La cantidad de personas que están pendientes de un gran evento deportivo hace que los organizadores deban hacer un esfuerzo para que se desarrolle con orden y brillantez. Apunta estas claves para aprender a organizar uno con gran éxito.

1. Eventos deportivos
Claves para su organización

2. 1 Introducción
La cantidad de personas que están
pendientes de un gran evento
deportivo hace que los
organizadores deban hacer un
esfuerzo para que se desarrolle
con orden y brillantez.

3. 2 Introducción
Con el número de eventos
deportivos que tienen lugar
durante todo el año y en todo el
mundo, la principal cualidad que
hay que tener para organizar uno
es la innovación, la creatividad, el
pensar de forma diferente.
Hacer una inauguración distinta,
elegir un venue que nunca se
haya usado, invitar a
personalidades que pueden
marcar el evento y darle mucha
difusión por redes sociales son
algunos de los puntos claves
para la organización de este tipo
de eventos.

4. 3 Introducción
Organizar un evento deportivo
requiere del diseño de un
proyecto empresarial
personalizado que contemple el
ámbito deportivo y económico.
Hay que analizar la economía, lo
que va a costar y el retorno del
beneficio. Y nunca olvidar los
asuntos legales deportivos, que
suelen quedar relegados a un
segundo plano cuando deberían
ser uno de los primeros puntos a
tener controlados.

5. 4 Comenzamos
Por lo tanto, comenzamos definiendo el proyecto.
¿Qué evento queremos organizar y por qué? ¿A quién está dirigido?

6. 5 Venue y fecha
Hay que tener en cuenta
también que la fecha que se elija
para la celebración no coincida
con otros eventos importantes
de la ciudad o del país en el que
se vaya a celebrar.
El siguiente punto, buscar el venue
perfecto. En este caso, el lugar en el
que celebrar el evento va a depender
del tipo de deporte o deportes que se
realicen en el evento, ya que es
distinto necesitar pistas cerradas,
abiertas, campos de fútbol o
baloncesto o piscinas. En base a esto,
hay que buscar el que mejor se
adecue a las necesidades del evento

7. 6 Presupuesto
La elaboración del presupuesto es
uno de los puntos más importantes y
a la vez más difíciles de definir, ya que
en cada tipo de evento influyen unos
elementos u otros. En un evento
deportivo debemos tener en cuenta,
además del venue, las
infraestructuras si no estuvieran
dentro del lugar del evento (vestuario,
oficinas…), el equipamiento y el
mantenimiento.
Pero esto no se queda aquí, hay
que destinar una partida a los
permisos, las licencias y los
seguros (música, cortes de calles,
uso de la vía pública, fijación de
carteles, seguro médico, seguro
de responsabilidad civil, seguro
contra terceros, etc.)

8. 7 Presupuesto y seguridad
Si van a acudir personalidades,
hay que prever el alojamiento y el
desplazamiento que correrán a
cargo de la organización del
evento, así como el marketing y la
publicidad para dar a conocer el
acto.
En este tipo de eventos masivos
uno de los aspectos
fundamentales es la seguridad.
Es muy importante controlar la
seguridad del público, el control
policial, el plan de emergencia,
evacuaciones de lesionados
graves…

9. 8 Áreas de trabajo
Por otro lado, hay que definir el
equipo de trabajo que se va a
encargar de la organización del
evento. Nombrar responsables del
área técnica, encargados de
protocolo, encargados de jueces,
encargados de publicidad y
marketing, relaciones
públicas…Cada área necesaria
para el evento.

10. 9 Inscripción
Una vez que estos puntos estén
claros, debe hacer público el
periodo de inscripción (si
hubiera), la fecha de inicio, el
lugar donde se celebrará y los
reglamentos y condiciones de
participación, entre otros.

11. 10 Publicidad
Otro punto importante es
buscar patrocinador para el
evento, así como intercambios
publicitarios con los que sufragar
los gastos derivados de la
organización y celebración del
acto.

12. 11 Comunicación
En un evento de estas
características es fundamental
crear un área de comunicación
que se ocupe del contacto con la
prensa antes, durante y después
del evento y que trabaje para
conseguir la máxima difusión del
mismo.
Para ello se creará una página
web destinada a publicitar el
evento y perfiles en las redes
sociales, así como newsletter,
invitaciones, blog, cartelería o
identificaciones del
personal/jueces/jugadores.

13. 11 Infografía
En un evento de estas
características es fundamental
crear un área de comunicación
que se ocupe del contacto con la
prensa antes, durante y después
del evento y que trabaje para
conseguir la máxima difusión del
mismo.

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