Herramientas y metodos para la gestion del tiempo en proyectos.

1. Si tu única herramienta es un martillo, tiendes a
tratar cada problema como si fuera un clavo.
Abraham Maslow

2. GESTION DEL TIEMPO
Gerencia de Proyectos
Sesión 2
Edwin J. Ortega Z.

3. PROGRAMA
Sesión Fecha Tema Actividades
1 19/01/2017
La administración de un
proyecto
Definición (Recursos, tiempo, objetivos)
2 26/01/2017 Revision general de temas - Formulación del proyecto
3 02/02/2017 Gestión del recurso humano
4 09/02/2017 TSP - Matriz de comunicaciones
5 16/02/2017 Parcial 1
6 23/02/2017
Gestión y toma de decisiones
en un proyecto
Gestion del tiempo
7 02/03/2017 Gestion de los costos
8 09/03/2017 Gestion del riesgo
9 16/03/2017 Repaso general
10 23/03/2017 Parcial 2
11 30/03/2017
Plan de gestion de un proyecto
Asesoria por grupos de trabajo
12 06/04/2017 Gestion de la calidad
13 13/04/2017 Semana santa
14 20/04/2017 Gestion de las adquisiciones
15 27/04/2017 Plan de contingencia
16 04/05/2017 Presustentacion
17 11/05/2017 Entrega Final
18 18/05/2017 Parcial Final

4. Tecnología
Sociedad
Ciencia

6. Microsoft Excel
• Microsoft comercializó
originalmente un programa
para hojas de cálculo
llamado Multiplan en 1982,
que fue muy popular en los
sistemas CP/M. Microsoft
publicó la primera versión de
Excel para Mac en 1985, y la
primera versión de Windows
en noviembre de 1987.

7. Microsoft Word
• La primera versión de Word para
Windows salió en el año 1989 Es
un componente de la suite
ofimática Microsoft Office;
también es vendido de forma
independiente e incluido en la
Suite de Microsoft Works. Posee
herramientas de trabajo
colaborativo y para facilitar la
comunicación.

8. Microsoft Outlook
• Puede ser utilizado como
aplicación independiente
para trabajar día y noche
o con Microsoft
Exchange Server para dar
servicios a múltiples
usuarios dentro de una
organización tales como
buzones compartidos,
calendarios comunes, etc

9. Microsoft Visio
• Microsoft Visio es un software
de dibujo vectorial para
Microsoft Windows. Microsoft
compró la compañía Visio en el
año 2000, permite realizar
diagramas de oficinas,
diagramas de bases de datos,
diagramas de flujo de
programas, UML, entre otros.

10. Microsoft Publisher
• es la aplicación de autoedición
de Microsoft. A menudo es
considerado como un
programa para principiantes o
de «nivel de entrada», que
difiere del procesador de
textos Microsoft Word en que
se hace hincapié en el diseño y
la maquetación.

11. Microsoft Project
• software de administración
de proyectos en el desarrollo
de planes, asignación de
recursos a tareas, dar
seguimiento al progreso,
administrar presupuesto y
analizar cargas de trabajo.

12. Gestión del tiempo en un
proyecto

13. Etapas Definir las
Actividades
Secuenciar las
Actividades
Estimar los
Recursos de
las Actividades
Estimar la
Duración de
las Actividades
Desarrollar el
Cronograma
Controlar el
Cronograma

15. Definir y secuenciar las actividades

16. Lista de actividades
• Para tener un plan primero hay que tener las tareas que ordenar en el
plan. El resultado final de este paso tiene que ser una lista completa y
detallada de todas las tareas o actividades a realizarse para poder
completar el proyecto. ETIQUETA ACTIVIDAD DURACION EN DIAS PREDECESOR
T LOCAL 65
A CONSEGUIR LOCAL 30
B COMPRA EQUIPOS 15 A
C AMOBLAR LOCAL 20 B
T LEGALIZACION 12
D REGISTRO DE RUT 1 A
E CAMARA DE COMERCIO 12 A
F IND & COM 10 A
G OTROS 8 D,E,F
T ESTABILIZACION 93
H INAGUARCION 1 C,M
I PUBLICIDAD 30 G
J REINAGURACION 1 I
T PERSONAL 11
K CONVOCATORIA 8 C, D
L ENTREVISTA 2 K
M CONTRATACION 1 L

17. Relaciones lógicas entre actividades
Final a Inicio
(FI).
• El inicio de la
actividad
sucesora
depende de la
finalización de
la actividad
predecesora.
Final a Final
(FF).
• La finalización
de la actividad
sucesora
depende de la
finalización de
la actividad
predecesora.
Inicio a Inicio
(II).
• El inicio de la
actividad
sucesora
depende del
inicio de la
actividad
predecesora.
Inicio a Final
(IF).
• La finalización
de la actividad
sucesora
depende del
inicio de la
actividad
predecesora.

18. Realizar el cronograma
• Diagrama de barras
• Diagrama de Gantt
• Diagrama de nodos
• Diagrama de red

19. El cronograma
• Un Cronograma es una representación grafica y ordenada con tal
detalle para que un conjunto de funciones y tareas se lleven a cabo
en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen la
optimización del tiempo. Los cronogramas son herramientas básicas
de organización en un proyecto, en la realización de una serie pasos
para la culminación de tarea, son ideales para eventos, son la base
principal de ejecución de una producción organizada.
ETIQUETA ACTIVIDAD DURACION EN DIAS INICIO FIN
T LOCAL 65 01/08/2016 05/10/2016
A CONSEGUIR LOCAL 30 01/08/2016 31/08/2016
B COMPRA EQUIPOS 15 31/08/2016 15/09/2016
C AMOBLAR LOCAL 20 15/09/2016 05/10/2016

20. Método PERT (diagrama de nodos)
La Técnica de Revisión y Evaluación de Programas utiliza tres estimados
para definir un rango aproximado de duración de una actividad:
• Más probable (tM).
• Optimista (tO).
• Pesimista (tP).
tE = (tO + 4tM + tP) /6

21. Actividad • Ajiaco
• Arroz con pollo
• Bandeja Paisa
• Cazuela de Mariscos
• Empanadas
• Lechona
• Maduro Aborrajado
• Marranitas
• Mondongo
• Mote de Queso
• Pepitoria
• Rellenas
• Sancocho
• Sobrebarriga a la criolla
• Tamales
De la lista de platos
típicos realiza la lista de
actividades relacionando
su duración en minutos
y actividades
predecesoras.

22. Tiempo de un café

23. Diagrama de barras en Excel
1- Realiza diagrama de actividades.
2- Inserta un grafico de barras en
blanco

24. Diagrama de barras en Excel
• 3- Ingresa la fecha de inicio y los días de duración como series

25. Diagrama de barras en Excel
• 4- Ingresa las actividades como etiquetas

26. Diagrama de barras en Excel
• 5- Dar formato a los Ejes

27. RUTA CRITICA

28. Red de actividades
Inicio A
B
C
D
E Fin

29. Ruta crítica
• La Ruta Crítica es la ruta más larga a través de la red
• Determina la longitud del proyecto
• Toda red tiene al menos una ruta crítica
• Es posible que haya proyectos con más de una ruta crítica

30. ¿Cuál es la ruta crítica de la red anterior?
• Este proyecto tiene tres rutas posibles:
• Inicio – A – B – E – Fin
• Inicio – A – C – E – Fin
• Inicio – A – D – Fin
• ¿Cuál es la duración de cada una?

31. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
• Es necesario agregar a la red los tiempos de cada
actividad
• Los tiempos se agregarán en cada nodo
• Las flechas sólo representan la secuencia de las
actividades

32. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0

33. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
• Para cada actividad se calcularán 4
tiempos
• Se denotarán:
IC TC
IL TL

34. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
1. Tiempo de inicio temprano: Es el tiempo más temprano
posible para iniciar una actividad
• IC = TL más alto de la(s) actividad(es) anterior(es)

35. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
2. Tiempo de terminación temprano: Es el tiempo de
inicio temprano más el tiempo para completar la
actividad
 TC = IC de la actividad más duración de la actividad
 El TC y el IC se calculan recorriendo la red de izquierda
a derecha

36. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
0+4=
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12

37. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
3. Tiempo de terminación más lejana: Es el tiempo más
tardío en que se puede completar la actividad sin
afectar la duración total del proyecto
 TL = IL más bajo de la(s) actividad(es) próxima(s)

38. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
4. Tiempo de inicio más lejano: Es el tiempo de
terminación más lejano de la actividad anterior menos
la duración de la actividad
 IL = TL de la actividad – duración de la actividad
 Para calcular IL y TL la red se recorre de derecha a
izquierda

39. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
1212
12
127
11
75
74
4000

40. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
• Después de calculados los cuatro tiempos de cada
actividad, se calculan las holguras
• La holgura es el tiempo que se puede atrasar una
actividad sin afectar la duración total del proyecto
• H = TL – TC

41. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
1212
12
127
11
75
74
4000 H=0
H=0
H=7
H=0
H=1
H=0H=0

42. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
• La ruta crítica se encuentra como aquella ruta para la cual
todas sus actividades tienen holgura igual a cero
• Generalmente se marca en la red la ruta crítica
• En este caso es la ruta:
• Inicio – A – C – E – Fin

43. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
1212
12
127
11
75
74
4000 H=0
H=0
H=7
H=0
H=1
H=0H=0

44. La oxidación por falta de uso gasta mucho
más las herramientas que el propio trabajo
Benjamin Franklin