Presentación sobre la Conservación y preservación de documentos digitales

1. Juan David Cardona Martínez
Beatriz Elena Gutiérrez Marrugo
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

2. 1. Principios.
2. Políticas.
3. Estrategias de conservación digital a largo plazo.
4. Acciones de Preservación Digital.
5. Creación, conservación y difusión de los documentos
digitales
6. Conclusiones.
7. Bibliografía.
CONTENIDO

3. ¿Qué es la Digitalización Documental?
La digitalización de documentos es el
proceso en el que se convierte un
documento físico (análogo) a un
documento binario (digital). Esto
permite a la empresa tener un control
mayor en cuanto a la información que
recibe y produce; lo que contribuye al
crecimiento, a la eficacia, la eficiencia
y la evolución de cada empresa.

4. ¿Por qué es importante?
1. Los documentos en papel generan gastos en las
empresas.
2. El número de archivos en la oficina crece día a
día.
3. Los gerentes pierden tiempo buscando
información en registros impresos mal etiquetados
y archivados.
4. Muchos registros, debido a la falta de una gestión
adecuada de expedientes, se destruyen o se
botan.
5. Algunos archivos o papeles se pierden o
traspapelan.

5. Principios
1. Permanencia de los documentos: Este
principio está relacionado con el concepto de
que el documento estará disponible por un
lapso considerable.
2. Accesibilidad: Tiene que ver con la capacidad
de poder acceder en un futuro a la
información o datos contenidos en un
soporte.

6. • Ser no prescriptiva
• Tecnológicamente neutral
• Soportar la estructura de gobierno y la
cultura organizativa de una organización
• Proporciona un marco que dicta el alcance y los requisitos de los
procedimientos. Se sitúa en el contexto más general de la organización
• La política no delinea acciones en particular, es el papel de el plan de
preservación digital.
Políticas
Una política es una serie de reglas y
principios que guían la toma de decisiones y
las acciones para lograr los resultados
deseados para un asunto o fin en particular.

7. Estrategias de conservación digital a largo plazo.
Las Estrategias de preservación
digital a largo plazo son un
conjunto de objetivos y métodos
para resguardar y mantener la
accesibilidad de copias autenticas
de documentos a archivos
digitales.

8. Estrategias de conservación digital a largo plazo.
Riesgos para la preservación:
1.Obsolescencia y degradación del soporte físico
2.Obsolescencia del formato del documento digital
3.Obsolescencia del software
4.Obsolescencia del hardware
5.Desastres naturales
6.Ataques deliberados a la información
7.Fallas organizacionales
8.Errores humanos que pudiesen afectar la
preservación de la información

9. Estrategias de conservación digital a largo plazo.
Existen 9 estrategias de conservación
primaria que son las siguientes:
9. Estandarización
1. Actualización / Refreshing
2. Migración
3. Emulación
4. Museo Tecnológico
5. Replicación
6. Analogización.
7. Arqueología Digital.
8. Encapsulado.

10. Acciones de preservación digital.

11. Acciones de preservación digital.

12. Creación, conservación y difusión de los documentos digitales
El proceso de la digitalización es la de preservar y difundir, donde la
preservación es la necesidad de anticipar, prevenir, detener, retardar un
documento (texto, sonido, imagen, video), mientras, la difusión se refiere a
facilitar las nuevas formas de acceso y uso. Ahora bien, las instituciones
culturales, como por ejemplo bibliotecas, archivos o museos, han tomado la
responsabilidad de la preservación a largo plazo de los contenidos culturales
en el ámbito de su función social, sin embargo, esta actividad también
perjudica a la industria.

13. Creación, conservación y difusión de los documentos digitales
A continuación, se presentan las razones según (Gobierno Vasco. Kultura 2.0,
2011) por las que se digitalizan los contenidos pueden resumirse de la forma
siguiente:
1. Incrementar el acceso: permitir el acceso del mayor número de documentos
al mayor número de posibles usuarios.
2. Preservar: necesidad de anticipar, prevenir, detener, retardar un documento
(texto, sonido, imagen, vídeo).
3. Disminuir la manipulación y el uso de materiales originales que puedan ser
frágiles, únicos o muy utilizados y crear una «copia de seguridad» para
documentos en mal estado.
4. Facilitar nuevas formas de acceso y uso.

14. Conclusión
1. Se recomienda incorporar nuevas tecnologías en los procesos y
procedimientos archivísticos para la conservación y preservación de los
documentos digitales.
2. Se deben implementar políticas de preservación y conservación de los
documentos digitales, ya que, estas políticas ayudaran a la preservación
del patrimonio documental electrónico
3. Velar el cuidado de todos los documentos electrónico en conjunto con los
expertos en la materia tecnológicas para que los recursos y herramientas
siempre estén a la mano.
4. En conclusión se recomienda a toda organización trasformar sus procesos
a la Trasformación Digital, implementar tecnologías y contar con el
personal adecuado para la conservación, consulta y recuperación de los
documentos electrónicos.

15. Bibliografía
E., E., E., & E. (2020, 12 mayo). Importancia de la digitalización de documentos | Exact. Gestión Documental & Mensajería In house | Blog Exact. https://www.exact.com.pe/blog/importancia-
digitalizacion-documentos/
Ministerio de Justicia y del Derecho - Grupo de Gestión Documental. (2020, octubre). POLÍTICA DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO.
https://www.minjusticia.gov.co/Portals/0/Transparencia_MJD/Gestion-Documental/1_POLITICA%20DE%20PRESERVACION%20DIGITAL_AV%20(1).pdf?ver=2020-10-29-101953-
520#:~:text=Preservaci%C3%B3n%20digital%3A%20Es%20el%20conjunto,por%20el%20tiempo%20que%20se
ATS Gestión Documental. (2019, 14 enero). Conoce el procedimiento de digitalización de documentos. https://atsgestion.net/procedimiento-digitalizacion-documentos/
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO. (2016). PLAN DE PRESERVACION DIGITAL A LARGO PLAZO DEL
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION DOCUMENTAL. https://www.defensajuridica.gov.co/gestion/gestion-documental/gestion-documental-
contenido/Documents/GD_PN_02_V_0_ppd_090816.pdf
Erika Lucia, R. P. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo.
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/Conservacion%20de%20Informacion%20Digital%20-%20Erika%20Rangel.pdf