TAREA 2

1. UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y DE LA EDUCACIÓN
MAESTRÍA EN ACTIVIDAD FÍSICA: MENCIÓN ADMINISTACIÓN Y GESTIÓN DEPORTIVA
DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DEL EVENTO Y
PROGRAMACIÓN
COHORTE 2018
Maestrante : Myriam Achote. Docente: Dr.Mg. Marcelo Sailema

2. Diseño de la Estructura del Evento y
Programación
Es la fase más importante, la fase de diseño delproyecto,
pues de ella depende que se lleve a buen término el
evento. A su vez esta fase 2 se subdivide en varias
subfases.
En esta fase se responde a las cuestiones: qué hacer, quién
hace, cómo hacer, cuándo hacer, cuánto se necesita para
hacer, dónde hacer. Se diseña la estructura del evento y se
programa el proyecto. Corresponde a las actuaciones del
plan estructural y planoperativo

3. Fase 2
Organigrama Funcional Diseño de
la estructural organizativa del
evento.
Establecimiento de las áreas del
evento
Programación del evento Plan de
acción

4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL EVENTO
GERENTE
Lic. Miryam Achote
COMITÉ
ORGANIZACIONAL
Lic. Diana Tunja
COMITÉEJECUTIVO
Lic. Walter Morales
COMITÉ DE HONOR
Ing. Javier Velasco
Alcalde
COMITÉ
DEPORTIVO
Lic. Galo López
Responsables de todaslas
competencias Control de
antidoping,resultado
Autoridades jerárquicas del
círculo académicoPolítico
Supervisar el buen
funcionamiento
Adopta soluciones

5. ESTABLECIMIENTO DE LAS ÁREAS DEL EVENTO
ÁREA DE MARKETING
Lic. Miryam Achote
ÁREA DE PROTOCOLO
Lic. Diana Tunja
ÁREA DE RELACIONES PÚBLICAS
Lic. Galo López
El objetivo principal es la venta del evento a diferentes
mercados.
Lleva relación con los VIPS: invitaciones, asientos, catering,
recepciones, transporte, recogida y alojamiento, discursos, etc.
Lleva las relaciones comerciales con entidades y
empresas a efectos de publicidad, venta, alquiler,
regalo de productosy promocióndel evento.
Diseña y produce la campaña de publicidad de la
organización y del evento en sí.
Decide, diseña ornamentación y protocolo: etiqueta, banderas, himnos,
ceremonias, llegadas, presentaciones, actos oficiales, entrega de
trofeos, intervenciones, apertura y clausura, azafatas, etc.
Diseña estrategias para la búsqueda de
patrocinadoresy accionescomercialescon otras
empresas, para la venta del evento y para la
fidelización de lospatrocinadores.
Selecciona, el grupo de mercado al que dirigir sus acciones:
segmentación del mercado.
Diseña, organiza actos complementarios:culturales,recreativos,etc.
Diseña y organizala colaboraciónentre los
medios de comunicación, el evento y los
patrocinadores y espónsores.
Decide, diseña, elabora logotipos, emblemas, anagramas,
del evento, trofeos, uniformes, obsequios para participantes
y VIPS: medallas, copas, placas, ropa, etc.
Realiza traducciones y asistencia a delegaciones que se soliciten.
Diseña y organiza las acciones de relaciones
públicas entre los patrocinadores y
espónsores y el público general.
Promoción Realiza el calendariode actos y ceremonias.
Lleva la relación con los Medios de difusión:
prensa, radio,televisión.
Decide, diseña el mensaje y la campaña de promoción del
evento en diferentes medios, a distintos mercados, por
diferentes medios (web, correo electrónico, prensa, películas,
revistas, televisiones, otros actos, en competiciones
deportivas, vallas publicitarias, avionetas, dípticos, etc.)
ÁREA TÉCNICO DEPORTIVA
Lic. Walter Morales
Informa sobre el acto:su estado de evolución y su
desarrollo. difusión,promoción.
Decide, produce, contrata, productos de promoción y
merchandising: camisetas, mascotas, bolígrafos, regalos,
muestras de recuerdo, logotipos, fotografías autografiadas.
Coordinaactuación de jueces,árbitros,cronometradores,anotadores,jefes de
pista.
Disponede locutoresy prepara su actuación,
horarios, lugares,acreditaciones.
Diseña y planifica la distribución de entradas. Diseña, coordina
la fuerza de ventas. Publicaciones:
Detalla calendario y franjas diariasde competición,horariosde actuaciones.
Marca pautashorariasde pruebas.
Prepara, coordina,dirigelas ruedas de prensa.
Diseña canalización de recogida de información y
distribución.
planificaensayos de competición,con horariode entrenamientos y de
competiciones,circulacionesde deportistas, jueces,etc.
Prepara información: recopila noticias de
diferentes áreas, de interés general.
Diseña, edita, publicaciones del evento: dípticos, carteles,
páginas web, etc.
Supervisa las normas federativas y complementariasreferidasa concursos y
competiciones.
Recopila fotografías e imágenes para las
publicaciones.
Decidey elabora los documentos y publicacionesde prestigioe
imagen del evento:reportajes,películas,libros, póster,etc.
Controla participantes,resultados,doping, coordinándosecon otras áreas.
Elaboracomunicados,dossieresde prensa,
conferencias, participa en lasentrevistas.
Decide, diseña,editamaterialimpreso,papelería:entradas,
invitaciones, carné,taquillaje.
Diseña un sistema computarizado declasificación
junto con el área de Tecnología.

6. ÁREA DE TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN
Ing. Clara Chango
ÁREA ECONÓMICA Y ADMINISTRACIÓN
CPA. Andres Escobar LOGÍSTICA
Diseña el sistema de comunicaciones: intercomunicadores,megáfonos,
radiotransmisores.
Elabora el presupuesto y la contabilidad del evento,por
áreas, por tareas, por partidas.
Prepara recepción, distribución de habitaciones, coordina ocupación.
Diseña la comunicación por red de toda la organización: intranet, etc. Realiza negociaciones económicas.
Organización del catering: selección, supervisión menús, compra y abastecimiento
necesario.
Diseña puestos de tecnología, para la recepción, tratamiento y envíode
información de todo tipo: datos competición, estadísticas,etc.
Realiza las compras de bienes y el pago de haberes. Transporte:
Confecciona programas informáticos apropiados al evento. Gestión y control económico-financiero yfiscal. Decide, selecciona, contrata, medios detransporte másadecuados.
Da soporte técnico y de mantenimiento a losoperadores.
Controla inscripciones, permisos, seguros,documentación,
autorizaciones.
Coordina salidas, recogidas, llegadas de transportes. Se coordina con la policía
municipal.
Supervisa la tecnología en instalaciones, material,deportivo:
mantenimiento, cumplimiento de exigencias técnicas,etc.
Levanta actas de reuniones. RecursosHumanos:
Circulación de vehículos, de entrada, salida, recorridos. Así como la seguridady
vigilancia en los estacionamientos y circulaciones.
LOGÍSTICA
Realiza la gestión de personal: captación, selección, contratación,
formación, etc.
Solicita permisos en caso de invadir lugares públicos.
Infraestructura, instalaciones y equipamiento:
Determina tipos de contratación de diferentes tipos de recursos
humanos.
Supervisa el buen funcionamiento y el mantenimiento de los vehículos.
planifica todas las necesidades de instalaciones: espacios deportivos,
cronometrajes, señalización, vestuarios, circulaciones, iluminación,etc.
Realiza gestión de horarios, permisos, licencias, bajas, vacaciones. Atención a disminuidos. Seguridad:
Contrata, alquila, adquiere, dispone todo lo necesario para el evento: podio,
pancartas, andamios, equipo de megafonía, escenarios, etc.
Realiza gestiones de subcontratación, externalización de servicios
y contrataciones.
Realiza la valoración de la dificultad en cada momento para crear servicios de
seguridad.
Diseña un plan de actuación de mantenimiento y reparación de averías
y roturas, tanto de infraestructuras como de instalacionesdeportivas.
Impulsa estrategias de motivación, plus de productividad.
Acreditaciones:
Diseña plan de seguridad y evacuación con área médica y protección civil.
Confecciona el horario de uso de las instalaciones. Diseña las necesidades de acreditaciones.
Vela por la seguridad e integridad de personas, instalaciones, espectadores, participantes,
VIPS, equipamientos, etc.
Cataloga, almacena, ordena pedidos y material.
Diseña circulaciones de personas según acreditación:lugares
comunes, restringidos. AsesoríaJurídica:
Diseña plan para evitar accidentes, incendios, inundaciones. Prevé actuación encaso
de que ocurran.
Recoge, desmonta, guarda, material. Solicita permisos, licencias, seguros.
Dispone las medidas oportunas para evitar actos vandálicos: envases de cristal,
bengalas, palos.
Decide, dispone, prevé circulaciones de personas, material, y vehículos.
Supervisa documentación legal de contratos,licencias,
reglamentos, seguros …
Dispone la seguridad y el control en la entrada de público: circulaciones, localización
de asientos.
Acondiciona, mantiene, instalaciones y equipamiento deportivo,espacios
deportivos y no Alojamiento:
Crea pliegos de condiciones, reglamentos y normativas propias. Decide, coloca paneles indicadores. Situación, dirección, ubicación,etc.
Da cobertura legal a todas las áreas.
Se coordina con entidades públicas y privadas: Bomberos, Protección Civil, Policía Nacional,
etc.
Asistencia Médica:
Elabora manual de actuación, evacuación, emergencia, prevención riesgos.
Avituallamiento de dotaciones y medios necesarios: personal, ambulancias, equipos
sanitarios, lugares de ubicación.
Controla actuaciones en materia de dopaje.
Presta asistencia médica y deurgencia.
Coordina con organismos de apoyo: Protección Civil, Cruz Roja, etc.
ESTABLECIMIENTODE LAS ÁREAS DEL EVENTO

7. Programación del evento Plan de acción
N0.
CRONOGRAMA JUEGOS DEPORTIVOS
RAMA
EQUIPOMIXTO
ESENARIO DEPORTIVO
MES MAYO 2020
DEPORTE DIA J V S D L M M J V S D
ATLEISMO FECHAS 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30F M
1 INAUGURACIÓN ESTADIO PRIVADOLDCS
Velocidad 40 metros planos R.I F M ESTADIO PRIVADOLDCS
Resistencia 600 metrosplanos F ESTADIO PRIVADOLDCS
Relevos R.I F M F.M ESTADIO PRIVADOLDCS
4 * 50 metros planos F M ESTADIO PRIVADOLDCS
2
Carrera de velocidad 100 o 400 metros
R.I M ESTADIO PRIVADOLDCS
3
Carreras de ruta 800 a 3000 metros
F M ESTADIO PRIVADOLDCS
4 Marcha atlética F M ESTADIO PRIVADOLDCS
5
Saltos saltos con pértiga, salto de longitud, salto
de altura y el triple salto.
F M ESTADIO PRIVADOLDCS
6 Salto por pértiga F ESTADIO PRIVADOLDCS
7 Salto de longitud F M ESTADIO PRIVADOLDCS
8 Salto de altura R.I M ESTADIO PRIVADOLDCS
9 Triple salto F ESTADIO PRIVADOLDCS
10 Pruebas combinadas F M F.M
F M ESTADIO PRIVADOLDCS
CLAUSURA ESTADIO PRIVADOLDCS

8. CONTROL Y EVALUACIÓN
Óptima el diseño de la estructura del evento y programación es necesario realizar un control y evaluación
sistemática de las actividades propuestas
Permanente el control durante toda la ejecución del diseño de la estructura del evento y programación que
permita identificar lo organizativo, político, social y deportivo. Incluye realización de Memoria, publicación
de resultados del evento, reproducción de imágenes, recopilación de notas de prensa,análisis de
resultados de encuestas y estadísticas,liquidación, reuniones post evento del comité organizador y
ejecutivo y, en ocasiones disolución de los mismos (sociedades creadas al efecto
Posibles errores, desviacionesy tomar medidas correctivas a fin de cumplir con el objetivo propuesto.