Los dos principios fundamentales para organizar fondos documentales son el principio de procedencia y el principio de orden natural. El principio de procedencia consiste en ubicar los documentos en el fondo del cual proceden según la unidad productora e identificar su estructura y funciones. El principio de orden natural organiza los documentos según el trámite administrativo que dio origen a su producción. Una vez separados los documentos de apoyo, los documentos se organizan en expedientes que contienen documentos relacionados con un mismo asunto y deben tener una estructura lógica

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DiegoPinzon
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PRINCIPIOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES
En el mundo existen dos principios que son fundamentales para la organización de fondos
documentales el primero de ellos es el principio de procedencia este consiste en ubicar el documento
en el fondo documental del cual procede, pero para aplicar este principio se debe identificar la unidad
productora del documento así como sus funciones desarrolladas seguido a esto se debe hacer una
clasificación para reconstruir la estructura del fondo.
El segundo principio es el de Orden Natural este principio habla que los documentos se deben
conservar de acuerdo a como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su
producción en pocas palabras es organizar los documentos según el trámite.
Cuando se está organizando la documentación ya sea de un fondo o un archivo de gestión se debe
tener presente que hay documentos que son de apoyo y que no hacen parte de las series y
subseries, este tipo de documentos se deben separar, estos documentos sirven de ayuda a la gestión
administrativa, un ejemplo de este tipo de documentos es publicaciones, folletos, fotocopias de
legislación, folletos, para la consulta de este material se puede organizar por asuntos o dejarlos en la
web de la institución para su consulta.
Una vez retirados los documentos de apoyo del acervo documental se procede a la conformación de
expedientes este está conformado por un conjunto de documentos generados por un productor en la
resolución de un mismo asunto, los expedientes son una unidad clásica de los archivos ya sean de
gestión, central o histórico, los expedientes deben tener una estructura lógica y su ordenación debe
ser cronológica de acuerdo al procedimiento o tramite, este expediente debe reposar en una unidad
de conservación (carpeta) esta debe tener una identificación con mínimo estos descriptores nombre
de la oficina, código del cuadro de clasificación con la denominación de la serie y las fechas
extremas, en los expedientes se podrá encontrar documentos de decisión, documentos de
transmisión, documentos de constancia, documentos de juicio.
Para la organización de los fondos tenemos los sistemas de ordenación y clasificación en el primer
caso se trata de un proceso manual que consiste en instalar físicamente los documentos en los
estantes, cajas, carpetas etc., siguiendo un criterio previamente establecido, en el segundo caso la
clasificación es separar los fondos de un archivo y es una operación estrictamente intelectual, pues el
intervenir un fondo va más allá de una simple separación de los documentos como la mayoría de la
gente cree que incluso desconoce esto es un trabajo intelectual y es allí donde se le da vida a la
profesión llamada Bibliotecología o Archivística o como también se conoce ciencias de la información
que hoy en Colombia su nombre ha tomado fuerza gracias a la leyes que la acreditan como profesión,
esta profesión está dedicada a la organización, custodia y conservación de la memoria institucional,
gracias a esta profesión la historia de una organización e incluso de un país han sobrevivido en el
tiempo permitiéndonos conocer detalles y mejorarlos, la archivística ha sido el testigo silencioso de la
evolución de la humanidad pues ha estado presente en los momentos importantes tales como
guerras, descubrimientos que hoy en día gracia a esta ciencia las generaciones han conocido por
menores de cada uno de estos episodios.

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Pero para lograr que esta información se pueda recuperar de una manera eficiente la archivística se
vale o emplea diversos instrumentos tales como los cuadros de clasificación, inventarios, tablas de
valoración, tablas de retención, estos instrumentos son un trabajo meramente intelectual y que a
simple vista no se ve, pero que los conocedores de esta ciencia saben y están de acuerdo que la
labor de implementar estos instrumentos es de un gran análisis y que no cualquiera lo puede practicar
pues para ello hay que estudiar la profesión que como ya se mencionó está saliendo del anonimato,
hoy en día las entidades públicas como las privadas están implementando la gestión documental
unas porque se ven obligadas por la ley y un grupo muy reducido porque en y reconocen la
importancia de mantener su información organizada, que como se ha demostrado una organización
que mantiene su información organizada es más productiva y ahorra tiempo en sus traites y como
bien se sabe el tiempo en una organización es dinero.