Contabilidad

1. Características de las Cartas Comerciales
1. Brevedad:Expresar las ideas con pocas palabras, hacer frases cortas y con sentido, he aquí uno de
los principales factores de un buen redactor.b) Claridad: Usar palabras sencillas pero correctas en la
redacción de los conceptos. Evitar el uso de palabras escogidas y no abusar de las abreviaturas. Lo
ideal es que la carta, sea de fácilcomprensión e interpretación.
2. Concisión: No salirse del tema de la carta. Ser exacto y concretarse al asunto u objetivo de la misma.
Hay que conseguir informar al lector en el menor tiempoposible, pero sin omitir lo imprescindible.
3. Cortesía: Consiste en dar a las personas a quienes nos dirigimos el trato agradable y discreto a que
son acreedoras, pero sin confundir cortesía conservilismo. En todos los actos de nuestra vida debemos
actuar con cortesía, amabilidad, buen trato. Lo contrario nos hará perder amistades, simpatías, buenos
negocios.
4. Estética: Se refiere a labuena presentación de la carta. Una carta puede tener una redacción
admirable, puede estar expuesta con claridad y, sin embargo, causar una impresión poco agradable a
quien la reciba, por sudesacertada distribución mecanográfica, por la falta de estética en su
presentación. No olvide que todo entra por los ojos. Las impresiones visuales juegan un papel decisivo
en todas las ramas del comercio y dela vida.
5. Ortografía: Una carta con falta de ortografía causa tan mala impresión, como las que contienen
borrones, porque demuestra falta de preparación y escaso conocimiento del lenguaje, dequien las
escribe.
6. Sintaxis: En la Gramática se llama Sintaxis a la coordinación de las palabras para formar ideas y
luego oraciones, lo que es de suma importancia en la escritura de lascartas.
7. Psicología: El sentido psicológico que todo comerciante debe poseer tiene por objeto lograr efectos
positivos y dinámicos en la realización de sus actividades comerciales. El redactor comercial, por lo
tanto, tiene que conocer y tratar de adaptar la carta que escribe a la personalidad y al carácter de las
personas a quienes se dirige, de manera que antes de manifestarles nuestros deseos, podamos
demostrar que deseamos ampliamente satisfaces los de ellos.
8. Puntuación: Es necesario conocer el uso de los signos de puntuación y no debe olvidarse que un
signo de puntuación mal colocado puede cambiar el concepto de la carta o el objetivo de la misma
9. Claridad. Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión, es decir, cuando el
mensaje penetra sin dificultad en la mente del destinatario. Se puede lograr la claridad de la
siguiente forma:
• Expresándonos mediante frases cortas.
• Eligiendo con cuidado el vocabulario
• Estando pendiente, a medida que se escribe, del comienzo de la frase para continuarla con la
correspondiente concordancia.
• Evitando vocablos ambiguos
• No abusando del pronombre
• Desterrando los gerundios
• Evitando el uso de abreviaturas
• Eliminando palabras rebuscadas
• Evitando el exceso de adjetivos
• Pensando despacio, para escribir deprisa.
Los enemigos de la claridad son:
• Las expresiones incompletas

2. • Las palabras superfluas, innecesarias
• El uso de circunloquios
• La alteración del orden lógico en la expresión
• El empleo de vocablos “gastados, manoseados”
10. Precisión. Entendemos por precisión utilizar cada palabra en su sentido exacto. Para llegar a
utilizar nuestro vocabulario en una carta comercial con precisión, debemos tener en cuenta los
siguientes factores:
1. La exactitud de los términos que escojamos
2. La claridad con que los apliquemos
3. La cantidad de información que suministren
Los sinónimos tienen significado similar, pero cada uno expresa un matiz diferente dentro de esa
semejanza. No se pueden intercambiar entre sí a capricho. Elegir el término más apropiado a la
expresión es ser precisos en el lenguaje. Para lograr la precisión, siga los siguientes consejos:
• Ante una duda, acuda a un diccionario de sinónimos.
• Evite al abuso de oraciones subordinadas
• No abuse de incisos que debilitan la idea principal en vez de reforzarla.
• Ofrezca explicaciones razonables y coherentes encada uno de los puntos de la carta.
• Cuide la concordancia, en género y número, entre el sujeto y el predicado.
• Asegúrese de que la carta esté completa.
• Evite la inexactitud que siempre da lugar a rectificaciones, reclamaciones y retrasos.
11. Tono. El tono no es más que la adaptación de la expresión y del estilo del asunto que motiva la
carta. El calor humano no debe faltar nunca en una carta comercial. Téngase en cuenta que la
redacción comercial es la versión escrita de una conversación entre comerciantes o miembros de
una misma agencia. De ahí que el tono deba reunir estas cualidades:
• Personal. Sitúese verbalmente frente al destinatario como si lo estuviera mirando a la cara.
• Cortés. La expresión amable y cordial favorece la buena voluntad del destinatario hacia la persona que
escribe.
• Ponderado. Procure mantenerse dentro de los límites de moderación en el trato y prudencia en la
expresión, porque así ofrecerá una grata imagen de sinceridad.
• Positivo. Aunque muchas veces tengamos que decir “no” exprese una decisión o una acción enfocando
el lado positivo, no su aspecto negativo.
A continuación, algunos consejos prácticos que deben seguirse para lograr un tono que reúna las
cualidades anteriormente expresadas:
• Escriba con estilo natural y propio, sin caer en la excesiva familiaridad.
• No lo haga en tono ceremonioso, frío e impersonal.
• Elimine toda expresión convencional.
• Acuérdese de poner en su estilo un acento de espontaneidad, afable, propio de la carta dirigida a un ser
humano y no a una entidad anónima.
• Evite el tono egoísta. No convierta su persona en el eje exclusivo sobre el cual gira la carta.
• No abuse de pronombres “yo”, “nosotros”.
• Tampoco abuse de “usted” y “su”.
• No redacte cartas cuando esté enojado
• No incurra en exageraciones, jactancias, falsas promesa y adulaciones.

3. • No trate de imponer sino de convencer.
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