Este documento presenta las actividades de un taller sobre organización de archivos. Incluye una tabla de contenido y secciones sobre actividades de reflexión, contextualización y apropiación del conocimiento sobre temas archivísticos como clasificación documental, ordenación, principios de archivo, factores de deterioro, limpieza de documentos e importancia de la bioseguridad. También presenta información sobre centros de documentación, bibliotecas, museos, definición de archivo y su importancia.

1. ORGANIZAR ARCHIVO DE
GESTIÓN
FERNANDA FORERO
ANA MARÍA CRUZ
ANGELICA OLMOS
FABIAN ROMAN

2. TABLA DE CONTENIDO
1. Actividades de reflexión
2. Actividades de contextualización
3. Actividades de apropiación
4. Actividades de transferencias

3. ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN
ANÁLISIS DE CASO:
1. ¿Cómo calificas de 1 a 5 el desempeño laboral de Margarita en el área archivística?
2. ¿Cómo hubieras actuado en el rol del Dr. Ramírez?
3. En el lugar de Margarita ¿Cómo hubieras actuado?
4. En el contexto real de las organizaciones ¿por qué crees que pasa esta situación?
5. ¿Qué recomendaciones le das a Margarita para que esta situación no se le vuelva a
presentar?

4. 1. ¿Cómo calificas de 1 a 5 el
desempeño laboral de
Margarita en el área
archivística?
La calificación es 1 debido a que su trabajo
es ineficiente, pues su jefe le pidió un
expediente, ella no dio prioridad a su
solicitud, luego de tres días empieza su
búsqueda, y no encuentra el documento por
mala ubicación, además de ello culpa a sus
compañeros, cuando ella debe hacerse
responsable de sus deberes, y mantenerse
actualizada en la ubicación de los archivos.

5. 2. ¿Cómo hubieras actuado en el
rol del Dr. Ramírez?
En nuestra opinión, se le haría un llamado de
atención y el estado de humor y estresado sería
molesto ya que fué una solicitud del jefe, y eso
genera ser atendida en el menor tiempo posible y
ella tardó más de tres días y entregó los
expedientes incompletos y mal organizados.
Pero por otra parte es culpa del jefe y su mala
organización archivística por falta de implementar
los criterios archivísticos establecidos por la ley.

6. 3. En el lugar de Margarita
¿Cómo hubieras actuado?
Hubiera sido más eficiente al momento de
su requerimiento, no esperaría tanto
tiempo para buscar el expediente, además
no tenía los documentos solicitados ya
archivados, verificar su principio de orden,
su foliación y organizarlos de la manera
correcta. Actuar de forma honesta y
sincera ya que no tenía ni idea de donde
estaban anexados los documentos. Crear
un método de fácil búsqueda.
Se sentiría decepcionada de ella misma,
por no cumplir con los propósitos
establecidos.

7. 4. En el contexto real de las
organizaciones ¿por qué crees
que pasa esta situación?
Por la mala organización, falta de ir de la
mano con lo estipulado en la ley, no hay
digitalización para que la búsqueda de los
archivos sea más veloz, ahorrando tiempo,
costo en el gasto del papel, y organizar en
archiveros adecuados para su buena
conservación y fácil búsqueda, con un
equipo de trabajo adecuado, responsable,
eficiente y eficaz; con la ayuda y de la mano
de un buen líder la organización de la
entidad marchará mejor.

8. 5. ¿Qué recomendaciones le das a
Margarita para que esta situación no
se le vuelva a presentar?
Que opte por mantener la documentación
ordenada y organizada, ya sea usando
estrategias, alfabéticas o numéricas usando
mejores archiveros, de igual manera puede
implementar ayudas por medio del AGN,
digitalizar documentación, mantener hojas
de control para expedientes y documentos
que faciliten su búsqueda y ayude con el
ahorro de tiempo y papel.
Implementar sistemas o programas que con
un click ubique el documento buscado, para
llevar un control del préstamo de
documentos.

9. ACTIVIDADES DE
CONTEXTUALIZACIÓN
MAPA MENTAL
LEY 594
(04 DE JULIO DEL
2.000)
MAPA MENTAL IMÁGENES ALUSIVAS A LOS
ARTÍCULOS DEL AGN.

10. FUNDAMENTOS E HISTORIA DEL
ARCHIVO
1. Paleografía:
2. Diplomática:
3. Sigilografía:
4. Heráldica:
5. História:
6. Genealogía:
❏ La paleografía es el estudio de las escrituras
antiguas; es la ciencia que se encarga de descifrar
las escrituras antiguas.
❏ La Diplomática es una ciencia histórica que tiene por
objeto el estudio de los documentos.
❏ La sigilografía es la disciplina dedicada al análisis de
los sellos que se usan para el cierre de pliegos.
❏ Disciplina que describe, estudia y explica el
significado de imágenes y figuras de los escudos de
armas.
❏ Acontecimientos y hechos, especialmente los vividos
por una persona, por los miembros de una
comunidad social acontecimientos.
❏ Conjunto de los antepasados de una persona o un
animal.

11. 7. Cronología:
8. Onomástica:
9. Metrología:
10. Informática:
11. Biblioteconomía:
12. Documentación:
❏ Cronología es la ciencia cuya finalidad es determinar el
orden temporal de los acontecimientos históricos y es
pilar fundamental de la disciplina de la Historia.
❏ De los nombres, especialmente los propios, o relacionado
con ellos.
❏ La metrología es la ciencia que estudia las mediciones
de las magnitudes garantizando su normalización
mediante la trazabilidad.
❏ Es una ciencia que administra métodos, técnicas y
procesos con el fin de almacenar, procesar y transmitir
información y datos en formato digital.
❏ Es el conjunto de conocimientos que son precisos para
que las bibliotecas puedan cumplir sus funciones y sus
fines, de acuerdo con las necesidades de los usuarios.
❏ Conjunto de documentos, generalmente oficiales, con que
se prueba o acredita algo.

12. Centros de comunicaciones:
Es una unidad de información que reúne y
gestiona, la documentación de un área del
conocimiento
En resumen podemos decir que se trata de
una unidad de información especializada
donde se encuentran conservados y
almacenados los documentos necesarios para
el funcionamiento de un servicio de la
institución.
● Funciones: Un centro de documentación tiene
como funciones seleccionar, analizar, recuperar y difundir
la información. Utiliza las nuevas tecnologías para realizar
el tratamiento de la información y para el acceso en línea
a otras bases de datos y documentos electrónicos
Tipos de centros de
documentación
● ·Centros de Documentación Especializados:
Proporcionan servicios de calidad y documentos
muy específicos, sus usuarios son técnicos y
científicos.
·
● ·Centros de Documentación Nacionales: En general
dependen de organismos estatales, recogen y
coordinan información generada en un país
·

13. Servicios que presta: nos sirve
para la consulta con préstamos externo.
Bibliotecas: lugar donde se tiene una
colección de libros de distintos temas y
áreas
Servicios que presta: nos sirve
para la consulta con préstamos externo,
también podemos consultar periódicos, base
de datos las bibliotecas en general nos
brindan ese espacio para el público poder
tener información.
Clases de bibliotecas:
Biblioteca Comunitaria: pertenece y es
administrada por la comunidad
Biblioteca Pública: es pública cuando es
administrado por el Estado o sea es financiado
por el gobierno.
Biblioteca Escolar: es escolar cuando está
dentro de una escuela.
Biblioteca Privada: es privada cuando es de
una persona en particular.
Biblioteca Municipal: es municipal cuando es
administrado del todo por la municipalidad.

14. Museos: lugar donde se guardan y exhiben
colecciones de objetos o de intereses artísticos,
cultural, científico e histórico
Servicios que presta: los museos prestan
muchos servicios para el ciudadano, ya que uno de
ellos es dar a conocer y exhibir aquellas obras que
son privadas pero con intereses públicos que a la
comunidad le va a interesar
Dar también charlas referentes al tema.

15. definición de
archivo:ll
Lugar donde se custodian documentos importantes
para una organización también se conoce con el
nombre de archivo: “El Archivo General de la Nación
conserva miles de textos que son un valioso testimonio de
la historia nacional.
Importancia del archivo:
Los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o
persona en función de las actividades que ésta realiza.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de
información de un país, por cuanto en su documentación se
expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a
partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la
comunidad,

16. clasificación de los
documentos de
archivo:
Clasificar:
consiste en separar la documentación de acuerdo con
unos criterios predeterminados
Ordenar:
establecer secuencias cronológicas y alfanuméricas,y
grupos definidos en la clasificación.
Describir:
destinada a la elaboración de los instrumentos de
consulta para facilitar el conocimiento de los fondos
documentales y colecciones de los archivos.

17. actividades de apropiación
del conocimiento
FACTORES DE
DETERIORO EN BIENES
DOCUMENTALES
HONGOS
BACTERIAS
INSECTOS
TERMITAS Y PIOJOS
OTROS VISITANTES
Cucarachas, gusanos, murciélagos, etc...

18. LIMPIEZA DE LOS
DOCUMENTOS
Limpieza Externa de documentos:
-Limpieza del compartimento:
-Limpieza de la caja:
Limpieza locativa:
-Limpieza al mobiliario: cero agua
-Limpieza de paredes: cero agua
-Una vez identificado el documento contaminado, se
envuelve en papel craft, se aísla y se procede a informar al
Archivo General de la Nación.
Finalización de la limpieza.

19. IMPORTANCIA DE
UTILIZAR
ELEMENTOS DE
BIOSEGURIDAD EN EL
ROL DEL GESTOR
DOCUMENTAL.
Es indispensable usar estos ELEMENTOS DE
BIOSEGURIDAD ya que se puede llegar a adquirir
enfermedades que afectan la salud del encargado,
además previene el contacto directo de hongos y
bacterias que nos propicien laceraciones en la piel y
contagio.
Como tecnólogos de gestión documental es
indispensable el uso de elementos de protección
personal y bioseguridad tales como:
gorro, gafas, guantes, tapabocas, bata y botas si es
necesario.

20. 1. FONDO
2. SECCIÓN
3. SUBSECCIÓN
4. SERIES
5. SUB SERIES
1. Agrupación documental existente en un archivo, y
corresponden al “conjunto de documentos, de
cualquier formato o soporte.
2. Cada una de las partes en que queda dividida una
cosa continua o un conjunto de cosas.
3. Coincide con las actividades de cada función puede
haber varios niveles decrecientes pero no conviene
que sean más de dos .
4. es la herramienta que le permite al AGN llevar r el
control de las TRD y TVD aprobadas y convalidadas
en el territorio nacional, al tiempo contribuye a la
protección de la información pública, la defensa de
los derechos de las personas y a la identificación,
protección y conservación del patrimonio documental
de la nación.
5. Conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie y se jerarquizan e identifican en
forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varía de acuerdo con el trámite
de cada asunto.
Clasificación documental

21. ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
(ANEXO 2: TALLER DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL)
SISTEMAS DE ORDENACIÓN
ALFABÉTICOS:
ONOMÁSTICO:Sistema que se lleva únicamente cuando el
archivo es constituido por expedientes cuyos encabezamientos
corresponden a nombres de personas
TOPONÍMICO: o alfabético geográfico, ordenación de series y
subseries por nombres de lugares, se basa en estado países
territorios.
TEMÁTICO: Es la ordenación alfabética de las series y subseries
documentales, por el asunto o tema de su contenido. Las unidades
documentales se alojan en unidades de conservación (carpetas,
bolsas, sobres entre otros) debidamente marcadas o rotuladas

22. ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
NUMÉRICO ORDINAL- CRONOLÓGICO: combinación de
2 sistemas numéricos el ordinal y el cronológico, cuyas
unidades documentales son numéricas simples y cronológicas,
ejemplo: 002- 2018-07-21
MIXTOS ALFANUMÉRICO - ORDINAL CRONOLÓGICO:
este principio combina el principio alfabético con el numérico,
se puede utilizar en la ordenación de las series de una
dependencia, cuando se representan con las letras del
alfabeto, que identifican las oficinas productoras, seguido de
los dígitos de series y subseries.
El sistema alfanumérico también puede emplearse para
ordenar la serie documental utilizando a la vez orden alfabético
y numérico cronológico, en este sistema los datos siempre
están asociados.
Estos se aplican a los tipos documentales, que
conforman series y subseries aplicados en las TRD y
TVD, esto permite dar ordenación a las carpetas para
así facilitar su búsqueda.

23. principio de orden original:
Establece que la disposición física de los documentos debe
respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales, el principio de orden original da facilidad en
el uso de la documentación es decir, localizar mejor los
papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el
principio en su función administrativa.
(ANEXO 3 - INFOGRAFÍAS)

24. manuales de
procedimientos:
El objetivo General de este manual de
Procedimientos es la definición y detalle de
las técnicas a utilizar para un control
Documental acorde a los objetivos de la
Empresa
Este Manual es aplicable a todas las
prácticas que lleven el trabajo continuo
con Documentación. Entendiéndose
documento

25. Este Manual es aplicable a todas las prácticas que
lleven el trabajo continuo con Documentación.
Entendiéndose documento como el soporte de
información relevante para el trabajo cotidiano,
podemos que el área de aplicación se limitará al
Documento que provenga, sea creado o pueda
ser soportado en el formato papel,

26. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA
Para la elaboración de las TRD se debe:
● tener la estructura orgánico-funcional de la entidad, manual de procedimientos
● Identificación de unidades documentales, series y subseries con su valor
●
Para la aplicación de las TRD se debe:
● difundir en las dependencias
● Establecer fecha a partir de su aplicación
IMPORTANCIA!
❖ Facilitar Reducción
❖ Regulan