1. LAURA CATALINA BERNAL CELIS
LEIDY JOHANA GONZALEZ GARCIA
DOCENTE: RICARDO ANTONIO BOTERO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO, PROGRAMA CIENCIA DE LA
INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA.
TEORIA DE SISTEMAS
3. TABLA DE CONTENIDO
Procesos de organización ……....................................................pág. 4
Aspectos importantes en la organización de archivos …………………………….pág. 5
Importancia en la organización del archivo …………………………………………….Pag 6
Fases para la organización de documentos ………………………………………………pág. 7
Evidencias fotográficas …………………………………………………………………........Pág. 8
Conclusiones …………………………………………………………………………………………Pág. 9
Bibliografía …………………………………………………………………………..............pág. 10
4. PROCESO DE ORGANIZACIÓN
El ICBF cuenta con un conjunto de operaciones y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental.
5. ASPECTOS IMPORTANTES EN LA
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Conocimiento previo del estado general de la documentación,
Nivel de la organización de lo documentos
Estado físico de los documentos
Valorar las condiciones en las que se encuentran los depósitos de documentos
ya sean físicas o ambientales
Conocimiento de la historia de la documentación
Conocimiento de las entidades que producen los documentos
6. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO (ICBF)
El punto de partida de proceso Gestión Documental del ICBF de para lograr
eficiencia es la organización de los documentos que produce la entidad ya que
son el testimonio de su existencia y el referente para la toma de decisiones
7. FASES PARA LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
CLASIFICACION: Esta labor la ejercen los auxiliares de archivo y se trata de
identificar y establecer las categorías o grupos de documentos.
DESCRIPCION DOCUMENTAL: En este proceso se analizan los documentos o
grupos con el fin tener conocimiento a que dependencia pertenece.
AGRUPACION DOCUMENTAL: Este proceso es bastante complejo ya que
consiste identificar los fondos documentales a los cuales pertenecen
documentos y así mismo respetar el nivel de procedencia de los documentos
9. CONCLUSIONES
Con este trabajo investigativo podemos concluir que el objetivo esencial de
los archivos es disponer de la documentación organizada de tal forma que la
información institucional sea recuperable como fuente de historia
Conocer el manejo de los procesos de gestión documental de las entidades
publicas desde su inicio y hasta su disposición final .
