Desarrollo de un Sistema de Gestion Basado en el Cuadro de Mando Integral con aplicacion de FODA Matematico

1. Desarrollo De Un Sistema De Gestión Basado En El Cuadro De Mando
Integral Para El Área Académica En La Universidad Politécnica
Territorial José Antonio Anzoátegui
Autora: Lcda. MSc Carlena Astudillo
Correo: carlena.astudillo@gmail.com
Fecha: Abril 2013
RESUMEN
La finalidad de este estudio fue el Desarrollo De Un Sistema De Gestión Basado En
El Cuadro De Mando Integral Para El Área Académica en la Universidad
Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui, el cual comprendió cuatro fases de
estudio, partiendo desde un diagnóstico del contexto organizacional, la
construcción del cuadro de mando integral (CMI) mediante un análisis situacional
que oriento el diseño del sistema de gestión, que genero estrategias,
transformándose una de ella en acción orientada a la elaboración del manual de
normas y procedimientos del Área Académica, el tipo de investigación fue
aplicada, con un diseño de investigación basada en las fases del CMI, donde la
primera tuvo un diseño documental, la técnica utilizada fue la revisión documental,
cuyo instrumentos fueron ocho matrices de categoría elaborada en función de la
Operacionalizacion de las variables.
Palabras Claves: Gestión Educativa, Sistema de Gestión, Cuadro de mando
integral, área académica
ABSTRACT
The purpose of this study was the development of a System Management Based
On The Scorecard For Academic Area in the Territorial Polytechnic University José
Antonio Anzoátegui, which comprised four phases , starting from a diagnosis of
organizational context, construction of the balanced scorecard (BSC ) through a
situational analysis I target system design management strategies that genre ,
becoming one of her towards the development of standards and procedures
manual Academic Area of action , the kind of research was applied , with a design
based on the phases of the WCC, where the first was a documentary design,
research technique used was the literature review , the instruments were eight
categories matrices prepared according to the operationalization of the variables.
Keywords: Educational Management, System Management, Balanced Scorecard ,
academics
INTRODUCCION

2. Las Instituciones de Educación Universitaria desempeñan un rol
fundamental en la formación de recursos humanos del más alto nivel y en la
creación, desarrollo, transferencia y adaptación de tecnología y gestión de manera
que lo que ellas hacen para responder adecuadamente a los requerimientos de la
sociedad moderna se constituye en imperativo estratégico. Las Universidades son
reconocidas cada vez más como instrumento de desarrollo de ciudades, regiones
y países, y están consideradas como un factor clave para incrementar la
competitividad y calidad de vida. El desafío para estas instituciones es el de
enfrentar un mundo en el cual los sistemas productivos están en permanente
transformación. En ese sentido Cabero (citado por De Farías 2006) afirma que:
“Los cambios en las comunicaciones y paradigmas de gestión han modificado la
forma de percibir el tiempo y las distancias, a la vez que abren nuevas
perspectivas para la docencia y la investigación”.
Para la generación de este conocimiento partiendo del diseño de
soluciones a problemas concretos estableciéndose una relación entre la educación
y la gerencia o funciones administrativas inherentes a una gestión organizacional,
requiriéndose para esto una formación integral, eficiente, aprendizaje constante,
desarrollo de habilidades para la búsqueda, selección, organización y uso eficaz de
la información, trabajo en equipo y responsabilidad en la toma de decisiones. En
Venezuela existe un proceso de transición para la transformación universitaria,
bajo el enfoque humanista y social, en el contexto de un paradigma socio crítico,
tal transformación el Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria
gestiona mediante la misión alma mater y misión sucre, promoviendo en la
instituciones que conforman ambas misiones la participación en las alternativas de
solución para adecuar la estructura organizativa y sus procesos productivos para la
construcción de una Universidad ambientalista científica, tecnológica, técnica,
humanista y socialista que garantice el desarrollo sostenible de la nación, tal es el
caso de la Universidad Politécnica Territorial de Tecnología José Antonio
Anzoátegui (UPTJAA).
En atención a lo planteado la presente investigación tuvo como propósito el
Desarrollo De Un Sistema De Gestión Basado En El Cuadro De Mando Integral
Para El Área Académica En La Universidad Politécnica Territorial José Antonio
Anzoátegui, para la mejora continua de los procesos académicos de la institución
garantizando la formación de un profesional integral con conciencia social y
preparación académica pertinente con su área de competencia.
DESARROLLO
Las universidades han experimentado un cambio de vital importancia en
el conjunto del sistema educativo de la sociedad actual tales como desplazamiento
de los procesos de formación desde los entornos convencionales hasta otros
ámbitos; demanda generalizada de que los estudiantes reciban las competencias
necesarias para el aprendizaje continuo; expansión del conocimiento, que genera
simultáneamente oportunidades para nuevos mercados y competencias en el
sector.

3. Cabe destacar que el nivel y las características de cambio de las
instituciones universitarias depende de la nación y sus políticas de estado, comola
el situación venezolana donde están establecidas políticas de universalización y
transformación de la educación universitaria, las cuales están orientadas a la
construcción de un Sistema de Educación Universitario Integrado, Cooperativo y
Solidario con dimensiones éticas, políticas, sociales y territoriales.
En ese proceso de transformación surgen diferentes lineamientos emanados
del Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU) como
órgano rector, tales como el establecimiento de un Conjunto de actividades
académicas, formativas, de creación intelectual y de vinculación social,
conducentes a la certificación de capacidades profesionales y al otorgamiento de
títulos de Técnico Superior Universitario y de Licenciado o Ingeniero, así como a la
formación en postgrados relacionados con su área denominadas Programas
Nacionales de Formación (PNF), mediante decreto presidencial según gaceta oficial
39032 de fecha 07 de octubre del año 2008.
De igual manera surge como una alternativa de articulación para la
conformación de una red territorial universitaria, la misión Alma Mater , de
conformidad con la gaceta oficial 39148 de fecha 27 de mayo de 2009, esta red
es conjuntamente con la Misión Sucre y consiste en la integración de los veinte y
nueve institutos universitarios de tecnología (IUT) y colegios universitarios (CU),
existentes en el país para la fecha de estos decretos, no obstante actualmente
algunas de estas instituciones ya han sido transformadas en universidades
politécnicas territoriales (UPT) y otras están en proceso de transición, entre las
cuales está la Universidad Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui
(UPTJAA).
Si bien es cierto que esta institución está inmersa en el proceso de
transformación universitaria, presenta algunas limitaciones para la concreción de la
mencionada transformación, limitaciones que seevidencia en aspectos como:
Inexistencia de Normativa interna actualizada, estructura organizativa rígida y no
adecuada para el proceso de transformación, ausencia de documentación que
respalde procesos administrativos y académicos, inexistencia total de manuales de
organización, ausencia de manuales de normas y procedimientos.
En ese orden de ideas el análisis lógico de la situación planteada es que la
institución tiene debilidades organizacionales, las cuales debe minimizar para que
se dé el proceso de transformación universitaria, por lo tanto es necesario la
implementación de herramientas de gestión que presenten alternativas de solución
con visión holística e integradora, una de estas herramientas es el cuadro de
mando integral (CMI) o Balanced Scorecard (BSC), la cual ha sido desarrollada con
éxito en otra universidades e instituciones públicas. En atención a lo planteado la
presente investigación tuvo como propósito el Desarrollode un Sistema de Gestión
Basado en el Cuadro de Mando Integral para el Área Académica en la Universidad
Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui mediante la ejecución de las
siguientes fases:
Fase I: Diagnostico del Contexto Organizacional del área académica

4. Fase II:Construcción del cuadro de mando integral de la Dependencia en
Estudio
Fase III: Diseño del sistema de gestióny el Producto de la Transformación
de la Estrategia en Acción en el Cuadro de Mando Integral.
RESULTADOS
Fase I:Diagnóstico del contexto organizacional del área académica
El diagnostico se basó en evaluar los niveles de eficiencia de cada uno de
los estratos que conforman el área académica, de acuerdo a la matriz de decisión
que se muestra en el cuadro 1:
Cuadro.1: Matriz de Decisión de Eficiencia
Fuente: Astudillo (2010)
Caracterizacióndel Personal Docente
Cuadro 2: Matriz de Categoría por Condición de Trabajo y Género
Fuente: La Autora (2013)
Cuadro 3: Matriz De Categoría Para Dedicación Y Categoría Académica
Fuente: La Autora (2013)
Descripción de las Funciones Académico –Administrativas
Figura 1: Eficiencia de las Funciones Académico – Administrativas

5. Fuente: La Autora (2013)
Análisisdel Clima Organizacional de las dependencias adscritas al área
Académica.
Cuadro 4: Matriz De Categoría de Clima Organizacional
Fuente: La Autora (2013)
Fase II:construcción del cuadro de mando integral de Dependencia en Estudio
Análisis Situacional
Cuadro 5: Matriz de Decisión para los Factores Internos y Externos

6. Fuente: La Autora (2013)
Cuadro 6:Diagnostico Interno
Fuente: La Autora (2013)
Cuadro 6:Diagnostico Externo

7. Fuente: La Autora (2013)
Cuadro 7:Matriz FODA

8. Fuente: La Autora (2013)
Mapa Estratégico del Sistema de Gestión

9. Figura 2: Mapa Estratégico
Fuente: La Autora (2013)
Cuadro de Mando Integral
En el Cuadro de Mando Integral se establecieron los aspectos susceptibles de
mejoras denominados factores críticos de éxitos en función de los KPI o
indicadores del cuadro de mando con sus respectivos parámetros.
Cuadro 8: Cuadro de Mando Integral I
Fuente: La Autora (2013)

10. El Cuadro de Mando Integral II mide la capacidad futura que puede tener el
sistema de gestión para el mejoramiento de los procesos gerenciales que se llevan
a cabo en el Área Académica.
Cuadro 9: Cuadro de Mando Integral II
Fuente: La Autora (2013)
EA: Estado Actual (Eficiencia de las funciones académicos – administrativas)
PL: Porcentaje Limitante (máximo valor porcentual para pasar al nivel
inmediato superior según la matriz de decisión de la eficiencia)
EI: Estado Ideal (Eficiencia Optima); EI = EA+PL
EE: Estado Esperado (Eficiencia que se generaría por la ejecución del
sistema de gestión); ER = (EA+EI )
2
D%: Distribución del EE en cada FCE (Cuando un indicador tiene dos FCE
se distribuye porcentualmente 50:50, si tiene tres la distribución es 30:30:40 sin
orden especifico, y si tiene cuatro FCE 25:25:25:25 sin orden especifico, así
sucesivamente).

11. Fase III: Diseño del Sistema de Gestión Basado en el Cuadro de Mando Integral
Mapa de Procesos del Sistema de Gestión
Figura 3: Mapa de Procesos
Fuente: La Autora (2013)
Filosofía de Gestión
Cuadro 10: Formulación Estratégica
Fuente: La Autora (2013)

12. Cuadro 11: Objetivos y Vectores Estratégicos
Fuente: La Autora (2013)
Estrategias del Cuadro de Mando Integral
Cuadro 12: Estrategia de Planificación
Fuente: La Autora(2013)

13. Cuadro 13: Estrategia de Organización
Fuente: La Autora(2013)

14. Cuadro 14: Estrategia de Dirección
Fuente: La Autora(2013)

15. Cuadro 15: Estrategia de Control
Fuente: La Autora(2013)

16. CONCLUSIONES
La Plantilla Docente está conformada por cuatrocientos diecisiete (417)
profesores, donde ciento setenta y nueve (179) que representa el 42,92 % son
hombres y doscientos treinta y ocho (238) mujeres que comprende el 57,07 %
restante. De igual manera se discrimino por condición de trabajo tal que ciento
treinta (130) están en la nómina de docentes fijos que conformaría el 31,17 %, en
cuanto al 36,19 % de los docentes que comprende ciento cincuenta y tres (153).
El nivel de eficiencia de la función planificación desarrollada en la
subdirección académica se considera REGULAR con un 58 %, en cuanto al nivel de
eficiencia de la función organización se considera DEFICIENTE con un 49 %,
evaluado mediante los indicadores normativa, reglamento, recursos materiales y
recursos financieros, no obstante la Subdirección Académica de acuerdo a
auditoría realizada por el MPPEU en el año 2011, es una de las dependencias con
menos limitaciones en relación con otra en la misma institución.
La función de dirección se califica como EFICIENTE, desde la subdirección y
divisiones adscritas, en relación a la función control la evaluación del nivel de
eficiencia es del 37 % con una calificación de DEFICIENTE, se evidencio que no
existe una normativa para la revisión de metas, no existe mecanismos de control y
evaluación para la normas de funcionamiento, ajuste de objetivos, metas y planes
De acuerdo a la evaluación del clima organizacional se calificó como
REGULAR, evidenciándose que de los cuatro elementos que lo conforman resulto
deficiente el elemento tecnológico.
Una vez realizado el diagnostico interno y externo se procedió la
formulación de las estrategia FO, FA, DA y DO. El desarrollo de la estrategia FO,
permite crear las bases para la estrategia FA, incorpora en su ejecución a la
estrategia DA, permite la aplicación de la estrategia DO.
El Mapa Estratégico consistió en establecer la misión y visión de lo que se
lograr con la aplicación del cuadro de mando, identificado cada una de las
perspectivas del mismo con sus factores críticos de éxitos (FCE), lo cuales
permiten definir los indicadores o KPI que constituye las bases del cuadro de
mando integral
En atención a los resultados obtenidos en la formulación operativa del
sistema la estrategia más viable para su transformación en acción es “Elaborar un
Manual de Normas y Procedimientos Para la Subdirección Académi ca”, enmarcada
en el cuadro de mando integral en la perspectiva de proceso interno, cuyo KPI es
la dirección y el FCE es el proceso de gestión de operaciones para el parámetro
KPI gestión del servicio educativo.

17. REFERENCIAS
Astudillo, C. (2010) Integración de las TICS mediante el Diseño de un
Sistema de Gestión Basado en el Cuadro de Mando Integral . UNEFA, Núcleo San
Tomé – Venezuela. [Trabajo De Grado De Maestría]. El Tigre – Venezuela.
Kaizen (2009). Strategy Maps, R. Kaplan, D Norton. (No disponible en
español). Documento en línea Disponible en www.grupokaizen.com[Consulta:
2013, Abril 3].
Koontz, H; Weihrich, H. (2004) Administración como perspectiva global . 12°
Edición. Buenos Aires: Mc Graw Hill
Pietri, M (2007). El cuadro de Mando Integral la herramienta métrica de
gestión [Documento en Línea]. Disponible en:
Warren, J (2007)Las Tics y el Balanced Scorecard Documento en línea
Disponible en http://kharlennatic.blogspot.com/[Consulta: 2013, Abril 4].