Este documento describe los orígenes y antecedentes históricos de la teoría de la administración. Explica las principales funciones de la administración como la planificación, organización, dirección y control. También resume varias teorías clave sobre la administración como la jerarquía de necesidades de Maslow, la teoría de los dos factores de Herzberg, y las teorías X y Y de McGregor. Además, menciona teorías como la teoría del desarrollo organizacional, la teoría de las organizaciones de March y
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Es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones, y
la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los
recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.)
de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este
beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por
dicha organización.
Etimología…
La palabra administración proviene del latín ad “hacia” “dirección” “tendencia” y
“subordinación” “obediencia” “al servicio de” y significa “aquel que realiza una
función bajo el mando de otro”, es decir, aquel que presta un servicio a otro, estar
al servicio de otro — de la sociedad, haciéndola más productiva (eficiencia), para
el cumplimiento de sus objetivos (eficacia).
Considerando la definición anterior, puede decirse entonces que:
Planificar: Es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que
dirige a una organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las
estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa
estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la
organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis DAFO). La
planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo
(entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual
más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por
factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un
entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de
la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en
forma sistemática y permanente.
Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica
diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y
obligaciones; ¿cómo se va a realizar la tarea?; ¿cuándo se va a realizar?;
mediante el diseño de proceso de negocio,3 que establecen la forma en que se
deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva organizar
es coordinar y sincronizar.
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Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio
del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados;
basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y
también intuitivos de toma de decisiones.
Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con
los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas
necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel
táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un
sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías
externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales.
El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto, es
aplicable a empresas privadas y públicas; instituciones públicas y organismos
estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias;
universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales,
nacionales; hospitales y otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos
los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.
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PRINCIPALES FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
La profesión de administrador tiene muchos aspectos: según el nivel en que se
sitúe, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o
con la planificación, organización, dirección y control de las actividades de su
departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio
en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa
pretende servir. Cuanto más se preocupe el administrador para saber o aprender
cómo se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar en el nivel
operacional de la empresa. Cuanto más se preocupe por desarrollar conceptos
más preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un
administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos o
una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujograma, como
se interpreta un balance, como se elabora la planificación y el control de
producción, etc, ya que estos conocimientos son valiosos para la administración,
sin embargo lo más importante y fundamental es saber cómo utilizarlos y en qué
circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un
organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a
conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la
planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y
control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando
cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y
jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la
principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y
excelentes resultados. Porque en él tiene siempre que
existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo
mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones
educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en
todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente
existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es
universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en
todos los sistemas políticos existentes.
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Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros
fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y
distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de
producción y un pésimo administrador. La administración tiene características
específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la
administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características
propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede
confundirse con otras disciplinas
Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la
vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la
mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por
eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo
social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo,
desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es
decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.
Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal,
por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos
y procedimientos y métodos de oras ciencias que están relacionadas con la
eficiencia del trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho,
economía, contabilidad, sociología, psicología, filosofía, antropología y las
ciencias políticas.
Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las
diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
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ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA ADMINISTRACIÓN
Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la administración;
algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes
sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides, o a los métodos
organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas
pre-industriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente
sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.
Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos
V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron
las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de esta
forma el nacimiento formal de la administración. Sin embargo es en el Siglo XIX
cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la
administración de manera científica, y el primer acercamiento de un método que
reclamaba urgencia dada la aparición de la Revolución Industrial.
Teoría de la jerarquía de necesidades
La llamada pirámide de Maslow o jerarquía de las necesidades humanas es una
teoría psicológica propuesta por Abraham Maslow en su obra Una teoría sobre la
motivación humana (A Theory of Human Motivation), de 1943, que posteriormente
amplió. Maslow formula en su teoría una jerarquía de necesidades humanas y
defiende que, conforme se satisfacen las necesidades más básicas (parte inferior
de la pirámide), los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más
elevados (parte superior de la pirámide).
Teoría de los dos factores
Frederick Herzberg formuló la llamada teoría de los dos factores para explicar
mejor el comportamiento de las personas en situaciones de trabajo. Este autor
plantea la existencia de dos factores que orientan el comportamiento de las
personas. La satisfacción que es principalmente el resultado de los factores de
motivación. Estos factores ayudan a aumentar la satisfacción del individuo pero
tienen poco efecto sobre la insatisfacción. La insatisfacción es principalmente el
resultado de los factores de higiene. Si estos factores faltan o son inadecuados,
causan insatisfacción, pero su presencia tiene muy poco efecto en la satisfacción
a largo plazo.
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Teoría X y Teoría Y
Douglas McGregor, en su obra El lado humano de las organizaciones (1960),
describe dos formas de pensamiento en los directivos a las que denominó Teoría
X y Teoría Y. Son dos teorías contrapuestas de dirección; en la primera, los
directivos consideran que los trabajadores sólo actúan bajo amenazas, y en la
segunda, los directivos se basan en el principio de que la gente quiere y necesita
trabajar.
Teoría del desarrollo organizacional
En la década de los años sesenta, en los Estados Unidos, un grupo de científicos
sociales desarrolló un trabajo que hace énfasis en el desarrollo planeado de las
organizaciones: el desarrollo organizacional (abreviado D.O.). Desde entonces se
ha escrito mucho sobre el asunto, en especial algunos profesionales ligados a
las ciencias del comportamiento que ejercen también funciones de consultores de
organizaciones. El asunto ha sido entendido de diversas maneras por los
numerosos autores, y no existe un consenso general bien definido sobre qué es el
desarrollo organizacional.8
Teoría de la organización
La teoría de la organización o teoría de las organizaciones tiene como objetivo
central descubrir las limitaciones que tiene la racionalidad humana. Parte del
llamado hombre administrativo, donde se identifica al ser que se comporta con
relativa racionalidad y busca obtener resultados satisfactorios, y lo diferencia del
llamado hombre económico, que actúa racionalmente y busca maximizar el
beneficio.
James March y Herbert Simon realizaron una obra a finales de la década de 1950
donde plantearon cientos de proporciones acerca de los patrones de conducta,
sobre todo en relación con la comunicación en las organizaciones. Su influencia
sobre el desarrollo de la teoría administrativa posterior ha sido importantísima y
permanente, para investigar en forma científica.
Uno de sus mayores aportes fue la teoría de la decisión.
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Teoría de los sistemas
La teoría de los sistemas o teoría general de los sistemas (TGS) se desarrolló
durante la Guerra Fría y es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de
encontrar las propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se presentan
en todos los niveles de la realidad, pero que son objeto tradicionalmente de
disciplinas académicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye al biólogo
austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acuñó la denominación a mediados
del siglo XX.
Las organizaciones como sistemas: Una organización es un sistema
sociotécnico incluido en otro más amplio, que es la sociedad, con el que
interactúa en una influencia mutua. También puede ser definida como un
sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a
una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla
parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos
valores comunes.
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Frederick Winslow Taylor
Frederick Winslow Taylor (20 de marzo de 1856 -
21 de marzo de 1915) fue un ingeniero
mecánico y economista estadounidense, promotor
de la organización científica del trabajo y es
considerado el padre de la Administración
Científica. En 1878 efectuó sus primeras
observaciones sobre la industria del trabajo en la
industria del acero. A ellas les siguieron una serie de
estudios analíticos sobre tiempos de ejecución
y remuneración del trabajo. Sus principales puntos,
fueron determinar científicamente trabajo estándar,
crear una revolución mental y un trabajador funcional
a través de diversos conceptos que se intuyen a
partir de un trabajo suyo publicado en 1903 llamado
Shop Management.
Según Antonio Serra Moneda, Taylor desde su
adolescencia comenzó a perder la vista, además, su cuerpo era de complexión
débil y no podía participar de los juegos que los otros organizaban como el béisbol
y el tenis. “Obligado al degradante, para un muchacho, papel de espectador,
dedicó su vida a concebir cómo mejorar el rendimiento del esfuerzo físico
derrochado por los jugadores mediante un diseño más adecuado de los
instrumentos por ellos utilizados”. Esta actitud lo marcaría de por vida, para él lo
importante era medir el esfuerzo, el lugar y los movimientos para obtener una
vasta información y de ahí, sacar provecho de manera que se diera la mayor
eficiencia posible tanto en el deporte como en la producción. Sus biógrafos
también lo califican como una persona de actitud inflexible frente a las reglas del
juego “incluso un juego de criquet representaba para él una fuente de estudio y de
análisis.”
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Elton Mayo
George Elton Mayo (26 de diciembre de 1880, Adelaida, Australia - 7 de
septiembre de 1949), fue un teórico social, sociólogo y psicólogo industrial
especializado en teoría de las organizaciones, las relaciones humanas y
el movimiento por las relaciones humanas.
Su interés primordial fue estudiar, en el jefe, los efectos psicológicos que
podían producir las condiciones físicas del trabajo en relación con
la producción. Demostró que no existe cooperación del trabajador en los
proyectos, si éstos no son escuchados, ni considerados por parte de sus
superiores, es difícil y en ocasiones casi imposible llegar a los objetivos
fijados.
Es sobre todo conocido por sus estudios de organización del comportamiento que incluye los
estudios de Hawthorne o Hawthorne Studities de la lógica del sentimiento de los trabajadores
y la lógica del coste y la eficiencia de los directivos que podría conducir a conflictos dentro de
las organizaciones.
Mayo afirma que el estudio aplicado de las relaciones de trabajo requiere la integración de
varias perspectivas.
Los hallazgos de Mayo y sus colaboradores; basados en parte en las ideas concebidas
por Vilfredo Pareto, tendrían un efecto "dramático" en el pensamiento administrativo. La
modificación de la iluminación del grupo de prueba, la realización de cambios en los períodos
de descanso, la reducción de la jornada de trabajo y la aplicación de variantes en los sistemas
de pago de incentivos no parecieron explicar los cambios en la productividad. Así pues, Mayo
y sus colaboradores llegaron a la conclusión de que eran otros factores responsables.
Descubrieron que, en general, el aumento de la productividad se debía a factores sociales
como la moral de los empleados, la existencia de satisfactorias interrelaciones entre los
miembros de un grupo de trabajo ("sentido de pertenencia") y la eficacia de la administración:
un tipo de administración capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el
comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades interpersonales como
la motivación, la asesoría, la dirección, y la comunicación. Este fenómeno, producto sobre el
hecho de que se pusiera atención en los individuos, se conoce como " efecto Hawthorne".
La idea principal de este sociólogo fue la de modificar el modelo mecánico del comportamiento
organizacional para sustituirlo por otro que tuviese más en cuenta los sentimientos, actitudes,
complejidad motivacional y otros aspectos del sujeto humano. Esto es conocido como teoría
de las relaciones humanas o escuela humanística de administración. Mayo era de religión
Cristiana y encontró en el divisionismo norteamericano de esta un campo de estudio para su
teoría de la autoridad social. El observó una gran fragmentación doctrinal en los grupos
locales y al verlos sin una organización básica, comenzó organizando liderazgos y de ahí las
personas empezaron a organizarse repercutiendo no solo en las iglesias sino también en sus
empleos y hogares. Mayo critica fuertemente a los grupos separatistas Cuáqueros y Unitarios
que promovían la enajenación de los miembros en las familias de diferente denominación.
Elton Mayo afirmó que el hombre no era una máquina y dándole incentivos el hombre rendiría
en su trabajo.
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Henri Fayol
Henri Fayol fue uno de los principales contribuyentes
al enfoque clásico de la administración. Nació
en Estambul, el 29 de Julio de 1841, en el seno de
familia burguesa, vivió las consecuencias de
la Revolución Industrial y más tarde, la Primera
Guerra Mundial. Se graduó en ingeniería de minas a
los 19 años, en el año 1860, e ingresó a una empresa
metalúrgica y carbonífera, donde desarrolló toda su
carrera. A los 25 años fue nombrado gerente de las
minas y a los 47 ocupó la gerencia general de la
Compagnie Commentry Fourchambault et
Decazeville, que entonces se hallaba en situación
difícil.
Su administración fue muy exitosa. En 1918 entregó la empresa a su sucesor, en
una situación de notable estabilidad. Murió en París el 19 de Noviembre de 1925,
producto de su edad.
También llamada "Administración positiva”, “Enfoque Anatómico" y "Enfoque del
proceso administrativo". Su aporte principal fue el de escribir sobre problemas no
estudiados por Taylor, ya que mientras Taylor concentra sus estudios en el taller o
la fábrica, Fayol lo hace a nivel de la dirección, creando lo que algunos llaman
escuela de "jefes". Hizo grandes contribuciones a los diferentes niveles
administrativos. Escribió Administration industrielle et générale, el cuál describe
su filosofía y sus propuestas.
