Informe Dirección de Gestión Documental diciembre 2014

1. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROYECTO:MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Diciembre del 2014

2. ¿ CÓMO VAMOS A TERMINAR EL
AÑO 2014?

3. MODERNIZACIÓN
DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
100%
Cumplimiento del plan de desarrollo
8,05%
(100%)
11,66%
(97,17%)
21,776%
(80%)
12,308%
(58,032%)
22,064%
(70%)
PORCENTAJE DE AVANCE

4. ¿ Cómo terminaremos el 2014?
Actividades de alto impacto
Para tener en cuenta:
Ejecución presupuestal 100%
Reintegración de $60.000.000 de
escáner
Ahorro a través de Outsourcing de
impresión de alrededor de
$ 300.000.000 /2014
Centro
Administrativo
La Alpujarra
Distancia 10,376 Km aprox.
Distancia 2,819 Km aprox.
Avance 2014 = 7,557 Km ( 63,62%)
Avance 2012 - 2013 = 1,5 Km ( 12,64%)
El avance en el cuatrienio ha sido del 76,26%

5. Indicadores
Oportunidad en la
entrega de la
correspondencia
recibida
Error en el
direccionamiento de
la correspondencia
recibida
Radicación
de Externos
Transferencias
PQRS
¿ Cómo terminaremos el 2014 en la Dirección?
Seguimiento y control

6. ¿ Cómo terminaremos el 2014 en
la Dirección?
Modernización de
espacios de trabajo
Implementación del
OVA (Objeto Virtual
de Aprendizaje)
Implementación
del digiturno
Cambio en
taquillas

7. ¿ Cómo terminaremos el 2014 en
el Archivo Histórico?

8. HALLAZGOS
Visita por parte del AGN
Hallazgos Vs Avance
Secretaría de Educación-Dirección de Gestión y Apoyo Administrativo
AVANCES
Base de datos en Excel, implementar el Formato Único de
Inventario Documental (FUID), en el Archivo de Gestión
para la serie documental Historias Laborales.
Se verifica que en la Secretaría de Educación - Dirección
de Gestión y Apoyo Administrativo en la oficina donde se
custodia y conservan las Historias Laborales, si
relacionan las historias laborales en el Formato Único de
Inventario Documental.
Revisar la hoja de Control para Normalizar en todas la Oficina
A la fecha la Dirección de Gestión de Documental se
encuentra en proceso de normalizar la Hoja de Control
para la Administración Departamental.
En la oficina se encuentra un Fondo Acumulado el cual
deben intervenir de acuerdo a las fechas del Plan de
Mejoramiento Archivístico.
La Secretaría de Educación tiene planeado para el año
2015, realizar una contratación que permita la
organización y el reconocimiento del Fondo Acumulado
que se encuentra ubicado en la oficina de Historias
Laborales.
Se evidencia un Archivador con documentos
pertenecientes a Historias Laborales y Documentación
Administrativa sin clasificación, ordenación e inventario
documental.
Este archivo se encuentra en intervención por parte de la
Dirección de Gestión y Apoyo Administrativo, para que
los documentos que se encuentren allí, formen parte de
las historias laborales.

9. HALLAZGOS
Visita por parte del AGN
Hallazgos Vs Avance
Secretaría General-Subsecretaria Logística
AVANCES
Base de datos en Excel, implementar FUID en el
Archivo de Gestión para la Serie Documental
Contratos.
Se socializa a la servidora publica responsable del manejo
del archivo el diligenciamiento del FUID, a la fecha se
encuentra actualizando este formato.
Implementar la Hoja de Control teniendo en
cuenta el Acuerdo 05 de 2013.
A la fecha la Dirección de Gestión de Documental se
encuentra en proceso de normalizar la Hoja de Control
para la Administración Departamental.

10. ¿ CUÁL ES NUESTRO PLAN DE
ACCIÓN PARA EL 2015 EN LA
DIRECCIÓN?

11. Iniciar el proceso de
elaboración de Tablas de
Valoración Documental.
Continuar con el almacenamiento
de los documentos
Programa de Gestión
Documental
Plan de Acción para el

12. Continuar la capacitación y
acompañamiento a los municipios
en Gestión Documental, para
garantizar y seguir aumentando el
nivel de cumplimiento en el Índice
de Gobierno Abierto IGA
Plan de Acción para el

13. Plan de Acción para el
8%

14. Apoyar a las unidades
administrativas de la
Gobernación en la
aplicación de las Tablas de
Retención Documental.
Fortalecer el proceso de la
transferencias de las unidades
administrativas al archivo central.
Evaluar las Tablas de Retención
Documental y Tablas de
Valoración Documental de
municipios y entidades públicas.
TRD
Iniciar la actualización de las
Tablas de Retención Documental
de la Gobernación de Antioquia.
Consolidar los inventarios
de las transferencias que se
custodian y conservan en la
dirección a través de la
digitalización.
Plan de Acción para el

15. Fortalecer el equipo de radicación
de taquillas con personas con
calidad de servicio, puntualidad y
trabajo en equipo.
Fortalecer los encargados de los
archivos de gestión de las unidades
administrativas en archivística,
liderado por la dirección.
Fortalecer los procesos de
radicación (actos administrativos,
externos)
Fortalecer el uso de la
FIRMA DIGITAL.
Apoyar a las unidades
administrativas para eliminar
los fondos acumulados que
hayan quedado en el 2014
Un sueño: Generar un
Web-service con EPM
Plan de Acción para el

16. ¿ CUÁL ES NUESTRO PLAN DE
ACCIÓN PARA EL OTRO AÑO EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO ?

17. Plan de Acción para el
Entrar en servicio el uso de MERCURIO
para los usuarios de Archivo Histórico
en la sala de consulta e internet.
Migrar los índices que se tienen en
Excel a MERCURIO.
Proyecto: a través del consejo de patrimonio
cultural, la conservación, preservación y
restauración documental; además de la
conservación, preservación y digitalización
del archivo memoria visual de Antioquia
Normalizar los procesos de uso de los
documentos para asuntos pedagógicos,
comerciales y exposiciones, al igual que el
proceso de reproducción de planos,
fotografías, filmina y escrituras autenticadas.

18. ¡GRACIAS!