TIPOS DE REPORTE
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TIPOS DE REPORTE

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Tipos de Reporte es una lectura que ayuda al estudiante a mejorar su competencia generica de comunicacion escrita

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  • 1. Tipos de reportes.Durante el transcurso de un Diseño de Proyecto, el estudiante deberá preparar reportesescritos que expliquen lo que se va avanzando en cuanto a metas, conclusiones yrecomendaciones (reportes de avance). La recomendación de que el proyecto se continuehaciendo o no está depende en gran parte del grado de profesionalidad estos reportes.El propósito esencial de un reporte es pasar información a otros y un buen reporte nuncadebe olvidar ésto.Estas son algunas preguntas que el autor de un reporte se debe hacer en tres ocasiones:Antes de comenzar a escribir, durante el escrito y al finalizar el reporte.1) ¿Cuál es el propósito de este reporte?2) ¿Quién leerá este reporte? (¿El profesor solamente?)3) ¿Por qué ellos leerán este reporte?4) ¿Hasta qué nivel técnico serán capaces de entender?5) ¿Qué antecedentes pueden tener ellos en el presente acerca de este trabajo?Las respuestas a estas preguntas indicarán el tipo de información que el autor(es) debe(n)presentar, el grado de detalle requerido, y el método mas adecuado para presentarlo.Elementos para escribir bienUna buena escritura se encuentra diario en libros y articulos bien editados. La naturalezalúcida de una buena escritura tiene una apariencia intuitiva. Una buena escritura secaracteriza por cuatro elementos: Inteligencia Coherencia Propiedad Legibilidad.Artículos bien escritos reflejan inteligencia. Los pasajes bien organizados son fieles a lospropósitos establecidos en el trabajo. Una buena escritura debe tener una gramática,puntuacion y ortografia correctos. Debe ser coherente y neta. Debe contener encabezadosjuiciosamente escogidos y subdivisiones. Una escritura apropiada da al lector una idea de lasnecesidades y deseos. Tiene que estar en un tono correcto. Hay que recordar que el propósitoprincipal es explicar algo, y no probar que se es más inteligente que los lectores. El propósitodel reporte es de ser leído, entendido y recordado. Una buena escritura es legible. No debenecesitar releerse a cada parrafo. Debe tener transiciones claras de párrafo a párrafo.Muchas veces, la claridad y la exactitud son los requisitos más importantes en la escrituracientífica. El lenguaje simple es muchas veces la clave de la claridad. 1
  • 2. Metodos para mejorar las habilidades de escrituraEscribir es difícil, pero la mejor manera de comenzar es habituarse a hacerlo desde el iniciode los estudios profesionales. A mucha gente se le facilita empezar con un esbozo y despuéstrabajar alrededor de éste. Un esbozo, al igual que un mapa, nos dice como llegar al destino:el reporte completo.Una vez que un esbozo se ha desarrollado, hay que escribir el primer borrador teniendo enmente los siguientes puntos: Usar palabras y expresiones precisas Evitar la pretensión y la palabrería Limitar el uso de jerga Utilizar el impersonal o la tercera persona en lugar de usar pronombres personales Evitar un tono lleno de excusas; ser positivo Usar oraciones verbales correctamente. La regla general es usar el pasado para describir sucesos que ocurrieron en un punto previo a la escritura del reporte. El presente es usado para decir algo que continua siendo cierto a la hora de que se escribe el reporte. Una vez que se ha editado y revisado el primer borrador, hay que darlo a leer a alguien, para comentarios y críticas. Algunos asesores prefieren que los estudiantes trabajen cada sección del reporte en lugar de todo el reporte al mismo tiempo. Si es posible hay que solicitaropinión de otra gente. Hay que esperar que el reporte pase por lo menos por tres o cuatrorevisiones completas. La calidad y lo efectivo de la escritura va a mejorar si se deja pasar unpoco de tiempo entre revisiones.Durante el proceso de revisión, hay que tratar de de eliminar la palabrería. Se puedeminimizar el desorden eliminando adjetivos y adverbios lo mas posible. Se tiene la tendenciaa sobreutilizar palabras como: muy, algo, bastante, poco, relativamente, algunos, y mucho.Herramientas para la escrituraLas herramientas de un buen escritor incluyen: diccionarios, diccionario de sinónimos,manuales especializados, gramáticas y guías de composición. Si aún no se esta hacieno, hayque tomar nota de nuevos vocabularios y de buenas frases que puedan encontrarse enartículos y libros; y esforzarse en usarlos mientras se escribe. Los diccionarios de sinónimosy antónimos son de mucha utilidad. La escritura electrónica debe seguir los mismos cuidadesque la escritura del reporte. Cuando se lee un reporte lleno de errores tipográficos, lo únicoque se puede imaginar es que la investigación se hizo con el mismo descuido que el reporte.El documento debe ser limpio, neto y atractivo sobre todo. 2
  • 3. Estructura General de un informeEn un informe se distinguen las siguientes partes, referidas por el orden en que aparecen:portada, índice, introducción, cuerpo principal, conclusiones y anexos. PortadaEs la primera página bajo la cubierta. La portada debe contener: El título, que debe dar una indicación clara del tema con el menor número posible de palabras. Una indicación de la naturaleza del informe: si es un borrador, un informe de avance o un informe final. El nombre del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc. Donde se origina el informe. La fecha de elaboración. ÍndiceSe recomienda que aparezca tras la portada y no al final del informe, como a veces se haceen otro tipo de documentos. En el índice se consignan los capítulos y secciones del informe.También se indica la página donde aparecen. El índice es la mejor expresión de la estructurade un informe. Si los títulos de los capítulos y las secciones están redactadoscuidadosamente, el índice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza delinforme. IntroducciónSu misión es dar cuenta, en unas pocas páginas, del contenido del informe. Por ello, deberedactarse en último lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo principaldel informe y, en su caso, de los anexos. La importancia de la introducción reside en el hechode que a través de ella el lector recibe una primera impresión no sólo del asunto y objetivosdel informe, sino también de la relevancia e interés que éste tiene.De la introducción dependerá en muchas ocasiones que el informe sea o no leído. Por otraparte, hay personas que, por escasez de tiempo, sólo leerán la introducción al informe. Laintroducción se convertirá, en consecuencia, en el único elemento con que dichas personascontarán para valorar la totalidad del informe.La extensión de la introducción debe ser proporcional a la del cuerpo principal del informe. Decualquier forma, se estima que la introducción no debe sobrepasar en ningún caso las seispáginas. Si en el caso de un informe largo, de unas cien páginas o más, se estima que unaintroducción de seis páginas no es suficiente para dar cuenta del contenido, lo másconveniente es hacer, además de la introducción, una versión abreviada del informe principalque sea un documento independiente de éste.Además de resumir el contenido del informe, en la introducción se debe hacer referencia alos siguientes aspectos: 3
  • 4. -Finalidad u objetivos del informe. -Metodología que se ha seguido para elaborar el informe. -Conclusiones y recomendaciones del informe.Las conclusiones y recomendaciones se expondrán al final de la introducción. Luego seránrepetidas a lo largo del informe. En un informe extenso esta repetición es útil, ya que, por unaparte, algunas personas sólo leerán la introducción y, por otra, quienes lean el informecompleto podrán a través de esta reiteración retener los puntos más importantes, lasconclusiones. En un informe corto (de menos de diez o quince páginas) no resulta necesarioreferirse a las conclusiones en la introducción. Cuerpo principalEl cuerpo principal es la parte del informe que primero se debe redactar, ya que las otraspartes (introducción, conclusiones, portada) dependen lógicamente de él. Sólo los apéndicesguardan cierta autonomía en relación con el cuerpo principal. La forma concreta en que seorganiza el cuerpo principal del informe depende, obviamente, del asunto que allí se trate.Existen, de cualquier forma, ciertos principios complementarios entre sí que convieneobservar, especialmente, a la hora de redactar el cuerpo principal de un informe. Son laclaridad, la unidad y la primacía. - Principio de claridad: la información que se quiera comunicar debe estar ordenada de la manera en que más fácil resulte su comprensión. - Principio de unidad: las partes en que se divide el cuerpo principal del informe deben estar coordinadas entre sí de manera lógica, de modo que den la impresión de formar una unidad. - Principio de primacía. El autor de un informe debe tener cuidado de organizar los puntos que desea tratar de forma que aquellos que considere más relevantes queden lo suficientemente resaltados. A este respecto, se considera que los puntos que se desea destacar deben ser colocados al principio o al final del escrito o de alguna de sus partes.El cuerpo principal de un informe se divide en capítulos, que a su vez se dividen ensecciones. En el caso de un informe muy breve (de menos de diez páginas), el cuerpoprincipal puede estar dividido en una pocas secciones. No se pueden dar normas exactassobre la extensión de los capítulos y de las secciones. Una sección puede constar de un solopárrafo o necesitar una docena de ellos más varios diagramas y tablas. Un capítulo puedetener una sola sección o doce. Se ha aconsejado que, siempre que resulte posible, loscapítulos de un mismo informe deben tener una extensión similar. Si es necesario incluir másinformación, se puede remitir a un apéndice.Se recomienda que cada capítulo comience con un párrafo previo a la aparición de la primerade sus secciones. Es conveniente que los títulos de capítulos y secciones resulteninformativos en relación con el contenido de éstos. Ningún aspecto clave de los que se tratanen el texto debe carecer de título y de una referencia en el índice para llamar la atenciónsobre él. 4
  • 5. Conclusiones y RecomendacionesLas conclusiones pueden ser referidas en la introducción si el informe es extenso. Tambiénsuelen acompañar a cada capítulo o sección del cuerpo principal en relación con el asunto enellos tratado. De cualquier forma, es mas conveniente incluir en el informe un último capítulodedicado a reunir todas las conclusiones, hayan sido o no expuestas.Este capítulo contendrá: Las conclusiones propiamente dichas, esto es, las que se derivan de lo expuesto con anterioridad en el cuerpo principal del informe. El resto de las principales apreciaciones o juicios de valor realizados por el autor a partir de lo ya expuesto. Las recomendaciones que el autor haga a tenor de lo expuesto. La relación de las ventajas que se derivarán de adoptar las recomendaciones.Al igual que en el caso de la introducción, la extensión del capítulo dedicado a lasconclusiones debe ser proporcional al tamaño del cuerpo principal del informe. Así mismo, serecomienda que las conclusiones no sobrepasen en ningún caso las seis páginas. ApéndicesLa función de los apéndices es recoger toda aquella información que, por un lado, se creeque resultaría farragoso consignar en el cuerpo principal del informe, pero por otro, tambiénse cree que tiene el suficiente interés como para figurar, de algún modo, en el informe. Enotras palabras, sólo se debe apelar al apoyo que en relación con el cuerpo principal suponenlos apéndices cuando se estime verdaderamente necesario. En caso contrario, la informaciónsuplementaria se deberá incluir en los "papeles de trabajo" que acompañan a la elaboracióndel informe (y que pueden ser solicitados en cualquier momento por el lector de éste), perono en el propio informe. Estamos ante una aplicación de la regla según la cual un informedebe ser tan breve como sea posible.Si bien los apéndices pueden recoger todo tipo de información, hay ciertas clases de ella quenormalmente figuran como apéndices. En general las tablas de cifras largas y complicadas,las comprobaciones matemáticas, los fragmentos largos de otros informes, las muestras dedocumentos, los glosarios, las bibliografías y las listas de notas y referencias deben excluirsedel texto e incluirse al final del informe en atención a aquellos lectores que necesitancomprobar los detalles. Se exceptúan de esta norma los casos en que uno de los objetivosprincipales del informe sea aportar una tabla de cifras concretas.Se debe hacer referencia en el texto a todo el material incluido en los apéndices.Algunas veces esta referencia adoptará la forma de una tabla abreviada o de un breveresumen o de detalles importantes del material que se ofrece ampliado en los apéndices. Gráficos y diagramasEs recomendable su inclusión, ya que permiten una valoración más rápida e intuitiva de losdatos. Deben ir acompañados de una breve explicación y de una referencia en el texto: "el 5
  • 6. diagrama del la figura 2.1 nos muestra que...". Si es previsible que algunos lectores delinforme no estén familiarizados con los signos convencionales utilizados en gráficos ydiagramas, es necesario incluir una tabla con las claves. Si es posible, las tablas y losdiagramas que aparezcan en el cuerpo principal del informe deben ocupar menos de unapágina para que cualquier descripción o comentario de ellos pueda aparecer en la mismapágina. Si no es posible, lo mejor es utilizar la página siguiente con este propósito. MárgenesLo más usual es dejar un margen de 2,5 centímetros en las cuatro direcciones que encuadranel texto. Si se utiliza un sistema de encuadernación que ocupe algo de espacio a la izquierda,debe tenerse en cuenta. Suele ser suficiente con añadir medio centímetro. En la primerapágina de un capítulo o de una sección importante, el margen superior puede ser mayor, porejemplo, de cinco centímetros. Este espacio actuará de señal visual para el lector. NumeracionesAdemás de la numeración de las páginas, en el informe existen otros tipos de numeraciones.Existen diversos métodos para numerar los párrafos. Tal vez el más sencillo 1 sea elconsistente en insertar al comienzo de cada párrafo dos números separados por un punto. Elprimero se refiere al capítulo en que se inserta el párrafo y el segundo a la posición que elpárrafo ocupa en relación con el resto de los párrafos del capítulo. Por ejemplo, el párrafovigésimo del capítulo tercero se numeraría "3.20".Otro medio de numerar el texto del informe es el referido a los capítulos y las secciones.Nuevamente, existe diversidad de métodos. Uno de los más sencillos, similar al expuesto enel párrafo anterior, consiste en insertar al lado del título de cada capítulo el número que lecorresponde. Al lado del título de cada sección se insertará, en primer lugar, el número delcapítulo en que la sección se integra; en segundo lugar y separado por un punto, el númeroque la sección ocupa en relación con el resto de las secciones del capítulo. Los diagramas ytablas que aparecen en el informe se numerarán de igual forma que los párrafos. Así en elcapítulo primero: diagrama 1.1, 1.2,... Los apéndices también se citan con un número,además de con su título. TítulosSe suele distinguir entre títulos, que encabezan los capítulos, y subtítulos, que encabezan lassecciones. Hay múltiples métodos gráficos para diferenciar a los títulos de los subtítulos y aambos del resto del texto (subrayado, letra cursiva, etc.). Lo más habitual es: Escribir los títulos en mayúsculas. Si es posible, se utilizará además la letra negrita. No conviene subrayar los títulos ni escribirlos con letra cursiva. Escribir los subtítulos en minúsculas. Si es posible, se utilizará preferentemente la letra cursiva. Si ésta no está disponible, se subrayará el subtítulo. Es también admisible usar las posibilidades anteriores (minúsculas cursivas o minúsculas subrayadas) combinadas con el tipo de letra negrita.1 Este método no es POPULAR 6
  • 7. InterlineadoAl decidir si utilizar un interlineado de uno, uno y medio o dos espacios hay que considerar lalongitud y la finalidad del informe. Los borradores se suelen mecanografiar a doble espaciopara poder hacer correcciones y cambios. Para informes largos se recomienda un espacio,porque así se reduce el número de páginas. Sin embargo con el interlineado a un soloespacio hay que procurar que los párrafos sean bastante cortos y que haya dos espaciosentre ellos. Esto le da un aspecto atractivo a la página, aunque la escritura sea densa. Parainformes de extensión media o pequeña, digamos de menos de veinte o treinta páginas, serecomienda espacio y medio. BibliografíaLeer y estudiar la lectura del siguiente enlace (link) en internet donde se explican las Reglasde cómo hacer citas bibliográficas y de cómo organizar Bibliografía.http://www.angelfire.com/sk/thesishelp/citas.html 7