ACTIVOS FIJOS DEPRECIACION Y REGISTRO EN EXCEL

1. Capítulo 6:
Activos fijos. Depreciación y registro en
Excel
Activos Fijos
Para el funcionamiento de toda entidad, necesitamos de Activos Fijos que son aquellos
bienes que están al servicio o para producir bienes de la empresa, es decir no están
destinados a la venta, tienen una duración mayor a un año y son físicamente tangibles.
Las principales cuentas que conforman este rubro son:
Terrenos, Edificios, Vehículos, Plantaciones Forestales, Maquinarias y Equipos,
Instalaciones, Muebles y Enseres Activos en Tránsito Equipos de Computación y Software
Otros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing), Depreciación acumulada
Es necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa,
algunos de estos activos no podrían considerarse como fijos. Por ejemplo si se trata de una
empresa inmobiliaria, el giro del negocio es comprar y vender bienes raíces como terrenos,
edificios, casas, etc. En este caso estos bienes deben considerarse como inventario, dentro
del activo corriente como normalmente se hace con una mercadería, ya que estos bienes si
están destinados para la venta.
En otro ejemplo podemos anotar, empresas que se dedican a la compra y venta de
vehículos, estos bienes deben ser considerados como mercadería mas no como activo fijo.
Existen también casos en los que se trata de empresas que ofrecen cursos de conducción, en
este caso los vehículos son considerados como parte del activo fijo pero con el nombre de
Maquinaria y Equipo, mas no como Vehículos en sí, igualmente sucede con las empresas
aéreas, donde los aviones, son considerados como Equipo de operación.
Valor Nominal
Se considera valor nominal el precio que la empresa pagó por el bien, si se trata de un bien
importado es necesario sumar todos los costos, aranceles, impuestos, transporte y demás
rubros hasta cuando el bien haya sido incorporado para su propósito de uso en la entidad.
Vida Útil
La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa
espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de
producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su

2. vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una
máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas de un avión, las
horas de vuelo.
Valor Residual
Es el valor del activo fijo, después que ha cumplido su ciclo o su vida útil en favor de la
entidad, también se lo denomina valor de rescate.
Depreciación
La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo
en el período en el cual se estima que se utilizará. Muchas veces el concepto de la
depreciación trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente:
1. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el costo del
activo de acuerdo con autovalúos realizados al fin de cada período. La depreciación es una
asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original.
2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida
útil estimada, es decir, que no registra más depreciación para el activo. Esto no quiere decir
que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayoría de veces, las empresas continúan
utilizando los activos totalmente depreciados.
3. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos
cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación es simplemente parte del
costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo.
4. La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero sí afecta el efectivo de un
negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo
tanto, la depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel
de depreciación, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, también son
menores.
Existen activos fijos como los terrenos que no están sujetos a depreciación, muy por el
contrario, estos se revalúan con el paso del tiempo o por obras de infraestructura que
realizan los municipios.
Registro en Excel
Para ejemplificar el control de las depreciaciones de los activos fijos vamos a observar el
siguiente registro:

4. Según podemos observar en este cuadro de Excel, existen varias cifras y datos que
vamos a explicar de inmediato:
En la columna A registramos la FECHA DE COMPRA, encontramos tres fechas en las
cuales hemos realizado compras de activos fijos, estas son: 15/05/2009, 01/06/2009 y
18/07/2009. La columna B la utilizamos para la DESCRIPCIÓN DEL ACTIVO, no
requiere mayor explicación; en la columna C, hacemos constar el COSTO DE
ADQUISICIÓN, según la factura de compra, en la columna D, registramos la
DEPRECIACIÓN ACUMULADA, estos valores se originan por la suma de las columnas
de la G a la K, por ejemplo en la celda D7, tenemos registrada la fórmula:
=SUMA(G7:K7), conforme sigamos aumentando columnas a la derecha, será necesario
también aumentar el rango para la suma.
En la columna E, tenemos VALOR EN LIBROS, estos valores surgen como resultado de la
diferencia entre COSTO DE ADQUISICIÓN menos DEPRECIACIÓN ACUMULADA, la
fórmula para la celda E7 es =C7-D7, las fórmulas registradas en las celdas D7 y E7 deben
copiarse para el resto de filas donde se encuentren otros activos del mismo grupo, como
observamos en el cuadro, después de cada grupo destinamos una fila para totalizar los
valores. En la columna F, tenemos registrado el porcentaje de depreciación, como vemos,
este cambia de acuerdo al tipo de activo fijo que vayamos a depreciar.
A partir de la columna G, registramos las depreciaciones mes a mes, en el caso del ejercicio
propuesto desde el mes de mayo en adelante. En la celda G7 se encuentra registrado con
color azul el valor de 3,33, como resultado de aplicar la siguiente fórmula para la
depreciación de mayo: =C7*$F$6%/360*($G$4-A7), esto quiere decir que el valor de 750
de la celda C7, multiplicamos por 10%, esto da como resultado 75 que viene a ser el valor
de la depreciación anual de este activo, dividimos para 360 para obtener el valor de la
depreciación diaria y multiplicamos por los 16 días que es la diferencia entre la fecha
registrada en G4 menos A7, en la fórmula utilizamos el signo $ antes y después de la letra F
y G para que los datos de las celdas F6 y G4 se mantengan fijos cuando copiemos la
fórmula para las otras filas. Utilizamos el color azul para distinguir estos valores iniciales
de la depreciación que corresponden a los días desde que compramos el activo hasta el final
del primer mes.
Para los meses siguientes, la fórmula a aplicar en el caso del primer activo fijo registrado es
=C7*$F$6%/360*30, notamos una variante al terminar la fórmula con respecto a la otra
registrada para los días del primer mes, como vemos al final se multiplica por 30 que
corresponde a un mes completo. Si bien la cantidad de días entre mes y mes varía entre 30
y 31 (con excepción de febrero), preferimos utilizar 30 días para todos los meses, esa es la
razón del porqué también utilizamos 360 (12 meses por 30 días de cada mes), para
determinar la depreciación diaria.
El hecho de que registremos la fecha final de cada mes, a partir de la celda G4, es porque
sirve para determinar con mayor precisión los valores de la depreciación de los primeros
días. Conforme se adquieran mas activos fijos, se deberán ubicar dentro de su respectivo
grupo, por tanto se insertarán y se incrementaran filas; también conforme avance el tiempo

5. se registrarán los meses respectivos, por tanto se incrementarán los registros de mayor
número de columnas hacia la derecha.
En la fila 30 podemos observar el TOTAL ACTIVOS FIJOS, con los valores actualizados
en las columnas C, D y E, esto sirve para ir controlando el registro de los activos fijos con
los valores que se deben reflejar en el Balance General. A partir de la columna G, se deben
tomar los valores calculados para registrar en la Contabilidad de la empresa, la depreciación
mensual como lo observamos en el siguiente asiento del 31 de mayo de 2009:

6. Capítulo 7:
Activos diferidos y amortización
Activos Diferidos
Los Activos Diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles
de ser recuperados, por la empresa, en ningún momento. Se deben amortizar durante el
período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen, pues, a
diferencia de los gastos pagados por anticipado, propiamente dichos, naturaleza de partidas
no monetarias siendo, en consecuencia, susceptibles de ser ajustados por inflación,
inclusive en lo que se refiere a su amortización. En este grupo, se clasifican los siguientes
conceptos, entre otros :
- Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organización, exploración,
construcción, instalación, montaje y puesta en marcha.
- Los costos y gastos ocasionados en la investigación y desarrollo de estudios y
proyectos.
- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. Los útiles y papelería.
- El impuesto de renta diferido, ocasionado por las diferencias temporales entre la utilidad
comercial y la renta líquida fiscal, en virtud de la no deducibilidad de algunos gastos
contables, tales como provisiones por cartera en exceso de los limites establecidos por la
legislación fiscal, protección de inversiones, bienes recibidos en pago, causación del
impuesto de industria y comercio y gastos estimados para atender contingencias.
Sobre este punto, tal parece que - en la práctica - no debería existir impuesto de renta
diferido de naturaleza activa, por cuanto los ejemplos señalados en el Plan Único de
Cuentas, y transcritos aquí literalmente, son diferencias de carácter permanente y no
temporal pues, de una parte, si un gasto es no deducible en un año, mal podría solicitarse en
períodos posteriores como ocurre en los excesos de provisiones o en los gastos estimados
para posibles contingencias.
- Publicidad, propaganda y promoción.
- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones periódicas
pues estas últimas deberán clasificarse como gastos pagados por anticipado, es decir, como
partidas monetarias no ajustables por inflación.
La amortización de los cargos diferidos se efectúa de acuerdo a las instrucciones
contenidas en el Plan Único de Cuentas:

7. - Por concepto de organización y preoperativos y programas para computador (software)
en un período no mayor a cinco y a tres años, respectivamente.
- Por concepto de organización y preoperativos, en función directa con el consumo.
- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el período menor entre la
vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prórrogas, y su vida útil probable.
- El impuesto de renta diferido, de naturaleza débito por diferencias temporales, en el
momento mismo que se cumplan los requisitos de ley, según la índole de la deducción o
cuando desaparezcan las causas que la originaron.
- Publicidad y propaganda, durante un período de tiempo igual al establecido para el
ejercicio contable.
- Contribuciones y afiliaciones, durante el período prepagado pertinente.
Amortización
Algunas cuentas de activo diferido como los Gastos de constitución, Gastos de
investigación, etc. están sujetos a amortización, según las normas vigentes, estos activos
deben amortizarse en 5 años; esto es para ayudar a la empresa para no enviar todo el valor
directamente al gasto ya que en un inicio, no podrían soportar todo el peso que implica
registrar estos valores en el gasto.
Para llevar un control de los activos diferidos, es necesario preparar un cuadro similar al
de los activos fijos y registrar en el, la amortización mes tras mes, las fórmulas son las
mismas, el porcentaje a aplicar en este caso es el 20% en razón de que estos activos deben
amortizarse en 5 años.
El asiento que debemos registrar en la Contabilidad en el mes de mayo es el siguiente:

8. Para el mes de junio y los siguientes meses, el asiento debe ser el siguiente:
Estos asientos deben registrarse mes a mes en la Contabilidad, debitando las cuentas
AMORTIZACIÓN GASTOS DE CONSTITUCIÓN y AMORTIZACIÓN GASTOS DE
INVESTIGACIÓN y acreditando (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIÓN
Y (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIÓN para enviar proporcionalmente
al gasto, los valores calculados hasta completar los 5 años.
Cuando se hayan cumplido los 5 años, los activos diferidos, se mostrarán en el Balance de
la siguiente forma:
GASTOS DE CONSTITUCIÓN 2.400,00
(-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIÓN 2.400,00 0,00
GASTOS DE INVESTIGACIÓN 3.000,00
(-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIÓN 3.000,00 0,00

9. Calcular depreciación con Excel
En la primer nota del tema vimos las distintas funciones que Excel pone a nuestra
disposición para calcular la depreciación de un bien.
En esta nota veremos cómo construir una tabla, o cédula, de depreciación para todos los
bienes de una empresa imaginaria. Esta tabla debe asistirnos en el cálculo de total del
monto de depreciación que será reconocido como gasto en el cuadro de ganancias y
pérdidas de la empresa del período.
Nuestro modelo, que calcula la depreciación de los bienes sobre una base mensual usando
el método lineal, es el siguiente

10. La celda B1 contiene la fecha en base a la cual queremos calcular la depreciación. Aquí
ponemos el último día del mes en cuestión. El modelo calcula el total de la depreciación a
reconocer para el mes en la celda B2. Esta celda contiene la fórmula
=SUMA(Depreciación_del_período)
Donde "Depreciación_del_período" es el nombre que contiene el rango dinámico
=DESREF('con auxiliares'!$F$5,0,0,CONTARA('con auxiliares'!$F:$F)-1,1)
Esto nos permite que el total tome en cuenta los bienes que vayamos agregando en la tabla.
Los campos Descripción, Fecha de adquisición, % de depreciación anual y valor
residual son los datos de nuestro modelo. Hay que prestar atención que el porcentaje de
depreciación es introducido en términos anuales, pero los cálculos serán realizados por mes.
Para realizar los cálculos podemos adoptar dos técnicas: con o sin tablas auxiliares. En esta
nota mostraremos las dos soluciones, pero sin entrar a considerar cuál es el método más
apropiado.
Dado que usamos el método lineal, calculamos la depreciación del período (mes) con la
función SLN. Para calcular los períodos transcurridos desde la adquisición de los bienes,
usaremos la función SIFECHA.
Aquí tenemos que tomar en cuenta que existe la posibilidad de que uno o más bienes hayan
sido depreciados (amortizados) completamente. Para evaluar esta posibilidad creamos una
tabla auxiliar

11. En la columna J (Total de meses) usamos la fórmula =1/D5*12. Esto nos da el total de
meses de vida útil del bien.
En la columna K (Transcurridos) usamos la fórmula =SIFECHA(B5,$B$1,"m"), que
calcula la cantidad de meses transcurridos desde la adquisición del bien, incluido el mes del
cálculo.
La columna L (Restantes) nos da la diferencia entre J y K. Este resultado será nuestro
indicador si el bien debe ser depreciado o no. En caso de ser negativo, el bien ha sido
depreciado en su totalidad.
Una vez construida la tabla auxiliar, ponemos las fórmulas en para nuestros cálculos:
Depreciación del período (F): =SI(L5>0,SLN(C5,E5,1/D5*12),0)
Depreciación acumulada (G): =SI(L5>0,SIFECHA(B5,$B$1,"m")*F5,C5-E5)
Saldo (H): obviamente =C5-G5
Si queremos construir nuestro modelo sin tablas auxiliares, lo que hacemos es crear
fórmulas que incluyas las auxiliares. En la hoja "sin auxiliares" del archivo con el ejemplo
pueden ver la aplicación de estas fórmulas
Depreciación del período (F): =SI((1/D5*12-
SIFECHA(B5,$B$1,"m"))>0,SLN(C5,E5,1/D5*12),0)
Depreciación acumulada (G): =SI((1/D5*12-
SIFECHA(B5,$B$1,"m"))>0,SIFECHA(B5,$B$1,"m")*F5,C5-E5)

12. Un punto a tomar en cuenta es que hacemos los cálculos por meses enteros. Es decir, la
antigüedad de un bien es la misma sin importar en que día del mes haya sido adquirido.
En algunos sistemas se considera el primer mes como completo sólo si el bien ha sido
adquirido (o puesto en marcha) antes del día 15 del mes.
En la hoja "con auxiliares (2)" hemos modificado la fórmula de la columna K
(Transcurridos) de manera que la cuenta de meses se haga de acuerdo a esta regla:
=SI(DIA(B5)<15,SIFECHA(B5,$B$1,"m"),SIFECHA(B5,$B$1,"m")-1)
Otro punto a tomar en cuenta es que si la fecha en B1 es anterior a la fecha de adquisición
de un bien, las fórmulas que se refieren a el darán un resultado #NUM!. Esta situación
podría darse si queremos calcular el total de la depreciación en un período del pasado.
En este modelo he optado por el uso de Formato condicional para volver "invisible" el
contenido de las celdas que dan un resultado de error
También tenemos que modificar la fórmula en la celda B2, para obtener el total sin errores.
Para esto usaremos la técnica mostrada en la nota sobre operaciones con rangos que
contienen errores. En nuestro caso ponemos esta fórmula matricial
={SUMA(SI(ESERROR(Depreciación_del_período),0,Depreciación_del_período))}

13. Todo esto se puede ver en la hoja "con auxiliares (3)" del cuaderno con el ejemplo.