El documento presenta un plan estratégico de sistemas de información para Assbasalud E.S.E. con el objetivo de crear un modelo metodológico claramente definido para la toma de decisiones informáticas. El plan identifica las entidades y datos clave, y propone una arquitectura de información que integre los sistemas con los procesos y la misión de la organización. Siguiendo la metodología BSP-SISP, el plan estratégico definirá proyectos priorizados de sistemas de información para apoyar
1. PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION ASSBASALUD E.S.E UNIVERSIDAD CATOLICA DE MANIZALES FREDDY WILSON LONDOÑO Asesor RICHARD NELSON ROMÁN MARIN Ingeniero de Sistemas, Especialista en Desarrollo Gerencial INGENIERIA INFORMATICA MANIZALES, 2002
2. QUE ES UN P.E.S.I...? POR QUE UN PESI EN ASSBASALUD E.SE. PARA QUE UN PESI ? CUALES SON SUS RESULTADOS Conceptos Básicos Metodología BSP - SISP Aplicación PESI ESTRUCTURA PRESENTACION CONCLUSIONES
3. PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS INFORMACION QUE ES UN P.E.S.I...? Conjunto organizado de acciones Cubre las Fases del proceso de planeación apoyado en las estrategias corporativas. Refiere a los modelos y representaciones informatizados de la entidad. Transita de los datos a la información para apuntar al conocimiento
4. Es un trabajo de planeación y desarrollo con aplicación estratégica y tecnológica por cuanto está orientado a la utilización del conocimiento básico en administración de sistemas informáticos, aplicado en la planeación de información, con el que se busca construir y desarrollar una arquitectura de información que involucre las tecnologías, los procesos y los recursos para la construcción de un modelo de desarrollo informático acorde con la planeación estratégica de la institución. El P.E.S.I. es una herramienta mediante la cual se plantea la estructura y el contenido de los sistemas de información de una organización y las actividades requeridas para desarrollarlos de forma armónica con las necesidades de manejo de información y de apoyo a los procesos administrativos y operativos de la organización. PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION
5. ASSBASALUD E.S.E es una Empresa Social del Estado ejecutora del proceso de prevención y promoción de la salud del primer nivel, el cual presta a través de servicios médicos generales y de laboratorio, contribuyendo al bienestar social de una población estimada en 240.000 personas de las áreas urbana y rural de Manizales. Su transformación en empresa Social del Estado (15 de julio de 1996), sujeta a la Ley de Seguridad Social en Colombia (Ley 100 de 1993) la obliga a implementar acciones tendientes a optimizar su gestión, con el propósito de prestar servicios en salud de forma competitiva. La sistematización de la institución se ha desarrollado de forma escalonada y fragmentada y sus aplicaciones administrativos apoyan una prestación de servicios y de gestión financiera, las cuales requieren de un marco de gestión apoyado en información integral en el que se visualice toda su estructura y no solamente los programas computacionales o áreas funcionales en particular. Sin embargo el desarrollo de sistemas apoyados en un modelo de planeación estratégica de sistemas de información preestablecido, no cuenta aún con un modelo claramente definido y puesto en marcha. Por tanto surge el problema que a continuación se plantea. POR QUE UN PESI EN ASSBASALUD E.SE.
6. Pregunta de Investigación y Desarrollo ¿Cómo crear un Plan Estratégico de Sistemas de Información que atienda a un modelo metodológico claramente definido, y que se emplee como base para la toma de decisiones informáticas destinadas a apoyar los procesos y la prestación de servicios de la Assbasalud? PLANTEAMIENTO
7. La Planeación estratégica de la organización y de los sistemas de Información pertinentes, son instrumentos que contribuyen a orientar y dirigir los esfuerzos de la organización para alcanzar su competitividad, adaptación al medio y calidad en los servicios que presta. La puesta en marcha del Sistema General de Seguridad Social ha llevado a las empresas de salud a la necesidad de apropiar dentro de su administración, una visión que aporte elementos válidos en la difícil toma de decisiones del día a día. El creciente papel del área de Planeación y Sistemas de Assbasalud E.S.E. en la confección de una visión sistémica de la Institución, unida a la normativa nacional que requiere de planes estratégicos de acción en cada empresa, abocan al desarrollo de un Plan Estratégico de Sistemas de Información –PESI- que integre las necesidades de información de la Institución, a corto y mediano plazo, de forma integral con su misión. La aplicación de la metodología B.S.P.-S.I.S.P ofrece beneficios el análisis, diseño, planeación y administración de la información a los principales equipos administrativos: El equipo directivo y estratégico, el equipo funcional y operacional y el equipo de sistemas de información. La conformación y estructura del PESI aportaría la información necesaria para que de acuerdo con una planeación previa se tomen decisiones fundamentadas en la integridad, estructura y flujo lógico de la información acorde con los planteamientos del Sistema General de Seguridad Social y la visión competitiva de servicios de Assbasalud. PARA QUE UN PESI ?
8. dentificar y establecer las estructuras de información (Clases de Datos) pertinentes y correspondientes a la información manejada por Assbasalud Generar un modelo institucional de información que permita ahorro de tiempo, cantidad y costos de los recursos involucrados e incremente la eficiencia, oportunidad, confiabilidad de la información y los procesos propios de Assbasalud ESE. Ejecutar un examen sistemático, de políticas, procesos, procedimientos y sistemas de información para definir la arquitectura de información. Elaborar una propuesta de estructura orgánica para el área de planeacion y sistemas que propendan por la confiabilidad, consistencia, integridad y oportunidad de la información y la efectividad de los servicios en los sistemas de información. Definir los Proyectos de información a ejecutar y su respectiva Priorización para la eficiente utilización de los recursos informáticos; (hardware, software y licenciamiento). CUALES SON SUS RESULTADOS
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10. OBTENER EL COMPROMISO ADMINISTRATIVO Y PREPARAR EL ESTUDIO UBICAR LA PLANEACION ESTRATEGICA DE LA EMPRESA IDENTIFICAR PROCESOS Y FUNCIONES DEFINIR LAS CLASES DATOS - ENTIDADES. ANALIZAR RELACIONES SISTEMA / ORGANIZACIÓN ESTABLECER EL SOPORTE INFORMATICO DEFINIR LA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN ESTABLECER PROYECTOS Y SU PRIORIZACION REVISAR LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. UBICAR LA PLATAFORMA INFORMATICA OBJETIVO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 DEFINIR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INFORMATICA REPORTAR RESUTADOS Fase 0. Analisis del Sistema Corporativo de Información. Fase II. Diseño del Ambiente Informático y Organizacional Objetivo Fase III. Formulacion de Proyectos Estratégicos de Información y Sistemas METODOLOGIA Fase I. Diseño de la Arquitectura de Información. BSP - SISP
11. SISTEMA SUBSISTEMA APLICACIONES RELACIONES ENTIDADES Estructura y Categorías de Información SISTEMAS SUBSISTEMAS APLICACIÓN ADMINISTRATIVO GESTIÓN HUMANA 1. Administración Talento Humano 2. Bienestar Social 3. Salud Ocupacional 4. Nómina Fondo de Empleados GESTIÓN FINANCIERA 5. Costos y Presupuesto 6. Compras y Suministros. 7. Cartera 8. Tesorería 9. Inventario y Activos Fijos. 10. Contabilidad GESTIÓN DE CONTROL 11. Jurídica 12. Control disciplinario 13. Control Interno 14. Auditoria Interna 15. Administración de Documentos PLANEACIÓN Y SISTEMAS 16. Planeación Estratégica 17. Admón. de proyectos. 18. Organización y métodos 19. Adm Recursos Físicos y tecnol ASISTENCIAL ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS EN SALUD 20. Facturación 21. Admón Centros de Salud. 22. Sistema de Información y Atención al Usuario. 23. Administración Asistencial de Historias Clinicas 24. Mercadeo. PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN SALUD 25. Laboratorio clínico. 26. Consulta Médica 27. Odontología 28. Partos y Recien Nacidos 29. Hospitalización 30. Programas de promoción y prevención. PAB 31. Urgencias
14. Contabilidad ALMACEN COMPRAS SUMINISTROS Comprobante Ordenes de Compra Admón. Centros de Salud. Solicitud Materiales y Equipos Tesorería Facturas y Ordenes de Pagos Admón. Recursos Físicos y Tecnologicos Solicitud de Dotaciones Costos y Presupuesto Salidas de Almacén a cada Centro C. Activos Fijos e Inventarios Contratos Adquisición Bienes Admón. Talento Humano. Solicitud de Equipos de Computo Jurídica Salud Ocupacional 3. Aplicaciones con las que se relaciona Salidas de Almacén a Centro costo Dotaciones
16. Hardware : Se tiene dos computadores Hewlett Packard Pentium a 75 Mhz, con 16 megas en RAM, disco duro de 640 megas, se tienen dos Hewlett Packard Pentium II a 333 Mhz, con 32 Megas en RAM, disco duro de 4 Gigas, unidad de drive de 3 ½ de alta densidad, un Hewlett Packard pentium a 166 Mhz, 32 megas de RAM, disco duro de 2.1 Gigas, drive de 3 ½ de alta densidad, Todos con monitor S.VGA, Teclado extendido y mouse dos botones. Software : Herramientas de usuario final: Microsoft Office versión 95 y 97 (Word, Excel, Power Point) Estándar, sistema operativo Windows 95. Programa específico : Sapiens en Fox Pro Profesional. Versión 6.0, SIACOS (Sistema de Información de Almacén de Compras y Suministros) desarrollado en Visual Fox Pro Versión 6.0 Profesional. Usuarios de la aplicación: 5 personas de Almacén, Compras y Suministros. Soporte : Un ingeniero de sistemas de la oficina de Planeación y Sistemas 5. Observaciones respecto al soporte informático.
22. ARQUITECTURA DE I NFORMACION A SSBASALUD ESE Salud Ocupacional Nómina Aministración del Talento Humano Bienestar Social Fondo de Empleados Almacén, Comrpas y Suministros Tesorería Inventario y Activos Fijos Contabilidad Cartera Jurídica Control Disciplinario Control Interno Auditoria Interna Administración de Documentos Planeación Estratégica Administración de Proyectos Organización y Métodos. Admón de Recursos Fisicos y Tecnológicos Admón de Centros de Salud Sistema de Información y Atención al Usuario Mercadeo Laboratorio Clínico Consulta Médica Odontología Partos y Recién Nacidos. Hospitalización Urgencias Promoción Prevención y PAB Admón Asistencial Historias Clínicas Costos y Presupuesto Facturación Mercadeo
23. 13 14 12 15 18 5 6 8 7 9 1 16 17 11 10 4 3 3 1 2 6 7 2 4 5 Infraestructura Física e Informática 0 Centro de Salud con Recurso Informático 0 Centro de Salud sin Recurso Informático 0 0 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
24. Oficina Jurídica Control Adtivo y Financiero Jefe Oficina de Control Interno Gerencia Sala de Juntas Auxiliar Control Adtivo y Financiero Secretaria Control Adtivo y Financiero Auditoria Médica Secretaria Gestión Financiera Jefe Servicios en Salud Secretaria Jurídica Secretaria Servicios en Salud Auditoria Externa Técnico en Estadística Jefe Programas Promoción y Prevención Baños 46 87 49 86 75 76 85 47 4o Piso Sede Administrativa Plano Infraestructura por Unidad
26. SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS DE ASSBASALUD E.S.E. ESTADO ACTUAL SICS (Sistema de Información de Centros de Salud): Es el producto más importante desarrollado en la empresa. Involucra los subsistemas de Facturación, Farmacia y Estadística; sistema que cumple con las disposiciones del Ministerio de Salud. El sistema ha sido montado en todos (16) los centros de servicios de salud del área urbana. SIACOS (Sistema de Información de Almacén, y Compras y Suministros) Adicional a los subsistemas relacionados con el nombre, incluye el subsistema de Depósito de Farmacia, que es análogo al del almacén, e incluye el manejo de inventarios. Los anteriores sistemas fueron desarrollados y se encuentran en funcionamiento. PRESUPUESTO : Dadas las grandes dificultades de la empresa para llevar los libros presupuestales, se decidió en la vigencia de 1997 desarrollar el subsistema de presupuesto, el cual se encuentra en funcionamiento desde 1998. SIG (Sistema de Información Gerencial) El cual fue implantado en todos los centros de atención, y su objetivo principal es la recolección de datos, que mediante un proceso se convertían en indicadores de gestión institucionales. SIMA (Sistema de Información de Mercadeo y Atención al Usuario). El cual incluye un sistema de Clientes, y una aplicación que permite tabular encuestas.
27. ASISTIR : Sistema de información desarrollado a mediados del año 1999, que permite tener el registro de los usuarios adscritos al programa Asistir, así como registrar las atenciones, los pagos realizados y la facturación con su respectiva descarga de Kardex, (contratos, beneficiarios, pagos, cartera). SIGHU : Sistema de información de Gestión Humana, involucra los subsistemas de información de Hojas de Vida, Nómina, Bienestar Social, Historias Clínicas para salud ocupacional, Admon Personal; sistema desarrollado al interior de Assbasalud en 1997, se encuentra en funcionamiento desde 1998 y actualmente esta en proceso de mantenimiento. SAPIENS : Sistema comprado, se encuentran en funcionamiento los módulos de Contabilidad, Cartera, Tesorería y activos fijos. Sistema que bajo el mismo lenguaje de programación de los anteriores permitirá la integración total del sistema de información general de Assbasalud E.S.E. SIACAESE . Sistema de Costos recientemente implantado por ingenieras de la entidad. SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS DE ASSBASALUD E.S.E. ESTADO ACTUAL
28. HARDWARE 1996 2002 EQUIPOS COMPUTO Equipos en Comodato 17 22 Equipos Propios 5 90 IMPRESORAS Matriz de punto Comodato 1 3 Matriz de punto propias 4 65 Burbuja 0 11 Laser 0 1 HARDWARE 1996 2002 REDES REDES DE CENTROS Centros con Cableado Estructurado 0 8 Número de puntos de red 0 112 Puntos Eléctricos regulados 0 56 x2 UPS 0 8 Concentradores 0 8 REDES SEDE ADTIVA Cableado Estructurado 0 1 Número de puntos de red 0 26 Puntos eléctricos regulados 0 24 x 2 UPS. 0 2 Concentradores 0 3 OTROS Modems Internos 0 21 Modems Externos 0 15 Scanner 0 1 Unidad de Almacenamiento 0 1 Unidad de CD WRITER externa 0 1 Sistema de Acceso Remoto 0 1 Cuentas Internet 0 2 Usuarios para soporte 20 140 Capacitados 2% 25%
31. ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL PLANEACION Y SISTEMAS JEFE OFICINA PLANEACION Y SISTEMAS TECNICAS SISTEMAS (2)
32. COMITÉ EJECUTIVO JEFE OFICINA PLANEACION Y SISTEMAS SECRETARIA SECCION REDES Y SOPORTE SECCION INFORMATICA ADMINISTRATIVA SECCION INFRAESTRUCTUR ORGANIZACIÓN Y METODOS PROF. SOPORTE Y MANTENIMIENTO PROF. REDES Y COMUNICACIONES COORDINADOR GESTION RECURSOS FISICOS Y TECNOLOGICOS COORDIN. PROYECTOS ORGANIZACIÓN Y METODOS ANALISTA SISTEMAS INFORMACIÓN PROGRAMADOR SISTEMAS INFORMAC ESTRUCTURA ORGANICA OBJETIVO PLANEACION Y SISTEMAS
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35. PROYECTOS A DESARROLLAR Nombre: Programa de Salud Ocupacional , que sería ejecutado con recursos propios de contar con capital suficientes producto de la venta de servicios. Posiblemente no se ejecute en su totalidad ($113’000.000,oo), pero podría desarrollarse parcialmente. (No se tiene estimado). Nombre: Administración de Documentos Prioridad: Media Estrategia: Compra Tipo: Nuevo Tiempo: 3 meses SISTEMAS DE INFORMACION Nombre: Sistematización y Automatización de Assbasalud E.S.E Final Fase II Prioridad: Media Estrategia: Desarrollo Interno Tipo: Nuevo y Mejorar Descripción: Sistematización y Automatización de Assbasalud E.S.E en donde se muestra los nuevos requerimientos y la priorización de la inversión (Dado que lo requerido es mayor al presupuesto asignado). Es importante anotar que la diferencia existente entre lo presupuestado y las necesidades para la ejecución de esta etapa del proyecto serán cubiertas por Assbasalud Tiempo: 8 meses
36. ALBARRACIN, Luz Zoraida. Cargas de Trabajo Personal Administrativo Assbasalud E.S.E. 2002. BUSINESS SYSTEMS Planning Information Systems Planning Guide. IBM.1978 DAVID R, FRED. LA GERENCIA ESTRATEGICA. Bogotá. 1988. DAVIS, Gordon B. Planeación de Sistemas de Información, A la Medida de su Organización. Oficina Eficiente Noviembre 1988. GALVIS Panqueva, Alvaro. Planeación Estratégica Informática. Uniandes, 1993. LOPEZ Marcelo, Londoño Freddy, Gómez Carlos. Plan Maestro De Informática, Universidad Católica de Manizales, 1993. PLAN DE DESARROLLO DE SISTEMAS ASSBASALUD E.S.E. 1997 PLANEACION ESTRATEGICA DE ASSBASALUD E.S.E. 1998. SALLANAVE, Jean Paul. Gerencia y Planeacion Estratégica. Bogotá. 1985 TAMAYO A., Alonso. Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia, Sede Manizales. REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFIA
37.
38. "¿Dónde está la sabiduría que hemos perdido con el conocimiento?. ¿Dónde está el conocimiento que hemos perdido con la información? (T.S Elliot). ¿Dónde está la información que hemos perdido con los datos?". (Cleveland)”.
