identificación de las activida- de ejecución presupuestal. Por ejemplo, por semestres, trimestres o años
des del proyecto, por lo cual es importante recordar, tal como se planteó en y no necesariamente por todo el período de vigencia del proyecto.
las figuras 3 y 4, que los diferentes componentes del proyecto: diagnósticos,
justificación, objetivos, metas, actividades, requerimientos, indicadores y es- A continuación aparece un flujograma donde se evidencia el procedimiento
tructura operativa, entre otros, deberán formularse antes de seleccionar y para elaborar el presupuesto por actividades.
diligenciar los formatos propuestos en este modelo.
3.1 Definición de actividades
Habitualmente, en las OB se comienza por estimar los gastos para una acti-
vidad durante un período de tiempo determinado, y a partir de éstos, los Se formula cada una de las actividades por realizar en el marco de los obje-
recursos o ingresos necesarios para cubrirlos. tivos y metas del proyecto; por ejemplo, talleres de capacitación, pasantías,
asistencia técnica, construcción de estanques, estudios, evaluaciones, elabo-
Para lograr una mejor comprensión acerca del concepto de costo se sugiere ración de documentos, etc.
ver el anexo 02: Qué son los costos y cuál es su aplicación en el presupues-
to. Al elaborar el presupuesto de egresos en función de actividades se reco-
mienda: 3.2 Determinación de requerimientos y rubros de egreso
por cada actividad
• Valorizar el costo de ejecutar cada actividad.
• Verificar que las actividades estén relacionadas con las metas y objetivos Se señala, en primer lugar, qué se requiere para cumplir con la actividad
propuestos para el proyecto. prevista y se ubica tal requerimiento dentro del concepto contable estable-
2
Elaborar un presupuesto a partir de actividades no excluye que también se pueda hacer a partir de conceptos de gastos de funcionamiento, tales como arrendamientos, pagos de personal de planta y servicios.
3
Por ejemplo, se puede estimar el costo total de un curso de formación o también detallar cada una de las actividades de realización de este curso. La práctica va indicando el nivel de detalle pertinente. En lo
posible, debe buscarse un sano equilibrio entre los detalles necesarios para identificar las actividades esenciales y evitar el exceso de detalle que puede llegar a confundir.
38

39. cido en el “plan de cuentas de egresos o gastos”. Ejemplo: para realizar un
FIGURA 5 curso de formación, se estima que se necesitan, entre otros recursos, 50
Flujograma de elaboración lápices que cuestan $1.000 cada uno. Entonces la actividad es el curso y el
del presupuesto por actividades requerimiento son los lápices
3.3 Estimación de egresos por cada actividad
Se estima el costo de todos los requerimientos de cada actividad. En el
ejemplo anterior, el rubro de egreso o gasto es “útiles y papelería”. Para
cada actividad se puede trabajar con base en el formato 1: Presupuesto de
egresos por actividad, el cual se diligenciará tantas veces como sea necesario
hasta cuando se logre presupuestar cada actividad.
3.4 Definición y valorización de egresos de carácter general,
administrativos o indirectos
Corresponden a los egresos que afectan las diversas actividades del proyec-
to y que no se pueden o deben atribuir a una sola actividad. Ejemplo: servi-
cios públicos, arriendo de oficinas, nómina del personal de oficina, etc.
3.5 Consolidación de egresos
Es la suma de egresos de cada actividad y los de carácter administrativo o
general del proyecto. Se puede tomar como guía el formato 2.
A continuación se presentan los formatos modelo sugeridos para elaborar el
presupuesto por actividades. El formato 1 se refiere al presupuesto por cada
actividad, mientras el formato 2 recoge la información que consolida el pre-
supuesto de todas las actividades y los egresos de carácter general, adminis-
trativo o de costos indirectos.
39

40. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO
Formato Uno
Presupuesto de egresos por actividad
NOMBRE DEL PROYECTO:
PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO:
PERÍODO PRESUPUESTAL:
FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO:
ACTIVIDAD No. DE DESCRIPCIÓN:
ACTIVIDAD / RUBRO VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL VALOR TOTAL
Miles de pesos Miles de dólares
TOTAL
NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
AUTORIZADO POR: FECHA:
40

41. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
Formato Dos
Presupuesto consolidado de egresos del proyecto por actividades
NOMBRE DEL PROYECTO:
PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO:
PERÍODO PRESUPUESTAL:
FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO:
ACTIVIDAD / RUBRO VALOR TOTAL VALOR TOTAL PARTICIPACIÓN
Miles de pesos Miles de dólares Porcentaje
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Subtotal egresos por actividades
Otros gastos del proyecto
Salarios director
Arrendamiento
Servicios públicos
Útiles y papelería
Correo
Etc.
Subtotal otros egresos generales
Costo total del proyecto
NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
AUTORIZADO POR: FECHA:
41

42. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO
3.6 Estimación y registro de costos de cada actividad Los requerimientos o rubros de gasto para el curso del ejemplo son:
Al estimar los costos para cada rubro de egresos general o de actividad debe a) Pago de una secretaria para apoyar la organización, convocatoria y rea-
tenerse en cuenta: lización del curso durante un mes por valor de US$500.
b) Costo del instructor: 80 horas de clase a razón de US$10 por hora
• Costos directos por actividad (valor): cuando el presupuesto se
c) Material de apoyo para 20 participantes a razón de US$20 por
hace por actividades, se incluyen como costo de las mismas sólo aquellos
participante
egresos directos y específicos de cada actividad, estimando por aparte
d) Costos de alojamiento para 20 participantes durante 15 días a razón de
otros indirectos que pueden ser distribuidos entre varias actividades del
US$10 diarios por participante
proyecto o que corresponden a la operación general de la OB.
e) Alimentación para 22 personas durante 15 días a razón de US$10 dia-
• Tiempo de ejecución (vigencia del proyecto): el tiempo durante
rios por persona
el cual se aplica el gasto o inversión. Por ejemplo, si se requiere una
f) Transporte para 20 participantes a un promedio de US$5 por participante
secretaria por tres meses y el costo por mes es de US$500, el costo total
g) Costo por alquiler de salones para la realización del curso por valor de
de la secretaria para ese curso será de US$1.500.
US$100
• Actividad/Rubros de egresos: los conceptos o rubros de egreso que
h) Otros costos directos por US$100
en el caso de los proyectos de DB incluyen gastos e inversiones deben
coincidir con los rubros del plan de cuentas de la organización y los que Se suponen otras tres actividades, cuyos costos totales son:
se encuentran incluidos en los formatos predefinidos para la elaboración a) Actividad 2: US$3.000
de presupuesto (para mayores detalles ver el formato 3 y su correspon- b) Actividad 3: US$5.000
diente explicación). c) Actividad 4: US$15.000
Ejemplo Los costos indirectos y de administración general del proyecto son los si-
guientes:
Elaborar un presupuesto de egresos por actividades suponiendo la siguiente a) Salarios del personal del proyecto US$12.000
información: b) Arrendamientos US$6.000
• Se identifican cuatro actividades diferentes en el proyecto cuya duración c) Servicios públicos US$ 2.400
es de un año.
d) Papelería US$ 3.000
• Los egresos de carácter general y que no son específicos de una actividad
e) Correo $ 1.000
concreta son los siguientes: un coordinador por un año, los servicios pú-
blicos, el arriendo de oficina, la papelería y útiles de escritorio y el costo
mensual del correo (incluidos beneficios sociales). Desarrollo del ejemplo
• Se identifica como actividad 1 del proyecto la realización de un curso de
capacitación sobre engorde de ganado y se solicita la discriminación y Para desarrollar este ejemplo se toma como referencia el formato 1
cálculo de costos directos de esta actividad.
1 que se diligencia de acuerdo con la información del ejemplo.
42

43. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
Formato Uno diligenciado
Ejemplo del presupuesto de egresos por actividad
NOMBRE DEL PROYECTO: Formación para actividades productivas de los campesinos de la vereda San Juan
PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 – dic 31/05
PERÍODO PRESUPUESTAL: enero 1/05 – junio 30/05
FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: dic 1/04
ACTIVIDAD No. 1 DESCRIPCIÓN: curso para engorde de ganado
ACTIVIDAD / RUBRO VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL VALOR TOTAL
$ Miles de pesos Miles de dólares
Honorarios conferencistas (horas) 26,5 80 2.120 0,8
Honorarios secretaria (meses) 1.325 1 1.325 0,5
Material de apoyo para conferencistas 530 0,2
Material para los participantes 53 20 1.060 0,4
Alojamiento de 20 participantes durante 15 días (días x participante) 26,5 15 x 20 7.950 3,0
Alimentación de 22 personas durante 15 días (días por asistentes) 26,5 15 x 22 8.745 3,3
Transporte de 20 participantes (número de viajes de ida y regreso) 13,25 20 265 0,1
Alquiler salones durante todo el evento 265 1 265 0,1
Otros costos 265 1 265 0,1
TOTAL 22.525 8,5
NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.
ELABORADO POR: N.N. FECHA: Nov 28/04
REVISADO POR: N.N. FECHA: Nov 29/04
AUTORIZADO POR: N.N. FECHA: Dic 1/04
43

44. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO
Para cada una de las demás actividades del proyecto se desarrolla un
2 formato de presupuesto o estimación de costos similar al anterior.
Se procede a diligenciar los costos que no aplican a una actividad
3 específica, pero que son necesarios para que la OB y el proyecto
puedan funcionar (formato 2 diligenciado).
Se toma como referencia el formato 2 donde se consolida la infor-
mación de cada actividad diligenciada con base en el formato 1. Acá
4 también deben incluirse los costos indirectos que no fueron contem-
plados dentro de alguna actividad específica.
Como se indicó en el formato 1 diligenciado, desde el punto de vista
presupuestal, son egresos del proyecto los recursos contabilizados como
gastos, pero también los recursos de inversión (fondos de crédito, edifica-
ciones, compra de activos fijos, etc.).
En el anexo 1 de este manual se presenta la forma de valorar o establecer
los costos de cada pago que se estima dentro del proyecto, según el rubro
contable que señale el plan de cuentas que más adelante se sugiere.
44

45. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
Formato Dos diligenciado
Presupuesto consolidado de gastos del proyecto por actividades
NOMBRE DEL PROYECTO: Formación para actividades productivas de los campesinos de la vereda San Juan
PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 – dic 31/05
PERÍODO PRESUPUESTAL: 1 de enero 05 – 30 de junio /05
FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: 1 de dic/04
ACTIVIDAD / RUBRO VALOR TOTAL VALOR TOTAL PARTICIPACIÓN
Miles de pesos Miles de dólares Porcentaje
Actividad 1 8,5
Actividad 2 3,0
Actividad 3 5,0
Actividad 4 15,0
Subtotal egresos por actividades 31,5
Otros gastos del proyecto
Salarios personal del proyecto 12,0
Arrendamiento 6,0
Servicios públicos 2,4
Útiles y papelería 3,0
Correo 1,0
Etc.
Subtotal otros egresos generales 24,4
Costo total del proyecto 39,0
NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
AUTORIZADO POR: FECHA:
45

46. 4
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO
SEGÚN RUBROS CONTABLES
Después de identificar las actividades y requerimientos del proyecto como
se ejemplificó anteriormente, corresponde ahora presentar el presupuesto FIGURA 6
detallado en función de los conceptos o rubros4 que suministra el plan de Flujograma de los pasos para
cuentas de la OB. elaborar el presupuesto por rubros
de ingresos y egresos
4.1 Plan de cuentas de egresos
Para facilitar la comprensión y manejar acuerdos mínimos conceptuales que
permitan involucrarse en la elaboración de lo que es un plan de cuentas para
elaborar presupuestos y hacer los registros contables, conviene en este
momento precisar algunos conceptos sobre presupuesto de funcionamien-
to e inversión, gastos5 , egresos, fondos de apoyo a proyectos (anexo 01 y
formato 3).
Con el “plan de cuentas de egresos” se define cada una de las cuentas y
subcuentas que lo conforman, y que son la base para elaborar el presupues-
to y posteriormente hacer el registro y análisis de la ejecución presupuestal.
4
Entiéndase por rubro el nombre que se da a la cuenta o subcuenta utilizada para registrar los ingre-
sos o egresos de la OB. Se pueden utilizar en forma genérica los dos nombres, pero en adelante y
para efectos del presente manual se utilizará la denominación “rubro”.
5
Vale la pena recordar que en este manual todo egreso constituye gasto, independientemente de si
se realiza como pago por funcionamiento o por la compra de un equipo duradero que va a formar
parte de los activos del proyecto.
46

47. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
Como ya se ha mencionado, la forma de valorizar cada rubro del plan de Existen fondos cuyos recursos se otorgan en calidad de donación a la orga-
cuentas aparece en el anexo 1 del manual. nización que lo solicita. Éstos se van agotando con la entrega de los recursos
aprobados y se van “alimentando” con el ingreso de recursos nuevos o
Presupuesto de funcionamiento: se refiere a los gastos de administra- “frescos”. Otros, como los de crédito, buscan mantenerse en el tiempo con
ción, operación y mantenimiento de la organización. Ejemplo: arrendamiento, el retorno del capital prestado y los intereses que se cobran a quien accede
servicios públicos, secretaria, vigilancia, papelería, pago del director, etc. al crédito.
Presupuesto de inversión: presenta los recursos que se utilizan para Muchas de las fundaciones de RedEAmérica, por sí mismas o con el apoyo
adquirir o elaborar bienes y servicios que sirven para apoyar acciones futu- de la Interamerican Foundation (IAF), han ido constituyendo fondos para el
ras de la organización, para la producción de nuevos bienes o servicios, o apoyo de pequeños proyectos que presentan las OB. Tales fondos se han
para la generación de nuevos recursos. Ejemplo: compra de un vehículo, reproducido y hoy en día se pueden mostrar como un claro ejemplo de los
de una bodega, de insumos para la producción; constitución de un fondo de resultados multiplicadores de las alianzas.
crédito, de un fondo de apoyo a proyectos productivos; inversión en la
producción de material didáctico que se va a vender, etc. Aunque no es Desarrolladas las reflexiones introductorias sobre el plan de cuentas de egresos,
habitual en un proyecto de DB contemplar compras de títulos valores o así como las definiciones conceptuales, consideradas básicas, se explica a
acciones, en caso de presentarse, éstas serían una inversión y no un gasto. continuación en qué consiste y qué contiene dicho plan (formato 3).
Gastos: “Se entienden como gastos contables aquellas erogaciones que Grupos de cuentas de egresos
representan flujos de salida de recursos, en forma de disminución de activos
o incrementos de pasivos o una combinación de ambos, en actividades de En adelante aparecerá el formato 3 con las recomendaciones y explicacio-
administración, comercialización, investigación y financiación”6 . nes de cómo se debe diligenciar y el significado de cada cuenta de egresos
que aparece en él. Posteriormente se presentan otros comentarios perti-
Egresos: salidas de dinero, que en este caso específico, incluyen tanto los nentes para comprender y diligenciar con mayor agilidad dicho formato “ta-
gastos como las inversiones; son las compras de activos fijos. bla de cuentas de egresos”.
Fondos de apoyo a proyectos: son sumas de dinero a las cuales se fija
un propósito definido que, para el particular, es apoyar la financiación de
proyectos dentro de políticas y criterios previamente definidos.
6
Jaramillo Juan Carlos. Entidades sin ánimo de lucro. Régimen tributario especial. Bogotá.
47

48. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO
Formato Tres
Plan de cuentas de egresos7
1 PERSONAL
4 CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA
1.1 Salarios y prestaciones sociales (anexar planilla de nómina) 4.1 Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas
1.2 Honorarios 4.2 Transporte
1.3 Otros gastos de personal 4.3 Alojamiento y alimentación
4.4 Material didáctico
4.5 Alquiler salones y equipos
4.6 Compra de maquinaria y equipos
2 GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA
2.1 Útiles y papelería
2.2
2.3
Arrendamientos
Servicios públicos ( agua, luz, teléfono)
5 INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS
2.4 Correo y comunicaciones 5.1 Comisiones de venta
2.5 Vigilancia 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas
2.6 Transporte (aéres, terrestre, fluvial, fletes y acarreos) 5.3 Transporte
2.7 Viáticos 5.4 Fondos de crédito
2.8 Seguros 5.5 Capital semilla
2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 5.6 Semovientes
2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques
2.11 Aseo 5.8 Maquinaria y equipos
2.12 Cafetería 5.9 Terrenos y edificaciones
2.13 Gastos bancarios y costos de financiación (incluye costos de cambio de monedas) 5.10 Inversiones en tecnología
2.14 Gastos legales/impuestos 5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo
2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación
2.16 Publicidad
2.17
2.18
Gastos de auditoría
Otros 6 OTROS
6.1 Gastos médicos
6.2 Medicamentos
3 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
3.1 Terrenos y edificaciones
3.2 Maquinaria y equipos (máquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos
de cómputo y comunicaciones, etc.)
7 FONDOS
3.3 Muebles y enseres 7.1 Fondo para educación
3.4 Vehículos 7.2 Fondo para medicinas
3.5 Biblioteca-libros 7.3 Fondo para recreación
3.6 Otros 7.4 Fondo para programas de nutrición
7
Al momento de diligenciar el formato 3, bien sea sólo para presentar el presupuesto al iniciar un proyecto o para utilizarlo posteriormente como guía de informe para la ejecución del presupuesto de egresos, debe
tenerse cuidado de no estimar un mismo gasto a la vez en dos rubros diferentes del presupuesto, “doblando” el presupuesto de gastos.
48

49. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
El plan presenta seis grupos de cuentas para egresos. Para su desarrollo debe
recordarse que las cuentas 1 (personal) y 2 (gastos operacionales de oficina)
aplican para el proyecto en general y corresponden a los gastos denomina-
dos indistintamente administrativos, indirectos o generales (anexo 01).
La cuenta 3 (propiedad, planta y equipo) hace referencia a los activos fijos
que se adquieren para el funcionamiento general del proyecto. Desde el miento o para que permanezcan en el tiempo si es que está previsto el
punto de vista contable la compra de tales equipos se cataloga como una retorno del dinero que sale o el ingreso de nuevos recursos.
inversión y no como un gasto, pues son bienes que permanecen en el tiem-
po, pero desde el punto de vista del proyecto y de las entidades de coope- Otros comentarios importantes referentes al formato 3:
ración opera como cualquier gasto o aplicación de los recursos a favor del
proyecto. Dentro de cada grupo de gastos o cuentas pueden tenerse subcuentas simi-
lares, que repiten nombre o rubro. Por ejemplo, podrían tenerse costos
La cuenta 4 (capacitación y asistencia técnica) es para registrar los egresos por “arrendamientos” dentro del grupo 2 de gastos operacionales de oficina
por actividades específicas de capacitación y asistencia técnica y la 5 (inver- y al mismo tiempo, “alquiler de salones y equipos” dentro del grupo 4 de
siones en actividades productivas), para actividades de producción. En estas eventos de capacitación (formato 3). En este ejemplo lo mejor sería incluir el
cuentas se incluyen, tanto los gastos estrictamente como las compras de pago de arriendo o alquiler de un salón para una actividad de capacitación
activos fijos, fondos de crédito y/o apoyo a proyectos o inversiones. dentro de la subcuenta “alquiler salón o equipos” en la cuenta del grupo 4
“eventos de capacitación” (numeral 4.6 del plan de cuentas de egresos) y no
Estas cuentas sirven para presupuestar y registrar, tanto las actividades espe- en la subcuenta “arrendamientos” que forma parte de la cuenta del grupo 2
cíficas de capacitación y producción en un proyecto de múltiples actividades de “gastos operacionales de oficina” (numeral 2.3. del plan de cuentas de
temáticas como lo presupuestado para un proyecto de temática única, bien gastos). Esto es válido en la medida en que el proyecto sea de capacitación y
sea de educación, producción u otra. el alquiler sea para la actividad específica de capacitación y no para activida-
des varias dentro de la oficina.
Se ha incluido una cuenta 6 (otros) con el propósito de señalar que pueden
aparecer otras cuentas de actividades específicas, según la realidad de cada La misma situación podría suceder en rubros como pagos de personal, asis-
proyecto, como podría suceder con una actividad y proyecto con énfasis tencia técnica y otros. La norma general a seguir en estos casos es la siguien-
en salud. te: en la medida en que un rubro de gasto se pueda identificar como el gasto
de una acción específica de capacitación o de una actividad productiva y
La cuenta 7 (fondos) es para registrar el valor estimado para constituir fon- éstas, a su vez, dispongan de rubros presupuestales propios en el proyecto,
dos de destinación específica como los descritos en las subcuentas allí seña- es mejor incluir dicho gasto en la actividad específica y no en el rubro general
ladas. Son fondos que pueden ser previstos para ejecutarlos hasta su agota- del proyecto o de los gastos generales de la oficina.
49

50. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO
2. Gastos operacionales de oficina
2.1 Útiles y papelería: fotocopias, papelería, útiles e implementos de oficina.
2.2 Arrendamientos: uso de instalaciones que estén al servicio del proyecto.
A continuación se describe y explican los pagos o egresos que incluye cada
cuenta y subcuenta del plan de egresos: 2.3 Servicios públicos: servicios públicos en que la organización incurra
durante el período de vigencia del proyecto, incluyen luz, acueducto y
1. Personal alcantarillado, aseo, teléfono, internet, gas.
1.1 Salarios y prestaciones sociales: personal habitual y permanente del 2.4 Correo y comunicaciones: correo aéreo, terrestre, marítimo o fluvial.
proyecto: salarios, prestaciones sociales, según lo exijan las normas
laborales de cada país, pagos o cuotas para la seguridad social, horas 2.5 Vigilancia: servicios de vigilancia de las instalaciones y equipos del pro-
extras, etc. El rubro prestaciones o beneficios sociales hace referencia yecto.
a sumas adicionales al salario básico, tales como subsidios de transpor-
te, primas anuales, vacaciones, cesantía, cuotas de salud y seguridad 2.6 Transportes: transportes aéreos, terrestres, fluviales o marítimos del
social y otros pagos similares. Se recomienda elaborar una planilla o personal del proyecto o de los participantes en actividades del mismo.
nómina que soporte los pagos de personal (formato 9). También se puede incluir lo correspondiente a fletes y acarreos de
materiales, maquinaria e implementos.
1.2 Honorarios: Remuneraciones al trabajo prestado por una persona na-
tural o jurídica sin que exista contrato laboral, donde predomina el 2.7 Viáticos: gastos de alojamiento, alimentación y otros menores para el
factor intelectual sobre el puramente material o mecánico. Como el desarrollo de viajes
pago a consultores que se contratan para la realización de trabajos
específicos y por tiempos determinados durante el desarrollo del pro- 2.8 Seguros: seguros, pólizas y garantías.
yecto. Se incluyen aquí los pagos a personas que no tienen una rela-
ción laboral permanente con el proyecto ni con la organización. Se 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica: com-
recomienda elaborar una planilla de honorarios que soporte los pagos pra de revistas, periódicos, publicaciones diversas e información elec-
respectivos (formato 1). trónica.
1.3 Otros gastos de personal: cualquier otro tipo de gasto que represen- 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades: afiliaciones y vincu-
te pago al personal de planta. laciones ante otras organizaciones, redes o programas.
50

51. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
2.11 Aseo: implementos de aseo. El salario de las personas que realizan
labores de aseo y tienen una relación laboral se registra como pago
por salarios. Sólo se incluiría en este rubro el pago a personas que
realizan labores de aseo pero que son contratadas por servicios.
2.12 Cafetería: alimentos e implementos utilizados para la atención del per-
sonal de oficina del proyecto.
3. Propiedad, planta y equipos
2.13 Gastos bancarios y costos de financiación: pagos a las entidades fi-
nancieras por intereses, comisiones de transferencias de dinero, co- 3.1 Terrenos y edificaciones: espacios sin construir o construidos (bienes
misiones y gastos por cambio de moneda extranjera a nacional o vice- inmuebles). En este rubro se presupuestan tanto las edificaciones que
versa, costos de trámite y de chequeras. Intereses de financiación. se proyecta adquirir ya construidas como las que se piensa construir
con recursos del proyecto.
2.14 Gastos legales/impuestos: gastos notariales, licencias de funcionamiento,
pagos consulares, aduaneros, registro mercantil. Así mismo, impuestos 3.2 Maquinaria y equipos: máquinas y equipos diversos que se proyecta
que deben cancelarse según las normas y legislación de cada país (impues- adquirir para el apoyo y desarrollo de las diferentes actividades, entre
to de renta, de timbre o registro, prediales, de industria y comercio, etc.). los cuales se tendrían máquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos
audiovisuales, equipos de cómputo y comunicaciones, etc. En caso
2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación: servi- que las máquinas y equipos vayan a ser utilizados específicamente en
cios de mantenimiento, tanto de equipos como de inmuebles, gastos por actividades educativas de producción u otras para las cuales se tengan
reparaciones de oficinas y locales del proyecto y gastos de instalación y cuentas separadas dentro del “plan de cuentas de egresos”, conviene
adecuación de muebles e inmuebles. Este rubro contempla costos me- que se registren en tales cuentas específicas y separadas. Debe tener-
nores considerados contablemente como gastos, puesto que las inver- se cuidado de no presupuestar doblemente y en cuentas o subcuentas
siones mayores que significan incremento del valor de los activos deben similares.
registrarse en la cuenta de propiedad, planta y equipos.
3.3 Muebles y enseres: muebles de recepción, escritorios, bibliotecas y
2.16 Publicidad: promoción y propaganda sobre los bienes, servicios y ac- otros similares.
tividades del proyecto.
3.4 Vehículos: compra de vehículos.
2.17 Gastos de auditoría: servicios de auditoría externa que se requiera
contratar y que pueden exigir las mismas entidades financiadoras del 3.5 Biblioteca/libros: compra de libros, videos y otro material de ense-
proyecto. ñanza que se conserva en biblioteca para uso del proyecto.
51

52. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO
4. Capacitación y asistencia técnica 4.6. Compra de maquinaria y equipos: máquinas y equipos diversos que se
proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las actividades de capa-
El punto de partida para estimar el presupuesto en las subcuentas de capaci- citación y asistencia técnica, entre los cuales podrían estar equipos
tación y asistencia técnica es determinar el número de eventos de capacita- audiovisuales, equipos de laboratorio, etc. Al incluir maquinaria y equi-
ción y acciones de asistencia técnica, su duración promedio, profesores, pos dentro de la cuenta “capacitación y asistencia técnica” se debe
asesores o consultores, personas que asistirán, material de apoyo requeri- tener cuidado de no haberlos incluido anteriormente en la cuenta “pro-
do, disponibilidad de infraestructura y logística requerida. piedad, planta y equipo”.
4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consulto- Se podría también incluir más subcuentas dentro de “capacitación y asisten-
res, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente para cia técnica”, tales como gastos de funcionamiento identificados directamente
actividades específicas de formación, capacitación y asistencia técnica con las acciones de capacitación y asistencia técnica (papelería, arriendos,
del proyecto. pago de personal, etc.). Nuevamente debe tenerse cuidado de no presu-
puestar dos veces el mismo gasto. Por ejemplo, si se ha incluido el costo de
4.2 Transporte: transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice alquiler dentro del funcionamiento general del proyecto no se puede incluir
para movilizar a las personas que participan en los eventos o activida- el mismo costo dentro de la actividad de capacitación, debe escogerse una
des de capacitación. Se puede diferenciar entre transporte de confe- de las dos opciones y dar la explicación correspondiente.
rencistas y funcionarios del proyecto y el transporte de los participan-
tes en calidad de estudiantes o asistentes al evento de capacitación. 5. Inversiones en actividades productivas
4.3 Alojamiento y alimentación: alojamiento y alimentación de los parti- 5.1 Comisiones de venta: comisiones de ventas que las personas ganan
cipantes (profesores, asesores, asistentes, estudiantes) al evento de por su labor de vendedores.
capacitación y actividades de asistencia técnica.
5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consulto-
4.4 Material didáctico: material didáctico, papelería, fotocopias e imple- res, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente para
mentos utilizados en actividades pedagógicas o de enseñanza en el actividades específicas de orientación a las actividades productivas y
proyecto. generadoras de ingresos previstas en el proyecto a favor de su pobla-
ción beneficiaria o de la misma OB.
4.5 Alquiler de salones y equipos: arriendo o alquiler de salones de con-
ferencias, así como de equipos audiovisuales, de computación u otros 5.3 Transporte: transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice
que apoyen la actividad específica de capacitación. para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los
eventos o actividades productivas.
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