La importancia y funciones del departamento de relaciones públicas en un empresa u organización.

1. DANIEL BRICEÑO
21,464,491
M-716

2. Se supone que el departamento de relaciones públicas es, sobre todo, experto en
comunicaciones. El director de relaciones públicas puede ofrecer sugerencias en
conexión con políticas de la compañía, pero solo el gerente de personal o sus
supervisores tienen poder de decisión.
La necesidad de adecuación y entendimiento es una de las principales razones por
las que las relaciones públicas deberán ser una función de alta jerarquía al nivel de
departamentos de operaciones como el de ventas o de producción. Muchas ideas de
relaciones públicas afectan a otros departamentos; muchas acciones de otros
departamentos afectan la posición de relaciones públicas de una organización. Las
relaciones públicas no pueden funcionar bien si se ignora lo que sucede en la propia
compañía. No sólo es preciso conocer las decisiones sino también tener voz en la
toma de las mismas.
DEFINICIÓN

3. FUNCIONES
• Elaboración y puesta en marcha de un programa de relaciones
públicas con los diferentes públicos, tanto a corto, medio y largo
plazo.
• Supervisión de las publicaciones empresariales.
• Revisión de todos los documentos destinados al exterior, para
verificar si, de alguna manera, se refieren a las relaciones públicas
de la empresa.
• Preparación o aprobación de todas las noticias, artículos,
fotografías, etc. que se entregan a los medios de comunicación.
• Preparación o consejo de declaraciones y discursos de los
dirigentes de la empresa. sus trabajadores sobre la política
empresarial y los problemas que la misma empresa pueda tener.
• Iniciar las relaciones con la comunidad en la que se afincan las
sedes de la empresa, colaborando con los periódicos locales,
organizaciones cívicas y sociales, escuelas, etc.
• Trabajar en estrecho contacto con la dirección y los consultores
legales de la empresa en cuestiones de relación con los órganos de
gobierno, incluyendo personalmente al presidente de la empresa.
• Colaboración con el servicio de marketing en la preparación y
ejecución de programas dirigidos a mejorar las relaciones con los
intermediarios y red de ventas.
• Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias.

4. • Investigar de la opinión pública sus actitudes y
expectativas.
• Tomar medidas para prevenir, descubrir y eliminar
cualquier malentendido.
• Fomentar las buenas relaciones entre el personal y los
públicos internos y externos de la empresa.
• Proyectar la imagen e identidad corporativa.
• Participar en reuniones directivas.
• Conocer y clasificar los diversos públicos de la entidad.
• Asesoría y consejos a los departamentos de personal en
cuestiones de relaciones con los empleados, de forma que
se ayude a la empresa a ilustrar.

5. ACTIVIDADES
-Publicaciones especiales:
• Boletines- Publicaciones diseñadas, escritas y producidas
periódicamente, que responden a unos objetivos de comunicación y proveen
información breve y al día a un público específico.
• Audiovisuales- Producción en diapositivas, vídeo o fílmico, cuyo fin es
cumplir con los objetivos de comunicación establecidos. Esto incluye: vídeos
internos o externos, anuncios de servicio público para televisión y “video news
releases” (VNR’s).
• Publicaciones especiales- Impreso relativo a una empresa, institución
o persona. Incluye: informes anuales, folletos corporativos, informativos o de
ventas, revistas, suplementos, carteles, carpetas de prensa, piezas de
mercadeo directo y otros.
Campañas:
• Campañas de relaciones públicas- Esfuerzo específico dirigido a
promover un objetivo de una empresa, producto o individuo.
• Campañas de servicio público- Diseñadas para modificar, reforzar o
cambiar niveles de conocimiento, actitudes y/o conducta, con el fin de aportar
a la comunidad a la que se sirve.

6. Programas:
• Programa de prensa o medios electrónicos- Programa
estructurado con el fin de proyectar la imagen o comunicar un
mensaje sobre una persona, empresa, institución o producto, entre
sus públicos. Algunas de las tácticas utilizadas son: entrevistas,
artículos, reportajes, comunicados, fotografías, conferencias de prensa
o participación en paneles convocados por los medios.
• Relaciones con la comunidad- Plan de beneficio social
diseñado para una institución, compañía o individuo, dirigido a crear
o fortalecer una imagen y fomentar el entendimiento o aceptación en
la comunidad. Su principal recurso es la Gestión Cultural.
• Programa de relaciones públicas- Conjunto de estrategias y
recomendaciones dirigidas a crear o fortalecer una buena reputación y
fomentar el entendimiento y aceptación de un producto, persona u
organización, en el marco de la Responsabilidad Social Empresaria.
• Programa de manejo de crisis- Conjunto de estrategias y
recomendaciones dirigidas al manejo de crisis provocada por un
evento, accidente, situación o desastre natural, que haya tenido o
pueda tener impacto extraordinario para un producto, persona u
organización entre sus públicos.

7. Eventos especiales:
• Actividad o serie de actividades organizadas bajo el
mismo tema con el propósito de comunicar un
mensaje o fortalecer la reputación de una persona,
institución o producto, entre sus públicos conforme a
una estrategia de relaciones públicas.
Publicidad institucional:
• Anuncio cuya finalidad es comunicar un mensaje
corporativo que no genera una venta directa de la
marca.
Identidad corporativa:
• Proyección de la imagen y la cultura de una empresa,
producto, individuo o evento a través de varios
elementos gráficos.
Auditoria de Imagen y Comunicación:
• Herramienta comunicacional que permite la
identificación, análisis, evaluación y programación
integrada de las distintas dimensiones que componen
la Imagen & Comunicación Institucional.

8. ESTRUCTURA
DIRECCIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN Y
RELACIONES
COORPORATIVAS
DIRECTOR
SECCIÓN DE
PRENSA
UNIDAD DE INFORMACIÓN Y
RELACIONES PÚBLICAS
SECCIÓN DE
RELACIONES
PÚBLICAS
SECCIÓN DE
PROTOCOLO

9. ORGANIGRAMA
DEPARTAMENTO
DE PRODUCCIÓN
RELACIONES
PÚBLICAS
DIRECCIÓN
GENERAL
DEPARTAMENTO
DE MARKETING
COMPRA
Y
VENTA
CONTROL
ALMACÉN
DEPARTAMENTO
DE
FINANCIACIÓN
PUBLICIDAD
CONTABLE
ADMINISTRACIÓN

10. IMPORTANCIA
La importancia de las Relaciones Públicas radica
en que permiten crear y mantener una imagen
positiva de la empresa, lo que genera una buena
promoción de ésta, y lo que a su vez genera un
clima favorable para las ventas.
Y, por otro lado, permiten mantener una buena
relación con los trabajadores de la empresa, lo que
genera un buen ambiente o clima laboral, y lo que
a su vez genera trabajadores motivados y
eficientes.