El documento describe los protocolos y el funcionamiento de las líneas éticas de denuncia. Explica que son canales para que empleados, clientes y proveedores reporten irregularidades o situaciones que violen el código ético de una organización. También presenta dos casos detectados a través de una línea ética, uno involucra desvío de fondos por parte de un tesorero y el otro involucra acoso y desvío de inventario por parte de un gerente regional.

1. Línea ética de denuncia:
Protocolos de uso e investigación
Martin Ghirardotti (CEO RESGUARDA y Kreston)
John Milner (Socio Kreston KCSM)

2. 22
¿Qué es una línea de
denuncia?

3. 33
Es un canal de comunicación que se pone a
disposición para empleados, clientes,
proveedores, para reportar fraudes,
irregularidades y cualquier otra situación que
viole el código de ética de la organización y
afecte sus buenas prácticas y clima laboral.

4. 44
Esquema de canal de reportes
Directorio
Auditoria
Interna
Comité de
recepción
Gerencia 1 Gerencia 2 Gerencia 3 Gerencia 4
Irregularidades, asuntos de
RRHH y Mejoras en Procesos
Personal de la empresa (Operativo / Administrativo)
Clientes – Proveedores – Contratistas – Etc.

5. 55
¿Cómo funciona?

6. 66
Empleado – Proveedor - Cliente

7. 77
Contacta la
LINEA ETICA
El empleado que observa una
irregularidad se contacta con Linea
Ética, a través de los canales
habilitados a tal efecto.

8. 88
24 hs
La Línea Ética envía un reporte
detallando la situación denunciada
dentro del término convenido

9. 99
Canales de comunicación
De denuncias

10. 1100
Web
Fax
E-mail
Carta
Log-in con clave única solo para quien reporta (garantizando anonimato) con
posibilidad de seguimiento de la denuncia.
Entrevista Personal
Tel (0800 sin caller ID)

11. 1111
PROCESO
REPORTE
24
hs.
Comité Receptor
de la Empresa
Derivación al
sector
involucrado
RECEPCIÓN
Seguimiento
del
Reporte
Línea de denuncias – Sintesis de Funcionamiento

12. 1122
¿Qué se detecta?

13. 1133
Robo de efectivo
Discriminación
Sustracción de información
Robo de inventario
Acoso Laboral
Fraude Contable
Malos tratos
Abuso de poder
Corrupción
Acuerdo con proveedores
Beneficios a clientes
Venta de sustancias prohibidas

14. 1144
Casos detectados a través de la Línea Ética - 2014
Fraude
15%
RRHH
60%
Otros
25%
-Faltantes de Caja
- Robo de chequeras
- Robo de información
confidencial
- Falsificación de
información y documentos
internos
- Robo de inventario
- Acuerdos con proveedores
- Beneficios excesivos a
clientes
- Falsificación de
documentación interna
- Fallas de seguridad
- Observaciones de Higiene
- Fallas de calidad
- Mejoras en procesos
- Fallas de controles
internos
- Acoso laboral
- Acoso Sexual
- Malos tratos
- Presión desmedida
- Abuso de poder
- Favoritismo
- Discriminación

15. 1155
¿Cuáles son los efectos
de implementar una Línea
de Denuncias?

16. 1166
Las Compañías que cuentan
con líneas de denuncias
reducen el costo por
FRAUDE en un 60%*
(* estadísticas de ACFE)

17. 1177
Cómo se detecta el fraude s/ACFE en Sud y Centro
América

18. 1188
Origen de las denuncias (*)

19. 1199
¿Se modifican los controles después de sufrir fraudes? (*)

20. 2200
Aumenta la percepción que las
Disminuye la propensión a
cometer actos de fraude
acciones de fraude serán
detectadas

21. 2211
En general, el 90% de las
personas cometen
irregularidades solamente si
están seguras que no van a
ser detectadas

22. 2222
Aspectos prácticos

23. 2233
Aspecto 1:
Detección de eventos, brechas e
irregularidades de difícil detección para los
auditores a través de procedimientos
estándar.

24. 2244
Personal de
Operatoria visible: Supervisión
Operatoria normada
simple de controlar
Operatoria no visible:
Vulnerabilidades
conocidas solamente por
personal operativo

25. 2255
AI
AI
AI
AI
AI
AI
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
Mapa de Riesgos

26. 2266
Aspecto 2:
Elemento altamente disuasivo contra
irregularidades o hechos que se aparten
a los códigos de conducta de la empresa

27. 2277
Aspecto 3:
Elemento clave dentro de un esquema
práctico de control de fraude dentro de
una organización.

28. 2288
¿Cómo debe estar
configurada una
línea de denuncias?

29. 2299
¿Debe ser externa o
interna?

30. 3300
Hay varias ventajas
de una línea externa
por sobre una
interna

31. 3311
¿Por qué?

32. - Las mejores prácticas admiten que deben
ser externas
3322
- Mejor percepción del anonimato y la
confidencialidad e independencia
- Hay mas especialización y know how en
líneas externas
- En general la implementación de una
línea externa es mas económica
- Se observa mejor actividad

33. 3333
¿Quiénes debe
recibir las
denuncias dentro de
la empresa?

34. 3344
Se recomienda que
sea personal con
suficiente
independencia dentro
de la organización

35. 3355
Auditoria Interna
Capital Humano
Legales

36. 3366
Adicionalmente se
puede incluir un
director o miembros
del comité de
Auditoria

37. 3377
¿Cuáles son los
protocolos a
considerar en uso de
este canal?

38. 3388
1) Anonimato del
denunciante

39. 3399
2) Confidencialidad
de la información

40. 4400
3) Adecuada
respuesta a cada
denuncia

41. 4411
4) Calidad de
atención al
denunciante

42. 4422
5) Múltiples canales
de comunicación

43. 4433
Ahora veamos algunos
casos observados

44. 4444
Caso Nº1
Me gusta el casino…

45. 4455
Denuncia
“…El Sr. Emilio F va todos los días al
casino de la ciudad y me han comentado
que apuesta fuerte…”
“…la verdad es que no sé en que anda
pero veo que esto afecta sus horarios
de ingreso…”
“…llega todos los días tarde y eso
perjudica el horario de sus
compañeros…”

46. 4466
1) El Sr. Emilio F va todos los días al
casino de la ciudad
2)apuesta fuerte
3) esto afecta sus horarios de ingreso
4) llega todos los días tarde
5) perjudica el horario de sus compañero
6) Emilio F. es tesorero de la
empresa,
Datos

47. 4477
Sin embargo la
empresa que hizo…

48. 4488
Acciones
- Control horario mas riguroso
- Sanción al sujeto por sus sucesivas
llegadas fuera de horario
- Se confeccionó una norma de rrhh
vinculada con los horarios de ingreso
del personal

49. 4499
Pero que sucedía
detrás de todo esto?

50. 5500
El tesorero mantenía control absoluto
sobre la registración de las
cobranzas, el destino de las
mismas y a su vez era el encargado
en confeccionar la conciliación
bancaria.

51. 5511
- Desvío de cobranzas
- Registro falso de depósitos
- Falsificación de extractos
bancarios
- Falsificación de registros
contables

52. 5522
Perjuicio
- Desvíos mensuales de aproximadamente USD
20.000 con un total de USD 480.000
- La operatoria quedaba registrada como una
partida pendiente en la conciliación bancaria
que el tesorero controlaba
- El hecho se venia realizando desde hace mas de
26 meses
- En la investigación se encontró un cuaderno en
donde se registraban “Prestamos a la empresa”

53. 5533
Y como se detectó?

54. 5544
- La denuncia había sido gestionada originalmente
por Capital Humano, quienes se centraron en
los horarios del denunciado
- Un Director solicitó a un auditor que revise
se consideraba adecuada la gestión de los casos
de la línea ética
- al auditor le llamó la atención la poca
importancia en relación a los hábitos al
juego del tesorero e inicio una revisión en el
área
- Al revisar la conciliación bancaria
salieron a la luz una cantidad de hechos sin
justificación por parte del tesorero

55. 5555
Caso Nº2
La operatoria repetida

56. 5566
Denuncia
“…Miren.. estoy en la sucursal 9 de la
empresa XX y no soportamos mas al Gerente
Regional…”
“…desde que llegó a esta sucursal ha estado
molestando a todas las empleadas e
insinúa que si no salimos con él vamos a
terminar en la calle…”
“…esto se repite a diario y vemos que
también maneja el stock de la tienda a su
antojo acomodando las ofertas de la
semana …”

57. 5577
1) El gerente regional no es soportado
2) Insinuación de acoso a empleadas
3) Potencial manejo irregular del stock,
“acomodando ofertas”
Datos

58. 5588
Acciones
- Dado el grado de seriedad de los temas
denunciados, se inició una investigación
conjuntamente con Capital Humano y Legales.
- Los drivers de investigación fueron:
. Análisis de inventarios
. Análisis de manejo de ofertas
. Acoso indecente a empleadas
- Asimismo se analizaron antecedentes
operativos y de gestión de personal del
gerente denunciado

59. 5599
Pero que sucedía detrás de
todo esto?

60. 6600
El Gerente ajustaba el inventario a
gusto conforme ventas “No
declaradas” que realizaba a espaldas
del resto de los empleados.
A su vez las ofertas semanales eran
facturadas en su totalidad los
primeros días de su aparición, las
cuales eran adquiridas por el propio
Gerente que posteriormente revendía
por internet.

61. 6611
Perjuicio
- Desvíos anuales totales de usd 350.000
- Dado que la compañía estaba regionalizada a
nivel nacional esta operatoria se había
multiplicado por cada sucursal en donde había
trabajado el gerente
- El hecho se venia realizando desde hace mas de
24 meses
- Varias empleadas habían renunciado a causa de
presiones desmedidas del gerente.
- La empresa sufrió acciones legales por causas
relacionadas al mal ambiente de trabajo.

62. 6622
Finalmente
- El caso no fue judicializado dado que el
Gerente confesó el hecho y planteó un plan de
remediación del perjuicio documentado.
- Hubo otras investigaciones por casos similares
en otras sucursales.
- La Empresa asumió formalmente un plan de
prevención y una campaña contra cualquier tipo
de discriminación interna.
- El Gerente fue desvinculado de la
organización.

63. 6633
Muchas gracias por
acompañarnos
Preguntas o dudas?
Martin Ghirardotti: mghirardotti@llyasoc.com.ar
John Milner: jmilner@kcsm.mx