1. Cómo alinear a
todos los involu-
crados en un
proyecto
Para nivelar las expectativas de las personas involucradas
en un proyecto y de los que no están directamente
dos a la ejecución pero tienen relación con el resultado, se
debe realizar un actividad inicial de lanzamiento conocida
como Kickoff.
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2. E
l propósito de la reunión de kickoff es notificar formalmente a los miembros del equipo y a los
que están interesados en el proyecto (Stakeholders) que ese momento es el inicio formal y ase-
gurarse que todos y cada uno tienen un entendimiento común del proyecto y cuáles serán sus
roles.
C
omo todo encuentro formal, debería haber una agenda. He aquí una serie de ítems específicos
que el director del proyecto debería incluir en la reunión de kickoff:
Presentar a cada persona que fue convocada a la reunión.
Resumir y presentar la información relevante. Por ejemplo:
El propósito del proyecto.
El alcance.
Los entregables más importantes.
Los riesgos.
Las suposiciones iniciales.
La estimación de esfuerzo y presupuesto.
Las fechas claves.
Mostrar los roles y responsabilidades del equipo de proyecto y del resto de los que, en algún mo-
mento, estarán involucrados.
Revisar el abordaje general del proyecto y la línea de tiempo que tomará la ejecución. Esto da a la
gente una idea de cuánto se extenderá. Particularmente, el director del proyecto querrá asegurarse
que las personas entiendan que es lo que se necesita de ellos para dar soporte al proyecto.
Mostrar los procedimientos de administración del proyecto. Es importante que cada uno entienda
cómo el gerente o líder del proyecto manejará el programa de trabajo, los asuntos ríspidos, el al-
cance, los riesgos y otros aspectos ya que mucha gente juega un rol en esos procedimientos. Por
ejemplo, se necesita tener un procedimiento para manejar las solicitudes de cambios, determinar
su impacto en tiempo y costos y, finalmente, acordar cómo se aprueban o desaprueban dichas soli-
citudes. El director no querrá lidiar con la gente acerca del procedimiento de control de cambios
una vez que el proyecto se inició. La reunión de Kickoff es el momento para estar seguro que cada
uno entiende, acuerda y acepta cómo serán los procedimientos.
Discutir y responder cada una de las dudas. La discusión y el intercambio de ideas no solo puede
enriquecer al proyecto sino que permite que las cuestiones específicas o dudas que las personas
puedan tener, sean escuchadas y consideradas.
Confirmar que el proyecto está en proceso.
L
os que deberían asistir a la reunión de Kickoff son los miembros del equipo de seguimiento y de ejecu-
ción, los usuarios claves, tal vez algún proveedor y los que sin ser parte de la ejecución estarán involu-
crados de alguna forma. Por ejemplo: los miembros de la alta gerencia, los directores y otros. En general
las reuniones de Kickoff toman unas dos horas. Pero hay proyectos de muchísima complejidad que re-
quieren de uno o dos días de reunión.