Este documento propone una metodología para implantar un plan de prevención y gestión de ausencias en las empresas con el objetivo de reducir el número, duración y repercusión de las ausencias. La metodología se basa en cambiar la cultura sobre las ausencias, establecer protocolos, realizar un diagnóstico inicial, definir objetivos e indicadores y comunicar constantemente. Siguiendo esta metodología, las empresas han observado una mejora en sus indicadores de ausencias y en el ambiente laboral.

1. METODOLOGÍA Y CONTENIDO PARA IMPLANTAR
UN PLAN DE PREVENCIÓN Y GESTIÓN DE AUSENCIAS
Guillermo Sarria, Guillermo Artiach,
Juanma Legorburu, Alfonso Lizarbe y
Maria del Mar Crespo
Como consecuencia del impacto
significativo del elevado índice
de absentismo de las empresas
(especialmente en el País Vasco) y de
la tendencia alcista del mismo, en
Mutualia, como mutua con mayor
índice de implantación en esta
Comunidad Autónoma, observamos
la necesidad de realizar un Plan de
PrevenciónyGestióndeausenciasde
una forma diferente y más eficiente
para reducir el número, la duración
y la repercusión de las ausencias,
tanto en las cuentas de resultados
de las empresas como en sus sistemas
operativos.
Contextualización
AUSENCIAS LABORALES POR TIPO Y COMUNIDAD. SEGUNDO SIMESTRE DE 2023 (en %)
País Vasco
Navarra
Cataluña
Asturias
Murcia
Madrid
Aragón
Castilla y León
La Rioja
MEDIA
Cantabria
Galicia
Extremedura
Com. Valenciana
Castilla-La Mancha
Andalucía
Canarias
Baleares
9,8
TOTAL
8,1
7,2
6,9
6,9
6,8
6,5
6,7
6,7
6,7
6,7
6,6
6,4
6,4
6,3
6,0
5,3
3,9
Por incapacidad temporal Otras causas
TOTAL
MEDIA 6,7%
Por incapacidad temporal
MEDIA 5,0%
7,4
6,2
5,4
5,2
5,2
5,1
5,1
5,1
5,1
5,0 %
5,0
4,9
4,9
4,9
4,8
4,5
4,0
2,9
En la media o por encima de ella
Por debajo de la media
DÍAS DE BAJA POR TRABAJADOR Y AÑO (ITCP + ITCC)
2008
9
11
13
15
17
19
21
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022
BIZKAIA
EUSKADI
ALAVA
GIPUZKOA
ESTADO
Fig.1 :
Porcentaje de ausencias laborales por tipo y comunidad autónoma. Segundo trimestre 2023.
Fuente: Cinco Días.
Fig.2 :
Evolución anual de los días de baja por trabajador y año en Euskadi y Estado.
Fuente: Asociación de Mutuas de Accidentes de Trabajo (AMAT).
Ayudar a las empresas en la prevención y mejora en la gestión de ausencias facilitando contenido específico, un diagnóstico inicial, modelos de protocolos, flujogramas, fichas a cumplimentar,
etc. y orientando en su implantación.
Objetivos
Resulta complejo cuantificar resultados en un entorno de aumento generalizado de las bajas laborales tras la
pandemia. Además, sería osado establecer una relación causa-efecto relativa a cualquier actuación, por compleja
que esta sea, y las variaciones posibles en algo tan complejo y multicausal como el absentismo.
Con ello, las empresas que han ido aplicando la metodología propuesta nos trasmiten un retorno positivo, una
relativa mejoría de sus indicadores y, sobre todo, una mejora del ambiente laboral y la organización, al ser capaces
ahora de prever ausencias que antes se producían de forma con frecuencia inesperada.
Resultado
La gestión de las ausencias sigue siendo una asignatura
pendiente en materia de gestión, pero hay que utilizar lo
aprendido en disciplinas como la calidad, la prevención de
riesgos laborales o el medioambiente, que combinan 3 factores
queson100%aplicablesalaGestióndelasAusencias:lasNuevas
inversiones, los Cambios organizativos y la Comunicación
constante.
Conclusión
Metodología
La metodología se basa en un cambio en los principios y
cultura de las personas y de la propia empresa a la hora de
acometer la gestión de las ausencias:
Todos estamos sujetos
a enfermar o necesitar
ausentarnos, por lo que no
debemos sistematizar la
duda en nuestra plantilla.
CRIMINALIZACIÓN
Lo normal es ir
a trabajar y no ir
no debe ser lo normal.
Hagamos cosas distintas.
NO NORMALIDAD
La persona decide y
debemos analizar cómo
afectar positivamente
en su decisión.
BALANZA
DE DECISIÓN
Debemos dirigirnos
a aquellas personas
a quienes podamos
modificar su
comportamiento.
PÚBLICO OBJETIVO
Apoyo estratégico
de la dirección.
Creación de grupo
de trabajo.
Nuevas funciones.
CAMBIOS
ORGANIZATIVOS
Sobre la repercusión
de la ausencia.
Sobre la cultura de
presencia.
COMUNICACIÓN
CONSTANTE
Sin inversión no hay
resultados.
NUEVAS
INVERSIONES
Fig.3 :
Principios fundamentales para la gestión de las ausencias.
Fuente: “Guía para la prevención y gestión de ausencias” de MUTUALIA año 2018.
Fig.4 :
Ejemplo de flujograma que desarrolla el Protocolo de Gestión
de Bajas Médicas.
La implantación conlleva varias fases:
1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
2.
DEFINICION DE RESPONSABILIDADES, FUNCIONES Y
CAPACIDADES
3. SITUACIÓN DE LA EMPRESA. DIAGNÓSTICO
4. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS E INDICADORES
5. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE ACTUACIONES
•
INSTRUCCIONES PARA LA COMUNICACIÓN
DE LAS AUSENCIAS
• PROTOCOLO DE GESTIÓN DE BAJAS MÉDICAS
•
PROTOCOLO DE GESTIÓN DE PERMISOS
O CONSULTAS MÉDICAS
• PROTOCOLO DE RETORNO
• PROTOCOLO DE DEFUNCIÓN DE FAMILIAR
•
MEDIDAS PARA LA MEJORA DE LA CONCILIACIÓN
Y LA SALUD
6. ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE FORMACIÓN
7. ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE COMUNICACIÓN
8. SEGUIMIENTO DEL PLAN
FIN
NO
NO
NO
PREVISIÓN DE AUSENCIA POR BAJA MÉDICA
AUSENCIA DE LA PERSONA
RETORNO DE LA PERSONA
SI
SI
Responsable cumplimenta la FICHA DE
AUSENCIAS INDIVIDUAL de la Persona
trabajadora con las posibles opciones y
necesidades. Envía a RRHH
La Persona comunica la AUSENCIA a RRHH.
RRHH comunica la AUSENCIA al Responsable.
¿La Persona
comunica a su
responsable directo
la PREVISIÓN de
AUSENCIA?
¿Se evita la AUSENCIA
de la Persona?
PREVISIÓN DE RETORNO DE LA PERSONA
La Persona comunica la fecha de alta o reincorporación a su Responsable
lo antes posible.
El Responsable indica la fecha prevista de retorno en la FICHA DE AUSENCIAS
INDIVIDUAL de la Persona.
RRHH recepciona el alta y lo indica en la FICHA DE AUSENCIAS INDIVIDUAL
de la Persona
SI
SI
RRHH cumplimenta la FICHA DE AUSENCIAS INDIVIDUAL
con cada parte de confirmación de la baja.
La persona Responsable realizará el SEGUIMIENTO DE LA AUSENCIA
contactando con la Persona en cada parte de confirmación de la baja.
El Responsable contacta con la persona y cumplimenta la FICHA DE AUSENCIAS
INDIVIDUAL de la Persona con las posibles opciones y necesidades. Envía a RRHH.
El Responsable cumplimenta el seguimiento en la FICHA DE
CONTACTO DE SEGUIMIENTO de la Persona con las posibles opciones,
sus necesidades y actuaciones a llevar a cabo en su caso.
La baja médica es
superior a 5 ó 7 días? (establecer
duración)
¿Fin de la
AUSENCIA?
NO