Sistemas de Gestión Documental

1. SISTEMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

2. TALLER UNIDAD 4
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SHIRLEY TOLEDO ERAZO
PROFESOR:
LUZ MARINA ARIAS GONZALES
TUTORA ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL II
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA – QUINDÍO
2015

3. INTRODUCCIÓN
 Este trabajo se adelanta con el ánimo de definir, que es un sistema
de gestión documental, conocer los beneficios que puede brindar la
implementación de este programa en las organizaciones, las
diferentes herramientas que se deben usar para llevar a cabo todas
las operaciones técnicas.
 Teniendo en cuenta que a medida que pasan los años la gestión
documental ha venido evolucionando y es de gran importancia que
todas las empresas cuentes con un sistema de gestión documental,
ya que con él se puede almacenar, recuperar , gestionar, actualizar,
localizar y realizar seguimiento en las organizaciones.

4. Objetivo General
 Conocer la Aplicación de los sistemas de gestión documental, dentro
de una entidad.
Objetivos específicos
 Profundizar en el concepto de los sistemas de gestión documental
como medio para el acceso universal a la información, sin limitantes
de tiempo ni espacio.
 Definir la importancia que tiene la gestión documental, para
garantizar el buen funcionamiento de los archivos documentales.
 Identificar las ventajas que ofrecen la implementación de un sistema
de gestión documental, como medio necesario para todas las
empresas u organizaciones, que permita un óptimo desempeño del
almacenamiento de la información digital.
 Reconocer las normas técnicas utilizadas para establecer los
reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso
adecuado del patrimonio documental de una organización partiendo
de su concepto básico de recolección, administración y
preservación de documentos, con el fin de permitir su difusión y
consulta en apoyo al desarrollo social, cultural y tecnológico .

5. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
 Cuando hablamos de sistemas gestión
documental nos referimos al conjunto de
normas, técnicas y prácticas usadas
para administrar el flujo de documentos de
todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos,
eliminar los que ya no sirven y asegurar
la conservación indefinida de los
documentos más valiosos, aplicando principios
de racionalización y economía.
 Es un sistema de archivo, digitalización y
almacenaje informatizado de documentos
electrónicos y/o imágenes digitales, tanto
obtenidos de documentos originalmente
soportados en papel como de documentos
que ya se encuentran en formato digital.
 Son programas o aplicaciones informáticas que
permiten el manejo, gestión, conservación,
publicación y trabajo sobre documentos bien
sea escaneados o que hayan sido creados
digitalmente.

6. REQUISITOS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN
Para implementar un sistema de gestión documental es de vital importancia que un
profesional de ciencias de la información y la documentación este a cargo, mínimo en
las primeras fases de la implementación del proyecto, con el fin de que defina los
requisitos que el sistema puede y debe satisfacer:
 Elaborar el Mapa Sistemático de tipología documental.
 Determinar el ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los
documentos.
 Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte
electrónico.
 Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de
la documentación en soportes electrónicos. Gestión del espacio de
almacenamiento electrónico: discos ópticos, CD-ROM, etc.
 Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control
y recuperación en sistemas automatizados.

7.  Seleccionar un proceso o área de prueba.
 Definición, revisión y modificación de la política y
objetivos.
 Definición de la estructura documenta.
 Obtención y estudio de la documentación de
referencia.
 Elaboración, revisión y modificación de documento.

8. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL DECRETO 2609 DEL 2012
 Organizar los documentos físicos y
electrónicos, incluyendo sus metadatos a
través de cuadros de clasificación
documental.
 Establecer plazos de conservación y
eliminación para la información y los
documentos electrónicos archivo en
tablas de retención documental (TRD) y
tablas de valoración documental (TVD).
 Ejecutar procesos de eliminación parcial
o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD O TVD.

9.  Garantizar la autenticidad de los
documentos de archivos y la información
conexa( metadatos)a lo largo del ciclo de
vida de los documentos .
 Mantener la integridad de los
documentos mediante agrupaciones
documentales, en series o subseries.
 Permitir y facilitar el acceso y
disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sean requeridos.
 Preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales en series o
subseries, a largo de los plazo,
independientemente de los
procedimientos utilizados para su
creación .

10. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Corpora
tivo
Único
Personali
zado
Dinámi
co
Gene
ral
para
los
docu
ment
os
Sistem
ático
fácil y
amigab
le
Creado
r de
fidelida
des
Integrad
o
escalab
le
Porque
debe
servir a
la
entidad y
a todos
sus
organism
os
dependie
ntes
Porque
debe ser
el mismo
para
todas las
unidades
orgánica
s que
forman la
entidad,
con
independ
encia de
su
función,
actividad,
estructur
a,
tamaño o
cualquier
otra
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también
debe
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organiza
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porque
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necesidad
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unidad
orgánica o
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Porque
tiene
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forma
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forma
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los
docume
ntos.
Porque
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conoci
miento
y
aplicaci
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ser
incorpor
ado a la
gestión
diaria
de
todos
los
trabajad
ores
municip
ales y
esta
incorpor
ación
solame
nte se
garantiz
ará si el
Sistema
es fácil
de
entende
r e
implem
entar.
Porque
no
podemo
s
permitir
la
desvinc
ulación
del
Sistema
una vez
se haya
implanta
do.
porque
tiene que
integrars
e con los
demás
sistemas
de
gestión
de la
organizac
ión, como
son el
Sistema
de
calidad,
de
informaci
ón, el
Sistema
de
gestión
administr
ativa, el
Sistema
de
gestión
de los
recursos
económic
os, el
Sistema
de
gestión
de los
recursos
humanos,
el
Sistema
de
servicios
municipal
es, etc.
Porque
el
propio
Sistema
ha de
incorpor
ar la
capacid
ad de
seguir
crecien
do y
adaptán
dose
tanto
técnica
como
jurídica
mente a
las
nuevas
necesid
ades de
la
organiz
ación.
Actualización y
mantenimiento
del Cuadro de
clasificación y
descripción.
Identificación,
clasificación,
descripción e
instalación de
documentos
El proceso
de
transferen
cia
document
al.
comunicación
documental –
préstamo,
consulta y copia
de documentos-
Preservación y
conservación de
documentos.
Implantación y
mantenimiento
del Sistema de
gestión
documental en
las Unidades
orgánicas.

11. VISITA AL CENTRO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
ECOPETROL S.A. - GPY
 Se realizó la visita al Centro de sistema de gestión documental de
Ecopetrol S.A. en la vicepresidencia de Desarrollo y Producción
vicepresidencia regional sur en Orito (Putumayo); El profesional
encargado de acompañar la visita fue el coordinador regional el
señor Delio Pastrana.

12. ECOPETROL
 Esta entidad cuenta con un sistema de gestión documental bien
estructurado, con el fin de controlar, elaborar, y agilizar eficazmente
cada uno de sus tramites, mediante la Aplicación de un Software en
particular que soporta las necesidades propias de un negocio.
Mediante especificaciones y criterios complementarios de gestión de
información técnica de ECOPETROL S.A., incluyendo las reglas de oro,
las especificaciones para la recepción de información y su preservación
en el tiempo y los estándares de información gestionada en
interactivos.

13. PANTALLAZOS DE LOS DIFERENTES APLICATIVOS DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

15. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ECOPETROL
Recepción de documentos
 El profesional encargado de la
recepción de documentos es el señor
Edgar Quistial, el cual realiza el
proceso de registrar, la documentación
generada o recibida en la entidad, con
el fin que se convierta en un
documento oficial, mediante la
utilización de un sistema corporativo
llamado cartero, donde deben ingresar
Datos específicos Son componentes
de un metadato, ejemplo: fecha de
elaboración, autores, descriptores,
entre otros..

18. PANTALLAZO DE UN DOCUMENTO YA
RADICADO CON EL APLICATIVO CARTERO

19. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
 En Ecopetrol son digitalizados todos los documentos generados y
recibidos en la entidad, por medio de un scanner, las cuales son
almacenadas en los diferentes aplicativos, dependiendo del
programa al cual vaya a hacer ingresado.
 Permitiendo la conservación , ahorro en tiempo de búsquedas,
costos y recursos.
Este proceso lo manejan deferentes profesionales según sea el caso:
 El proceso de digitalización de imagines para cargue en p8 lo
realiza el señor Alejandro Caicedo.

20. PLATAFORMA P8 FILENET
 Representación digital generada a partir del escaneo de
documentos, manuscritos, fotografías, imágenes, textos e
ilustraciones.
 Este proceso lo maneja la señorita Patricia López para el
respectivo cargue en la plataforma FileNet – P8®: Plataforma de T.I.
empresarial para la gestión de información documental que
comprende el Content Manager, Record Manager y Business
Process Manager.

21. PATRIMONIO DIGITAL
 El archivo de Gestión Documental de la GPY está constituido por
tres colecciones documentales con más de 60.000 registros
análogos y alrededor de 150.000 registros digitales, separados en
archivo de gestión, archivo histórico y archivo técnico los cuales se
encuentra digitalizados en casi toda su totalidad, gracias a las
distinta herramienta utilizadas por ello.

22. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
Ecopetrol se encuentra dividido por dependencias las cuales realizan
diferentes funciones, actividades y tareas desarrolladas en secuencia,
por una persona o grupo de personas, para la obtención de un
producto o un resultado específico, donde generan gran cantidad de
documentos digitales como : memorandos, informes diarios, técnicos ,
administrativos, circulares, los cuales deben son radicados, y enviados
al centro de Gestión documental para su respectiva custodia.

23. PROCESO INGRESO DOCUMENTOS P8
Correspondencia
Informes de
gestión
Informes
técnicos P8

26. SEGUIMIENTO Y TRAZABILIDAD DE LOS
TRAMITES
 Ecopetrol cuenta con personal
idóneo para llevar a cabo
actividades que garanticen y
controlen la trazabilidad de las
comunicaciones, garantizando
que los documentos lleguen al
área competente o a su
destinatario, por medio físico a
través de la persona encargada
para tal fin (patinador), correos
certificados, o por medio digital,
mediante la utilización de
plataformas establecidas por la
entidad (P8, cartero y correo
electrónico y empresarial)

27. CONSULTA DE DOCUMENTOS
 Se maneja una plataforma para el registro de las unidades análogas
denominado Sistema de Información Integral para Desarrollo y
Recuperación de Recursos Archivísticos SIDRA y para el manejo de
información digital, Ecopetrol S.A. dispone de una plataforma
documental llamada IBM FileNET P8.
 En dicha visita se pudo identificar que hay dos formas de realizar una
consulta de información:
 De forma personalizada, en la sala de consulta y préstamo del archivo
de Gestión Documental y de forma remota, a través del buzón de mesa
de ayuda atencion.gestiondocumental@ecopetrol.com.co; es de aclarar
que este servicio se presta solamente a funcionarios de Ecopetrol S.A. y
personal aliado (contratistas) autorizados por los diferentes jefes de
departamentos.
 A toda consulta que se realice de forma presencial o remota se le abre
un caso en un sistema para control de préstamos denominado SIDRA
SAS (Sistema de Atención de Solicitudes), asignando este un código de
servicio o ticket inicialmente.

28. MEDIOS DE CONSULTA DE INFORMACIÓN
 Los funcionarios pueden también consultar información de la
empresa a través de la plataforma IBM FileNET P8 o Cartero en
donde el servicio de referencia se encargará de brindar la
capacitación necesaria para que el usuario pueda acceder de forma
rápida a la plataforma de su interés y encontrar la información de su
requerimiento, los permisos de acceso a esta plataforma están
ligados al área de la empresa a la que el funcionario pertenece.

29. LA INFORMACIÓN DEBE ESTAR DISPONIBLE
PARA QUIEN LA NECESITE Y ESTE
AUTORIZADO A
UTILIZARLA.
 La información digital y física siempre estará disponible para el
usuario autorizado.
 En el formato adecuado y en el menor tiempo posible.

30. REPORTES Y ESTADÍSTICAS
 Refiere a la serie de actividades funcionales relacionadas con el
manejo del dato técnico y la información técnica DT&IT, desde
sus fuentes originales (medios físico y digital) y los sistemas de
información geográficos -SIG- de Exploración y de Producción,
que comprende: la administración funcional de las aplicaciones,
la búsqueda, la referencia, la validación, la adecuación, la
preparación, la preservación, la carga, la descarga, la migración
y la actualización de información desde y hacia aplicaciones
técnicas E&P. Para el ingreso, Actualización y consulta de las
Bases de datos de la información contenida en el archivo de
Gestión, Ecopetrol cuenta con la plataforma Galeón. NET
(v.3.0d).

32. CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN
CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS?
 Necesidad de organizar y controla la documentación de la entidad.

33.  La normatividad que exige la implementación de SGD.

34. RECUPERACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE
FORMA FÁCIL, RÁPIDA Y SEGURA.

35.  Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la
entidad.
 facilitar la elaboración, control y seguimiento de los documentos
como memorandos, oficios, y circulares en medio electrónico.
 Facilitar la consulta de la comunicación a nuestros usuarios internos
y externos.

36. DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA
INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL
SISTEMA?
 Mediante la Gestión sistemática de la interacción e interrelación
entre los procesos empleados por Ecopetrol S.A y sus subordinadas
para lograr un resultado deseado.
 Con la implementación de un Conjunto estructurado de principios,
lineamientos y procesos que al interactuar entre si, facilitan y
mejoran la gestión y control integral de los procesos de una
organización con el fin de alcanzar los resultados esperados y
aumentar la efectividad de la gestión empresarial.

37. CONCLUSIONES
 Al conocer e identificar algunos elementos propios para la generación,
manejo, desarrollo y organización de los documentos generados y recibidos
en la entidad visitada en este caso Ecopetrol S.A, se estarán construyendo
estructuras que servirán a lo largo de este proyecto curricular, en especial, en
aquellos programas en los que se emplean los sistemas de gestión
documental para almacenar y manipular grandes volúmenes de información
por medio de Aplicación de un Software.
 Se busca tener claridad sobre cada uno de los términos implementados en
esta unidad y poder diferenciar su uso y ventajas con el fin de lograr un
mayor análisis de los documentos y a su vez expresar su contenido mediante
su utilización y destacando la importancia que tiene la gestión documental en
todas las entidades.
 Teniendo en cuenta los lineamientos para la implementación de los sistemas
de gestión documental basados en el marco normativo de la legislación
Colombiana, donde nosotros los futuros profesionales CIDBA debemos
aplicar cada uno de los reglamentos establecido por la ley, aprovechando las
bondadosas herramientas que nos brinda las tecnología.

38. BIBLIOGRAFÍA
Guía para el diseño e implementación de archivos e un sistema de gestión de
http://eprints.rclis.org/17358/1/mercado%20Beatriz%20Gesti%c3%3n%20de%2
0archivo.pdf(consultado:7 agosto de 2014).
DECRETO 2609 DE diciembre 14 de 2012,
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
Metodología para implantar un sistema de Gestión Documental en una
organización
http://www.revistasbolivianas.org.bo/df/rb/v10n15/v10n15a11.pdf
Gestión Documental
http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental-14736045?related=1
GUIA PARA LA TRANSICIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL
INTEGRAL DE ECOPETROL S.A