El documento describe el Sistema de Gestión Documental Electrónica (SIGED) implementado por la Contraloría General de la República. El SIGED permite el registro, control, consulta y custodia de documentos electrónicos, facilitando la gestión de expedientes de manera digital. El sistema controla plazos, responsables y horas dedicadas a procesos. Además, el SIGED automatiza el flujo documental desde la recepción de solicitudes hasta el archivo de expedientes.

1. v
Sistema de Gestión
Documental Electrónica
Kenneth Marín Vega
Archivista

2. Base Jurídica
• Ley 8454: Ley de Firma Digital
• Ley 7202: Sistema Nacional de Archivos
• Directriz 67-2014 MICIT: Masificación de firma digital
• R-DC-217-2010. “Cero Papeles”
• MAGEFI
• Normas técnicas para la gestión y el control de las Tics.
(N-2-2007-CO-DFOE)

3. Historia
La CGR ha implementado una serie de sistemas, para el manejo
de los documentos.
Sistema de
Gestión
Documental
SIGED
2014
Control
Automatizado
de Procesos
Institucionales
CAPI
2013
Sistema
Integrado de
Gestión y
Documentos
SIGYD
2003
Tarjeteros

4. SIGED
• Herramienta para la gestión documental electrónica.
• Facilita el registro, traslado, control, conformación, consulta y
custodia de los documentos electrónicos
Abogados
Informáticos
Administradores públicos/privados
Archivista
Equipo Interdisciplinario

7. El
sistema
controla
Plazos
Responsables
Horas
dedicadas
Relación de
procesos

8. • Registrar y cargar los documentos a la Base de Datos
• Crear gestiones/procesos y asociarles los documentos
• Crear documentos o productos de respuesta
• Dar seguimiento a los documentos que ingresan a la CGR
• Monitorear y tomar de decisiones
SIGED permite

9. • Administrar y almacenar los documentos electrónicos.
• Anexar archivos en diferentes formatos: audio, video, hojas de cálculo,
gráficos, entre otros.
• Crear, almacenar, actualizar, consultar y extraer expedientes, así como
los documentos electrónicos.
• Organizar los expedientes.
SIGED permite

10. Control automático de foliado
Orden cronológico o por sección según tipo de
expediente
Agregar folios únicamente al final de cada sección,
como medida de seguridad.
Expediente confidencial o público
Con el SIGED se logra

11. Flujo Documental
1. Ciudadano entrega solicitud
2. Se registra en plataforma de servicios
3. Se le asigna número único de ingreso
4. Se digitaliza- se carga al sistema con todos los datos
5. Se asigna al área que le corresponde el trámite
6. El físico se pasa por un tiempo prudencial al Archivo Central
7. El área encargada del trámite despacha el producto
8. El sistema asigna número único de despacho
9. Finalizado el trámite el encargado del trámite, ordena el
expediente, lo folia y cierra.
10.El sistema contabiliza las vigencias
11. Archivo Central emite accesos para la consulta

12. Almacenamiento
Servidores virtualizados – CGR
Respaldos
Plan de contingencia

13. Difusión
Campaña expectativa, correo electrónico
Flash
Acompañamiento

16. Funcionamiento

17. En el Archivo Central

18. Archivo de Gestión (Unidad Productora)
Archivo Central (Archivo)
¿Es un expediente de Valor histórico?
Archivo Nacional Tabla de Plazos
SI NO
Estados del expediente

19. Módulo Archivo Central

30. Firma Digital

35. Archivo Central
"Resguardamos el testimonio de la
vigilancia efectiva de la Hacienda
Pública"