Este documento describe una caja chica o fondo de efectivo para gastos menores, incluyendo cómo establecer el fondo inicial mediante un cheque, realizar registros contables de cambios en el fondo como aumentos o disminuciones, y cerrar el fondo devolviendo el saldo al banco. Explica que cada empresa adoptará su propio sistema para administrar la caja chica y asignará un encargado, y proporciona ejemplos de asientos contables para transacciones relacionadas con la caja chica.

2. CAJA CHICA O CAJA MENUDA
 Esta cuenta se define
como el fondo fijo que se
establece para hacerle
frente a pequeños
desembolsos de efectivo
para gastos menores o de
urgencia, cuyo pago
mediante cheque resultaría
poco práctico.

3. SISTEMA Y FORMAS
 Cada una de las
empresas, según su
política, adoptará el
sistema y/o la forma
de manejar el fondo de
caja menuda. Lo
tradicional es asignar
una persona de
confianza , con la
finalidad de que se
gire un cheque a su
nombre

4. CONTABILIDAD DE LA CAJA CHICA
 Cuando una empresa opta por crear un fondo
para cubrir los pagos de compras en efectivo se
debe girar un cheque a favor de la persona
encargada del fondo.
 Ejemplo, se establece un fondo de caja chica
por B/.400.00, se gira el cheque N° 1309 el 1 de
enero de 2009. El registro en el diario queda
así.
FECHA NOMBRE DE LA CUENTA REF DÉBITO CRÉDITO
2009
ENERO 01 Caja Chica 400 00
Banco 400 00
Para registrar el cheque N° 1309 y establecer
el fondo de caja menuda

5. CAMBIO EN EL FONDO DE
CAJA MENUDA
 Con frecuencia los gerentes o
jefes de una empresa realizan
cambios en el fondo de caja
menuda, ya sea para
aumentarlo o disminuirlo,
estos cambios deben ser
registrados por el
departamento de contabilidad

6. AUMENTO DEL FONDO
 Esta transacción se puede dar por separado o
presentarse con el reembolso.
 Ejemplo cuando la operación se hace por
separado.
 El gerente autoriza con el cheque N° 1500 con
fecha 19 de enero, para aumentar el fondo de C/M
por 200.00
FECHA NOMBRE DE LA CUENTA REF DÉBITO CRÉDITO
2009
ENERO 19 Caja Chica 200 00
Banco 200 00
Para registrar el cheque N° 1500 para
aumentar el fondo de caja menuda

7. DISMINUCIÓN DEL FONDO
 Esta transacción se puede dar por separado o
presentarse con el reembolso.
 Ejemplo cuando la operación se hace por
separado.
 El gerente autoriza la disminución del fondo en
B/.50.00, valor que se depositará en la cuenta del
Banco.
FECHA NOMBRE DE LA CUENTA REF DÉBITO CRÉDITO
2009
ENERO 19 Banco 50
00
Caja Chica 50
00
Para registrar depósitos bancario por
disminución del fondo de caja chica

8. CIERRE DEL FONDO DE CAJA CHICA
 Cuando la empresa considera que el fondo
para cubrir gastos pequeños “Caja Chica”, no
está llenando las expectativas por las cuales
fue creado, el mismo puede ser cancelado.
 Registro contable
FECHA NOMBRE DE LA CUENTA REF DÉBITO CRÉDITO
2009
ENERO 19 Banco 400 00
Caja Chica 400 00
Para registrar depósito bancario por cierre del
fondo

9. ASIENTO PARA EL REEMBOLSO DE C/M
 Se expidió el
cheque N°120 para
reembolsar el fondo
de c/m:
 Materiales 10.00;
ITBMS 0.50;
Publicidad 10.00;
Gasto de Entrega
3.00; Gastos
Misceláneos 18.00.
 Registro:
 G. de Materiales 10.00
 G. de ITBMS 0.50
 G. de Publicidad 10.00
 G. de Entrega 3.00
 G. Misceláneos 18.00
Banco 41.50
 Reembolso de caja
menuda cheque N° 120.