La gestión por procesos es una forma de administrar las operaciones de una empresa, en la que prima la visión de los procesos, en contraposición con la administración por funciones, que es el esquema tradicional. En la administración por funciones se mira a las actividades desde el lente de la organización, seccionando a la empresa de acuerdo a las áreas administrativas o departamentos establecidos en el organigrama.

1. Buscas calidad,
enfócate en los
procesos

2. La gestión por procesos es una forma de administrar las
operaciones de una empresa, en la que prima la visión de los
procesos, en contraposición con la administración por funciones,
que es el esquema tradicional. En la administración por funciones
se mira a las actividades desde el lente de la organización,
seccionando a la empresa de acuerdo a las áreas administrativas o
departamentos establecidos en el organigrama.

3. La administración por funciones no favorece la interrelación
entre los departamentos ni fomenta una orientación hacia la
satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes,
que son la razón de ser.
En este post explico las razones por las que es conveniente
adoptar la gestión por procesos.
La calidad es la clave para la competitividad de
las empresas
En los años 80, la industria de Estados Unidos, ya había sentido
la competencia de la industria Japonesa, que después de 30
años de la guerra logró no sólo reconstruirse sino que había
alcanzado un nivel de calidad y eficiencia importantes, lo que la
llevó a dominar distintas categorías de productos.

4. La clave que llevó a la industria japonesa a ese nivel fue en gran
parte la calidad (y creo que también la disciplina japonesa), llevada
de la mano de William Deming, un ingeniero estadounidense, quien
trabajó en ese tema desde el año 1950 y que incluso ahora muchos
en Japón le dan el crédito de haber sido uno de los inspiradores de
lo que es conocido como el milagro económico japonés de la post
guerra, entre 1950 y 1960. En esos años, Japón resurgió de las
cenizas luego de la guerra y se puso en la ruta para convertirse en la
segunda mayor economía del mundo.
Los japoneses llaman a Deming “El padre de la tercera revolución
industrial”, ya que perseguir la calidad lleva a optimizar los
recursos, a bajar los costos y en definitiva a conquistar el mercado.

5. ¿Qué tiene que ver la calidad con los
procesos?
La verdad que mucho. En la medida que una organización
tenga documentada la forma de hacer las cosas a través de
procesos, se reduce la posibilidad de cometer errores y
también da paso a la optimización de los mismos en forma
continua, con la colaboración de todas las personas que
participan.
En el enfoque tradicional, la documentación de los procesos
sirve para dejar establecido cómo deben realizarse las cosas,
pero no son vistos como una herramienta estratégica para
lograr un nivel elevado de calidad.

6. Hoy en día la Norma ISO 9001, que provee guías y herramientas
para las empresas que desean asegurarse que sus productos y
servicios alcanzan los requerimientos de calidad de sus clientes de
manera consistente, recomienda un enfoque de gestión orientado a
procesos.
Al respecto, la adopción de la gestión por procesos se ha revelado
como una de las herramientas de mejora de la gestión más
efectivas para todos los tipos de organizaciones. Mediante este
enfoque, se logra que toda la organización piense en función a los
procesos.
A continuación una introducción sobre el tema de procesos para
que todos estemos en el mismo nivel y luego comentaré sobre la
gestión por procesos.

7. ¿Qué es un proceso?
Cualquier conjunto de actividades ligadas entre sí, con un
propósito definido, que realizan una transformación de los
elementos de entrada (recursos, información, servicios,
materias primas) en resultados (información, servicios,
productos terminados), puede considerarse un proceso. Los
resultados que se obtengan de un proceso deben representar
un mayor valor respecto de las entradas. A su vez, los
resultados pueden servir como elementos de entrada al
siguiente proceso.
Todas las actividades que realicen una empresa u organización,
pueden y deben ser consideradas como parte de los procesos.
No obstante, para poder administrar la complejidad de todas
las actividades, será necesario organizarlas en distintos
procesos que interactuarán entre sí.

8. Enfoque basado en procesos
Como menciono en la introducción, tradicionalmente las
actividades de una empresa estaban dominadas por la
organización jerárquica, definida en el organigrama,
considerando a las áreas funcionales (producción,
administración, ventas, etc) como compartimientos estancos,
con un nivel mínimo de comunicación entre ellos.
Esa forma de ver las actividades no favorecía la existencia de
una visión más amplia, teniendo como meta la calidad de los
productos o servicios.

9. Por otro lado, en el esquema tradicional, la figura de los gerentes
funcionales es fuerte, mientras que en la gestión por procesos
toman protagonismo los dueños de proceso, que son quienes
tienen la responsabilidad de velar por el buen desempeño de las
actividades de los procesos y de medir sus resultados, y cuya
injerencia va más allá de una determinada área funcional.
Adicionalmente, todas las personas involucradas en un proceso
forman parte de un grupo multidisciplinario que rinde cuentas al
responsable del proceso, independientemente de las funciones que
cada uno tenga en el departamento al que pertenece.

10. Debe quedar claro en la organización quién es el propietario de
cada uno de los procesos. El propietario asume la
responsabilidad global de la gestión del proceso y de su mejora
continua. Por ello, debe tener la suficiente autoridad para
poder implantar los cambios que él o el equipo de mejora del
proceso estimen oportuno.
Ventajas de la gestión por procesos
La gestión por procesos trae importantes ventajas para los
resultados de la empresa, aquí algunas de ellas:
● Ayuda a alinear los objetivos de la organización con las
expectativas y necesidades de los clientes.
● Contribuye a obtener un alto nivel de calidad
● Promueve el pensamiento de que los resultados son del
proceso y no de un área en particular.

11. ● Se enfoca en la creación de valor para la organización
● Genera mayor motivación entre los colaboradores, da
sentido de propiedad, empodera y define claramente las
responsabilidades.
Conclusión
La gestión basada en los procesos se presenta como una
herramienta fundamental para orientar a una organización
hacia el logro de sus objetivos.
Su implementación es compleja, requerirá bastante tiempo y
no será posible sin el compromiso de la alta dirección, por lo
que si estás considerando hacer el cambio en tu empresa, ten
en cuenta estos aspectos.

12. Aprende cómo emplear la guía PMBOK con nuestro
programa de Dirección y gerenciamiento con PMBOK. Si
tienes alguna consulta sobre este u otros programas,
escríbenos a nuestro formulario de contacto.
https://gerens.pe/blog/calidad-enfoque-procesos/
Enlace: