Definición e Importancia de los archivos

1. UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS N1 Profesora: IsneidaRiverol Unidad 2. Archivo Integrantes: Grupo 2 Caracas, Marzo de 2011.

2. 1 Definición de Archivo Archivo General de Colombia (2000), define al Archivo como; conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Sonia Escalante C.I.: 6.290.524

3. 1 Definición de Archivo Diccionario de Terminología Archivística (1993), define al Archivo: conjunto orgánico de documentos que una persona física o jurídica produce o recibe en el ejercicio de sus funciones o actividades y cuyo destino es conservarlos juntos. Sonia Escalante C.I.: 6.290.524

4. 1 Definición de Archivo Desde el marco legal venezolano el Órgano de Archivo: Ley Orgánica de la Administración Pública (2008), Artículo 143. “…Ente o unidad administrativa del estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y transferencias de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público”. Sonia Escalante C.I.: 6.290.524

5. 2 Funciones del Archivo Según la autora Antonia Heredia Herrera (2007), describe tres funciones; "recoger, conservar y servir, con variantes como reunir y custodiar". Dávila Yenny C.I.: 12.023.498

6. 2 Funciones del Archivo En Venezuela la Ley Orgánica de Administración Pública (2008), Artículo 144. Menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: “conservar y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia”. Dávila Yenny C.I.: 12.023.498

7. 2 Funciones del Archivo En Venezuela la Ley Orgánica de Administración Pública (2008), Artículo 144. Menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: "conservar y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia. Dávila Yenny C.I.: 12.023.498

8. 3 Importancia de los Archivos Administración Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, sirviendo como testimonio de los trámites y gestiones de la Institución. Sistemas de Archivos que le permiten; ingresar,conservar, resguardar y recuperar la Información que surge de los diferentes trámites y gestiones que se realizan a lo largo del tiempo. Cerezo Herily C.I.: 19.200.632

9. 3 Importancia de los Archivos Comunidad y Estado Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999), Art. 28 se agrega que "…Igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas…". Cerezo Herily C.I.: 19.200.632

10. 3 Importancia de los Archivos Desarrollo Económico y Social de los Gobiernos. Cerezo Herily C.I.: 19.200.632

11. 3 Importancia de los Archivos Desarrollo de la Identidad Cultural Los Archivos históricos, por ejemplo, constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, son la memoria colectiva de una nación, región o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana. Su finalidad es atesorar, salvaguardar y difundir el patrimonio documental. Da Silva María Fernanda C.I.: 20.175.694

12. 3 Importancia de los Archivos Desarrollo de la Identidad Cultural Los Archivos les brindan a los miembros de una nación, el fomento de una identidad cultural con interés por la historia, la información y la sociedad, desarrollando en ellos valores. Desarrollar la cultura es una condición indispensable de la humanidad moderna así como garantizar la transferencia del acervo cultural de una generación a otra. Da Silva María Fernanda C.I.: 20.175.694

13. 3 Importancia de los Archivos Desarrollo Científico y Tecnológico Los Archivos son importantes para el desarrollo de la investigación científica y tecnológica, ya que son los que resguardan la información y conocimientos importantes o necesarios para llevar a cabo la misma. Da Silva María Fernanda C.I.: 20.175.694

14. 3 Importancia de los Archivos Desarrollo Científico y Tecnológico Además, los Archivos han comenzado a desarrollar una gran relevancia en cuanto a la educación, la cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción cultural hacia la comunidad, adaptando los servicios de las unidades de información a las exigencias de los tiempos actuales. Da Silva María Fernanda C.I.: 20.175.694

15. 4 Tipos de Archivos El archivo de Gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como archivo de oficina. Tradicionalmente se ha considerado que la documentación debe de permanecer en esta fase durante cinco años una vez finalizada su tramitación, sin embargo, y a la luz de la experiencia, este plazo resulta excesivamente amplio por varias razones. Carrizales Sorangel C.I.: 15.553.972

16. 4 Tipos de Archivos El Archivo Administrativo: Solamente en las organizaciones administrativas de gran volumen y complejidad se distinguen unos locales acondicionados como archivo administrativo; en la mayoría es el propio archivo de gestión o archivo de oficina quien acoge ésta y las demás etapas. Carrizales Sorangel C.I.: 15.553.972

17. 4 Tipos de Archivos El Archivo Intermedio: Ahora, la documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Las grandes administraciones la transfieren desde sus archivos administrativos a éste (acepta transferencia documental), caracterizado por asegurar la instalación masiva de documentos a bajo coste. Durante otros quince años más, es decir, hasta los treinta de antigüedad, se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente". Carrizales Sorangel C.I.: 15.553.972

18. 4 Tipos de Archivos El Archivo Histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad. (Cruz Mundet, 2001, p.96) Evidentemente acepta transferencia de documentos y es el último de los archivos orgánicos que conforman el sistema de archivos de una organización. Carrizales Sorangel C.I.: 15.553.972

19. 5 Archivo Administrativo Es el archivo, que resguarda de manera temporal los documentos de una institución a la cual prestan servicio, puede ser pública o privada. Son llamados archivos vivos, esto es por el simple hecho de que contienen los documentos de mayor consulta y creados recientemente. Díaz Carlos C.I.: 17.671.585

20. 5 Archivo Administrativo Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo. (GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, 1997). Díaz Carlos C.I.: 17.671.585

21. 5 Archivo Administrativo Según Manuel Vásquez: los archivos administrativos son los ubicados en "oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio" determinado principalmente por el rector del sistema de archivos. Díaz Carlos C.I.: 17.671.585

22. 5 Archivo Administrativo 5.1 Organización del Archivo Administrativo Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos. Díaz Carlos C.I.: 17.671.585

23. 5 Archivo Administrativo 5.1 Organización del Archivo Administrativo Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos. Díaz Carlos C.I.: 17.671.585

24. 5 Archivo Administrativo Etapas en la formación de los archivos administrativos. Etapa de archivo de gestión

25. 5 Archivo Administrativo Funciones del Archivo de Gestión Importancia de los Archivos administrativos

26. 5 Archivo Intermedio Definición de Archivos Intermedios:Desde su concepto más general, desde la Archivística, desde el marco legal venezolano. Organización de los archivos intermedios.

27. 5 Archivo Intermedio Etapas en la formación de los Archivos intermedios. Etapa de Archivo intermedio

28. 5 Archivo Intermedio Funciones del Archivo Intermedio. Importancia de los Archivos Intermedios.

29. Gracias.