Este documento resume los conceptos fundamentales de la archivística. Explica que la archivística es la ciencia que se encarga de la creación, organización, conservación y administración de documentos. Describe los principios de procedencia y orden original, los tipos de archivos, los ocho procesos archivísticos y el ciclo vital de los documentos.

1. FACULTAD DE BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
PRESENTADO POR: NANCY ZAMORA
A LA DOCENTE MARÍA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
TEMA DE TRABAJO FINAL:
QUE ES LA ARCHIVÍSTICA Y CUAL ES SU FORMA DE APLICARLA ?
30 DE MAYO DE 2014

2. QUE ES LA ARCHIVISTICA Y PARA QUE SIRVE
LA ARCHIVÍSTICA ES LA CIENCIA QUE HABLA DEL ORIGEN, CREACIÓN, HISTORIA, ORGANIZACIÓN
CONSERVACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.
POR LO TANTO ES UN CONJUNTO DE NORMAS TÉCNICAS APLICADAS A TRAVÉS DE PROCEDIMIENTOS QUE
PERMITE A LAS ENTIDADES DARLE UNA ADMINISTRACIÓN TOTAL DE TODA LA DOCUMENTACIÓN Y DE ESE MODO
REFLEJAR LA TRAZABILIDAD Y HISTORIA DE UNA ENTIDAD.

3. LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA ARCHIVISTICA SON 2
PRINCIPIO DE RESPETO AL ORIGEN O DE PROCEDENCIA A LOS DOCUMENTOS.
NOS HABLA SOBRE TODO EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS LOS CUALES REFLEJAN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD QUE
LOS GENERA Y A SU VEZ LA FUNCIONALIDAD DE CADA UNO DE ESTOS.
TAMBIÉN NOS DICE QUE LOS DOCUMENTOS TIENEN UN ORDEN JERARQUIZADO, PARA EL CUAL NO HAY ALGUNA
JUSTIFICACIÓN DE SEPARAR UN FONDO, POR QUE DEBE QUEDAR SIEMPRE DE DONDE PROCEDE.
PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN NATURAL AL QUE FUERON PRODUCIDOS LOS DOCUMENTOS.
ESTE NOS DICE QUE LOS DOCUMENTOS SE PRODUCEN EN UN ORDEN SECUENCIAL, LÓGICO Y NATURAL Y POR LO TANTO SE
DEBE RESPETAR EL ORDEN DE CONSECUENCIA PAR QUE DE ESE MODO SE TENGA UN ORDEN, ES DE DECIR QUE SE DEBEN
GUARDAN CONFORME AL ORDEN CON EL QUE FUERON PRODUCIDOS YA SE LES DIO ESTE POR CUMPLIR ALGUNA GESTIÓN O
ACTIVIDAD ESPECÍFICA.

4. TIPOS DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE GESTIÒN
SON LOS QUE SE PERSISTEN EN UNA OFICINA EN GESTIÓN Y TRÁMITE Y ESTOS PUEDEN PERMANECER EN ESTA DE 1 A
5 AÑOS
ARCHIVO CENTRAL
SON LOS QUE YA CUMPLIERON SU TIEMPO EN EL ANTERIOR ARCHIVO Y PASAN A ESTE PARA SER CONSERVADOS UN
TIEMPO PREDETERMINADO EL CUAL LO ESTABLECEN LA TABLAS DE RETENCIÓN
ARCHIVO HISTORICO
ES LA SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS LA CUAL REFLEJA LA MEMORIA INSTITUCIONAL, LA CUAL SIRVE PARA GENERAR
EN UN FUTURO INVESTIGACIONES NUEVAS.

5. LA ARCHIVÍSTICA CUENTA CON 8 PROCESOS FUNDAMENTALES
LA LEY 594 DE 2000 EN EL ART. 22 NOS DICE QUE EL PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL SE DETERMINA CON EL SICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y EN ESTE SE ENCUENTRAN LOS 8
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS QUE SON.

6. LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
LA CUAL NOS HABLA DE LA GENERACIÓN DE UN SOPORTE FISCO COMO TAL DE UNA ENTIDAD PARA CUMPLIR SUS
FUNCIONES, ESTA MANEJA UNA NORMATIVA EN LA CUAL DEBEMOS SABER LA IMPORTANCIA DE CADA DOCUMENTO,
TAMBIÉN NOS DICEN QUE DEBEMOS UTILIZAR UNOS MATERIALES CON UNAS CARACTERÍSTICAS PARA QUE NO SE
DAÑEN LOS DOCUMENTOS. VEMOS QUE TAMBIÉN CADA ENTIDAD ES LIBRE DE CREAR CUALQUIER TIPO DE
DOCUMENTO DEPENDIENDO LA ACTIVIDAD A LA QUE SE DEDIQUE Y POR LO TANTO SON LIBRES DE CREAR LOS
DIFERENTES TIPOS DE FORMATOS QUE SE ADAPTEN A SU FUNCIÓN, ESTOS DEBEN SER ADAPTADOS AL MANUAL DE
FUNCIONES, POR LO TANTO LA NORMALIZACIÓN DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL SE DEBE REFLEJAR EN LA TABLA
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

7. RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ESTA ENCARGADA DE VERIFICAR Y CONTROLAR LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS QUE SE OBTIENEN YA SEA DE UNA
PERSONA NATURAL O JURIDICA, LA NORMATIVIDAD NOS DICE QUE TODA COMUNICACIÓN ES DE CARÁCTER PRIVADO Y
POR LO TANTO SON INVIOLABLES Y DE ESTA MANERA SOLO PUEDEN SER INTERCEPTADAS CON UNA ORDEN
JUDICIAL Y ESTO ES APLICABLE PARA LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS Y ENVIADAS.
EN LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA SE DEBE VERIFICAR Y CONTROLAR LOS FOLIOS, COPIAS, ANEXOS, FIRMAS,
CONSTANCIAS DE RECIBOS, Y EL SELLO DEL RELOJ RADICADO, LA RADICACIÓN Y EL REGISTRO DE TODO
DOCUMENTO QUE ENTRE O QUE SALGA

8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
ESTA CREADO PARA DAR GARANTÍA A LA ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS A SU DESTINATARIO
LA NORMATIVIDAD REGLAMENTA EL USO DE CORREOS, CENTROS DE SERVICIOS DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
OFICIALES, SE UTILIZA PARA VER Y LLEVAR UN CONTROL DE DOCUMENTOS QUE SE MANEJA DENTRO Y FUERA DE LA
ENTIDAD Y PARA ESO EXISTEN MECANISMOS DE VERIFICACIÓN COMO EL REGISTRO, CONTROL Y ENVIÓ DE
DOCUMENTOS Y LA DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS TANTO INTERNOS, EXTERNOS Y ENVIADOS.

9. TRAMITE DE DOCUMENTOS
ES LLEVAR UN CONTROL DESDE LA CREACIÓN DEL DOCUMENTO HASTA SU FINALIDAD DE SU CUMPLIMIENTO Y
FUNCIÓN Y EN ESTE CASO CUANDO PASA AL ARCHIVO CENTRAL HABLAMOS DE QUE PIERDE SU VALOR PRIMARIO.
ES DECIR QUE CADA DEPENDENCIA GENERA UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS LOS CUALES TIENEN OBJETO DE
TRÁMITES ADMINISTRATIVOS QUE HACEN PARTE DE SUS RESPECTIVAS SERIES, EN LOS CUALES SE DEBEN
REALIZAR LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRAMITE RESPUESTA

10. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
SON LAS ACCIONES QUE SE REALIZAN A LA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE TODO TIPO DE DOCUMENTO QUE
SEA GENERADO POR UNA ENTIDAD, LA NORMATIVIDAD NOS DICE QUE ES OBLIGATORIO QUE ESTA CUENTE CON UNAS TRD Y
SU APLICACIÓN YA QUE SI NO SE REALIZAN CON LA NORMATIVIDAD QUE EL AGN MANDA PUEDEN HACERSE ACREEDORES DE
MULTAS POR INCUMPLIR LAS NORMAS DE ESTE.
LA CLASIFICACIÓN
NOS HABLA IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL Y DE ESTABLECER SERIES PARA CADA GRUPO DOCUMENTAL COMO FONDO
SECCIÓN Y SUBSECCIÒN, DEPENDIENDO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
ES LA QUE SE LE DA FÍSICAMENTE A LOS DOCUMENTOS SEGÚN LA TRD Y SE RELACIONAN LAS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DESCRIPCIÓN DOCUMENTA
ES LA IDENTIFICACIÓN COMO QUE SE LE DA A CADA DOCUMENTO

11. CONSULTA DE DOCUMENTOS
ES EL ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN PARA VER LA INFORMACIÓN QUE ALLÍ SE ENCUENTRA, LA NORMATIVIDAD NOS
DICE QUE CUALQUIER PERSONA PUEDE CONOCER ESTA INFORMACIÓN DESDE QUE NO SEA DE CARÁCTER PRIVADO,
DEBE HABER UNA PERSONA QUE ESTÉ A CARGO DELO ESTE ARCHIVO YA ES LA QUE DEFINE LOS REQUISITOS PARA LAS
CONSULTAS Y EL CONTROL DE ESTA DOCUMENTACIÓN

12. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
SON LAS MEDIDAS QUE SE ADOPTAN PARA GARANTIZARLE LA INTEGRIDAD A FÍSICA Y FUNCIONAL A LOS DOCUMENTOS,
SIN SER ALTERADOS SUS CONTENIDOS SIN IMPORTAR CUAL SEA, LA NORMATIVIDAD DICE QUE LOS ARCHIVOS DEBEN
ESTAR EN UN SITIO QUE TENGA UNAS CONDICIONES AMBIENTALES ACORDES A LAS NECESIDAD DE ESTOS.

13. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
ES LA SELECCIÓN QUE SE LE DEBE REALIZAR A LOS DOCUMENTOS EN CUALQUIER ETAPA DEL CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO, APOYÁNDONOS SIEMPRE EN LAS TRD Y TVD, LA TRD NOS HABLA SOBRE EL TIEMPO QUE CADA
DOCUMENTO DEBE HACER LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIAS Y DE ESTE MODO UTILIZANDO LAS
TRD Y TVD SE DECIDE SI SE DEBE CONSERVAR O ELIMINAR LA DOCUMENTACIÓN YA QUE NO ES NECESARIO
GUARDARLA SI YA HA PERDIDO SU VALOR PRIMARIO Y SECUNDARIO

14. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y SUS VALORES PRIMARIOS Y
SECUNDARIOS
ARCHIVO DE
GESTIÒN
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES
PRIMARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
ADMINISTRATIVO
FISCAL
CONTABLE
LEGAL
TECNICO
CULTURAL
INVESTIGATIVO
CIENTIFICO