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  1. 1. República de Panamá Dirección General de Contrataciones Públicas MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOSMEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁA LOS HABITANTES DE PANAMÁ ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS Febrero de 2009
  2. 2. Dirección General: Edilberto Ruiz Miró Elaboración del Documento Dirección General de Contrataciones Públicas Banco Mundial Revisión y edición de diagramación: Marissa Echevers Francia de Rojas Fotografías: Cortesía de la Autoridad de Turismo de Panamá DGCP Diagramación: Studio F&Y Mejor Provisión de Servicios a Los Habitantes de Panamá. Estrategia para la reforma del sistema nacional de adquisiciones públicas. Febrero de 2009
  3. 3. ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS Este documento contiene el Plan Estratégico del Gobierno de Panamá para la reforma estructural y la modernización del sistema de adquisiciones en el país. Este Plan Estratégico es producto del avance del sistema de adquisiciones en los últimos años. Las dinámi- cas alcanzadas y la capacidad institucional que hemos desarrollado nos han dado la experticia y la confianza para avanzar hacia un sistema nacional de adquisiciones que pueda tener máximo de impacto en la produc- tividad y la gobernabilidad, así como en los servicios para los ciudadanos. Este Plan tiene en cuenta la más reconocida experiencia disponible en todo el mundo. Está basado en la convicción de que un buen sistema de adquisiciones exige la activa participación de todos los involucrados, sistemas efectivos y políticas relevantes, y no solamente un marco legal o regulatorio. También se basa en los principios medulares internacionalmente reconocidos para las adquisiciones públicas: transparencia, competencia y uso óptimo de recursos con la mejor relación costo-calidad en favor de la comunidad. Este Plan posicionará a Panamá en la vanguardia de los sistemas de adquisiciones, no solo en el contexto de América Latina, sino a nivel internacional, en consonancia con los objetivos de desarrollo nacional y de fortalecimiento de la economía que todos los panameños estamos construyendo juntos. PresentaciónPresentación 1
  4. 4. 6 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ El Gobierno está convencido de que una clave para el fortalecimiento de la administración pú- blica en Panamá es garantizar que el sistema de adquisiciones públicas sea efectivo, estratégico y confiable.
  5. 5. Las comunidades que más valoran a sus gobiernos son aquellas servidas por administraciones públicas que logran transformar con eficacia la visión política y las prioridades sociales en programas con excelente ejecución que benefician a amplios sectores de la población. El Gobierno está convencido de que ese es el papel central de la administración pública: reforzar el valor de los servicios brindados a la comunidad, mediante una toma de decisiones más informada, una prestación eficiente de los servicios y altos niveles de transparencia, que estimulen la plena confianza del público El papel del Sistema de Adquisiciones del Sector Público (también llamado Sistema Nacional de Contra- tación Pública) es convertir eficientemente el presupuesto en bienes, obras y servicios para la comunidad. En Panamá, las adquisiciones públicas responden por el 17% del Producto Interno Bruto (PIB) y por más de un tercio de todos los gastos del Gobierno. Las adquisiciones públicas son el principal instrumento del Gobierno para brindarle servicios públicos y bienes a la sociedad. Sin embargo, el Gobierno reconoce que por muchos años la práctica administrativa de Panamá no ha vin- culado sólidamente los planes de desarrollo con el presupuesto y con los procesos de gasto, especialmente mediante adquisiciones. Esto ha tenido como consecuencia retrasos en los procesos de adquisición y falta de ejecución de una parte sustancial del presupuesto de inversión cada año. Es necesario lograr que la Planificación Estratégica y las prioridades nacionales se conviertan de manera más efectiva en beneficios para la comunidad. Se necesita un fortalecimiento de la administración pública que garantice que los presupuestos sean correctamente definidos y autorizados para la ejecución de los proyectos y programas seleccionados, los cuales a su vez deben estar ligados a los planes de las entidades y de las prioridades de política. El Gobierno está convencido de que una clave para el fortalecimiento de la administración pública en Pa- namá es garantizar que el sistema de adquisiciones públicas sea efectivo, estratégico y confiable, y que esté involucrado con todas las etapas de desarrollo de los servicios y su prestación oportuna. Cuando los procesos de adquisición son débiles, las prioridades del Gobierno y las de la comunidad no son atendidas, la gobernabilidad se empobrece y la confianza pública se ve afectada. Sin una estrategia de planifica- ción de adquisiciones no puede haber planificación y control del presupuesto ni una administración eficiente. Una nueva visiónUna nueva visión de las adquisiciones públicas2
  6. 6. MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ 8 Estos problemas son comúnmente observados en nuestro país, tanto a nivel nacional como regional, y el gobierno ha iniciado sustanciales reformas para solucionarlos. Un paso importante ha sido el desarrollo de una nueva legislación de adquisiciones y contratación pública. Este ha sido el cimiento para una administración de adquisiciones más sólida y para un fortalecimiento de la rendición de cuentas y la transparencia de las adquisiciones. De similar importancia ha sido la creación de una agencia de adquisiciones separada –la Dirección General de Contratación Pública (DGCP)–, con la misión de convertir las adquisiciones públicas de Panamá en una función efectiva y estratégica con be- neficios sustanciales para la productividad y la gobernabilidad. La Dirección General de Contrataciones Públicas ha comenzado a proporcionar liderazgo y orientación a la administración de adquisiciones en el sector público panameño. Estas iniciativas han sido bien recibidas por el sector privado y conducirán a aumentar la transparencia para la comunidad en general. El gobierno está buscando consolidar esas iniciativas mediante el presente Plan Estratégico. La experien- cia internacional indica que las reformas legislativas e institucionales son apenas el comienzo. Para que el sistema de adquisiciones llegue a ser totalmente efectivo es importante que las funciones de la Dirección General de Contrataciones Públicas estén apoyadas por sistemas adecuados, mejoramiento de procesos, tecnología y alta experticia. Este Plan traza una nueva fase para el desarrollo de la contratación pública en Panamá, que redundará en beneficios significativos para el desarrollo económico y el bienestar de la comunidad, y para el afianzamien- to de la reputación de la administración pública panameña. 8
  7. 7. El Gobierno considera que en la reforma de las adquisiciones públicas hay muchas lecciones que ya han sido aprendidas por otros países que tienen una buena gestión en este campo y que pueden ser invaluables para configurar las nuevas orientaciones para Panamá. Los gobiernos alrededor del planeta están reconociendo cada vez más la importancia de las adquisiciones públicas en la provisión de servicios para la comunidad y la generación de beneficios económicos. Los avances internacionales le han dado gran impulso a reformas en las adquisiciones desde distintos ángulos, como ha ocurrido con la creación del Acuerdo General sobre Aranceles Aduaneros y Comercio (GATT) y la Organización Mundial para el Comercio (WTO), el surgimiento de organizaciones no gubernamentales como Transparencia Internacional y la emergencia de los grandes acuerdos de comercio como la Unión Europea y en nuestro continente, el NAFTA, MERCOSUR, CARICOM y el Mercado Común Centro- americano. Numerosas iniciativas han sido abordadas en la comunidad internacional para fortalecer el desempeño de las adquisiciones. Entre ellas se han incluido la especialización y profesionalización de las oficinas de ad- quisiciones, la estandarización de procesos y documentos, el desarrollo de nuevos mecanismos de compra como los Convenios Marco, la incorporación de las tecnologías informáticas, el uso de la información producida por el sistema para conocer y aprovechar mejor el mercado y apalancar al gobierno dentro de él, una sólida rendición de cuentas e integración de la planificación de los gobiernos nacional y regionales con los procesos de desarrollo presupuestal. Ha habido también reformas en los métodos y procesos. El cumplimiento de los objetivos finales del presupuesto ahora involucra la identificación y selección de soluciones óptimas, como escoger entre arren- damiento o compra, o como establecer asociaciones entre el sector público y el privado, acuerdos sobre niveles de servicio (Service Level Agreements), apalancamiento de procesos para el conjunto de un sector, evaluación y monitoreo comparado de desempeño, etc. Todos estos son elementos nuevos en el ámbito de las adquisiciones públicas, que se están volviendo cada vez más complejas. La experiencia internacional muestra que una buena o mala selección de las opciones de adquisición puede significar una diferencia de hasta 500% o aún más en el costo-beneficio de los resultados para la comunidad. En respuesta a la necesidad por incrementar la productividad y capacidad de respuesta de los gobiernos en todo el mundo, se ha dado una tendencia de la gestión por alejarse del enfoque reglamentarista y el detalle La ExperienciaLa Experiencia Internacional3
  8. 8. 10 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ FIGURA 1. Tendencias Internacionales en el Manejo de Adquisiciones. de los procesos y acercarse a una perspectiva que valora los resultados y el impacto en la comunidad, como se ilustra en la Figura 1. Esta tendencia ha estado cambiando el modo como las adquisiciones públicas son realizadas en las mejo- res administraciones públicas del mundo. Los funcionarios de adquisiciones ahora requieren estar mucho más calificados y tener un sólido soporte de sistemas de gestión y tecnología. Esta orientación hacia un mejor desempeño y hacia resultados eficientemente obtenidos está exigiendo que la toma de decisiones se asiente en gestión basada en conocimientos especializados e información más bien que en procesos detallados y en controles. En los países en que la única función directiva central en adquisiciones ha sido el marco legal, es común que cada organismo haya desarrollado sus propios procedimientos, a menudo con diversidad de interpre- taciones de la legislación y con diferencias en la documentación específica, términos y condiciones de los contratos y modalidades de reporte. Estas tendencias diversas han minado la calidad de la planificación estratégica y presupuestal, han reducido la capacidad del sector privado para entender los procesos guber- namentales y han menguado la transparencia y la eficiencia. Dentro de un ambiente descoordinado como éste, muchas oportunidades de eficiencia se pierden y los riesgos de corrupción aumentan. La Tabla 1 muestra algunas de las tendencias más relevantes en el plano internacional. Nótese que las polí- ticas esenciales se plantean objetivos de eficiencia, efectividad y promoción del desarrollo nacional, que las orientaciones tienden a ser centralizadas y estandarizadas y que la gestión suele ser descentralizada. Para abordar estas cuestiones, un importante desarrollo en el plano internacional ha sido el abordaje de re- formas institucionales que han promovido la creación de agencias centrales de adquisiciones. Éstas tienen el propósito de establecer la unidad de acción y orientar el sistema en su conjunto. Pautas de gobernabilidad Procesos Desempeño conformidad con las regulaciones e conformidad con las regulaciones ocesos Desempe conformidad con las regulaciones
  9. 9. 11 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS TABLA 1. Comparación entre Distintas Modalidades de Dirección, Legislación, Control y Gestión en el campo de las Adquisiciones Públicas en Países Seleccionados Australia (Nacional) • Gestión de contra- tos descentralizada y delegada • Desarrollo de contratos descen- tralizado • Rendición de cuen- tas descentralizada Canadá • Gestión de contra- tos descentralizada • Algunos contratos centralizados • Desarrollo de contratos descen- tralizado • Rendición de cuen- tas descentralizada Hong Kong • Gestión y desarro- llo de contratos centralizada Singapur • Gestión y desarro- llo de contratos delegados Reino Unido • Gestión y desarro- llo de contratos descentralizados • Algunos contratos centralizados • Rendición de cuen- tas descentralizada EE.UU. • Value for Money • Competencia • Rendición de cuen- tas y transparencia • Eficiencia, efectivi- dad • Ética • Desarrollo de la Industria • Mejor valor por toda la vida • Eficiencia • Acceso, Imparciali- dad • Competencia • Transparencia • Desarrollo de Industria • Value for money • Sinceridad • Competencia • Value for Money • Imparcialidad • Sinceridad • Competitividad • Value for money • Competencia • Consistencia • Eficiencia • Efectividad • Bienes y servicios más beneficiosos • Competencia • Desarrollo de la industria justo y transparente • Financial Management & Accountability Act 1997: le da fuerza a las líneas directivas para adquisiciones y a las instrucciones del Titular de cada entidad. No establece procesos en detalle • Regulaciones bajo la ley de Administración Financiera. Enfoque en políticas de contrata- ción y no en procesos operativos • La Junta de Tesorería define la política de contratación y líneas directivas • Junta Directiva Central de Licitaciones • Líneas directivas y reglas del Ministerio de Finanzas • La Oficina de Comercio del Gobierno (Oficina de Hacienda) define las directivas sobre mejores prácticas y las reglas de procedi- miento • Las Regulaciones de Adquisiciones Federa- les son guiadas por los procesos • Políticas básicas centra- les • Auditoria y seguimiento central • Legislación y regulación central • Liderazgo y planificación central • Plataforma de adquisicio- nes electrónicas central • Políticas básicas centra- les • Auditoria y seguimiento central • Liderazgo y planificación central • Plataforma de adquisicio- nes electrónicas central • Políticas básicas centra- les • Auditoria y seguimiento central • Liderazgo y planificación central • Plataforma de adqui- siciones electrónicas central • Políticas básicas centra- les • Auditoria y seguimiento central • Liderazgo y planificación central • Plataforma de adqui- siciones electrónicas central • Políticas básicas centra- les • Auditoria y seguimiento central • Liderazgo y planificación central • Plataforma de adquisicio- nes electrónicas central • Políticas básicas centra- les • Auditoria y seguimiento central • Liderazgo y planificación central • Plataforma central de ad- quisiciones electrónicas • Algunos contratos centralizados • Catálogo electróni- co centralizado • Delegación sustan- cial PAIS POLÍTICAS ESENCIALES LEGISLACIÓN CONTROL GESTIÓN
  10. 10. MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ 12 El Gobierno ha reconocido la necesidad de este rol especializado y ha creado la Dirección General de Contrataciones Públicas para guiar la introducción de las mejores prácticas de adquisiciones dentro de la administración pública panameña. Para este Plan Estratégico, la Dirección General de Contrataciones Públicas tendrá el rol principal en la coordinación, de establecimiento de procedimientos y estándares, y de administración y supervisión de las varias otras iniciativas a seguir.
  11. 11. Como se acaba de mencionar, el Gobierno ha dado ya dos grandes pasos consistentes con las mejores prácticas internacionales para la reforma de las adquisiciones públicas: la reforma a la ley de contratación y el fortalecimiento institucional. Estos pasos han provisto las bases para la modernización de las adquisi- ciones y de la gestión pública. La Dirección General de Contratación Pública, como nueva agencia central de adquisiciones, proporciona, por primera vez, un mecanismo para estandarizar los procesos de adquisi- ciones, implementar los sistemas de información, fortalecer el buen gobierno de los contratos y ocuparse de la planificación de las adquisiciones para darle soporte a la ejecución del presupuesto y la realización del Plan Nacional de Desarrollo. Esas dos bases son el soporte esencial del Plan Estratégico para las Adquisiciones Públicas en Panamá. Sus objetivos son lograr eficiencia y agilidad en la provisión de bienes y servicios a los ciudadanos, lograr alta eficacia e impacto al menor costo posible y promover el desarrollo equilibrado y sólido de la economía nacional en todo el territorio. Por esta vía, mejorar la calidad de gobierno y con ella el nivel de vida de los habitantes de Panamá y la solidez de su economía. Los principios que rigen este Plan Estratégico son, esencialmente: garantizar plena transparencia a todos los actores que participan en las adquisiciones y a la comunidad; promover la competencia de manera que siempre los ciudadanos tengan acceso a los mejores servicios y se incremente sustancialmente el número de proveedores del Estado; combatir decididamente la corrupción, eliminar crecientemente los riesgos de que se presente y lograr un comportamiento ético de todos los participantes en los procesos de adquisi- ción. El Plan Estratégico requerirá que la contratación pública esté más orientada hacia las necesidades del desa- rrollo económico y social del país, las tendencias del mercado y la participación de la sociedad. El sistema de adquisiciones proveerá las metodologías, la información y los controles que de manera más efectiva vinculen la gestión del presupuesto con los servicios a la comunidad. Este Plan Estratégico garantizará que los procesos de planificación se establezcan para asegurar que las adquisiciones estén coordinadas y alineadas con los procesos presupuestales. La coordinación de procesos también será establecida para asegurar que las dependencias del Gobierno puedan combinar entre si sus compras para ahorrar millones de Balboas cada año. Un Plan EstratégicoUn Plan Estratégico para las Adquisiciones Públicas en Panamá4
  12. 12. 14 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ Este Plan Estratégico permitirá establecer nuevos procesos de adquisiciones que se basarán en procedi- mientos comunes de todas las entidades realizados con documentación estándar. Este hecho fortalecerá la transparencia y la eficiencia, y racionalizará la gestión de proyectos y la prestación de servicios a la comuni- dad. Se espera que tan solo la implementación de los nuevos sistemas basados en información ahorre cerca de 45 millones de Balboas cada año, por mejores precios y procesos más eficientes. Será establecido un sistema de seguimiento y evaluación mucho más firme, que fortalecerá la rendición de cuentas así como el buen desempeño de la función de adquisiciones. El marco básico mediante el cual este Plan Estratégico proveerá los resultados descritos se presenta en la Figura 2. Al plantear este marco, el Gobierno ha identificado que el éxito del Plan exige disponer de funcionarios con sólidos conocimientos especializados. Una lección muy importante de la experiencia internacional es que la experticia en adquisiciones debe ir mucho más allá del conocimiento de la legislación sobre contra- tación pública. La administración eficiente y eficaz de la función de adquisiciones requiere conocimiento y dominio de muchos temas, como gestión de riesgo, optimización de soluciones, relación calidad-precio, mercados, incentivos, planificación y evaluación. Figura 2. Plan Estratégico para las Adquisiciones Públicas en Panamá. Capacitación y acreditación Acreditación de oficinas estándares profesionales Seguimiento y evaluación Rendición de cuentas Indicadores en línea Control eficiente invisible Planificación y presupuesto planes de adquisiciones coordinación con el presupuesto Estandarización • Procesos estándar • Documentos estándar • Codificación y catálogo estándar Información • Procesos estándar Uso de la tecnología informática • Producción y uso de información Apalancamiento en el mercado • Mejort uso de mecanismos de adquisición • Convenios marcos ÁREA ESTRATÉGICA
  13. 13. 15 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS Este Plan Estratégico modernizará las adquisiciones públicas y convertirá a Panamá en un líder de la admi- nistración pública en América Latina Para implementar este Plan, han sido definidas seis áreas claves de reforma. Estos desarrollos no serán la culminación de la reforma del sistema de adquisiciones y la contratación pública sino más bien el comienzo de un proceso indefinido de mejoramiento continuo. 4.1. Tecnología de Información y Uso de la Información El Gobierno reconoce que en Panamá los procesos de adquisiciones públicas de corte tradicional no proveen información útil sobre su desempeño, resultado e impacto. Por esta razón, el Gobierno está com- prometido en continuar la introducción de nueva tecnología en este campo y para el efecto está siendo diseñado ya un sistema de adquisiciones electrónicas (e-adquisiciones). La tecnología informática y una estrategia sólida para el uso de la información automatizarán muchos de los procesos más rutinarios de las adquisiciones y lograrán que la toma de decisiones informada sea una realidad para las adquisiciones del sector público. La tecnología de la información también permitirá abordar la mayoría de los requerimientos de seguimiento y evaluación necesarios para tener un sistema de adquisiciones efectivo y para fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas. Esta tecnología también incrementará la competencia y reducirá los costos. La tecnología es esencial en las adquisiciones para que sea eficaz el proceso de planificación. Conservar un sistema de administración de información en papel significaría que la información de gestión estratégica y los correspondientes análisis jamás serían fácilmente disponibles y que las opciones de reforma e introduc- ción de nuevos métodos de adquisiciones serían difíciles. Las nuevas modalidades de adquisición, como los Convenios Marco, son imposibles de administrar sin ayuda de la tecnología. El buen gobierno se ve significativamente fortalecido por la propagación y el uso de tecnología de adquisiciones e información. El Anexo 1 muestra las características y alcance de las adquisiciones electrónicas y el Anexo 2 identifica los aspectos esenciales de las licitaciones con apoyo electrónico. La Dirección General de Contrataciones Públicas será responsable de la implementación de las adquisiciones electrónicas en todos los ámbitos del Gobierno. Este proceso será por etapas e ini- cialmente concentrado en un servicio de información con facilidades para el registro y monitoreo de proveedores y capacidad de descargar documentos de licitación, cargar propuestas de proveedo- res, realizar compras por catálogo y administrar Convenios Marco. Habrá un sistema completo de licitación electrónica en el cual se publicarán oportunidades, se realizarán las descargas y cargas de documentos de licitaciones (incluyendo una urna electrónica segura para almacenarlos), se brindará apoyo a los procesos de evaluación de propuestas y paralelamente se generará la información reque- rida para propósitos de análisis y evaluación. Parte de este proceso será la implementación en línea de documentos estándar para la formulación de pliegos de licitación, presentación de propuestas, la definición de criterios de evaluación y la elaboración de contratos.
  14. 14. 16 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ También será desarrollado un Sistema de Información para la Administración de Adquisiciones, incluyen- do capacidades de seguimiento y evaluación, flujos de administración y controles de proceso. El plan de implementación de la estrategia de adquisiciones electrónicas incluye los aspectos siguientes, que ya se están desarrollando: Marco: - Acceso electrónico a políticas de adquisiciones, regulaciones y guías de procedimiento. - Integración con el proceso presupuestal. • Desarrollo de capacidades: - Capacitación en línea para proveedores. • Registro: - Registro electrónico de proveedores con inscripción única, la cual permite recibir avisos e infor- mación personalizada. - Registro electrónico de compradores. • Preparación y publicidad: - Planificación de adquisiciones. - Preparación de proyectos. - Aviso anticipado mediante notificación electrónica sobre licitaciones y planes de adquisiciones relativos a licitaciones actualmente en preparación en entidades públicas. - Publicación en línea de todas las oportunidades de licitación y adjudicaciones. - Rastreo y actualización de posibles proponentes. - Documentos estandarizados de licitación en línea. • Selección de proveedores: - Descarga de documentos de licitación, enmiendas y dibujos técnicos electrónicos incluido acceso abierto. - Recibo y respuesta a preguntas (de compradores y proveedores). - Carga de documentos de licitación de proveedores con transmisión segura, almacenamiento se- guro y acuse de recibo. • Manejo de contratos - Seguimiento y evaluación de procesos. - Archivo de contratos con capacidad de búsqueda por parte del público. - Coordinación e intercambio de archivos para ser evaluados - Pagos electrónicos. - Convenios marco electrónicos con capacidad de recibir órdenes de compra.
  15. 15. 17 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS El plan de implementación de adquisiciones electrónicas incluirá: - Entrenamiento para proveedores y compradores - Ajustes normativos - Estandarización de procedimientos y documentos - Acceso público al sistema de adquisiciones para fortalecer la transparencia - Realización en línea de los procesos de adquisición (e-licitaciones, e-adquisiciones menores, e- Convenios Marco). El desarrollo de las adquisiciones gubernamentales electrónicas automáticamente promoverá reformas como el uso de documentos estándar y la adopción de procesos estandarizados, pero no intervendrá en la toma de decisiones de adquisición de las entidades públicas individuales. Los ahorros generados por el desarrollo tecnológico y el aprovechamiento de la información producida se estiman en más de 40 millones de Balboas por año. La implementación se extenderá por tres años. 4.2. Estandarización de procesos y de documentos El Gobierno es consciente de la falta de consistencia entre las entidades gubernamentales –y aún dentro de una misma entidad– de los procesos de contratación, los registros, las formas y la documentación. Esta heterogenei- dad tiene un impacto enorme en la pérdida de transparencia, eficiencia e impacto de las adquisiciones guberna- mentales e incrementa el tiempo y los costos que los proveedores deben enfrentar cuando participan en ellas. Durante años, cada entidad ha definido sus propias regulaciones de adquisiciones, utilizando sus instru- mentos particulares y sus propias formas de adquirir. Este es uno de los obstáculos más importantes a la modernización de las adquisiciones y también impone una pesada carga sobre los proveedores. La estandarización de los procesos de adquisiciones tiene un significativo impacto sobre la transparencia, el seguimiento y evaluación, la capacidad administrativa, la competencia y la eficiencia y efectividad de muchos procesos. Existen muchos niveles en los cuales el Gobierno estandarizará las adquisiciones, inclu- yendo los siguientes: - Estándares de documentos (pliegos) de licitación. - Estándares de términos y condiciones de los contratos. - Estándares de plantillas y formas usadas para las licitaciones. - Estándares de Procesos. - Estándares de códigos y clasificaciones de bienes y servicios. - Estándares de vocabulario de adquisiciones. - Estándares de informes (con posibilidades de personalización). - Estándares de acreditación para adquisiciones. - Códigos de conducta comunes.
  16. 16. 18 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ En estas áreas se seguirán unos principios simples y claros que puedan ser fácilmente desarrollados. En algunos casos se utilizará el soporte de especialistas. El Gobierno es consciente de la prioridad que debe tener la inclusión de estos asuntos en el centro del escenario político y que sean plenamente definidos y establecidos para todo el Gobierno. La Dirección General de Contrataciones Públicas desarrollará, con carácter de urgencia, las políticas relativas a este ám- bito. En cuanto sea posible, la Dirección General de Contrataciones Públicas garantizará que las opciones adoptadas en Panamá sean compatibles con los estándares internacionales. 4.3. Apalancamiento del Gobierno en el mercado Esta reforma proveerá los sistemas y regulaciones que habiliten a las entidades para apalancar el poder de com- pra del Gobierno, con el propósito de obtener precios más bajos y la mejor relación costo-calidad, con proce- sos más ágiles para acelerar la prestación de servicios a la comunidad. Una de las principales características del Sector Públi- co es su poder de compra. Se trata de un potencial que puede ser aprovechado o desaprovechado. Cuando se crean mecanismos de agregación y direccionamiento de la demanda pública, ese gran volumen de adquisiciones se convierte en una capacidad enorme. En nuestro país, sin embargo, ésta a menudo es dilapidada por las entida- des gubernamentales individuales que se encargan de las adquisiciones sin ninguna referencia a las iniciativas de adquisición que se están llevando a cabo en otras partes del gobierno. Además de ser ineficiente, esta fragmenta- ción reduce la transparencia y aumenta sustancialmente los riesgos de corrupción. La fragmentación elimina la capacidad del Gobierno para promover empresas gran- des y pequeñas y para equilibrar la distribución de la economía entre las diferentes regiones del país. La eco- nomía de Panamá necesita este apoyo urgentemente, ya que es fuerte en servicios y comercio, pero débil en ca- pacidad productiva. Además, las actividades económicas dinámicas están concentradas en el corredor del canal, mientras que el resto del país permanece sin motores de crecimiento significativos.
  17. 17. 19 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS Los Convenios Marco, recientemente introducidos en Panamá, están diseñados para solucionar este y otros problemas. Esta forma de contratación es una respuesta efectiva a la necesidad de un mejor desem- peño de la gestión y es ampliamente utilizada en muchos otros países. En esencia, los Convenios Marco serán el instrumento principal de adquisición cuando su objeto son bienes o servicios de uso común en un gran número de entidades públicas (como artículos de oficina, me- dicamentos, vehículos o suministro de combustibles). El Anexo 3 contiene un análisis de las características de los Convenios Marco en la experiencia mundial, cuyas lecciones serán aprovechadas para su desarrollo en el país. Los Convenios Marco involucrarán tres fases: - Un proceso de preparación para definir las condiciones de agregación de la demanda. - Una licitación para seleccionar un grupo de proveedores de los bienes y servicios involucrados durante un período determinado. - Un mecanismo para el envío de órdenes de compra u órdenes de servicios a dichos proveedores por todas las Entidades participantes. Entre las ventajas de los Convenios Marco, se incluyen las siguientes: Baja en los precios de contratación: - Agregación de la demanda y rendimientos a escala, y - Mayores volúmenes y mayor certeza para los proveedores, lo cual permite mejorar su planificación de inventarios. Reducción en los costos de proceso: - Muchas órdenes de compra por un largo período en un solo proceso contractual, y - Bajos costos de manejo de los contratos u órdenes de compra. Reducción del tiempo de adquisición: - Los Convenios Marco pueden eliminar la mayor parte del tiempo gastado en licitaciones gracias a las compras múltiples. - El convenio marco puede ser establecido desde antes que comience el año presupuestal y empezar a ejecutarse el primer día de éste. Posibilidad de usarse para promover el desarrollo regional: - Mejora la oferta en áreas remotas. - Estimula la inversión en zonas de más bajo desarrollo relativo.
  18. 18. 20 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ Mejoría de la atención de emergencias y adquisiciones urgentes: - Acceso inmediato a los bienes y servicios incluidos. - Precios competitivos. Mejoramiento del buen gobierno: - Los elementos de centralización implícitos en los Convenios Marco permiten establecer unos controles y supervisión de Gobierno considerablemente más fuertes, y una reducción de la discre- cionalidad, del contacto con los proveedores y de los riesgos de corrupción oficial. - La estandarización del proceso implícita en los Convenios Marco fortalece el potencial para apli- caciones tecnológicas, con muchos beneficios en términos de supervisión, manejo de información y eficiencia. Los ahorros esperados se estiman en 20 millones de Balboas por año, solamente por reducción de precios. Como parte del Plan Estratégico del Gobierno, la aplicación de los Convenios Marco será ampliamente extendida en Panamá. La Dirección General de Contrataciones Públicas ordenará su uso y vigilará su aca- tamiento. 4.4. Acreditación, Profesionalización y Experticia El Gobierno es consciente de que un requisito de esta reforma es contar con especialistas que tengan eleva- dos conocimientos y experticia, para que el sistema de adquisiciones aborde las responsabilidades descritas y sea un instrumento de transformación efectiva de los presupuestos en resultados para la comunidad. En el pasado, las adquisiciones eran una tarea simple, y con excepción de cierto conocimiento legal, no se requería de una experticia especial. Por esta razón, por muchos años los operadores de las adquisiciones en nuestro país no han sido reconocidos como especialistas. Hoy en día, la capacidad de los funcionarios de adquisiciones para desempeñarse con altos niveles de competencia e integridad es una exigencia insoslaya- ble de una administración efectiva. Un sistema que busque mejores resultados, y proporcione la flexibilidad necesaria para lograrlo, requiere mucho más de sus funcionarios que la simple conformidad con los proce- sos. Dichos funcionarios deben ser educados en los nuevos principios de adquisiciones, en las políticas y en las técnicas aplicables en su respectivo nivel jerárquico. Además, deben ser sensibles a los ambientes de negocios y a los entornos comunitarios en que operan. Por estas razones, el Gobierno pondrá en funcionamiento un sistema de acreditación de los funciona- rios de adquisiciones mediante el cual formalmente reconocerá sus niveles de habilidad y experticia. Este sistema de acreditación será basado en competencias. Bajo esta orientación, no habrá un único nivel de entrenamiento para los especialistas en adquisiciones, sino más bien una estrategia de obtención de títulos, como es común a muchas otras profesiones. La mayoría de los funcionarios requerirán solamente un ni- vel básico de acreditación (PF1) correspondiente a responsabilidades de adquisiciones básicas, como por
  19. 19. 21 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS ejemplo artículos de oficina. Para adquisiciones más complejas y adquisiciones estratégicas de alto riesgo se necesitarán niveles de calificación sucesivamente más altos (PF2, PF3). Bajo este enfoque de competen- cias, la experiencia que ya existe podrá ser reconocida, incluso cuando no exista una calificación formal. La Figura 3 muestra el marco previsto. La capacidad de adquisición dentro de cada entidad será también usada como base de la acreditación de nivel de las ofi- cinas de adquisición del sector público. Los niveles de acreditación determinarán un umbral con actividades permitidas a cada entidad, por encima del cual deberá emplear experticia adicional para involu- crarse en una adquisición que sea supe- rior a su nivel de acreditación. La Dirección General de Contrataciones Públicas contratará un especialista en Recursos Humanos para desarrollar esta política y sus respectivos reglamentos, así como un programa de capacitación en asociación con una o más instituciones educativas. El modelo de acreditación de oficinas de adquisiciones se basará en una lista de requisitos para cada nivel que pemita que cada oficina se auto-clasifique, sin perjuicio de que ésta sea revisada por un sistema de evaluación externa. La acreditación será transparente al público y por tanto masivamente difundida. 4.5. La Planificación de Adquisiciones y el Proceso del Presupuesto Un componente crítico de esta reforma es institucionalizar la planificación de las adquisiciones y alinearlas firmemente con el proceso presupuestal. Sin planificación de las adquisiciones y un vínculo muy cercano con el presupuesto (tanto nacional como propio de las entidades) la rendición de cuentas por costos y tiempos se ve seriamente reducida. Sin estos planes y vínculos, la formulación y manejo del presupuesto es significativamente más difícil y la planificación estratégica pierde relevancia. Al mismo tiempo, los pro- veedores no obtienen señales oportunas y claras para preparar su capacidad y sus ofertas. Una de las reformas más importantes será asegurar que la gestión de las adquisiciones y la administración financiera estén más estrechamente relacionadas de modo que garanticen una efectiva y oportuna presta- ción de servicios a la comunidad. Esto también requerirá que los planes del Gobierno Nacional y de los organismos sean más rigurosos y transparentemente interconectados con los programas y proyectos que convierten los planes en resultados para la comunidad. ADQUISICIONES SIMPLES * CONTRATACIONES VERBALES O ESCRITOS ADQUISICIONES COMPLEJAS * PLANIFICACIÓN DEADQUISIONES * ADJUDICACIÓN Y MANEJODE CON- TRATO ADQUISICIONES ESTRATEGICAS * ESTABLECIENDO LAMISIÓ DE LAS ADQUISIONES* GERENCIADEL PROCESO CADENAS DEVALOR GERARQUÍADE FUNCIONES PF1 PF2 PF3 Figura 3. Requerimientos de Competencia Profesional en Adquisiciones
  20. 20. 22 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ Los elementos claves de esta reforma se observan en la Figura 4. Esta reforma se guía por la convicción de que la planificación estratégica del desarrollo provee las bases para el abordaje de los presupuestos anuales del nivel nacional y de las entidades, mientras que la planifica- ción de las adquisiciones sienta las bases para la ejecución del presupuesto. Como parte de esta reforma, un plan de adquisiciones en cada entidad será un insumo obligatorio en el proceso presupuestal anual en todos los niveles de la Administración. Estos planes estarán sujetos a nego- ciación en los procesos de presupuesto. Los fondos que finalmente sean aprobados contra cada ítem de gasto regularán la rendición de cuentas del presupuesto y de los programas. Las entidades no tendrán autoridad legal para comprometerse contractualmente en compras sin los fondos equivalentes aprobados en el presupuesto. Los fondos que no sean gastados también se verán reflejados en el análisis de desempeño de cada entidad, que examinarán la consistencia entre los planes y las acciones realizadas. La planificación de las adquisiciones requerirá que las entidades desarrollen la capacidad de estimar de forma precisa tanto los costos de los programas y proyectos como los plazos para su ejecución. Estas estimaciones Figura 4. Planificación y Presupuestación Figura 4. Planificación y Presupuestación Planeación estratégica Plan Nacional Funciones de las Entidades prioridades de política análisis de necesidades contingencias Desarrollo de programa Borradores de documentación costo-beneficio planes de adquisiciones Negación y aprobación Presupuesto por items del año en curso pluri-anualidad impacto en costos de operación metodología de presupuesto Especificación y publicación Anuncio de presu- puesto por items especificación y definición en detalles Ejecución de adquisiciones Gestión de adquisiciones por items y selección de documento Conciliación del presupuesto e informes Rastreo del gasto renegociación rastreo de aprobaciones presupuestarias por items ajustes de presupuesto
  21. 21. ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS 23 son esenciales para una buena gestión y un buen gobierno. La planificación de las adquisiciones incluirá todas las áreas: bienes, obras públicas, servicios y consultorías. La vinculación de los planes de una entidad y el gobierno nacional requerirán que cada entidad especifique: – Objetivos de la entidad e indicadores de desempeño para esos objetivos. – Individuos responsables por la medición del desempeño. – Sistemas de seguimiento y evaluación efectivos para monitorear el desempeño. – Procesos de revisión para ajustar los planes y actividades de acuerdo con el desempeño. El Gobierno exigirá que los presupuestos sean identificados en objetivos específicos de las entidades y a su vez de acuerdo con ítems individuales de costo, incluyendo los rubros de las adquisiciones. Las compa- raciones por ítem con el gasto del año anterior serán tabuladas con explicaciones donde haya variaciones sustanciales. Los inventarios del año anterior y las diferencias entre los gastos reales y los presupuestados serán indicadores de desempeño claves. Algunos de éstos indicadores serán reportados directamente por PanamaCompra. Los formatos y protocolos para incluir ítems de adquisiciones en la fase de negociación del presupuesto serán desarrollados y regulados por el Ministerio de Economía y Finanzas. ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS
  22. 22. MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ 24 4.6. Seguimiento y Evaluación. Informes El Gobierno es consciente de que para que haya una gestión eficaz y con rendición de cuentas en las adqui- siciones, deben existir mecanismos de seguimiento integral y presentación de informes que hagan posible las evaluaciones de desempeño de un período de análisis a otro. Existe una necesidad urgente de establecer un seguimiento de desempeño en las adquisiciones por medio de puntos de referencia establecidos y formatos de reportes que faciliten el mejoramiento del desempeño nacional de un periodo de reporte a otro. Estos reportes serán generados con apoyo de la tecnología elec- trónica de adquisiciones cuando esta sea generalizada, lo cual permitirá que otros tipos de análisis especí- ficos sean generados por bajo costo y cuando se necesiten. Los mecanismos tradicionales de control, basados en autorizaciones previas, revisión legal, análisis de soportes y a veces estudios ex-post, normalmente pueden encontrar errores de proceso pero no pueden localizar la corrupción, la ineficiencia o la falta de impacto. El nuevo sistema tecnológico propiciará una capacidad de seguimiento y evaluación que permita revisar ágilmente los patrones de compra de las organizaciones y funcionarios individuales, seguir el avance de los ejercicios de adquisiciones, rastrear el progreso en la administración de los contratos, rastrear la historia de los proveedores, revisar los resultados de las evaluaciones de las licitaciones en términos de costos y de funcionarios, revisar la publicidad de licitaciones, revisar los licitantes que han sido pre-aprobados, etcétera, así como hacer posibles reportes de todos los aspectos de las adquisiciones, tanto por procesos individua- les como en agregaciones variadas. La aplicación de tecnología dará soporte a una capacidad de seguimiento y evaluación que produzca todo lo descrito, de tal modo que los administradores de las adquisiciones puedan estar totalmente informados a bajo costo. También se precisa este nivel de capacidad para hacer posible plena transparencia para la ad- ministración, la auditoría, los negocios y la sociedad civil. Este nuevo avance de los mecanismos de control es totalmente compatible con el nuevo enfoque de la Contraloría General de la Nación. La capacidad de seguimiento y evaluación estará en posibilidad de facilitar evaluaciones de desempeño con base en estándares internacionales, como la provista por la Comisión de Apoyo al Desarrollo de la Organi- zación para la Cooperación Económica y el Desarrollo (DAC/OECD), que ya ha sido aplicada dos veces en Panamá. Igualmente, el sistema de seguimiento y evaluación permitirá el rastreo de desempeño según cronogramas a cualquier nivel, como es requerido por una buena gerencia y por la transparencia. Esto se implementará en la medida en que las adquisiciones electrónicas entren en operación. Mientras el sistema de adquisiciones electrónicas entra en plena operación, los sistemas de información existentes serán fortalecidos con el uso de los mencionados estándares de comparación internacionales. La Dirección General de Contra- taciones Públicas será responsable de implementar estas reformas y establecer los estándares de reporte.
  23. 23. Estas reformas estratégicas transformarán sustancialmente las adquisiciones del Gobierno en Panamá, así como el manejo del presupuesto, y facilitarán para nuestro país una toma de decisiones y una planificación basadas en información. Otras reformas seguirán inevitablemente en el mediano plazo, especialmente por la necesidad de un amplio desarrollo de capacidades y de nuevas políticas integrales para aprovechar el potencial de las adquisiciones. Estas reformas impactarán a la mayoría de las entidades gubernamentales. Es claro que el papel de la Dirección General de Contrataciones Públicas no es inmiscuirse en el qué o el cuándo de las adquisiciones de las entidades públicas, sino en el cómo, es decir, en establecer los sistemas coherentes y la coordinación que hagan posibles una planificación más efectiva de las adquisiciones y el pre- supuesto, consolidación y apalancamiento de las compras a través de los Convenios Marco, y un escenario tecnológico que dinamice los procesos, aborde el seguimiento y la evaluación y fortalezca la competencia y la transparencia. Desde este marco, el conjunto de reformas establecidas para el corto y mediano plazos consolidarán sustancialmente las adquisiciones y la Administración Pública de Panamá en su conjunto. En el desarrollo de estas reformas, particularmente las relativas a las adquisiciones gubernamentales elec- trónicas y los Convenios Marco generalizados, será necesario que la Dirección General de Contrataciones Públicas desarrolle las políticas de adquisiciones y los procesos que las aplican. Se seguirá un enfoque de- sarrollo de políticas con base en principios, el cual garantizará que los objetivos básicos establecidos para las adquisiciones públicas sean mantenidos en todo momento. La Dirección General de Contrataciones Públicas, en su calidad de agencia líder especializada, establecerá un plan operativo específico para cada una de las 6 áreas de reforma definidas en éste Plan Estratégico. Para dar inicio a este programa, la Dirección General de Contrataciones Públicas coordinará grupos de trabajo que explorarán cada área en detalle y establecerán las fases de desarrollo correspondientes para establecer planes de trabajo y los cronogramas correspondientes Cada área de reforma estará respaldada por un equipo de trabajo coordinado por la Direccción General de Contrataciones Públicas y conformados por personal suyo y funcionarios de otros organismos, como por ejemplo, del Ministerio de Economía y Finanzas, el Ministerio de Obras Públicas y otros ministerios o entidades. Cada equipo tendrá un líder que será responsable de los resultados. Este proceso estratégico de planificación incluirá a todos los involucrados, tanto del sector público como del privado, evitando que agendas secundarias entorpezcan significativamente las reformas. ImplementaciónImplementación 5
  24. 24. 26 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ Este procedimiento se aplicará a los procesos de desarrollo de la reforma ilustrados en la Figura 5. Principales pasos a seguir La Dirección General de Contrataciones públicas promoverá y dirigirá la ejecución derivada de las estrate- gias descritas. Será responsabilidad suya lograr que las reformas abarquen el corto y el largo plazos, y que desde el comienzo tengan impacto permanente y sostenible. Los principales pasos que deberán ser tenidos en cuenta son los siguientes: 5.1. Liderazgo y Gestión La Dirección General de Contrataciones Públicas desarrollará la capacidad de dirección y gerencia necesaria para llevar a cabo las reformas propuestas. En todas las areas estratégicas se buscará construir consensos, para asegurar que los programas de reforma se adelanten con la mayor legitimidad y celeridad posibles. Los principales pasos previstos son: a. Lograr la inclusión de las reformas estratégicas de adquisiciones dentro de las prioridades de la política nacional. b. Construir y mantener el soporte político a la reforma. Planificación y presupiesto Estandarización Información Apalancamiento de mercadeo Capacitación y acreditación Seguimiento y evaliación VISIÓN Y METAS Figura 5. Desarrollo e Implementación de la Reforma Planes y acciones y Pesponsabilidad Recursos y limitaciones Entes involucrados Aspectos por reformar Acciones de cambio
  25. 25. 27 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS c. Estimar los ahorros y beneficios de cada etapa de proceso y hacerlos conocer ampliamente. d. Desarrollar dentro de la Dirección General de Contrataciones Públicas las capacidades requeridas para orientar y dar sostenibilidad a la reforma. e. Convocar a todo el personal de la organización por medio de talleres y construir consensos con el apoyo de un facilitador. f. Designar los responsables de cada área de reforma y sus equipos de apoyo. g. Definir metas semanales de avance y exigir los reportes respectivos. h. Identificar mentores en distintas áreas del sector público. i. Establecer los indicadores claves de desempeño. j. Crear un consejo asesor consultivo permanente de proveedores. 5.2. Estrategia de Comunicaciones Como parte de su función orientadora, la Dirección General de Contrataciones Públicas también desa- rrollará una amplia estrategia de comunicaciones para promover, tanto en el sector público como entre los ciudadanos, la comprensión de la importancia y alcance de las adquisiciones, poniendo en evidencia lo que está en juego, lo que debe cambiarse, el esfuerzo requerido para lograrlo y los plazos estimados. Las principales actividades previstas son: a. Difundir ampliamente la visión estratégica y sus objetivos mediante acciones planificadas de co- municación masiva. b. Incidir en los tomadores de decisiones mediante acciones planificadas de comunicación focalizada. c. Calcular el ahorro logrado en tiempos, costos y precios, así como otros beneficios, y difundirlos por los medios masivos. d. Difundir masivamente los desarrollos emprendidos y los beneficios esperados. e. Realizar periódicamente encuestas sobre la percepción de los ciudadanos y de los empresarios acerca de la modernización de las adquisiciones. 5.3. Adquisiciones Electrónicas La Dirección General de Contrataciones públicas acelerará el establecimiento de un sistema electrónico de adquisiciones en todas las entidades de Gobierno. Esta opción elevará la transparencia, facilitará y promo- verá la competencia y orientará procesos sencillos y estandarizados. La primera fase será la introducción de las licitaciones electrónicas y posteriormente se abordarán las compras menores electrónicas. Los prin- cipales pasos previstos son los siguientes: a. Identificar y nombrar a un responsable del desarrollo recursos humanos en adquisiciones electró- nicas. b. Poner en marcha un plan de implementación de adquisiciones electrónicas, incluyendo una defini- ción de logros y beneficios esperados.
  26. 26. 28 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ c. Desarrollar procesos y sistemas estandarizados en las entidades. d. Revisar la reglamentación. e. Desarrollar una estrategia de fortalecimiento de los proveedores. f. Establecer un plan de comunicaciones para involucrar a los empresarios. g. Implementar la descarga de bases y la carga plena de propuestas para licitaciones. h. Establecer los mecanismos de seguridad y reserva de propuestas. i. Desarrollar apoyos electrónicos para la evaluación de propuestas. j. Desarrollar facilidades de reporte, incluyendo consultas personalizadas. k. Diseño e implementación de sistema de adquisiciones menores electrónicas, incluyendo un plan de comunicaciones orientado a vincular al sector privado en el diseño del sistema y como oferente. 5.4. Estandarización de Procesos y Documentos La Dirección General de Contrataciones Públicas trabajará con las grandes oficinas de adquisiciones del sector público en la implementación de estándares de procesos y documentos. Esta estrategia simplificará los procesos, elevará la eficiencia y aumentará la transparencia. Los pasos requeridos incluyen: a. Nombrar un coordinador de procesos de estandarización. b. Identificar los tipos de proceso de adquisición y categorías de bienes y servicios a los que se apli- cará la estandarización. c. Estudiar y adaptar las mejores prácticas internacionales. d. Crear grupos de trabajo para del desarrollo de la estandarización, con el apoyo de expertos inde- pendientes cuando fuere necesario. e. Incluir representantes del sector empresarial en todo el proceso. f. Diseñar y emprender un proceso de sensibilización y capacitación. g. Mantener a los medios masivos informados sobre los avances del proceso. 5.5. Convenios Marco La Dirección General de Contrataciones Públicas creará una Unidad de Convenios Marco que se hará cargo de promover y dirigir una amplia gama de esta modalidad de adquisiciones para todas las entidades públicas. Mediante ellos se simplificarán los procesos y se reducirán los costos. Esta estrategia asegurará un fortalecimiento de la capacidad de negociación del sector público gracias a la creación y manejo de escalas, permitirá que los precios de pago sean más competitivos y reducirá los costos de almacenamiento. Los pasos principales son los siguientes: a. Revisar la capacidad y los sistemas para el desarrollo, manejo y monitoreo de Convenios Marco. b. Crear la Unidad de Convenios Marco. c. Comenzar a desarrollar Convenios Marco adicionales a los ya existentes, para dar cuenta del 20% de las adquisiciones menores en el primer año (incluyendo medicinas), 35% en el tercero y 50% en el quinto.
  27. 27. 29 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS d. Revisar los planes de adquisiciones de las entidades para fomentar y apoyar el uso de Convenios Marco. e. Lograr que todas las entidades tengan acceso en línea a las órdenes de compra y a los pagos de los Convenios Marco. f. Lograr acceso nacional a Convenios Marco (desarrollo de facilidades e incentivos adecuados para las órdenes de compra en las zonas más remotas). g. Realizar una intensa cobertura de medios de comunicación para explicar y promover los Conve- nios Marco e informar sobre sus avances e impactos. 5.6. Acreditación y Capacitación La Dirección General de Contrataciones Públicas promoverá el desarrollo de capacidades para la gestión óptima y con alta productividad de las adquisiciones, tanto en el sector público como en el universo de los proveedores. Esta estrategia deberá fortalecer tanto la gestión de las adquisiciones como la rendición de cuentas, para impulsar mejores resultados con altos niveles de transparencia. Los principales pasos previs- tos son los siguientes: a. Iniciar el desarrollo de un plan de calificación en adquisiciones para compradores y proveedores, en asociación con una institución educativa (énfasis en operaciones de adquisición y uso de infor- mación). b. Especificar los niveles de calificación para los directores de adquisiciones y del personal de sus oficinas. c. Desarrollar los parámetros para la acreditación de las unidades de adquisiciones según su califica- ción. d. Implementar el esquema de acreditación de unidades de adquisiciones. e. Consolidar programas de entrenamiento y calificación. f. Informar permanentemente sobre oportunidades y avances en los medios de comunicación 5.7. Planificación de Adquisiciones La Dirección General de Contrataciones Públicas trabajará conjuntamente con el Ministerio de Economía y Finanzas en el desarrollo e implementación de procedimientos efectivos para asegurar la planificación de las adquisiciones y su integración con el proceso presupuestal. De este modo se logrará mayor eficiencia en las adquisiciones y mejor gestión de los proyectos, a la vez que se reforzará la rendición de cuentas. Los principales pasos previstos son: a. Contratar a una persona para el desarrollo de esta área y asignarle responsabilidades y plazos. b. Desarrollar un modelo de planificación de adquisiciones. c. Establecer vínculos con el Ministerio de Economía y Finanzas para coordinar la planificación de adquisiciones con el presupuesto e impulsar el modelo respectivo en todo el sector público.
  28. 28. 30 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ d. Coordinar con las máximas autoridades del sector público las directrices necesarias para logar el acatamiento del sistema de planificación de adquisiciones y presupuesto en todo el aparato del Estado. e. Producir información para los medios de comunicación sobre los nuevos procesos. f. Desarrollar plantillas para la planificación de adquisiciones y para el monitoreo por proyectos y programas en asociación con el Ministerio de Economía y Finanzas (incluir una estrategia especial con el Ministerio de Obras Públicas). g. Adoptar el sistema de codificación (UNSPSC) para adquisiciones, acomodarlo al presupuesto y aplicarlo a los catálogos electrónicos. h. Establecer un sistema de seguimiento y evaluación con indicadores clave de desempeño para la planificación y presupuestación de las adquisiciones. i. Desarrollar un ranking de calidad y efectividad de la planificación y gestión presupuestal de las adquisiciones en las entidades públicas (planes versus resultados y gastos). j. Difundir las nuevas metodologías en las entidades y capacitar los responsables de aplicarlas. k. Definir el mandato para el siguiente ciclo presupuestal. l. Consolidar los vínculos entre adquisiciones, presupuesto y control. 5.8. Seguimiento y Evaluación La Dirección General de Contrataciones Públicas promoverá la introducción de una metodología unicá de seguimiento y evaluación de las adquisiciones públicas, que servirá para conocer los avances logrados, rendir cuentas a la sociedad y permitir comparaciones internacionales en línea. Este mecanismo fortalecerá tanto la transparencia como la gestión. Los principales pasos previstos son los siguientes: a. Definir los indicadores clave de desempeño. b. Crear la obligación de recolectar la información esencial. c. Crear una Unidad de Inteligencia de Mercado. d. Crear un sistema de “control invisible e inteligente” de las adquisiciones. e. Producir y difundir estadísticas públicas sobre el desempeño de las adquisiciones. f. Facilitar a los ciudadanos la consulta y análisis. g. Producir informes periódicos para los medios de comunicación.
  29. 29. Anexos
  30. 30. Este orden de implementación por fases de las adqui- siciones públicas electrónicas es consistente con las experiencias de muchos otros países con diferentes enfoques y modelos, y es el enfoque recomendado por el Banco Mundial, el Banco Asiático de Desa- rrollo y el Banco Interamericano de Desarrollo.
  31. 31. El avance del Sistema Nacional de Adquisiciones está estrechamente asociado al desarrollo de las adqui- siciones con soporte electrónico. El desarrollo de un sistema de adquisiciones electrónicas deberá ser modular y basarse en estándares abier- tos. Estos estándares deberán ser siempre especificados en las solicitudes de propuestas para la contrata- ción de quienes desarrollen el sistema y en ningún caso serán negociables. El sistema completo incluirá los siguientes módulos: Es importante que los servicios y funciones de adquisiciones electrónicas en línea sean implementados por etapas, y cada etapa subdividida en pasos más pequeños, para lograr correspondencia con los recursos y el modelo de desarrollo y negocios. Esto significa un abordaje basado en gerencia de riesgo, preferible a un “Big-Bang” que traería un alto riesgo de incompatibilidad con las necesidades del usuario, las políticas y los recursos. La complejidad y el costo, así como los requisitos legislativos, los problemas de integración y experticia, y el entendimiento de los varios sub-componentes, significan que el camino preferible y más prudente de esta implementación por etapas esté estructurado sobre los lineamientos que se pueden apreciar en la Tabla A1. Anexo.Anexo. Adquisiciones Electrónicas1 • Información electrónica • Manejo de proveedores • Inserción en el presupuesto y manejo de la planificación • Licitación electrónica • Adquisiciones menores electrónicas • Subastas electrónicas • Administración de contratos • Administración de catálogos • Creación de demanda • Manejo de órdenes • Manejo de compradores • Reglas para los compradores • Pagos electrónicos • Manejo de sistemas de la información • Seguridad.
  32. 32. 34 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ Este orden de implementación por fases de las adquisiciones públicas electrónicas es consistente con las experiencias de muchos otros países con diferentes enfoques y modelos, y es el enfoque recomendado por el Banco Mundial, el Banco Asiático de Desarrollo y el Banco Interamericano de Desarrollo. Este es un proceso de diseño óptimo ya que: • Facilita los cambios institucionales y la modernización del servicio; y • Empieza por las funciones más simples para llegar a las más complejas por un camino de desarro- llo controlado • Afronta desde un principio las partes más grandes del gasto. De modo se logrará una introducción de las adquisiciones públicas electrónicas más rápida, menos costosa e institucionalmente más sólida. PanamaCompra permitirá acceso a documentos de invitación y a presentación de propuestas totalmente estandarizados. Para ello, los cambios institucionales requeridos son sustanciales, particularmente con re- lación a la agilización y estandarización de procedimientos y al estímulo a las empresas para que hagan uso de la información. Tabla A1 Fases de Implementación de Adquisiciones Públicas
  33. 33. Conceptos iniciales En el ámbito internacional licitación (tendering en inglés) se refiere a la selección de proveedores para los ca- sos de adquisición e bienes y servicios de alto valor y poco volumen y de adquisición de bienes y servicios que no son bienes ordinarios de mercado. Los procesos de Licitación (tendering) se distinguen de los de Adquisiciones Menores (purchasing en inglés), que son los referidos a procesos de selección de proveedores para la adquisición de bienes y servicios tienen un bajo valor unitario relativo y están fácilmente disponibles en el mercado por su carácter de mer- cancías comunes. Los sistemas de Licitación pueden ser electrónicos, en papel o mixtos. Los países desarrollados están esta- bleciendo procesos de Licitaciones exclusivamente electrónicos por razones de transparencia, promoción de la competencia, reducción de gastos administrativos y solidez del control. En los procesos mixtos se presenta una barrera entre la información digital entregada por los proponentes que utilizan las facilidades electrónicas y la información en papel, que dificulta la estricta comparación. La conversión en electrónica de la información suministrada en papel por los proponentes tiene riesgos de error, corrupción e incom- parabilidad. Por estas razones es recomendable la adopción de Licitaciones Electrónicas. Descripción básica El sistema de licitaciones electrónicas tiene cinco elementos básicos 1 : • el ajuste y modernización de todos los sistemas tradicionales de tendering • la publicación de toda la información relevante a la licitación en una sola página de Internet, • la creación de capacidad transaccional para recibir propuestas e interactuar por vía electrónica, • facilidades para la vigilancia del público, • capacidad de utilizar la información obtenida por el sistema para mejorar el conocimiento sobre el mercado. Anexo.Anexo. Adquisiciones Electrónicas2 1 Este anexo se basa en los análisis realizados por los Bancos Multilaterales (Banco Africano de Desarrollo, Banco Asiático de Desarrollo, Banco Interamericano de Desarrollo, Banco Mundial y Fondo Nórdico de Desarrollo) y publicados en “The Multilateral Development Banks e-GP Website”, www.mdg-egp.org.
  34. 34. 36 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ Estos elementos se orientan a lograr los tres objetivos centrales de las adquisiciones gubernamentales elec- trónicas: gobernabilidad, eficiencia y avances del desarrollo balanceado y el crecimiento económico. Capacidades funcionales del sistema de licitaciones electrónicas Las capacidades funcionales básicas que constituyen un servicio de licitaciones electrónicas son las si- guientes: Registros • Registro de proveedores electrónico. • Inscripción en el sitio Web para todos los efectos de información (recepción de avisos personali- zados, subida de propuestas, recepción de enmiendas, consultas de la cuenta propia). Estándares • Estándares de proceso incluidos en el sistema para su realización paso a paso • Catálogo único de bienes, obras y servicios • Formas electrónicas estandarizadas para los planes de adquisición • Formas electrónicas estandarizadas para documentos de licitación • Formas electrónicas estandarizadas para la presentación de propuestas • Formas electrónicas estandarizadas para la calificación de propuestas • Formas electrónicas estandarizadas para las actas de apertura • Formas electrónicas estandarizadas de contratos. Vinculación con el presupuesto • Vínculos entre el aplicativo de licitaciones y el de presupuesto para efectos de preparación (planes definitivos de licitación y disponibilidad presupuestal), apertura (publicación de proceso y asegura- miento presupuestal), contrato (firma del contrato y transferencia presupuestal) y pago (informes de avance o entrega y giro presupuestal). Publicación y búsqueda • Publicación de planes de adquisición • Aviso con anticipación de las licitaciones que estén siendo preparadas en las entidades públicas • Alerta personalizada por correo electrónico a los proveedores sobre nuevas licitaciones y enmien- das • Alerta personalizada por correo electrónico y SMS sobre enmiendas, incluyendo recibo de recep- ción • Facilidades de búsqueda inteligente por sector, tipo de proceso, localidad, tipo de negocio, montos y otras variables • Información sobre procesos adjudicados.
  35. 35. 37 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS Descargas • Descargas de documentos de licitación estandarizados y de dibujos técnicos • Descarga de enmiendas y aclaraciones. Carga y almacenamiento • Carga de propuestas y dibujos técnicos en plantillas estandarizadas • Almacenamiento electrónico de sus ofertas por parte de los proveedores • Posibilidad de que los proveedores modifiquen las ofertas almacenadas • Posibilidad para los proveedores de seguimiento en línea de sus ofertas. Calificación de propuestas • Módulo para calificación electrónica de propuestas en los casos en que sea aplicable • Planilla electrónica para calificación de propuestas por expertos. Contrato y post-contrato • Un primer acercamiento al manejo de contratos (indicadores básicos) • Una herramienta para la producción y uso de información inteligente sobre los mercados y sobre el comportamiento de proveedores y compradores. Archivos • Archivo de propuestas ya calificadas (podría ser con posibilidad de ser consultadas por el público) • Archivo de contratos con la posibilidad de ser consultados por el público. Seguridad y auditoría • Seguridades sobre la identidad de los proponentes • Capacidad de auditar las huellas de los procesos y los reportes de acceso, así como toda la infor- mación de gestión del proceso. Rendición de cuentas y uso inteligente de información • Reportes estandarizados con indicadores de eficiencia y resultado • Facilidades de búsqueda personalizada • Producción de información para los analistas de situaciones de mercado • Trazabilidad sobre el comportamiento de los participantes (compradores, proveedores, centros de pago, etc.).
  36. 36. 38 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ Criterios a tener en cuenta Comprensión del proceso • Es esencial que los alcances y requerimientos del proceso de licitaciones electrónicas sean com- prendidos por: i) las altas autoridades del estado; ii) los funcionarios participantes en el proceso de implantación del sistema; iii) los proveedores; iv) los medios de comunicación; v) el público en general. Para cada uno de estos grupos deberá haber una estrategia comunicacional específica. • También es fundamental que los requisitos funcionales y operacionales del sistema sean bien en- tendidos por el proveedor de servicios y sus responsabilidades sean claramente delineadas. Progresividad y mapa de ruta • El establecimiento de los procedimientos de licitación electrónica se logra progresivamente. Si la gestión de las reformas a la documentación, los protocolos de seguridad y las interfaces tecnoló- gicas en las entidades lo permiten, estas etapas pueden ser combinadas. • Deberá hacerse un mapa de ruta para guiar todo el proceso. El mapa de ruta comienza con una definición clara y exacta del punto de llegada, luego define los puntos intermedios de la ruta y finalmente los recursos, procesos y responsabilidades. Marco legal • Dado que los procedimientos de licitación electrónica son parecidos a los de las licitaciones tradi- cionales, se espera que las leyes y estándares vigentes seas aplicables. En algunos casos puede ser necesario una interpretación prospectiva y sistemática de la ley acorde con el nuevo contexto. • Las operaciones y características del servicio de licitación electrónica deben ser consistentes con los requisitos del Banco Mundial y el Banco Interamericano de Desarrollo. Estos Bancos tienen algunos estándares mínimos y condiciones que deben garantizadas para que los sistemas de adquisi- ciones gubernamentales electrónicas puedan ser aplicados a los empréstitos, donaciones y créditos que ellos proveen. Tales estándares y características están diseñados para garantizar que los patrones básicos de buen gobierno se apliquen a dichos recursos. Estos elementos constituyen un estándar sobre las funciones y características del sistema de licitación electrónica a ser desarrollado. Principio de publicidad y transparencia • Un eje de licitaciones electrónicas es poner a la vista del público toda la información, excepto la que exija reserva porque corresponde a propuestas aún no evaluadas. • Sólo para el número muy limitado de contratos que involucran la seguridad del Estado, algunas partes de la documentación y de los procedimientos de reporte serán reservados.
  37. 37. 39 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS Conectividad • Panamá tiene suficiente conectividad en todo el país como para que los procesos de licitación sean exclu- sivamente electrónicos. Un proveedor que no tenga acceso al Internet no está calificado para licitar. • Está comprobado que la provisión de información en un sitio único de Internet sobre los pro- cesos de licitación generará dinámicas de involucramiento en el uso de este sitio de Internet por parte de las Entidades Públicas y los proveedores. Pilotos • Cualquier aplicativo o módulo de licitaciones electrónicas sólo se pondrá en operación después de un proceso de prueba que provea certeza sobre su aplicabilidad y seguridad. • Un pequeño número de Entidades contratantes relevantes serán utilizadas para hacer el piloto de los sistemas, incluida la entidad responsable de las obras civiles. • La contratación de obras públicas está entre los tipos de contratación más exigentes para licitacio- nes electrónicas, de modo que requiere un grupo de trabajo especial para su desarrollo. Fases posteriores • Una vez creado el sistema de licitaciones electrónicas, será oportuno emprender nuevos avances, que incluyen manejo electrónico de contratos, gerencia de ejecución y gestión de garantías. Descripción de las principales capacidades operativas del sistema Acceso al Sistema • El acceso al sistema será abierto, igualitario y sin restricciones para todos los posibles licitantes, consultores y público en general. • Para aquellos que deseen enviar información o recibir en línea alertas, notificación de enmiendas o aclaraciones, deberá establecerse una aplicación de registro en Internet. Este registro será gratuito. • Se aplicará el principio de registro e identificación única (single sign-on). Un único registro deberá permitir a los licitantes y consultores el uso múltiple en el mismo sistema electrónico de los dife- rentes proyectos de las distintas áreas del gobierno. • El sistema adquisiciones gubernamentales electrónicas deberá ser interoperable a través de es- tándares abiertos con productos tecnológicos de Información y comunicaciones de uso común.
  38. 38. 40 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ El sistema deberá tener estar totalmente basado en Internet (Internet based approach), accesible a los usuarios por medio de los navegadores fácilmente disponibles y generalmente utilizados. • Los documentos a descargar deberán ser legibles a través de estándares abiertos con una amplia variedad de software de oficina comúnmente utilizado. Si algún software especializado fuese nece- sario, este deberá ser descargable (ej. software para leer documentos en formato PDF) sin ningún costo y compatible con los sistemas y el software de oficina comúnmente utilizados. De la misma manera, los requisitos para entrega de propuestas electrónicas, cuando estos sean posibilitados, deberán basarse exclusivamente en interfases de estándar abierto con software de oficina común- mente usado. Si no fuere así, el software de entrega de propuestas deberá estar disponible en línea, provisto por el sistema de la Autoridad Contratante que lo requiera. • Los documentos originales deberán ser siempre electrónicos. • El principio de no discriminación entre información y transacciones electrónicas y las basadas en papel deberá verse reflejado en el sistema, en tanto en cuanto sea práctico. • El sistema deberá operar en una aplicación comercial que garantice su confiabilidad, seguridad y garantía de oportunidad para operaciones que son sensibles al tiempo en que se ejecutan y cierran. Registro de proveedores • El registro electrónico de proveedores nacionales podrá elaborarse sin pedirles información algu- na. Para ello deberá basarse en el registro mercantil, bajo el supuesto de que todas las entidades registradas en él están en capacidad de contratar con el Estado. Adicionalmente el registro podrá enriquecerse con información sobre tamaño de empresa, actividades y antecedentes, mediante interoperabilidad con las bases de datos de impuestos, seguridad social, mercado laboral y reque- rimientos del sistema judicial. • Los criterios para el registro de proveedores extranjeros se presentan en el acápite siguiente. Autenticación • Muchos países no utilizan requisitos de firma digital y certificación digital, pues les bastan proce- sos de identificación electrónica. Independientemente de la opción que se tome, deberán aplicarse los criterios que se sintetizan enseguida. • El proceso de certificación deberá certificar a los licitantes por un periodo de tiempo razonable (al menos un año) y no se exigirá a los licitantes una certificación para cada proceso de licitación. • El proceso de certificación deberá mantenerse abierto permanentemente para que los licitantes puedan enviar peticiones de certificación en cualquier momento y así permitir que se registren con antelación a futuros procesos de selección.
  39. 39. 41 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS • El proceso de certificación deberá permitir que los proponentes internacionales tomen las accio- nes necesarias para la certificación en sus propios países, sin la necesidad de viajar. • El proceso de certificación deberá aceptar una firma electrónica o una certificación o firma digi- tal expedida por las autoridades de certificación en el país en el que se encuentre el licitante, o el proceso deberá aceptar la presentación de documentos electrónicos o en papel que certifiquen la autenticidad del representante del proponente, aceptando que tal documentación pueda ser obte- nida por medio de los procedimientos comunes en el país del proponente (por ejemplo, no deberá ser exigida una notarización en consulado o embajada). • El proceso de certificación no requerirá a los licitantes que presenten información obligatoria con origen fuera del país de dichos licitantes. • El examen y consulta aceptará la práctica de algunos países en donde los licitantes no necesitan ser pre-inscritos. En su caso, la acreditación debe ser agenciada sólo por el proponente ganador, a quién se le dará una cantidad de tiempo razonable para este propósito (estipulada de antemano en los documentos de licitación). En el evento de incumplimiento, se aplicará una penalidad y el contrato se adjudicará al segundo licitante en la lista. Estándares • Un sistema de licitaciones electrónicas se basa en estándares. Sin ellos es apenas un sistema de tendering tradicional que utiliza computadoras. Los estándares son la base de la simplificación, eficiencia, transparencia, estimulo a la competencia y garantía de rendición de cuentas y provisión de información que caracterizan al sistema. • El concepto de estándar se refiere a formas que no pueden ser modificadas, salvo en aspectos previstos por ellas mismas y relativos a información variable, como entidad contratante, fechas y cronogramas, cantidades y otras similares. • Los estándares, por tanto, no son modelos o guías, sino estructuras que solo pueden ser modifica- das por la autoridad central responsable de la dirección operativa del sistema de contratación. • Los estándares deberán ser suficientemente amplios para poder aplicarse de manera general y a la vez específicos para distintos sectores y situaciones. • Habrá unos cuantos estándares de proceso, adecuados a los procesos típicos obligatorios. - El catálogo de bienes, obras y servicios es único y no admite modificaciones por los opera- dores del sistema. - Las formas para planes de adquisición podrán diferenciarse en dos o tres alternativas por tamaño de entidad.
  40. 40. 42 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ - Las formas para documentos de licitación, presentación y calificación de propuestas, actas de apertura y contratos podrán diferenciarse según tipos de obra pública, tipos de servicios y algunas categorías de bienes. • El diseño de todos los estándares enumerados arriba exigirá un proceso de concertación. Una vez diseñados, exigirán también que una autoridad establezca la obligatoriedad de su utilización. La obligatoriedad podrá garantizarse mediante su colocación en línea como patrón obligatorio para actuar. Su proceso de implantación exigirá intensas actividades de capacitación a los operadores del sector público y el privado, así como una estrategia de explicación al público. • Para efectos de catálogo de bienes y servicios, se utilizará la codificación de UNSPSC (ver do- cumentos relativos a esta selección elaborados por el grupo de armonización en e-GP de los 7 bancos multilaterales de desarrollo). La DGCP podrá ajustar los nombres de los bienes y servi- cios a los términos usualmente utilizados en el país, sin variar su sentido ni código numérico. Se utilizará una codificación básica que excluya los bienes y servicios que no son adquiridos por el sector público nacional. Cualquier adición a la codificación deberá ser aprobada por UNSPSC para conservar el estándar mundial. • Los proveedores y muchas entidades contratantes deberán establecer un quinto nivel de clasifi- cación por necesidades del giro propio de sus actividades. La DGCP apoyará y coordinará este proceso. No obstante, los informes del sistema central llegarán sólo hasta el 4 nivel de clasifica- ción. • Algunos bienes y servicios exigirán la definición de una política de lo que compra el Estado, para propiciar su estandarización y evitar una proliferación de alternativas que limite la competencia. Este aspecto requiere un grupo de trabajo especial. • Algunos bienes que son sujetos de cambio tecnológico acelerado o pueden requerir cierta uni- formidad de marca como automóviles y recursos informáticos, exigirán una política especial que defina los modos más convenientes de adquisición, y estos deberán plasmarse en los estándares de proceso y de documentos correspondientes. • Algunos procesos especiales relacionados con macro-proyectos tienen características especiales que justifican la aplicación parcial de los estándares generales. Vinculación con el presupuesto • Uno de los pilares del Plan Estratégico de Adquisiciones incluye las consideraciones relativas a la vinculación de las actividades de adquisición y el presupuesto. Su aplicación será referencia indis- pensable para el desarrollo de licitaciones electrónicas.
  41. 41. 43 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS Publicidad • Todas las licitaciones serán publicadas en un sitio Web central y único que sea confiable y permita acceso libre y sin restricciones. • Si se optara por utilizar algunos documentos en papel, no podrá haber diferencia material entre los documentos en papel y aquellos publicados en Internet. Los documentos en papel serán copias de los originales electrónicos. • La apertura de una licitación será medida a partir de la fecha de publicación electrónica en el sitio Web. Un reporte seguro de esta operación y todas las entradas de datos deberá estar disponible para requerimientos de auditoría. • Los anuncios de convocatoria y la divulgación de resultados no estarán restringidos, excepto en circunstancias especiales de seguridad nacional. • Las alertas personalizadas podrán ser programadas a voluntad por quienes estén inscritos en el sitio Web. No será necesario ser proveedor para programar alertas personalizadas. • Las facilidades de búsqueda podrán incluir tanto cruces de variables en las bases de datos como búsquedas temáticas en los registros del sistema. Documentos de Licitación • El uso de Documentos de Licitación o Solicitudes de Propuesta estandarizados deberá ser obligatorio. • No habrá ninguna diferencia entre versiones electrónicas y las versiones impresas de los Docu- mentos de Licitación o Solicitudes de Propuestas. • Los Documentos de Licitación deberán usar el Lenguaje de Contratos de Adquisiciones como catálogo estándar para definir sus requerimientos. • El sistema deberá asegurar la integridad de los Documentos de Licitación en formato electrónico y su publicación en Internet. Las enmiendas deberán estar igualmente seguras y almacenadas con los Documentos de Licitación. Presentación de Ofertas o Propuestas • Deberán hacerse lo ajustes necesarios para garantizar la confidencialidad e integridad de las ofertas y propuestas en formato electrónico. • Las ofertas o propuestas presentadas por Internet serán escaneadas por un sistema anti-virus an- tes de ser cargadas en el buzón de ofertas recibidas en línea, y en el caso que esto cause que una
  42. 42. 44 MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ oferta sea rechazada, el licitante o consultor deberá ser notificado inmediatamente por el sistema. Deberá ser producido un reporte del rechazo y de la notificación para efectos de auditoría. • Las propuestas electrónicas deberán ser recibidas en un buzón electrónico de ofertas y manteni- das con altos estándares de seguridad para custodia de largo plazo y propósitos de auditoría. En ningún momento las ofertas o propuestas estarán en formato no encriptado. Las copias que sean sacadas y desencriptadas para efectos de la evaluación de ofertas no podrán afectar la integridad del documento original. • Deberá haber procedimientos seguros para asegurar que las configuraciones estén de acuerdo con las regulaciones y estándares internacionales de zona horaria. Un reporte seguro de estos procesos deberá estar disponible para cualquier requerimiento de auditoría. • Los licitantes o consultores deberán estar habilitados para presentar modificaciones a sus ofertas o propuestas, o retirar ofertas o propuestas previamente presentadas electrónicamente hasta el tiem- po límite para presentar propuestas pero no después de éste. Un recibo de modificaciones o un aviso de retiro incluyendo la hora y fecha deberá ser emitido inmediatamente y deberá ser enviado también por vía electrónica. • El sistema deberá aceptar solamente aquellas ofertas o propuestas en formato electrónico que sean presentadas o modificadas dentro del tiempo límite de presentación de ofertas. Un recibo de presentación electrónica de propuesta incluyendo la hora y fecha deberá ser emitido inmediata- mente y deberá ser enviado también electrónicamente. • La hora y fecha límites para recibir ofertas o propuestas deberán ser las mismas tanto para las que sean presentadas electrónicamente como en papel. Correspondencia, Enmiendas y Aclaraciones • Todas las aclaraciones y enmiendas a los documentos de licitación, así como las actas de reunio- nes anteriores al concurso, serán publicadas simultáneamente en una página de seguimiento de la licitación, ubicada en el sitio Web de anuncios. Los licitantes que ya hayan expresado un interés deberán ser informados directamente por el sistema de cualquier enmienda. • Las enmiendas y la correspondencia de cualquier funcionario serán rastreadas y grabadas por el sistema para efectos de auditoría. Los sistemas deberán garantizar que sólo se puedan hacer cam- bios autorizados. • En el caso de enmiendas al Documento de Licitación o Solicitud de Propuestas por la Autoridad Contratante, el sistema no sustituirá el Documento de Licitación o Solicitud de Propuesta por uno nuevo, sino que mostrará la enmienda por medio de un documento adicional que deberá seguir
  43. 43. 45 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS la misma línea de mecanismos de distribución que se utilizó para el Documento de licitación o Solicitud de Propuesta. • El sistema deberá rastrear la recepción por parte de los licitantes o consultores cuando distribuya las enmiendas y aclaraciones pre-licitación en Internet. • Las opciones de chat y conferencia no funcionarán después de la fecha límite de cierre para envío de ofertas. Apertura Pública de Propuestas • Las ofertas electrónicas que hayan sido presentadas (y eventualmente las propuestas en papel, si se opta por esta alternativa no recomendable), deberán ser abiertas en sitio y hora especificados por los Documentos de la Licitación. • Los licitantes o consultores que quieran estar presentes en el momento en que se abran las pro- puestas serán invitados a firmar un registro de asistencia. La información que sea leída en la apertura de ofertas (precios, descuentos ofrecidos e información pertinente) deberá ser simultá- neamente publicada en el sitio Web. El registro de la apertura de ofertas deberá ser hecho en una copia impresa y firmado por las personas autorizadas para realizar la apertura. Las Autoridades de Contratación deberán hacer libremente disponible el acta de la apertura de ofertas o propuestas en un sitio Web que permita su descarga. • Las ofertas o propuestas en formato electrónico deberán estar protegidas de ser vistas por perso- nas no autorizadas hasta el momento en que se publique la adjudicación del contrato. • Las autoridades contratantes deberán garantizar que en el caso de Solicitudes de Propuesta, las propuestas financieras en formato electrónico sólo sean accesibles y abiertas después de que hayan sido evaluadas las propuestas técnicas. Evaluación de propuestas y adjudicación de contratos • El sistema podría usar procesos automatizados de evaluación pre-aprobados, en tanto que esta forma de evaluación esté alineada con los criterios establecidos en los documentos de licitación, sea consistente con los principios de economía, eficiencia, igualdad de oportunidades y transparencia, y resulte en adjudicaciones de contratos al licitante o consultor evaluado como el más bajo. • Las adjudicaciones de contratos deberán ser publicadas en línea de manera consistente con los anuncios de licitación. • El sistema deberá mostrar todas las ofertas que hayan sido presentadas, junto con la identificación de aquellas que fueron escogidas y las que no.
  44. 44. 46 Manejo de la seguridad de la información • Para procesos de adquisiciones gubernamentales electrónicas realizadas internamente o por medio de terceros, el sistema y quienes lo manejan deberán desarrollar, mantener e implementar un siste- ma de manejo de seguridad de información de conformidad con los estándares internacionales para el manejo de información y tenga en cuenta lo reconocido como las mejores prácticas, incluyendo, pero no limitado a protección de valores, seguridades de acceso, seguridad de recursos humanos, control del manejo de operaciones y aplicaciones en negocios, suficiencia y seguridad de la do- cumentación y codificación, seguridad física y en línea, continuidad de negocios, documentación administrativa y conformidades. • No podrá haber hechos excepcionales de auditoría que representen un riesgo material a la integri- dad y seguridad del cualquier proyecto. • Las Autoridades Contratantes deberán indicar en los Documentos de Licitación o Solicitudes para Propuestas los procedimientos a seguir en caso de alguna falla, malfuncionamiento o caída del sistema electrónico usado durante el proceso de licitación. Las Autoridades Contratantes no asumirán ninguna responsabilidad por fallas o caídas excepto las de los sistemas que estén estric- tamente dentro de su propio control. • Los sistemas electrónicos de adquisiciones y la seguridad de la información deberán garantizar que se lleve un registro seguro de cada proceso, procedimiento, transmisión, recibo, transacción en tér- minos de contenido, individuos responsables de la ejecución de las autorizaciones, y hora y fecha. Estos registros deberán ser conservados durante por lo menos cinco años después del cierre del contrato y estar disponibles para requerimientos de auditoría. MEJOR PROVISIÓN DE SERVICIOS A LOS HABITANTES DE PANAMÁ
  45. 45. 47 ESTRATEGIA PARA LA REFORMA DEL SISTEMA NACIONAL DE ADQUISICIONES PÚBLICAS Pago y formalidades • Avisos de Adquisiciones Específicas: los proponentes tendrán acceso libre y gratuito a todos los avisos de adquisiciones específicas y documentos de convocatoria. No se requerirán registro, cer- tificación ni pago. • El sistema de licitación electrónica no solicitará de los proponentes cualquier información que el Estado ya tenga, como certificación de impuestos pagados o requerimientos judiciales. Una fuerte interoperabilidad de bases de datos será necesaria para ello, incluyendo registro empresarial, im- puestos, asuntos laborales, seguridad social y sistema judicial, etc. • El sistema de licitación electrónica no deberá solicitar a los proponentes ningún tipo de seguro o fianza relacionados con la ejecución del proyecto. Estas formalidades serán requisitos para el proveedor que salga favorecido únicamente. Inteligencia • El sistema de licitación electrónica producirá información acerca de los mercados y quienes están involucrados, que será útil en términos de rendición de cuentas, para un mejor conocimiento de los comportamientos y para propósitos de auditoria. Estas especificaciones son consistentes con las que el Banco Mundial y el Banco Interamericano de Desa- rrollo utilizan en sus proyectos. Otros desarrollos, incluyendo el manejo de contratos, adquisiciones menores electrónicas y pagos electró- nicos serán una continuación de estos avances iniciales. Gestión del proceso El desarrollo de licitaciones electrónicas requiere en esencia: • Un coordinador general de todo el proceso. • Un responsable del ajuste de los procesos tradicionales, y en particular del desarrollo de estánda- res. Este, a su vez, requiere varios equipos de trabajo. • Un responsable de orientar los desarrollos de capacidades informáticas (desarrollos tecnológicos). • Un responsable de identificar indicadores de desempeño y proveer las facilidades para su utiliza- ción (su trabajo puede iniciar cuando ya existan los estándares básicos de proceso). • Un responsable de la estrategia de concertación, divulgación masiva y focalizada y capacitación.
  46. 46. Los Convenios Marco son cada vez más una parte esencial de la caja de herramientas de las adquisiciones. Por esa razón, están teniendo una relevancia creciente en los mecanismos de adquisiciones de muchos países, particularmente los más avanzados de Asia, Europa y Norte América. Los Convenios Marco están teniendo un impacto relevante sobre la gobernabilidad general y presentan ventajas de eficiencia imposibles de lograr sin ellos. También facilitan la planificación y gestión de las adqui- siciones porque –una vez establecidos– el tiempo de adquisición es mínimo, los procesos de adquisiciones son significativamente simplificados y los costos pueden ser conocidos ampliamente y con antelación. Es conveniente tener en cuenta que los Convenios Marco son generalmente más complejos de manejar que las simples adquisiciones y están estrechamente relacionados con las capacidades disponibles de gestión de las adquisiciones. El concepto de Convenios Marco El concepto de ‘Convenio Marco’ no está definido con precisión, pero representa una clase de modelos de adquisición. Por ejemplo un Convenio Marco en Australia usualmente se refiere a un acuerdo de oferta fija, y algunas veces a un acuerdo o contrato panel (aquel que garantiza la disponibilidad de varios provee- dores). La terminología usualmente utiliza términos como acuerdos marco, Convenios Marco o contratos marco o también contratos de uso común. Además son ya de uso común otras denominaciones aún sin equivalentes en español, como rate contracts, parallel rate contracts, panel contracts, draw-down contracts, multi-use lists y standing offer arrangements. Más importante que la amplitud de denominaciones, es la heterogeneidad de objetivos y resultados, siem- pre muy referidos al contexto. En Europa y Norteamérica, los Convenios Marco son desarrollados, entre otras razones, para obtener más valor por la inversión realizada (Value for Money), como resultado de precios que van reduciéndose a medida que aumenta la escala de la compra agregada. En el Sur de Asia, los servicios de salud usan rate contracts, que son un subtipo de Convenios Marco, también motivados por la agregación, pero frecuentemente se enfocan en la eficacia de los procesos y en superar restricciones de capacidad, de modo que algunas veces resultan en precios más altos. Análogamente, el alcance y el ambiente operacional de los Convenios Marco varían enormemente entre países: lo que es realista y “mundano” en un país como el Reino Unido, puede ser totalmente inverosímil en otras partes. Anexo.Anexo. Convenios Marco3

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