La matriz de gestión de tiempo es una herramienta eficaz que nos ayuda a optimizar y organizar nuestro tiempo de manera más eficiente. Esta matriz se basa en la idea de clasificar las tareas en función de su importancia y urgencia, lo que nos permite priorizar y manejar de manera más efectiva nuestras responsabilidades diarias. La matriz de gestión de tiempo se divide en cuatro cuadrantes, cada uno representando diferentes categorías de tareas: 1. Tareas importantes y urgentes: Estas son las tareas que requieren nuestra atención inmediata y también son cruciales para el logro de nuestros objetivos. Por ejemplo, una tarea de última hora con un plazo inminente o un problema urgente que necesita ser resuelto de inmediato. Estas tareas tienen alta prioridad y deben abordarse de inmediato. 2. Tareas importantes pero no urgentes: Estas son las tareas que son importantes para nuestros objetivos a largo plazo, pero no tienen una fecha límite inmediata. Estas tareas incluyen la planificación a largo plazo, establecer metas y trabajar en proyectos estratégicos. Es importante dedicar tiempo regularmente a estas tareas para evitar que se conviertan en urgencias. 3. Tareas urgentes pero no importantes: Estas son las tareas que surgen repentinamente y requieren atención inmediata, pero no contribuyen significativamente a nuestros objetivos a largo plazo. Un ejemplo puede ser responder correos electrónicos no prioritarios o asistir a reuniones innecesarias. Aunque estas tareas pueden parecer urgentes, es importante evaluar su importancia real y tratar de minimizar el tiempo dedicado a ellas. 4. Tareas no urgentes y no importantes: Estas tareas son las que no son importantes ni urgentes en términos de nuestros objetivos. Pueden incluir actividades como navegar por las redes sociales, ver televisión sin propósito o realizar tareas domésticas menos críticas. Es importante tratar de minimizar el tiempo dedicado a estas tareas para poder enfocarnos en lo que realmente importa. La idea principal de la matriz de gestión de tiempo es que debemos priorizar nuestras tareas según su importancia y urgencia. De esta manera, podemos canalizar nuestra energía y tiempo de manera más efectiva hacia las tareas que realmente nos ayudarán a lograr nuestros objetivos y maximizar nuestra productividad. Recuerda que la implementación de la matriz de gestión de tiempo requiere práctica y disciplina, pero puede ser una herramienta muy útil para mejorar nuestra eficiencia y alcanzar un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. La matriz de gestión de tiempo es una herramienta eficaz para organizar y optimizar el uso de nuestro tiempo. Nos ayuda a identificar y priorizar las tareas según su importancia y urgencia, permitiéndonos enfocarnos en actividades clave y lograr un mayor nivel de productividad. La matriz se divide en cuadrantes, cada uno representando diferentes categorías de tareas: 1. Tareas importantes y urgentes: Estas tareas requieren nuestra atención

1. Matriz de
gestión del
tiempo
Psic. M.Sc. Yenina Apaza Ochoa

2. Definición
La matriz de gestión del tiempo es una
herramienta que ayuda a organizar y priorizar
Las tareas según su importancia y urgencia. Esta
matriz, también conocida como la "Matriz de
Eisenhower" o "Matriz de Urgencia-Importancia",
fue popularizada por el expresidente de los
Estados Unidos, Eisenhower, quien la
utilizaba para tomar decisiones efectivas sobre
cómo asignar su tiempo.

3. Clasificación de la Matriz de Gestión del Tiempo:
Tareas críticas que requieren
atención inmediata. Estas
actividades a menudo están
relacionadas con situaciones
urgentes o importantes, como
plazos inminentes o crisis.
Urgente e Importante
Tareas que demandan atención
inmediata pero no contribuyen
significativamente a metas a
largo plazo. Estas actividades
pueden ser delegadas o
minimizadas.
Urgente pero no importante
Tareas que no son urgentes.
Estas actividades deben ser
evitadas o minimizadas, ya que
consumen tiempo sin
contribuir significativamente al
progreso personal o
profesional.
No Urgente
Tareas que son significativas pero
no tienen una presión temporal
inmediata. Estas actividades son
importantes para el logro a largo
plazo de metas y objetivos.
Importante pero no Urgente:
La matriz organiza las tareas en cuatro cuadrantes:

4. Ventajas de la Matriz de Gestión del Tiempo
Permite identificar y
priorizar tareas según su
importancia y urgencia.
Priorización Efectiva:
Ayuda a centrarse en
actividades que contribuyen a
metas a largo plazo, evitando
distracciones.
Enfoque en Objetivos:
Facilita la asignación eficiente
del tiempo, mejorando la
productividad personal y
organizacional.
Mejora de la Productividad:
Al gestionar las tareas de
manera efectiva, se
reduce la presión y el
estrés asociados con
plazos ajustados y tareas
acumuladas.
Reducción del Estrés
01
02
04
03

5. Educational Technology Infographics
Problem Solving
Despite being red,
Mars is a cold place
35%
Communication
Mercury is the closest
planet to the Sun
65%
Building Teams
Venus has a beautiful
name, but it's hot
10%

6. Educational Technology Infographics
71%
54%
78%
Mercury is the
smallest planet
Engagement
Venus has a
beautiful name
Knowledge
Despite being red,
Mars is cold
Learning
Jupiter is the
biggest planet
Technology
Saturn is the ringed
one and a gas giant
Devices
Neptune is far
away from us
e-Books
97%
45%
79%

7. Educational Technology Infographics
Jupiter is a gas giant and also
the biggest planet in our System
Jupiter
Venus has a beautiful name and
very high temperatures
Venus
Despite being red, Mars is a very
cold place. It’s full of iron oxide
Mars
01
02
03
01
02
03

8. Mon Tue Wed Thu Fri
Topic Topic Topic Topic Topic
Venus has a
beautiful name
Jupiter is the
biggest planet
Topic Topic Topic Topic Topic
Mars is a very
cold planet
Mercury is the
smallest planet
Educational Technology Infographics

9. Desventajas de la Matriz de Gestión del Tiempo
Puede no tener en cuenta la complejidad real
de algunas tareas y proyectos.
Simplificación Excesiva
La clasificación de las tareas como "urgentes"
o "importantes" puede variar según la
perspectiva de cada individuo.
Subjetividad
Puede llevar a una sobrevaloración de las
tareas inmediatas en detrimento de
actividades estratégicas a largo plazo.
Enfoque en lo Inmediato:
Aunque ayuda en la priorización, no
proporciona directrices sobre cómo realizar las
tareas de manera más eficiente.
No Aborda la Eficiencia:

10. La agenda electrónica y uso de herramientas de planificación (Google
calendar, Outlook calendar u otros)
Las agendas electrónicas y las
herramientas de planificación,
como Google Calendar,
Outlook Calendar y otras
aplicaciones similares, son
recursos valiosos para la
gestión eficiente del tiempo y
la organización personal y
profesional.

11. Accesibilidad y
Sincronización:
✓ Acceso en cualquier lugar: Las
agendas electrónicas son
accesibles desde dispositivos
conectados a Internet, lo que
permite revisar y actualizar la
información en cualquier lugar y
momento.
✓ Sincronización: La capacidad de
sincronizar la agenda entre
múltiples dispositivos garantiza que
siempre se tenga la información
más actualizada.
Recordatorios y
Alertas:
✓ Alertas Personalizadas:
Configuración de
recordatorios y alertas para
eventos y tareas,
asegurando que no se olvide
ninguna actividad
importante.
✓ Notificaciones Móviles:
Recepción de notificaciones
en dispositivos móviles para
recordar citas y
compromisos.

12. Facilidad de Programación:
✓ Arrastrar y Soltar: La
capacidad de arrastrar y soltar
eventos facilita la
programación y
reprogramación de tareas y
reuniones.
✓ Vista Semanal/Mensual:
Visualización clara de la
agenda en vista semanal o
mensual para planificar a corto
y largo plazo.
Compartir y Colaborar
✓ Compartir Calendarios:
Posibilidad de compartir
calendarios con colegas, amigos
o familiares, facilitando la
coordinación de horarios y
eventos.
✓ Invitaciones y Confirmaciones:
Enviar invitaciones a eventos y
recibir confirmaciones para
mejorar la planificación y la
asistencia.

13. Integración con Otras
Herramientas:
Historial y Registro:
✓ Registro de Actividades:
Algunas agendas
electrónicas registran
automáticamente las
actividades pasadas, lo que
facilita la revisión y el
análisis del historial.
✓ Integración de Correo
Electrónico: Sincronización
con correos electrónicos
para incorporar
automáticamente eventos y
citas desde mensajes.
✓ Integración con Tareas:
Algunas herramientas
permiten la integración con
listas de tareas,
proporcionando una visión
más completa de las
responsabilidades diarias.

14. 1st Year
Tasks J F M A M J J A S O N D
Task 1
Task 2
Task 3
Task 4
Task 5
El uso de agendas electrónicas y herramientas de planificación proporciona una forma efectiva de
organizar el tiempo, mejorar la productividad y colaborar con otros. La elección de la herramienta
dependerá de las preferencias individuales y de las necesidades específicas de cada usuario.

15. Pasos para elaborar una matriz de gestión del tiempo
62%
Elaborar una matriz de
gestión del tiempo implica
identificar y clasificar las
tareas según su
importancia y urgencia.
38%

16. Pasos para elaborar una matriz de gestión del tiempo
Enumera todas las tareas que tienes
pendientes. Estas pueden ser tanto
personales como profesionales. Anota
cada tarea de forma clara y específica.
Paso 1: Identificación de Tareas
Paso 2: Definición de Importancia y Urgencia
Evalúa cada tarea en términos de
importancia y urgencia:
✓ Importancia: ¿Cuán relevante es esta
tarea para tus metas y objetivos a largo
plazo?
✓ Urgencia: ¿Cuán pronto necesita ser
completada la tarea?

17. Paso 3: Creación de Cuadrantes
Dibuja una matriz con dos ejes: uno
vertical para la
importancia y otro horizontal
para la urgencia. Divide la matriz en
cuatro cuadrantes:
✓ Cuadrante 1 (Urgente e Importante): Coloca aquí
las tareas críticas y urgentes. Son prioridades que
requieren acción inmediata.
✓ Cuadrante 2 (Importante pero no Urgente): Sitúa
las tareas que contribuyen significativamente a
tus metas a largo plazo, pero que no son
urgentes. Estas tareas deben ser planificadas y
programadas.
✓ Cuadrante 3 (Urgente pero no
Importante): Coloca las tareas que son
urgentes pero no contribuyen de manera
sustancial a tus objetivos a largo plazo.
Considera delegar o minimizar estas
actividades.
✓ Cuadrante 4 (No Urgente y No
Importante): Aquí, coloca tareas que no
son ni urgentes ni importantes. Intenta
evitar o limitar estas actividades, ya que
pueden ser distracciones.

18. Ubica cada tarea en el cuadrante
correspondiente según su
importancia y urgencia.
Paso 4: Colocación de Tareas en la Matriz
Paso 5: Planificación y Ejecución
Una vez que las tareas estén en
la matriz, planifica tu tiempo de
acuerdo con las prioridades
identificadas. Dedica tiempo a
las tareas del Cuadrante 1,
programa las del Cuadrante 2,
considera la delegación o
reducción de tareas del
Cuadrante 3, y evita las del
Cuadrante 4.

19. Paso 6: Revisión Periódica:
Actualiza la matriz regularmente para adaptarte a
cambios en tus responsabilidades y prioridades.
Esto te permitirá mantener un enfoque flexible y
efectivo en la gestión del tiempo.
Al seguir estos pasos, podrás crear y utilizar una
matriz de gestión del tiempo que te ayude a
priorizar eficientemente, mejorar la productividad
y enfocarte en lo más importante para tus metas y
objetivos.

20. Gracias