1. UNIVERSIDAD DEL QUINDÌO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÒN LA
DOCUMENTACIÒN BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTÌCA
V SEMESTRE CIDBA
2017
2. GESTION DOCUMENTAL DIGITAL-DOCUMENTOS
DIGITALES Y SU LESGILACIÒN
ROSA ISABEL HENRIQUEZ DE LA CRUZ
GRUPO 06 UNIVERSIDAD DEL QUINDIÒN
CIENCIA DE LA INFORMACIÒN BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVÌSTICA
CIENCIA HUMANAS Y BELLAS ARTES
2017
3. INTRODUCCIÒN
Con el desarrollo de la siguiente actividad se pretende evidenciar la asimilación de conceptos de
los documentos digitales y su normatividad que lo reglamenta.
De acuerdo a La implementación masiva de herramientas de producción electrónica le da un
nuevo enfoque a la Gestión Documental, por este motivo las organizaciones deben permitir la
agilización del trabajo cotidiano, la accesibilidad, búsqueda y consulta de la información.
El objetivo de este proceso es preservar la memoria física del documento para ser consultado a la
mayo brevedad posible.
4. GESTIÒN DOCUMENTAL
DIGITAL
DEFINICION: Se habla de documentos digitales
porque la información, no importa su forma:
texto, sonido imagen fija o en movimiento, se
registra en un medio electrónico.
6. PRINCIPIOS DE LA GESTIÒN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
En el entorno de la era electrónica el desarrollo y la implementación de dicho sistemas se requiere que el programa de administración de documentos y archivos electrónicos Esté
basado en los siguientes principios:
Identificables : esto significa que los debe ser identificable con otros programas corporativos.
Soportables: en políticas, las cuales deben de estar documentadas autorizadas y divulgadas institucionalmente.
Planeado : es decir debe obedecer a un plan de dos niveles estratégico y operativo.
Asignar un responsable: que tenga una función específica de planearlo, desarrollarlo y monitorearlo.
Localizado: esto quiere decir que el programa debe ser ubicado dentro de la estructura organizacional de la entidad.
Organizado: de acuerdo con las necesidades de la estructurade la institución , la naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico.
Manejado: con personas con habilidades y conocimientos adecuados en el campo de la informacióny la gestión de documentos y la informática
Implementado: en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección de un gerente con autoridad y autonomía Mesurable Regularmente: regularmente, a través de
procedimientos de auditoria de información.
7. SOFTWARE DE GESTIÒN DOCUMENTAL
Un software de Gestión Documental es una aplicación
informática que permita el manejo, Gestión, conservación
publicación y trabajo sobre documentos electrónicos..
8. CERO PAPEL
El concepto cero papel u oficina sin papel,
es la reducción ordenada del uso de papel
mediante la sustitución de los documentos
en físicos por soporte electrónicos.
9. NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÒN
COLOMBIANA DOCUMENTOS
ELECTRÒNICOS
En Colombia existe la Ley 527 de 1999 por
medio de la cual se define y reglamenta el
acceso y uso de los mensajes electrónicos y de
las firmas digitales , y se establecen las
entidades de certificaciones.
10. CONCLUSIÒN
El objetivo principal de este trabajo es con la finalidad de afianzar día a día nuestros conocimientos a cerca de los
documentos digitales, ya que estos cumplen un papel esencial en la preservación del acceso a la información digital
en el futuro. La preservación digital es la selección de un conjunto evolutivo de estrategias con el propósito de lograr
accesibilidad en los diferentes procesos digitales. Es importante conservar la información digital, por su valor
administrativo, informativo, legal, y cultural; por su facilidad de difusión a través de las redes de comunicación para
permitir su acceso, uso y organización.
