Juan Carlos Jim énez, Abril 2010 B I E N V E N I D O S El correo electrónico y la salud laboral Seminario
Un regalo que te das tu <ul><li>Un espacio para </li></ul><ul><li>Reflexionar Y estimular tu inteligencia. </li></ul><ul><...
El estrés laboral: Un asunto super complejo 90% De los problemas de salud en USA están relacionados con estrés.  En Europa...
Paradojas del correo electrónico ¿Qu é es lo que  más  nos gusta del e-mail? ¿Qué es lo que  menos  nos gusta del e-mail? ...
¿Posibles conclusiones? <ul><li>¿Q úe nos gusta más? </li></ul><ul><li>Poder enviar un mensaje a diferentes personas al mi...
Efectos negativos del volumen creciente <ul><li>Del promedio de  mensajes recibidos   </li></ul><ul><li>al día: </li></ul>...
Otros efectos del volumen Bombardeo de información por diferentes medios puede hacer disminuir hasta 10 puntos el coeficie...
Consecuencias de la subestimación del e-mail *   Salud Laboral *   Bienestar *   Seguridad Decisiones sobre uso del tiempo...
¿Cuándo no es apropiado/eficiente el e-mail? <ul><li>Para discutir o polemizar.  </li></ul><ul><li>Para hacer aclaratorias...
El e-mail más ambiguo que la voz Informar no es [automáticamente] comunicarse. When what you type isn’t what they read: Th...
Mensajes suceptibles a &quot;confusiones&quot; <ul><li>La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no...
¿Qué ha estado pasando con el e-mail? <ul><li>Asumimos que saber escribir automáticamente significa saber comunicarse por ...
93% No verbal 7% Verbal Comunicación Personal 55% Visual 38% Vocal Nuestro cuerpo comunica mucho más que nuestras palabras...
Comunicación escrita: Claves prácticas <ul><li>Nuestra cultura no toma en cuenta que el e-mail es un documento formal, con...
Impacto de comunicación profesional La gente puede olvidar lo que le dices o lo que le das. Pero  nunca olvida lo que le h...
E-mails que producen estrés <ul><li>Cuando &quot;llueven sobre mojado&quot; . </li></ul><ul><li>Cuando son difíciles de &q...
¿Cuánto sentido tienes de los costos? <ul><li>De acuerdo a la cantidad de tiempo dedicado  </li></ul><ul><li>al e-mail, es...
Costos involucrados en la gerencia del e-mail Para calcular el costo de la lectura: ERD x (T1 + T2) x SD x NE ERD: E-mails...
Referencia de costos: Un caso venezolano <ul><li>Número de Empleados: 480 </li></ul><ul><li>E-mails Recibidos Diariamente ...
Evalúa tu buzón de manera sencilla Durante 15 días, apunta: •   Porcentaje de e-mails pertinentes que recibes. •   Porcent...
Tu reputación personal está en juego <ul><li>¿Qué dirán de ti si envías mucho gamelote?  </li></ul><ul><li>¿Qué dirán de t...
Recomendaciones generales <ul><li>Verifica que enviar el e-mail es más apropiado que otros medios... </li></ul><ul><li>Si ...
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Gracias por tu atención. Cograf Comunicaciones: Somos miembros de IN-Advertising.com una red de agencias independientes, c...
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El correo electrónico y la salud laboral

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Láminas de apoyo didáctico en conferencia de Juan Carlos Jiménez para personal de Pfizer Venezuela. en la que se muestran los efectos en términos de estrés, que se producen por la gerencia inapropiada del e-mail en el trabajo, y cómo evitarlos. Los profesionales tienen interesantes oportunidades de mejorar la calidad de su vida laboral, utilizando mejor el correo electrónico.

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    1. 1. Juan Carlos Jim énez, Abril 2010 B I E N V E N I D O S El correo electrónico y la salud laboral Seminario
    2. 2. Un regalo que te das tu <ul><li>Un espacio para </li></ul><ul><li>Reflexionar Y estimular tu inteligencia. </li></ul><ul><li>Disfrutar Y darle chance al aprendizaje. </li></ul>
    3. 3. El estrés laboral: Un asunto super complejo 90% De los problemas de salud en USA están relacionados con estrés. En Europa y USA el estrés provoca más del 50% de las faltas al trabajo. Casi el 80% de la fuerza laboral en USA reporta estrés. El peor tipo de estrés individual es la sensación de impotencia o falta de control frente a retos y dificultades. ¿Puedes tener control sobre el tiempo? Fuentes: - Centro para El Control y Prevención de Enfermedades (USA) - Agencia Europea para la Salud y la Higiene en el Trabajo - Instituto Americano del Estrés
    4. 4. Paradojas del correo electrónico ¿Qu é es lo que más nos gusta del e-mail? ¿Qué es lo que menos nos gusta del e-mail? Amor Odio
    5. 5. ¿Posibles conclusiones? <ul><li>¿Q úe nos gusta más? </li></ul><ul><li>Poder enviar un mensaje a diferentes personas al mismo tiempo. </li></ul><ul><li>Poder enviar tantos mensajes como quiera, sin que cueste más. </li></ul><ul><li>Deja un registro y un respaldo formal de las comunicaciones. </li></ul><ul><li>Ahorramos tiempo y dinero. </li></ul><ul><li>¿Q úe nos molesta más? </li></ul><ul><li>Cuando la cantidad de e-mails por atender inmanejable. </li></ul><ul><li>Las cadenas y el &quot;spam&quot;. </li></ul><ul><li>Cuando no son pertinentes. </li></ul><ul><li>Cuando es usado para cuidarse la espalda. </li></ul><ul><li>Cuando es usado para acusarnos frente a otros. </li></ul>
    6. 6. Efectos negativos del volumen creciente <ul><li>Del promedio de mensajes recibidos </li></ul><ul><li>al día: </li></ul><ul><li>30% Son copiados innecesariamente, son irrelevantes, o sin pertinencia. </li></ul><ul><li>40% No son fáciles de leer. </li></ul><ul><li>50% De las veces habría sido mejor usar el teléfono o tener una conversación cara-a-cara. </li></ul>Más del 90% es spam.
    7. 7. Otros efectos del volumen Bombardeo de información por diferentes medios puede hacer disminuir hasta 10 puntos el coeficiente intelectual. Universidad de Londres . Usuarios de e-mail pueden tardar hasta 4 veces más atendiendo ciertas situaciones por escrito que cara-a-cara o por teléfono. Informe Cisco . Las rutinas laborales inconcientes no nos ayudan a tener conciencia del impacto emocional y económico del e-mail.
    8. 8. Consecuencias de la subestimación del e-mail * Salud Laboral * Bienestar * Seguridad Decisiones sobre uso del tiempo <ul><li>¿Cuándo y por qué usas el e-mail? </li></ul><ul><li>¿Comprendes claves de efectividad de comunicación escrita? </li></ul><ul><li>¿Cuánto tiempo inviertes en e-mail? </li></ul><ul><li>¿Tienes idea de los costos asociados? </li></ul>Estrés
    9. 9. ¿Cuándo no es apropiado/eficiente el e-mail? <ul><li>Para discutir o polemizar. </li></ul><ul><li>Para hacer aclaratorias. </li></ul><ul><li>Para hacer reclamos o amonestaciones. </li></ul>Si no tienes opción, ¿por qué no debes copiar el mensaje a otras personas?
    10. 10. El e-mail más ambiguo que la voz Informar no es [automáticamente] comunicarse. When what you type isn’t what they read: The perseverance of stereotypes and expectancies over e-mail Nicholas Epleya, Department of Psychology, Harvard University Justin Kruger, Department of Psychology, University of Illinois http://www.apa.org/monitor/feb06/egos.html <ul><li>Lo que tú escribes en un correo electr ónico no siempre es lo que tus destinatarios leen. </li></ul><ul><li>Es muy dif ícil que un e-mail tenga las claves paraling üísticas de la comunicación oral. Por eso los destinatarios son muy sensibles a las emociones escritas. </li></ul><ul><li>La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no logran distinguir entre un sarcasmo y un mensaje serio. </li></ul><ul><li>Los prejuicios determinan la percepción del destinatario sobre las intenciones del e-mail. </li></ul>¿Por qué no es un medio apropiado en ciertos casos?
    11. 11. Mensajes suceptibles a &quot;confusiones&quot; <ul><li>La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no </li></ul><ul><li>logran distinguir entre un sarcasmo y un mensaje serio. Ejemplo... </li></ul><ul><li>&quot;Juan, no trabajes tanto&quot; </li></ul><ul><li>¿Este es un mensaje serio o ir ónico? ... </li></ul><ul><li>Otros ejemplos: </li></ul><ul><li>&quot;Te quiero ayudar pero, lamentablemente, no puedo&quot;. </li></ul><ul><li>&quot;Tenemos un grave problema con un cliente&quot;. </li></ul><ul><li>&quot;Se les recuerda ser puntuales... Asistencia obligatoria&quot;. </li></ul><ul><li>&quot;Me he tomado la molestia de...&quot;. </li></ul><ul><li>&quot;No entendiste bien mi mensaje&quot;. </li></ul>
    12. 12. ¿Qué ha estado pasando con el e-mail? <ul><li>Asumimos que saber escribir automáticamente significa saber comunicarse por escrito. </li></ul><ul><li>Sobrestimamos nuestra capacidad de transmitir la intención, el tono y la pertinencia del propósito en un mensaje escrito. </li></ul><ul><li>No contamos con suficiente preparación sobre comunicación escrita. </li></ul>
    13. 13. 93% No verbal 7% Verbal Comunicación Personal 55% Visual 38% Vocal Nuestro cuerpo comunica mucho más que nuestras palabras Claves no verbales de la comunicación personal Silent messages: Implicit communication of emotions and attitudes. Albert Mehrabian, Professor of Psychology, UCLA.
    14. 14. Comunicación escrita: Claves prácticas <ul><li>Nuestra cultura no toma en cuenta que el e-mail es un documento formal, con potencial de ser público. </li></ul><ul><li>Lo que dices verbalmente no queda plasmado en un soporte, pero lo que escribes sí... </li></ul><ul><li>Escribir exactamente igual a como hablas no tiene el mismo efecto. </li></ul><ul><li>Entonces: ¿Qué puedes mejorar en términos inmediatos? </li></ul>
    15. 15. Impacto de comunicación profesional La gente puede olvidar lo que le dices o lo que le das. Pero nunca olvida lo que le haces sentir . Esto explica por qué la forma de dar un mensaje correcto puede tener efectos contrarios. ¿Cuáles argumentos hemos visto hasta ahora?
    16. 16. E-mails que producen estrés <ul><li>Cuando &quot;llueven sobre mojado&quot; . </li></ul><ul><li>Cuando son difíciles de &quot;archivar&quot; temáticamente. </li></ul><ul><li>Cuando no queda claro lo que uno debe hacer. </li></ul><ul><li>Cuando son innecesariamente extensos. </li></ul><ul><li>Cuando son copiados innecesariamente. </li></ul><ul><li>Cuando el contenido es incompleto y requiere verificación. </li></ul><ul><li>Cuando es díficil determinar su importancia o urgencia. </li></ul><ul><li>Cuándo no se sabe si han sido recibidos. </li></ul><ul><li>Cuando son legítimos y no son respondidos. </li></ul><ul><li>Cuándo no generan la respuestas buscadas. </li></ul>
    17. 17. ¿Cuánto sentido tienes de los costos? <ul><li>De acuerdo a la cantidad de tiempo dedicado </li></ul><ul><li>al e-mail, estimamos estos niveles: </li></ul><ul><li>Bajo-Medio: 1 Hora diaria (12.5% del TL). </li></ul><ul><li>Medio: 2 Horas diarias (25% del TL). </li></ul><ul><li>Medio-Alto: 3 Horas diarias (40% del TL). </li></ul><ul><li>Alto: 4 o más horas diarias (50% del TL). </li></ul><ul><li>¿Cu ánto cuesta tu minuto de trabajo?... </li></ul>
    18. 18. Costos involucrados en la gerencia del e-mail Para calcular el costo de la lectura: ERD x (T1 + T2) x SD x NE ERD: E-mails Recibidos Diariamente T1: Tiempo Promedio de Lectura (76 seg) T2: Tiempo Promedio de Recuperación de Interrupción (64 seg) SD: Salario Diario (promedio) NE: Número de Empleados En una empresa de 2.850 usuarios de e-mail el costo al año de lectura es 18.5 millones de US$. Loughborough University, Leicestershire, U.K.
    19. 19. Referencia de costos: Un caso venezolano <ul><li>Número de Empleados: 480 </li></ul><ul><li>E-mails Recibidos Diariamente Promedio x Persona: 40 </li></ul><ul><li>Tiempo Promedio de Lectura Aplicado: 2 Minutos ( 1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, 15% del d ía ) </li></ul><ul><li>Costo del Minuto Promedio de los empleados: US$ 0.50 </li></ul><ul><li>250 D ías al año laborables. </li></ul><ul><li>Costo anual de la lectura del e-mail: US$ 4.8 MM </li></ul><ul><li>OJO: Este monto no incluye costos de: </li></ul><ul><li>* Escritura de mensajes. </li></ul><ul><li>* Llamadas telef ónicas para avisar o validar e-mails. </li></ul><ul><li>* Tecnolog ías de la operación y seguridad. </li></ul>
    20. 20. Evalúa tu buzón de manera sencilla Durante 15 días, apunta: • Porcentaje de e-mails pertinentes que recibes. • Porcentaje de mensajes que te copiaron innecesariamente. • Cantidad de e-mails que envias. • Porcentaje de respuestas requeridas que recibiste. • Aclaratorias que hiciste. • &quot;Recordatorios&quot; que tuviste que hacer. ¿Cómo puedes aprovechar estas mediciones?
    21. 21. Tu reputación personal está en juego <ul><li>¿Qué dirán de ti si envías mucho gamelote? </li></ul><ul><li>¿Qué dirán de ti si solo envías mensajes urgentes? </li></ul><ul><li>¿Qué dirán de ti si tardas mucho en responder los emails legítimos? </li></ul><ul><li>¿De qué otras formas afectas tu reputación con el e-mail? </li></ul>
    22. 22. Recomendaciones generales <ul><li>Verifica que enviar el e-mail es más apropiado que otros medios... </li></ul><ul><li>Si requieres respuestas urgentes, el e-mail no es el mejor medio, a menos que haya un acuerdo previo. </li></ul><ul><li>Usa el e-mail principalmente para informar. Evita discusiones. </li></ul><ul><li>Cuando sea inevitable &quot;aclarar&quot;, no involucres a terceros. </li></ul><ul><li>Es más productivo enfocarse en comunicar los acuerdos. </li></ul>
    23. 23. Lineamientos claves de redacción <ul><li>Una sola idea por párrafo hace que el mensaje tenga m ás posibilidades de ser comprendido y recordado. </li></ul><ul><li>Las oraciones m ás fáciles de comprender son de 15 a 20 palabras. Las oraciones muy extensas son un error frecuente en la comunicación escrita; al lector le cuesta más identificar y seguir la idea principal. </li></ul><ul><li>Puntualizar o enumerar los textos ayuda a que el lector diferencie mejor los grupos de ideas. </li></ul>
    24. 24. Gracias por tu atención. Cograf Comunicaciones: Somos miembros de IN-Advertising.com una red de agencias independientes, con operaciones en 90 países. http://www.in-advertising.com Más información: Juan Carlos Jiménez <jucar@cograf.com> Cograf Comunicaciones: Av. Francisco de Miranda con Av. Principal de Los Ruices, Centro Empresarial Miranda, Piso 1, Of. 1K. Los Ruices Telf.: 237-6630 / 237-9702 www.cograf.com http://emailtrabajo.blogspot.com http://emailworkplace.blogspot.com

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