Este documento describe cómo las organizaciones pueden aprovechar las redes sociales para promocionar y difundir eventos y presentaciones. Recomienda generar anticipación mediante debates y difusión en redes como Facebook y LinkedIn. También sugiere transmitir el evento en vivo por internet, interactuar con la audiencia virtual y crear contenido posterior como videos y resúmenes para compartir en redes sociales. El objetivo final es ampliar el alcance del evento más allá de la audiencia presencial.

1. Eventos 2.0 Cómo aprovechar las Redes Sociales para promocionar y divulgar una presentación o evento en la red 1

3. Los Eventos del Pasado Acceso limitado y restringido Existían muchas barreras para el acceso a la información acerca de tu evento. Además el acceso a esta información, en la mayor parte de veces, era de pago. http://us.123rf.com 3

4. Los Eventos 2.0. Acceso libre en la red Internet rompe barreras, y los eventos y presentaciones se abren al público en la red de forma gratuita. Para potenciar la asistencia física al evento (y de pago si se desea), por ejemplo se pueden crear talleres de grupos reducidos que aportan mucho más valor a los asistentes u otros incentivos. http://us.123rf.com 4

5. Los Eventos del Pasado Audiencia con aforo limitado La audiencia de los eventos se limitaba al espacio físico de la sala. http://www.advanceassociationmanagement.com/ 5

6. Los Eventos 2.0. Audiencia ilimitada en la red Gracias a internet, puedes multiplicar tu audencia y difusión del evento o presentación. 6

7. Los Eventos del Pasado Poca repercusión mediática en el exterior Normalmente, el mensaje que se difundía en las presentaciones permanecía entre los asistentes. Unas cuantas notas de prensa era lo máximo a lo que podíamos aspirar… 7

8. Los Eventos 2.0. Más repercusión mediática Internet, en especial las redes sociales, ahora actuan cómo catalizador de la información emitida que se puede llegar a trasmitir de forma viral a miles de personas en cualquier región geográfica del mundo. 8

9. Empecemos… ¿Cómo promocionar y divulgar un evento en las redes sociales? 9

10. Estrategia de Comunicación del Evento 10

11. En primer lugar, es de vital importancia que el evento disponga de una estrategia de presencia en la red y que un profesional gestione la comunicación del evento. La imagen de marca que trasmitimos en la red es un punto fundamental para el éxito final del mismo. El apoyo de una empresa especializada en promoción y comunicación en internet propiciará una mayor relevancia al evento y una mejor comunicación del mismo, al contar con una red de contactos mucho más amplia en multitud de redes sociales. 11 Estrategia de Comunicación del Evento

12. Genera Anticipación http://marianoellison.files.wordpress.com/2009/02/reloj-mecanismo.jpg 12

13. Genera Anticipación Incluso antes de la presentación, gracias a las redes sociales puedes iniciar un debate acerca de la temática de tu presentación o evento. Puedes usar Ning, para crear una red social relacionada con el evento, o MeetUp! para generar debates sobre el mismo. 13

14. Genera Anticipación Las Redes Sociales genéricas son un espacio ideal para la difusión de eventos. Crea un evento en Facebook, y difúndelo además en Twitter. También puedes divulgar tus eventos en redes profesionales tales cómo en los Grupos de LinkedIn o Xing. 14

15. Genera Anticipación Crea un HashTag específico en para el evento y difúndelo en Twitter; de esta forma todos los interesados en el evento podrán estar informados acerca del mismo en tiempo real. 15

16. Red de apoyo en las redes sociales http://www.vinagreasesino.com/wp-content/uploads/2009/07/redes-sociales.jpg 16

17. Red de apoyo en las redes sociales Tanto antes, durante como después del evento, necesitas un impulso de relevancia para el evento y que propicie la viralidad. Si dominas las redes sociales y además dispones de una red de contactos amplia e importante para tu evento, puedes aprovecharla para difundir el mismo. Si no es así, siempre tienes la opción de externalizar la promoción a una empresa especializada en Social Media cuyo impulso será vital para la comunicación del mismo. 17

18. Red de apoyo en las redes sociales Crea una cuenta de Twitter específica para el evento, con el logo correspondiente como avatar. Es importante disponer de un especialista en redes sociales (Community Manager) para que gestione todos los comentarios, preguntas y material que se difunda en la red en el momento del evento. http://www.carrerasconfuturo.com/app-repository/noticias/redessociales.jpg 18

19. Red de apoyo en las redes sociales Para incentivar la generación de contenidos, por ejemplo puedes realizar un concurso en Twitter premiando al usuario que más Twitts genere acerca de tu evento. Existen numerosas herramientas gratuitas para este fin, como por ejemplo D-Noise. 19

20. Presentación social-friendly 20

21. Presentación social-friendly Los textos de tu presentación deben ser cortos y concisos para que la audiencia pueda divulgar el contenido con facilidad, sobre todo en Twitter. 21

23. Interactividad Online 23

24. Interactividad Online Puedes retrasmitir durante tu presentación lo que se está hablando de ella en la red, mediante una doble pantalla con el TweetDeck y el hashtag seleccionado. Si no dispones de dos pantallas, también existe la opción de añadir un widget RSS que retrasmita esa información en tiempo real. 24

25. Interactividad Online Tu audiencia no sólo está ante tus ojos! Abre una sesión de preguntas online durante el evento para que los internautas también participen a través de Twitter u otros medios sociales. Gracias al uso de encuestas por internet o por sms también puedes conocer la opinión de la audiencia virtual acerca de un tema determinado. 25

26. Interactividad Online Existen varios dispositivos que pueden dar un toque innovador a tu evento, y además dotar a los asistentes de una herramienta de networking online. Por ejemplo, Spotme nos da la posibilidad de que los asistentes al evento puedan realizar preguntas desde este dispositivo personal, comunicarse entre ellos, intercambiar tarjetas de visita, entre otras funcionalidades. 26

27. Video stream ONLINE http://www.dubcenter.com/images/streaming_video_conversions.jpg 27

28. Video stream ONLINE A no ser que seas Steve Jobs (que puede prescindir del stream en sus presentaciones ya que generan multitud de contenidos en directo en la red), es recomendable retrasmitir tu evento con video/audio en directo para que los internautas lo puedan seguir online. Hoy en día la tecnología online streaming ha mejorado, y existen herramientas tales como Ustream que permiten difundir tu presentación de forma gratuita. Al llegar a una mayor audiencia, ésta tendrá el incentivo de compartir tus contenidos en la red por lo que tu presentación ganará en relevancia. 28

30. Resume el evento o presentación en formato Post incluyendo videos y fotos del mismo.

31. Distribuye todo el contenido en las Redes Sociales que tengas más presencia.29

32. Y por último… no te olvides de comunicar dónde te pueden encontrar! ¿Ayuda? 30 Bernat Comas - MindProject www.blogtrw.com www.MindProject.net bernat@mindproject.net www.twitter.com/bernatcomas www.facebook.com/bernatcomas http://foursquare.com/user/bernatcomas http://www.google.com/profiles/bernatcomas