FORMAS DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

1. TIEMPO

2. TIEMPO
Uno de los recursos no renovables más valiosos con
que cuenta el ser humano es el tiempo. Cuando los
directivos y colaboradores de la organización
administran adecuadamente el tiempo, contribuyen a
optimizar las funciones y a eliminar los tiempos
muertos para mejorar el desempeño organizacional.

3. Características del tiempo
El tiempo es:
-Equitativo
-Inelástico
-Indispensable
-Insustituible
-Inexorable

4. Leyes básicas
Principio de Pareto
Pareto estableció que “los elementos esenciales
de cualquier conjunto constituyen, por lo
general, sólo una minoría”.

5. La ley de Parkinson
Esta ley explica por qué las cosas llevan más
tiempo del que deberían:
“Todo trabajo se tarda indefinidamente hasta
ocupar todo el tiempo disponible para su completa
realización”.

6. Las leyes de Murphy
La primera ley de Murphy
dice: “Nada es tan sencillo
como parece al principio”.
De aquí se desprende la
segunda ley que afirma:
“Todo lleva más tiempo de
lo que se pensaba al
principio”.
La tercera ley: “Si algo
puede ir mal, irá mal”.

7. Las leyes de Acosta
La primera ley de Acosta dice: “El tiempo que requiere una
función aumenta cuando la interrumpimos y luego la
reanudamos”.
La segunda ley puede formularse así: “Para una función
corta siempre hay un minuto; para una larga nunca hay
tiempo”.
La tercera ley de Acosta afirma: “Lo perfecto rara vez es
rentable”.

8. La trampa de la actividad
Otro hábito bastante
generalizado en nuestra
cultura es lo que cabría
llamar la sacralización del
esfuerzo: el pan se ha de
ganar con sudor.

9. Eficiencia y eficacia
La eficiencia consiste en hacer bien lo que se hace y al menor
costo posible. Es positiva, pero no garantiza resultados. La
persona eficiente se limita a hacer bien lo que hace.
La persona eficaz, ante todo, hace lo que debe hacer. Tiene
en mente los resultados que desea alcanzar y hace todo lo
necesario para acercarse a ellos.

10. Herramientas para el uso del
tiempo
El uso del tiempo sólo adquiere
importancia cuando los
objetivos que se pretenden
alcanzar están claramente
definidos y cumplen con varios
requisitos:
-Propios
-Concretos y específicos
-Pocos y muy importantes
-Compatibles entre sí
-Alcanzables, pero con
dificultad
-Mensurables en lo posible
-Incluyen plazos
-Están escritos

11. Planeación
Es la función consistente en establecer
previsiones, de cara a alcanzar los objetivos
deseados, en lugar de limitarse simplemente a
reaccionar ante los sucesos o las circunstancias
que se van presentando.

12. PROGRAMACION
Implica la asignación de
recursos:
• Tiempo

13.  Tener siempre preparado su programa antes de iniciar
la jornada
 Programar en función de los objetivo a alcanzar
 Elaborar programa en torno a los temas esenciales
 Programar un horario por escrito
 Agrupar acciones y asuntos relacionados entre si
siempre que se posible
 Mantener a la vista el programa de actividades diarias
 Tomar largos periodos de tiempo para tareas
importantes
 Asignar un tiempo suficiente pero no excesivo
 Mantener suficiente flexibilidad para poder abordar
asuntos imprevistos
 Incluir tiempo para pensar todos los días
 Incluir tiempo para lecturas

14.  Visitas inoportunas: Este tipo de interrupción
es intentar mantener fuera a los intrusos.
 Tratar de programar horas fijas para ver a los
miembros
 Hacer uno mismo la visita para así controlar
la duración de la platica
 Pedir a los miembros acumular varios temas
cada vez de su visita para tratarlos
conjuntamente

15. Le puede proporciona un lugar posiblemente
confortable y un tiempo:
 Es un tiempo el cual no estaba previsto
 Proporcionado tiempo libre para relajarse y
descansar
 Le puede proporcionar información
interesante, solo con lo que ve y oye
involuntariamente

16. ESCRITORIO

19. Resultados deseados : Se requiere un compresión clara , hay que dedicar
tiempo , ser paciente y visualizar el resultado deseado .
Directrices: Es necesario identificar los parámetros dentro de los cuales
debe operar el individuo; entre ellos debe considerar una restricciones
Importantes
Recursos: Identificar los recursos humanos, económicos, técnicos, u
organizacionales con los que la persona puede contar para el logro de
los resultados deseados
Rendición de cuentas: Hay que establecer normas de rendimiento en la
evaluación de los resultados, y precisar los momentos específicos en que
esa evaluación tendrá lugar
Consecuencias: Especificar lo que sucederá, incluido lo bueno y lo malo,
como resultado de la evaluación

20. 4 GENERACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
1ER GENERACIÓN elaborar notas y listas de
tareas proporcionar cierto reconocimiento y
totalidad a los múltiples requerimientos
planteados a nuestro tiempo y energía.
2DA GENERACIÓN manejo de agendas en
las que se refleja el intento de mirar hacia
adelante, programar los acontecimientos y
actividades del futuro
3ER GENERACIÓN la idea esencial de priorizar, se
centra en el establecimiento de metas y objetivos a
corto, mediano y largo plazos hacia los cuales se
orientarán el tiempo y la energía en armonía con los
valores.

21. • resultados significativos
• atención inmediata.
• agota y consume a las personas
• administradores de crisis
• orientadas hacia los problemas, y en productores
• trabajan al borde de los plazos.
Algunas personas son literalmente acribilladas
por los problemas todos los días durante toda
la jornada laboral. El único alivio que tienen
consiste en huir hacia las actividades no
importantes ni urgentes del cuadrante IV.

22.  Trata de las cosas que no son urgentes, pero sí
importantes
 construir relaciones
 redactar un enunciado de la misión personal
 la planeación de largo alcance
 la ejercitación
 el mantenimiento preventivo la preparación
 Lo que sabemos que hay que hacer, pero eludimos
porque no son urgentes.
Cuadrante III urgente, pero no
importante", pensando que están en el
cuadrante I. Reaccionan ante las cosas
urgentes, suponiendo que también son
importantes.

23. 1RA GENERACIÓN
2DA GENERACIÓN
 No reconoce el concepto de
 Distribuyen su tiempo
prioridad.
planeándolo con anticipación.
 Presenta notas y listas de tareas
 Las actividades programadas
que podrán irse tachando, con lo
tampoco prestan atención a
cual se experimenta una
las prioridades ni reconocen
sensación temporal de éxito.
la correlación con los valores
 No existe ninguna correlación
más profundos y las metas
entre la lista y nuestros valores y
 Sólo tienden a la distribución
propósitos finales en la vida.
en el tiempo.
 Simplemente respondemos a lo
que llega a la conciencia y
aparentemente es necesario que
se haga.

24. 3ERA GENERACIÓN 4RTA GENERACIÓN
 Clarifican sus valores  Coherencia integridad entre visión y
 Establecen metas misión, roles y metas, prioridades y
 Hacen una planeación día tras día planes, deseos y disciplina.
 Establecen prioridades
 Equilibrio mantener el equilibrio en la
LIMITACIONES IMPORTANTES vida, a identificar sus diversos roles
y mantenerlos
 Limita la visión: la planeación diaria
a menudo omite cosas importantes  El administrador de este tipo se
que sólo pueden verse con una ocupa de prevenirlas las crisis
perspectiva más amplia
 La clave no es dar prioridad a lo que
 En segundo lugar, se centra en lo está en la agenda, sino ordenar en
urgente. Si bien ordena la la agenda las prioridades.
actividad, no empieza por
cuestionar la importancia esencial  Flexibilidad la herramienta a la
de dicha actividad medida de su estilo, sus
necesidades y sus métodos
 No sitúa la actividad en el contexto particulares.
de los principios, la misión
personal, los roles y las metas

25. CÓMO CONVERTIRSE EN UN ADMINISTRADOR DEL CUADRANTE
II
Identificación de roles:
1. Individuo, 2.alumno , 3.supervisor, 4. voluntario en la cruz roja
Selección de las metas: las metas de
corto plazo están relacionadas con las
metas de largo plazo.
PROGRAMACIÓN TEMPORAL
Trasladar cada meta a un día
específico de la semana, ya sea
como prioridad o, mejor aún, con
una asignación horaria concreta.
La organización semanal otorga libertad y
flexibilidad para controlar acontecimientos
imprevistos

26. Adaptación diaria: es una función de adaptación que permite dar prioridad a
actividades y responder a acontecimientos.
La 4rta generación es más avanzada que la 3era en cinco aspectos
importantes.
Se centra en principios.
Está dirigida por la conciencia moral utilizando la máxima capacidad en
armonía con los valores más profundos.
Define nuestra misión singular, incluyendo valores y metas a largo plazo.
Ayuda a equilibrar la vida identificando roles.
Proporciona un contexto más amplio por medio de la organización
semanal.

27. MANEJO EFECTIVO DE REUNIONES Y JUNTAS
Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para
 Elaborar planes
 Diseñar estrategias
 Evaluar el desempeño
 Fomentar la participación de los empleados
 Entre otras muchas cosas
Algunas veces resultan poco efectivas
porque
 Son aburridas
 No son tomadas con la seriedad que
merecen.

28. Una reunión debe tener un propósito específico.
Recuerde 3 principios sencillos pero
indiscutibles:
1. Un individuo puede tomar algún tipo
de decisiones mejor que un comité.
2. A los directivos se les paga, entre otras
cosas, para tomar decisiones y asumir
el riesgo de equivocarse.
3. Una reunión es algo potencialmente
útil, pero muy vulnerable por su propia
complejidad.

29. 7 fallas más frecuentes que se cometen al realizar reuniones de
trabajo
Falla 1. La gente convocada no toma las
reuniones con seriedad, llega tarde, se va
temprano y la mayor parte de la reunión no
presta atención. Para solucionar este
problema hay que hacerle comprender a la
gente que las reuniones forman parte de su
trabajo.
Falla 2. Son demasiado largas. Los expertos
aconsejan que la duración máxima de mía reunión
productiva debe ser de 90 minutos.
Falla 3. Se divaga más de lo que se
discute. El aprendizaje en equipo implica
dos prácticas: diálogo y discusión. Hay
que estructurar una agenda y ajustarse a
ella, determinar tiempos para cada asunto
clave y respetarlos; no es cosa del otro
mundo.

30. Falla 4. No pasa nada después de que la
junta termina; las decisiones no se convierten
en acciones. crear un documento que lleve a
la acción común.
La reunión es el medio para conseguir un
plan de acción.
Falla 5. La gente no dice la verdad.
Es una falla común que se acentúa
por una cultura de negocios
orientada a la culpabilidad.
Falla 6. Siempre hace falta información, lo que
genera aplazamientos en la toma de decisiones
críticas.
Antes de planear cualquier reunión, hay que
asegurarse de que los datos requeridos ya se han
recolectado; de lo contrario la pérdida de tiempo
será inmensa y la frustración mayor.

31. Falla 7. Las reuniones no
mejoran, se siguen
cometiendo los mismos
errores. Muchas veces las
reuniones no mejoran
simplemente porque nunca
se hacen bien.
Hay que tratar de mejorar en cada
junta, que cada reunión sea mejor que la
anterior, que haya más espacios para la
creatividad, el aprendizaje en equipo y la
diversión, dando prioridad a la acción, a la
toma de decisiones y, por encima de
todo, a los resultados.