P-CON-01 (1) evaluación de crédito

1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-CON-01
REVISIÓN N° 1
09.10.2014
PROCEDIMIENTO DE EVALUACION DE CREDITO Página 1
Revisión 1 Emite: Enc. Crédito Y Cobranza Revisa: Gerente Comercial Aprueba: Gerencia General
Cláusula: 7.2. Fecha: 09.10.2014 Fecha: 09.10.2014 Fecha: 09.10.2014
1. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es definir las etapas a seguir para la evaluación de crédito a
clientes, determinando cuales son los documentos que el cliente debe presentar y la información que el
Área comercial debe proporcionar al Área de Crédito y Cobranza, para que los clientes sean evaluados.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las actividades comerciales entre Krah y sus clientes, que
requieren análisis de crédito, a excepción de aquellos Clientes catalogados como Cliente AAA, ver registro
RP-GCO-01-08 Listado Comercial de Clientes AAA, y Clientes Internacionales.
3. RESPONSABILIDADES
 Gerente General
 Gerente Comercial
 Gerente de Administración y Finanzas – Corporativo
 Encargado de Crédito y Cobranza
 Coordinador de Ventas
 Vendedores
 Encargado de Facturación
 Representante de Gerencia
Las responsabilidades y funciones individuales son descritas en el punto 7 del presente procedimiento.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
P-GCO-01 Comercial
P-CON-02 Facturación y Cobranzas
P-GGE-01 Revisión Gerencial
P-GGE-04 Acciones Correctivas y Preventivas
5. TERMINOLOGIA
MANAGER: ERP de gestión integral utilizado por KRAH.
CLIENTE CARTERA: Cliente que ha comprado productos de la empresa y que es atendido por
un Vendedor determinado.
CLIENTE POTENCIAL: Es aquel Cliente que no ha efectuado ninguna compra en la empresa con
anterioridad a un año y que pretende ser incorporado a la cartera de un
Vendedor determinado.

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Cláusula: 7.2. Fecha: 09.10.2014 Fecha: 09.10.2014 Fecha: 09.10.2014
CLIENTE NO HABITUAL: Es aquel Cliente que compra, esporádicamente, generalmente una sola
vez al año.
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
 ERP Manager
 PC’s
 Email
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1. Propósito Actividades del Procedimiento
Es propósito de las actividades descritas en este procedimiento:
 Minimizar el riesgo de créditos incobrables
 Mejorar la planificación del flujo de caja.
 Minimizar los días de crédito por medio de un proceso de crédito y cobranza más efectivo.
 Minimizar las facturas impagas al mínimo, y contribuir a eliminar la morosidad mayor a 60 días.
 Maximizar el rendimiento de la inversión y utilidades a través de una efectiva administración del
capital de trabajo.
7.2. Evaluación Crediticia de Nuevos Clientes
El Encargado de Crédito y Cobranza evalúa los documentos presentados por el Cliente, determinando la
calificación de riesgo crediticio, el monto de la línea, los días de crédito otorgado y otras condiciones
especiales cuando sean necesarias. La determinación de crédito otorgado debe ser efectuada en un plazo
máximo de 48 horas.
Toda línea de crédito comercial deberá ser aprobada, por el Gerente de Administración y Finanzas en los
casos que amerite.
El Coordinador de Ventas deberá subir a una carpeta compartida en el servidor, la documentación que se
lista a continuación, para que el Encargado de Crédito y Cobranza la evalué y presente a Gerente de
Administración y Finanzas para su aprobación del crédito solicitado:
a. Solicitud de Crédito
El coordinador de ventas será el responsable de Asignar Tarea en Manager efectuando la solicitud
de crédito, la cual debe incluir nombre y RUT del cliente, monto de crédito solicitado, plazo de
crédito y condición de pago solicitada.
b. Constitución de sociedad y/o Poderes que acredite representante legal (Sólo Clientes Empresa)
Personería Jurídica que acredita el poder de firma del Representante Legal y/o Apoderado.
.
c. Rut Empresa y/o Cedula de identidad (Clientes Empresa y Clientes Persona Natural)

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Cláusula: 7.2. Fecha: 09.10.2014 Fecha: 09.10.2014 Fecha: 09.10.2014
En el caso de clientes empresa deberán presentar ambos documentos, para clientes persona
natural con giro comercial debe presentar solo la cedula de identidad.
d. Últimos 3 Formularios de IVA (Clientes Empresa y Clientes Persona Natural)
Formularios 29 de SII, declarados y pagados, correspondientes a los últimos 3 meses.
e. Último Balance Tributario y Formulario F-22 (Clientes Empresa y Clientes Persona Natural)
Balance Tributario y Formulario 22 correspondientes al último año tributario.
f. Comprobante de Domicilio (Clientes Empresa y Clientes Persona Natural)
Cuenta de servicios básicos, factura de proveedor conocido, factura de venta timbrada por SII,
cartola bancaria, otro a consultar.
7.3. Calificación de Riesgo y Plazo de Crédito Otorgado
La calificación de clientes y el plazo de crédito de acuerdo a la capacidad de pago y comportamiento
posible, es evaluado y asignado por el Encargado de Crédito y Cobranza. Toda evaluación de cliente y su
decisión debe mantenerse documentada en Manager mediante el registro digital.
7.3.1. Calificación de Riesgo Crediticio
A1 La más alta valoración crediticia. Muy buena habilidad para pagar oportunamente las
deudas.
A2 Buena valoración crediticia. Buena habilidad para pagar oportunamente las deudas.
A3 Aceptable valoración crediticia, suficiente habilidad para pagar oportunamente las
deudas, nuevo negocio recién comenzado o nuevo emprendimiento. No se conoce
información negativa sobre el cliente. Necesidad de prestar especial atención.
B Crédito solamente contra garantía - Riesgo crediticio. La habilidad del cliente de pagar
oportunamente sus deudas es incierta.
C Crédito no recomendable, riesgo crediticio alto. La habilidad del cliente para pagar
oportunamente sus deudas es muy débil. No es posible calificar el riesgo. Falta de
información o información de antigua data.
7.3.2. Plazo de Crédito Otorgado
El plazo de crédito que se otorga a los clientes será determinado por el Encargado de Crédito y Cobranza,
según la Calificación de Riesgo Crediticio, asignando un plazo que no supere el máximo definido para cada
calificación de riesgo crediticio, según el siguiente listado:
A1 hasta 60 Días.
A2 hasta 45 Días.
A3 hasta 45 Días con cheque (verificación positiva) y/o Boleta de Garantía adjunta.
B hasta 30 Días con cheque (verificación positiva) y/o Boleta de Garantía adjunta.

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Cláusula: 7.2. Fecha: 09.10.2014 Fecha: 09.10.2014 Fecha: 09.10.2014
C Pago contado vía Transferencia directa o cheque al día, retiro después del cobro del
cheque.
El encargado de Facturación deberá verificar telefónicamente con Casa Matriz que el cheque haya sido
cobrado y los fondos se encuentren disponibles en las respectivas cuentas corrientes de la compañía.
7.4. Límite de Crédito
7.4.1. Asignación de límite de crédito:
El Límite de crédito debe ser revisado y actualizado una vez al año. El límite de crédito para un cliente
determinado no es fijo ni estático en el tiempo, es decir que se encuentra sujeto a cambios en cualquier
momento, sobre la base de las condiciones del mercado y el negocio del cliente, además de la experiencia
que demuestre en el historial de pagos a la compañía.
A1 Hasta $150.000.000.
A2 Hasta $50.000.000.
A3 Hasta $25.000.000.
B Hasta $12.000.000.
C No tiene monto máximo ya que es pago anticipado.
Montos mayores a $150.000.000 deben ser Aprobados por el Gerente General y en su ausencia por el
Gerente de Administración y Finanzas.
7.4.2. Evaluación del Límite de Crédito
 El límite del crédito existente debe ser revisado por el Encargado de Crédito y Cobranza al menos
una vez al año.
 La revisión debe consistir al menos en verificar que el cliente mantiene su condición comercial con
la cual fue otorgado el crédito, seguimiento de los días de crédito del cliente, y conducta de pago
durante los últimos 12 meses.
7.4.3. Aprobaciones antes de superar el Límite de Crédito
 Ocupado el total del límite de crédito, no se podrá efectuar nuevas ventas hasta cuando se reciba
el pago anticipado o se revise y amplíe el límite de crédito aprobado.
 El Área Comercial será responsable de verificar el límite de crédito previo al ingreso de la nota de
venta. El Gerente General podrá autorizar superar el límite de crédito.
 Los clientes que excedan el límite de crédito autorizado quedaran bloqueados en Manager para
ingreso de ventas.

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Cláusula: 7.2. Fecha: 09.10.2014 Fecha: 09.10.2014 Fecha: 09.10.2014
 Excepciones deben ser aprobados por el Gerente General y en su ausencia por el Gerente de
Administración y Finanzas. Para ello se solicita excepción vía email a Gerencia General y/o Gerente
de Administración y Finanzas, quiénes indica su aprobación o rechazo vía email a Encargado de
Crédito y Cobranza.
7.4.4. Validación de Clientes con Crédito Aprobado
 Previo a la aprobación de toda Orden de Compra, el Coordinador de Ventas deberá solicitar, vía
email, la validación de las condiciones comerciales del cliente, al Encargado de Crédito y Cobranza.
 El Encargado de Crédito y Cobranza deberá:
o Verificar en el Boletín Comercial que no tenga antecedentes comerciales vigentes.
o Verificar el pago de IVA de los últimos 3 periodos anteriores a la fecha de venta.
 Realizada la validación, el Encargado de Crédito y Cobranza, envía aprobación o rechazo vía email
a Coordinador de Ventas.
7.4.5. Bloqueos y Calificación de riesgo "C"
 Los clientes con facturas vencidas mayores a 15 Días serán bloqueados en Manager para ingreso
de ventas y despachos hasta que el pago se regularice. Para el cálculo de los días de vencimiento
se debe considerar la fecha real de recepción de factura por el cliente.
 Si las ventas anteriores a estos clientes fueran cobradas por acciones judiciales o extra judiciales,
el cliente quedara en Calificación de riesgo "C", esto con el fin de anticipar futuros problemas.
 Si el cliente mantiene un promedio de atraso en los pagos mayor a 45 días durante los últimos 12
meses quedara en Calificación de riesgo "C", esto con el fin de anticipar futuros problemas.
 La nómina de clientes con clasificación de riesgo "C" deberá ser distribuida en forma semanal por
el Encargado de Facturación y Cobranzas al Área Comercial, Gerentes y Contraloría.
 Excepciones deben ser Aprobados por el Gerente General y en su ausencia por el Gerente de
Administración y Finanzas. Para ello se solicita excepción vía email a Gerencia General y/o
Gerente de Administración y Finanzas, quiénes indica su aprobación o rechazo vía email a
Encargado de Crédito y Cobranza.
8. REGISTROS
 RP-CON-01-01 Solicitud de crédito manager
9. ANEXOS
 No aplica
10. MODIFICACION DE DOCUMENTO
Revisión Nº 1
 Versión original.