Este documento describe el diseño de un sistema de información técnico-administrativo para llevar el control de equipos médicos instalados y sus mantenimientos en hospitales. Explica que el sistema utilizará una base de datos con campos, tablas, módulos y pantallas para almacenar información sobre los equipos, repuestos, personal, ubicaciones y mantenimientos. Incluirá módulos para inventario de equipos, repuestos, mantenimiento preventivo y correctivo, que permitirán planificar y registrar las actividades relacion

1. Universidad Nacional Experimental
“Francisco de Miranda”
Área de Ciencias de la Salud
Programa de Ingeniería Biomédica
Unidad Curricular: Ingeniería de servicios hospitalarios I
Aprendizaje Dialógico Interactivo (ADI)
Prof.: Verónica Flores
Participantes:
T.S.U. Piñango María CI.22.106.274
T.S.U. Montiel Francisco CI.21.666.545
Santa Ana de Coro, Junio 2016

2. INTRODUCCIÓN
La tecnología desempeña un papel fundamental en la prestación eficaz de la
atención sanitaria. La selección de la tecnología médica adecuada y la
organización para mantenerla en buen estado de funcionamiento forman parte de
las competencias de los sistemas técnicos-administrativos para así llevar el control
de equipos médicos instalados. Dicha sistema suele ser responsabilidad del
departamento de ingeniería biomédica (o de equipos médicos), que prueba, repara
y se ocupa del mantenimiento de los equipos médicos de diagnóstico y tratamiento
para garantizar que se pueden usar de forma segura y eficaz. Los sistemas
computarizados de gestión del mantenimiento se encargan de llevar el
mantenimiento de los equipos médicos y el control automático de los costos
asociados. El diseño de este sistema de información técnico-administrativo para el
control de equipos médicos instalados es un programa informático que contiene
una base de datos informática sobre las operaciones de mantenimiento de los
equipos médicos. Este se emplea para automatizar la documentación de todas las
actividades relacionadas con dispositivos médicos, como son los datos del equipo,
fecha de instalación, frecuencia y tipo de mantenimiento realizados, acciones de
mantenimiento realizadas, datos del o los técnicos involucrados tanto en la
instalación como en el mantenimiento, tiempo de uso del equipo, costos (compra,
instalación, mantenimiento, insumos, consumibles, repuestos), tiempos de parada
de los equipos, entre otros datos de interés.
Este sistema se puede utilizar para; Ayudar en la planificación y el seguimiento
de la inspección y el mantenimiento preventivo de los equipos médicos, y en la
programación y seguimiento de las reparaciones; Controlar los indicadores de
desempeño de los equipos, como el tiempo medio entre fallos, el tiempo de
inactividad y los costos de mantenimiento de equipos concretos o de grupos de
equipos del mismo modelo, tipo o fabricante; Controlar los indicadores del
desempeño del personal de ingeniería biomédica.

3. El presente documento tiene como finalidad proyectar un sistemas informativo
con el fin de que le proporciones a los usuarios un mejor rendimiento de trabajo,
en concreto a ingenieros biomédicos, un instrumento de orientación para la
adopción y puesta en práctica de un sistema de información técnico-administrativo
para llevar el control de los equipos médicos instalados además de sus
mantenimientos requeridos. Se dirige específicamente a quienes cuentan con los
recursos técnicos y económicos necesarios para respaldar un sistema de este
tipo. De esta manera el diseño de este sistema contara con los componentes
necesarios de un sistema informativo para llevar a cabo lo requerido.
Estructura de un sistema informativo
Un sistema informativo integra todos los servicios relativos a los equipos
médicos en una base de datos compuesta por campos, tablas, módulos y
pantallas. En la siguiente parte se ofrece una descripción breve de esta estructura
básica, que los responsables de la evaluación tecnológica pueden usar para
ayudarles a desarrollar un sistema que sea adecuado a sus necesidades. Un
campo es un tipo específico de información, ya que por medio de este se pueden
ver información como por ejemplo el “número de serie de un equipo”. Una tabla es
un conjunto de campos relacionados; por una tabla de ubicación de equipos
podría estar formada por los campos: edificio, departamento, y sala donde se
almacena un equipo. Con el fin de evitar textos descriptivos largos, conviene
desarrollar un sistema de codificación exhaustivo, homogéneo y sencillo para las
distintas actividades que figuran en la base de datos. Un código es un campo y los
campos pueden agruparse en tablas. Pueden codificarse tablas para el inventario
de equipos, el personal, los procedimientos de mantenimiento y las ubicaciones de
los equipos.
Campos de información
Un campo de información es un tipo específico de información varga la
redundancia, por este medio se podría evaluar el número de serie de un equipo
dando un ejemplo a lo requerido. De igual manera se podría trabajar mediante

4. tablas, ya que esta es un conjunto de campos relacionados; por ejemplo, una tabla
de ubicación de equipos podría estar formada por los campos: edificio,
departamento, y sala donde se almacena un equipo. Con el fin de evitar textos
descriptivos largos, conviene desarrollar un sistema de codificación exhaustivo,
homogéneo y sencillo para las distintas actividades que figuran en la base de
datos. Un código es un campo y los campos pueden agruparse en tablas. Pueden
codificarse tablas para el inventario de equipos, el personal, los procedimientos de
mantenimiento y las ubicaciones de los equipos.
Información utilizada habitualmente.
TABLAS CAMPOS
Tipos de equipo
 Tipo de equipo.
 Procedimientos de inspección y mantenimiento preventivo.
 Frecuencias de inspección y mantenimiento preventivo.
 Nivel de riesgo.
 Personal a cargo.
Modelo de equipo
 Número de modelo.
 Número de serie.
 Lista de piezas.
 Código y nombre de las piezas.
 Procedimientos de la inspección y mantenimiento.
Fabricante y
vendedor.
 Código y nombre del fabricante.
 Código y nombre del vendedor.
 Dirección electrónica, teléfono y dirección física del fabricante.
 Dirección electrónica, teléfono y dirección física del vendedor.
 Nombre de la persona de contacto del fabricante.
 Nombre de la persona de contacto del vendedor.
Almacenes y
repuestos.
 Código y nombre del fabricante.
 Código y nombre del vendedor.
 Numero de pedido de las piezas.
Personal
 Código de empleado.
 Nombre del empleado.
 Puesto del empleado.
 Nivel de acceso.
 Datos sobre la capacitación.
Mantenimiento  Numero de inventario.
 Numero de orden de trabajo.
 Proveedor de servicio de asistencia.
 Código del ingeniero de servicio.
 Código y nombre de la avería.

5. Módulos
Un módulo es un conjunto de tablas y pantallas de datos. El módulo de
inventario, se compone de las tablas de: tipo de equipo, información sobre el
fabricante y ubicación del equipo. Ya que este nos permitirá llevar a cabo el diseño
de este sistema. Este consta de unos módulos básicos para el desarrollo del
sistema de información técnico-administrativo para llevar el control de equipos
médicos instalados.
Los módulos básicos para el desarrollo de un sistema informático son:
Módulo de inventario de equipos: El módulo del inventario es el núcleo de
todo sistema informativo, el cual es el primero en ser desarrollado. Por tanto, es
muy importante incluir todos los campos necesarios para que la evaluación de
equipos médicos sea eficaz. Cuando se añade un equipo nuevo al inventario, éste
se registra en la base de datos del sistema informativo por medio de una pantalla
de introducción de datos.
Módulo de inventario y gestión de repuestos: El módulo de gestión de
piezas es una extensión del módulo de inventario que sirve para realizar el
seguimiento de los repuestos relacionados con los equipos y ayudar a mantener
los niveles de existencias. Pueden almacenarse piezas comunes a diversos
equipos diferentes, como fusibles, cables, pilas y componentes electrónicos
básicos, así como las que son más específicas de un modelo concreto, como
tarjetas de circuitos, fuentes de alimentación entre otros. En el inventario de
piezas podrían incluirse los campos siguientes: descripción (nombre) de la pieza,
número de almacén (inventario), nombre del fabricante, número de serie y de la
 Procedimientos de inspección y mantenimiento preventivo.
Establecimiento
de atención de
salud.
 Código y nombre del centro.
 Código y nombre del edificio.
 Código y nombre del departamento.
 Tipo de centro.

6. pieza, enlace al modelo de equipo, nivel mínimo de existencias, nivel de
existencias actual, lugar de almacenamiento de la pieza, precio y fecha de
compra.
En función del grado de avance tecnológico del sistema, estos datos se pueden
introducir de forma manual o mediante la lectura de un código de barras específico
de la pieza, que rellenará los campos pertinentes de la base de datos.
Módulo de mantenimiento
El módulo de mantenimiento ayuda al usuario a evaluar de forma eficaz su
calendario de mantenimiento. A demás este permite mejorar los tiempos de
respuesta de mantenimiento y la utilización de activos. Las funciones de control
del mantenimiento están totalmente integradas con los sistemas de gestión de
fábrica, optimizando los sistemas de permisos de trabajo.
Mantenimiento preventivo
Con la información adecuada, el sistema computarizado puede calcular cuándo
será preciso realizar el mantenimiento de un equipo y aconsejar qué piezas podría
ser preciso encargar y cuándo. Además, el programa puede controlar el proceso
de mantenimiento y registrar la fecha en que se haya realizado. Cuando de hace
un mantenimiento de los equipos intervinientes en una actividad determinada, se
intenta evitar que exista un accidente o malfuncionamiento repentino que implique
una pérdida económica significativa. Si bien el mantenimiento preventivo también
implica una erogación de dinero, lo cierto es que esta es mucho menor y es
controlada, haciendo que exista cierta previsibilidad.
En este módulo pueden ser necesarios los campos siguientes: Procedimientos
de inspección y mantenimiento preventivo para equipos específicos; calendario de
inspección y mantenimiento preventivo de equipos específicos; frecuencia de las
averías del equipo; estimación del número de horas de funcionamiento del equipo.

7. Mantenimiento correctivo
Las fallas de los equipos se detectan cuando un usuario informa sobre un
problema con el dispositivo. También puede ocurrir que durante el procedimiento
de inspección del mantenimiento preventivo, un técnico del departamento de
ingeniería clínica observe que un dispositivo no está funcionando como debería.
Cuando el usuario de un equipo informa de dicho problema, el departamento de
ingeniería biomédica puede registrar la avería en el sistema de información técnico
administrativo. El programa generará automáticamente una orden de trabajo y
permitirá que el responsable del sistema asigne un técnico a la tarea. Este sistema
puede aportar información sobre la carga de trabajo, la formación y los
conocimientos especializados de cada técnico para ayudarle a tomar esta
decisión. Si en una evaluación inicial de la avería se detecta que se necesita una
pieza concreta para finalizar la tarea, el sistema informativo puede registrar este
hecho. Una vez finalizada la tarea de mantenimiento, se puede registrar el estado
del equipo en el sistema.
Registro e informes
Un registro permite que el usuario añada, recopile y analice datos de una
selección de campos, tablas y módulos en una interfaz sencilla. Por ejemplo, el
documento del historial del equipo, es un conjunto de datos procedentes de
diversos módulos que resumen la actividad de la evaluación relacionada con un
equipo concreto. Esta es la función principal del sistema de información técnico-
administrativo e incluye procedimientos como los datos del inventario, las
actividades de mantenimiento, los pormenores de las órdenes de trabajo, los
repuestos utilizados y sus costos, e información sobre las órdenes de retirada del
servicio. Al igual que las demás funciones del sistema, los informes generados
pueden ser patrones predefinidos o se pueden personalizar para una aplicación o
uso concreto. Una interfaz del fácil manejo que le permite al usuario seleccionar la
información de la base de datos que desearía extraer y analizar.

8. Evaluación de sistemas de información hospitalaria.
Para la elaboración de un sistema informativo es importante realizar un estudio de
viabilidad para evaluar y valorar la necesidad de poner en práctica un sistema para
llevar el control de equipos médicos instalado. Durante esta fase, se lleva a cabo
un análisis completo y se define el alcance del sistema. Se adoptan decisiones
relativas a la función del sistema y se determina qué datos se necesitan para
cumplir esta función. Este análisis puede utilizarse para elaborar una
especificación técnica clara del sistema informativo que incluya todas las
características obligatorias y optativas. En esta etapa también podrán tenerse en
cuenta otros factores como la infraestructura informática actual, la estructura del
sistema de evaluación existente, el nivel de capacitación del personal, el número
de centros sanitarios que usarán el sistema y el nivel de aceptación del personal.
También es conveniente identificar los obstáculos que podrían encontrarse al
poner en práctica el sistema.
Diagrama de flujo, puesta en marcha el sistema de información
técnico administrativo.
Fase 1
Evaluación
Fase 2
Selección
Fase 3
Obtención de datos
Fase 4
Documentación
Fase 5
Recopilación de
datos
Fase 6
Capacitación

9. Selección
Con un sistema de información, un programa de evaluación puede prescindir
totalmente del papel. Por lo tanto, el número de características incluidas en un
sistema de información puede variar y la selección de dichas características se
basará en las necesidades del usuario, que puede estar interesado en una
evaluación total del sistema de gestión parcial. Una vez determinadas las
especificaciones de un sistema, se podrá seleccionar una información adecuada,
ya sea uno diseñado específicamente para el usuario.
Obtención de datos
Antes de poner en práctica un sistema de información, se debe realizar un
estudio y un análisis exhaustivos de todos los datos disponibles. Parte de la
información podrá obtenerse del establecimiento de atención de salud, pero podrá
ser necesario recopilar también datos de otras fuentes.
Documentación
Antes de documentar el sistema, se designa un administrador que estará a
cargo del mantenimiento técnico del sistema y de la gestión de la seguridad de los
datos. El sistema de información se puede poner en práctica como sistema
completo, por módulos individuales, por tipo de equipo o por ubicación. Esta
decisión compete al departamento de ingeniería biomédica y dependerá de los
recursos disponibles. El sistema se documentara en el servidor del
establecimiento de atención de salud o en el computador personal de cada
usuario. También se deben instalar y configurar todos los equipos informáticos
periféricos, como impresoras en línea y escáneres.
Recopilación de datos
La recopilación de datos a los mecanismos y procedimientos existentes se
realiza antes de la introducción de los datos en el sistema. La recopilación del
sistema puede abarcar aspectos tales como un flujo de trabajo sencillo, el acceso

10. y la seguridad, y las preferencias del usuario. Hace referencia a los requisitos
funcionales técnicos del sistema, como son la adaptación de las pantallas y tablas,
el flujo de trabajo específico del centro y los campos de datos adicionales
Capacitación
Es importante que todos los empleados del departamento de ingeniería
biomédica conozcan y dominen plenamente todas las funciones del sistemas de
información. Es conveniente iniciar la capacitación del personal en las primeras
etapas de la puesta en práctica para aumentar la aceptación del sistema por parte
del personal y mejorar su confianza. Con el fin de responder a las expectativas,
también conviene impartir capacitación básica genérica sobre el manejo de bases
de datos a miembros directivos. Tras la documentación y pruebas del sistema, se
realiza la formación de los usuarios específicos. Si se prevé que otros empleados,
como el personal biomédico y de enfermería, usarán el sistema, se les deberá
proporcionar capacitación adicional. Es muy aconsejable realizar un examen
periódico para valorar y evaluar las necesidades de capacitación, ya que la curva
de aprendizaje asociada al uso de dichos sistemas suele ser pronunciada.

11. Sistema informativo técnico-administrativo de equipos instalados
Asistencia técnica en sistema administrativo
Datos de equipo medico
Marca: Modelo:
Serial: Fecha de instalación:
Frecuencia:
Tipo de mantenimiento
Mantenimiento preventivo: Mantenimiento correctivo:
Acciones del mantenimiento:
Tiempo de uso del equipo:
Costos: Instalación del equipo:
Insumos: Repuestos:
Tiempo de parada del equipo:
Información del técnico encargado
Nombre: Apellido:
Cedula: Teléfono:
Dirección:

12. Diagrama de flujo de la funcionalidad del diseño del sistema informativo
técnico-administrativo para el control de equipos médicos instalados.
Aceptación del sistema informativo.
Entrada de equipos.
Funcionamientos de los
equipos.
Servicio de garantía (En
caso de haberlo).
Contrato de mantenimiento,
reparaciones o asistencia interna.
Control de calidad
Evaluación (Tiempo de
inactividad y costo de la
asistencia.